新时代人事档案规范化建设的逻辑、困境与进路

摘 要：近年来，以人工智能、物联网和大数据为代表的新一代信息技术快速发展，为人事档案管理带来诸多机遇和挑战。本文认为新时代人事档案规范化建设具有政策支持、技术赋能、现实需求和数智推动的背景逻辑，同时面临着缺乏顶层设计、治理能力较弱、创新动力不够、管控意识不强和资源建设不足的困境。如何提高人事档案规范化水平成为亟待解决的问题。基于此，本文认为需要从打牢建档根基、引入先进技术、激活数据效能、严守安全底线和完善保障措施等方面予以强化，推动建立现代化人事档案治理体系。

关键词：人事档案；规范化；进路

人事档案是档案管理工作的重要内容，是个人身份、学历和资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障与组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据[1]。当前，人工智能、大数据技术快速发展推进，人事档案管理的环境、对象和方式都发生根本性变化。按照《“十四五”全国档案事业发展规划》关于档案治理体系和规范化建设要求，管理部门要厘清新时代人事档案的内在逻辑，聚焦问题与困境，靶向用力、精准施策，推动建立人事档案管理规范化与标准化体系，提升档案治理效能。

1 新时代人事档案规范化建设的逻辑

1.1 政策支持

人事档案是记录和反映员工经历和表现的最原始记录，是培养和使用的重要依据。在新一代技术的引领下，有关部门着眼于推进人事档案高质量发展，提出一系列法规政策和保障措施。新《档案法》提出，档案管理人员要树立创新思维，按照规范化建设要求加强自身建设，推动人事档案现代化。《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，要着力加强人事档案“四个体系”建设，推动档案治理能力和治理体系现代化。《干部人事档案工作条例》指出，全面提升干部人事档案工作的质量，持续推进干部人事档案工作科学化、制度化和规范化。上述政策充分肯定人事档案工作的重要性，为人事档案规范化建设与数字转型提供了政策支撑。

1.2 技术赋能

推进档案信息化建设是实现人事档案管理规范化、科学化与现代化的必由之路。当前，信息技术的快速发展和广泛应用正在不断加快各种流程的速度，数字化、网络化和智能化深度融入档案管理，人事档案管理流程发生实质性变化和转型。信息化建设贯穿人事档案管理全过程，组织部门和档案管理部门对人事档案信息化率提出明确要求。在这一背景下，人事档案数据化管理的趋势愈发明显，必须适应新形势与新任务的要求，打造人事档案数据化平台和档案管理系统，全方位、全过程地实现人事档案智慧化管理，提升档案服务人才队伍建设的能力。

1.3 现实需求

档案作为人事工作高质量发展的重要组成部分，是历史、全面考察了解个人的重要依据，是打造高素质专业化队伍需把好的“第一道关口”。推进人事档案管理规范化就是要着力加强“四个体系”建设，强化数字赋能，为公众提供更为高效、便捷的档案服务。同时，加强档案资源开发利用，有效盘活沉睡的“档案智慧”，为人才引进与人才政策制定提供依据。当前，人才强国建设已上升为国家战略，发挥好档案优势，激发人力资源管理的“一池春水”显得至关重要，管理部门要着眼于经济社会发展的要求，着力推动人事档案治理体系和治理能力现代化。

1.4 数智推动

数智化中的“数”指的是数字信息技术，而“智”则代表这一技术的智能化与智慧化应用。大数据、人工智能和云计算等技术为人事数据分析提供了平台，具备更强的学习能力和适应性，更好地满足用户需求，并实现决策支持[2]。当前数智化转型成为社会发展的新趋势，信息技术成为新发展动能。比如，生成式人工智能（AIGC）正逐步渗透全场景，预示着协同创作新时代的开启。同时，数据、算力和算法的紧密配合促进高质量发展，推动新质生产力的形成。在这一技术背景下，人事档案管理需要结合大数据的支持，为社会的发展和进步提供强大的动力。

2 新时代人事档案规范化建设面临的困境

2.1 缺乏顶层设计

以大数据、人工智能为代表的数据技术迅猛发展，对人事档案利用时效性和系统性提出更高要求，需要建立与之相适应的制度设计和配套政策。但是，人事档案管理长期以来受重视程度不够，缺乏破除惯性思维的能动性。管理层对档案管理规范化和转型升级积极性不高，未能形成统一的战略规划和推进措施，业务交流不够顺畅，档案规范化管理水平有待提升。究其原因是档案管理制定脱离实际，不适应现代技术环境，导致制度不够优化，不具可操作性。

2.2 治理能力较弱

档案数据管理思维未能及时建立起来，人事档案信息化红利无法释放。一些部门提出数字单位战略，但在具体执行落实上存在一些问题，传统档案管理方式比重仍然较高，能够真正有效助力事业发展的动力不足。对管理人才的吸引力薄弱，没有形成和培养数据管理团队。出现这些问题的原因在内功修炼的力度欠缺，与推动档案治理能力现代化的要求还有不小差距。

2.3 创新动力不够

一是人事档案服务能力有待提升。档案服务于中心工作力度不强，对人事管理的经验、方法总结不到位，对其中蕴含的治理经验和做法提炼不细致，难以形成多元化和个性化的人事管理模式。二是数据效能发挥不到位。档案信息化潜能发挥不充分，多数人事档案数据使用效率较低，与其他资源共享力度不够，数据管理引领作用不显著。

2.4 管控意识不强

《档案法》指出，要着力加强安全体系建设，夯实安全管理基础。从目前来看，人事档案数据安全建设取得一定进步，但是与大数据时代要求相比还存在差距，特别是云计算、大数据和AI等新技术在档案新场景中的广泛应用引发了诸多内生安全风险。例如，安全策略未更新、网络边界不清晰或权限设置不合理等，需要制定具有较强针对性和可操作的安全加固策略与措施，切实将网络安全风险隐患消除在萌芽阶段，确保系统安全。

2.5 资源建设不足

人事档案收集不齐全、不完整是制约规范化建设的主要问题，主要表现在：一是建档关口把关不严格。对档案资料未及时逐项分类整理、审核把关和标准建档，虚假材料和不实信息归档问题突出。二是常态化收集力度不足。对任职、工资、社会关系、党团关系、业务职称和学历层次等变动关注不够，未能将有关材料及时归档，不能全面反映个人综合素养。三是档案审核机制不健全。日常审核、专项审核和任前审核未能有机结合，无法全面了解员工的情况，难以为合理用人提供建设性意见。

3 新时代人事档案规范化建设的创新进路

3.1 打牢建档根基

做好人事档案标准化建设是提高规范化水平的基础性工程。一是做好制度建设。依据《档案法》《档案法实施条例》《干部人事档案工作条例》，制定适合本单位的档案管理制度，切实做到档案工作执行有依据，确保人事档案工作的严肃性与公正性。《中国共产党纪律处分条例》对档案造假做出明确处理要求，维护档案的真实性和准确性是管理部门的责任和义务。因此，在制度设计过程中要充分考虑岗位性质、职位要求，提高监督审核机制的针对性和可操作性。二是建立科学的分类标准。依据人事档案内容的不同，将其划分为基本信息、教育背景、工作经历、专业技术、奖惩情况和家庭情况等类别，并对类别做出详细的分类。专业技术包括技能等级、取得时间和颁发部门等，通过科学的分级分类实现档案归集的规范化。三是做好人事档案整理规范化。依据《干部人事档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》等文件精神，准确掌握人事档案整理工作的有关规定，按照鉴别归档材料、分类整理档案材料、档案材料排序与编目、装订与验收审核等步骤，动态做好党团材料、奖励材料、工资材料、和人事任免等材料的收集归档，对需要归档的材料仔细鉴别，做到材料齐全、分类准确、编排有序和目录清楚，提高综合管理效能。

3.2 引入先进技术

一是全面加强数字技术应用。严格执行档案数字化项目建设程序要求，完善信息录入、档案交接和安全保密等制度，签订有关保密协议，并对硬件配置、工作流程和工作质量完成时限做出具体要求。充分发挥数字化档案精准识别人事的辅助作用，建立信息化人事档案数据库，开发在线查询、数据分析等功能，提高档案管理水平和查档用档效率。二是加强人工智能技术应用。人工智能既能满足多元化审核需求，还实现全程记录、数据互联和智能逻辑判断，提高档案管理智能化管理水平[3]。要探索将自然语言处理、机器学习和数据挖掘技术融入档案管理，分析和处理档案数据，发现数据之间的潜在联系和规律，实现立体多元与智能化处理的技术体系。三是加强物联网技术应用。物联网技术有利于档案库房的智慧化管理，将库房的所有设备连接在一起，实现数据的实时采集和传输。比如，安装温湿度传感器、烟雾感应器和视频监控设备等，并将它们与控制系统连接，实时获取各项数据，并对这些数据进行处理和分析。总之，大数据、人工智能和物联网技术实现对各项数据的全面采集和整合，并实时分析、预测和报警，有助于提高档案管理效率和水平。

3.3 激活数据效能

深化人事档案数据的“聚、通、用”，发挥好基础性、支撑性作用。一是加强数据资源集成。秉持“大档案观”与“全景观”，拓展人事档案内涵和外延，加强档案数据化与治理，建立数量丰富、特色鲜明与覆盖面广的档案数据仓库，促进量的合理增长和质的有效提升。二是加强数据共享矩阵。转变人事档案静态孤立状态，进一步打破组织边界和信息壁垒，建立人事档案数据与其他数据的集聚平台，促进人事档案数据流动，助力决策的科学化和精准度。比如，有的单位建立云计算、“互联网+”等技术为基底的综合数据管理平台，在确保安全的前提下支持各类数据线上收、管、用，实现档案资源的远程共享。三是加强人事档案数据优化处理。数据优化处理是大数据管理过程中非常重要的一环，能够提高数据处理的效率和质量。人事档案管理要通过删除、修改与合并等方式，将档案数据中的错误、不完整、重复或不一致的部分清除掉，以提高数据的质量和准确性。需要注意的是在此过程中需要对数据筛选、去重、规范化和填充等操作，以确保档案数据的一致性和完整性。

3.4 严守安全底线

要把提升人事档案数据安全意识、防范化解安全风险摆在重要位置，构建起全方位、多层次的数据安全防护体系。一是技术应用方面。深化新一代信息及技术与档案管理深度融合，要积极引进区块链技术，通过密码学算法对用户信息进行加密，保证个人数据不被篡改或窃取。加强网络访问控制体系建设，确保人事信息管理系统与外部网路物理隔离。二是数据备份方面。定期开展档案资源异地异质备份工作，选择适当的备份媒介和备份策略，同时可配置磁盘阵列，构建海量存储器，及时安装数据库补丁程序，有效防止重大事件造成全部数据清空删除或被破坏的安全风险，保障档案信息的完整性和长期有效保存。三是硬件建设方面。配置可用性强、可兼容与安全防护水平较高的漏洞扫描和日志审计等硬件设备，同时考虑电磁波辐射影响，要选用专业性强的电磁波接收器，从而提升信息安全性能。定期做好机房硬件检查工作，及时更新老旧的设备设施，修复硬件问题，提升信息安全防御水平。

3.5 完善保障措施

一是优化档案治理结构。健全人事档案管理机构，明确职责和权限，形成分工明确、上下贯通的管理体系。单位可建立档案领导小组，制定好总体规划和年度计划，协调解决重大问题。要进一步加强档案收管存用的全流程管理，建立人事档案“三合一”制度，保障各项工作有序开展。二是强化智力支持。目前，国家尚未出台档案职业资格准入制度，人事档案管理队伍亟须加强专业化培训和锻炼。管理部门要立足全局看待档案管理工作，强化人事管理理论学习，打造业务精湛和作风优良的管理队伍，凝聚好团队合力，推动数字化转型升级。三是发挥资金投入基础性作用。将人事档案信息化建设作为重点任务，拿出专项资金，构建以档案数据为关键要素的治理体系，推动人事档案管理走向现代化。四是注重资源开发。人事档案在人才培养、选拔任用和助推发展中具有重要价值，要善于盘活人事档案的潜能，通过梳理人才队伍建设、政策举措等档案资源，释放档案治理效能，提升档案的影响力和贡献力。

结语

展望未来，数值化和信息化是激活人事档案管理的重要推动力量。要紧紧抓住数字中国的建设契机，扎实做好人事档案数据管理，推动数据资源合理配置。严格按照人事档案管理的相关规定，建立健全人事档案的收集、整理、立卷归档和保管等各个环节的制度，使人事档案工作步入规范化、制度化的管理轨道。

参考文献

[1]李清，雷婷.三级医院人事档案工作的困境及应对举措[J].档案天地，2016（05）：15-16.

[2]易涛.政府数据开放的“档案参与”：历程、角色与路径[J].浙江师范大学学报（社会科学版，2023（03）：15-16.

[3]杜孝珍，王琳.生成式人工智能技术嵌入数字政府建设：形态、效应与调适[J].天津师范大学学报（社会科学版），2024（04）：01-02.

作者简介：艾娟（1986—），大学学历，陕西省地质调查院助理馆员，研究方向为人事档案管理。