提高事业单位人事档案管理水平的路径探索

摘 要：事业单位做好人事档案管理，有利于提升人事管理效率，保障员工合法权益及辅助决策。然而，随着现代化管理要求的提高，事业单位的人事档案管理面临诸多问题，包括档案管理方式陈旧、档案信息更新不及时、档案管理人员专业能力不足等。为有效应对这些问题，建议推进档案信息化建设、定期更新档案信息、提高档案管理人员的专业能力，以便能保证档案管理更加科学。

关键词：事业单位；人事档案管理；档案信息

事业单位作为我国公共服务体系的重要组成部分，人事管理的科学性直接关系到公共服务质量的提升。在人事管理中，档案管理作为一项基础性工作，承担着记录、保存和利用员工个人信息的重要职责。目前很多事业单位的人事档案管理手段依然滞后，档案管理模式老旧。为提高事业单位人事管理的水平，亟须在档案管理领域开展创新性改革。

1 事业单位人事档案管理的重要性

1.1 提升人事管理效率

加强事业单位的人事档案管理，有利于提升人事管理效率。首先，传统的纸质档案管理方式需要人工查找和翻阅，既耗费时间，又存在信息丢失的风险。通过信息化手段，档案可以通过数据库分类、存储和管理，这样，员工的信息能够随时调取，从而大幅缩短了信息查找的时间。其次，在事业单位，档案管理是人事部门协调各个岗位的基础性工具，而规范的档案管理体系能增强不同部门之间的信息共享，使人力资源管理工作的各个环节更为连贯。最后，无论是人事调动还是新员工的入职管理，完善的人事档案管理都能保证相关信息及时准确地提供，避免因档案不全或信息不准确而造成延误工作的情况。

1.2 保障员工合法权益

人事档案准确、完整地记录员工的履历、绩效、奖惩和考核等信息。这些档案不仅是单位人力资源管理的重要依据，还在员工合法权益的保障中起着关键性作用，而通过规范的人事档案管理，能保证员工的各项权利得到维护。一方面，员工与单位之间会因薪酬、福利和晋升等问题产生争议，而这些争议往往需要通过人事档案中的相关记录来解决。通过完整准确的档案记录，能有效减少因信息不清导致的误解或不公平待遇，从而避免劳动争议的激化[1]。另一方面，员工的档案不仅影响他们在事业单位的工作，会影响到其社会保险、医疗保障和退休手续等事项的办理。科学、规范的人事档案管理能保证员工的合法权益不被侵害。此外，员工的职业生涯发展离不开单位的支持，通过对档案信息的分析，单位可以了解员工的工作能力、职业态度和培训情况等，为员工制定合理的职业发展计划，这不仅有助于员工的职业成长，还保障了他们在工作中的发展权益。

1.3 辅助决策

人事档案作为事业单位管理的核心信息资源，不仅是员工信息的存储载体，还是辅助决策的有力工具。首先，事业单位需要通过合理的人力资源配置，保证各个部门的工作有序进行。人事档案的信息是合理配置人员的关键参考因素，通过分析档案中的详细信息，管理者能快速了解员工的能力，保证人员安排与其岗位需求相匹配，从而最大限度地发挥每个员工的潜能。其次，管理者在岗位调整或员工晋升过程中需要考虑员工的工作表现、技能水平和职业发展规划等多方面因素。这些因素都可以通过人事档案中的绩效考核记录、工作经历和培训经历等信息得到反映。最后，在面对紧急的人力资源调整、机构改革和突发性事件时，管理者能通过档案中的数据迅速找到合适的人选进行临时调整，还能为单位的长远规划提供趋势分析。

2 事业单位人事档案管理中存在的问题

2.1 档案管理方式陈旧

第一，许多事业单位依然采用传统的纸质档案管理模式。这种方式不仅操作烦琐，在信息查询时还需要大量人工翻阅，工作效率低下，导致档案存储不便。第二，由于缺少现代化的信息系统支持，档案管理人员需要花费大量时间处理档案录入和检索工作，不仅占用资源，也难以保障工作效率。第三，档案的分类和整理方法仍沿用传统的手工分类，分类标准模糊不清，缺少统一的管理规范，这种方式容易导致信息查找困难，从而使档案之间的交叉检索效率低下。第四，档案管理的技术手段落后。大多数事业单位尚未充分引入现代档案管理软件系统，信息化程度低，无法实现档案信息的快速存储、检索和统计分析，导致无法满足快速获取档案信息的需求[2]。第五，许多事业单位缺少有效的档案备份机制，仅依靠纸质文件的单一存储方式，一旦发生意外事件，档案数据很容易面临永久性损失，从而导致档案的安全性受到威胁。第六，在传统的管理模式下，档案信息的更新往往依赖于手工操作，更新时间不固定，更新频率不规律，导致档案信息在相当长的时间内无法反映员工的最新情况，从而使档案的实际应用价值大幅降低。

2.2 档案信息更新不及时

第一，档案信息的更新周期过长。员工的工作情况、职位变动和培训经历等信息无法得到及时更新，导致档案内容与实际情况不符，长期处于滞后状态，从而无法反映员工的当前工作情况。第二，由于没有建立统一的自动化系统，信息更新需要经过多个步骤，并且每个步骤都依赖于人工审核和录入，这种方式不仅效率低下，还会增加出错的可能性。第三，档案更新责任不清晰。很多事业单位没有建立专门的档案信息更新制度，导致档案管理人员和各业务部门在信息更新过程中责任分工不明，从而使档案信息的更新处于被动状态[3]。第四，档案信息的更新频率不规律。信息更新并非定期进行，往往是根据工作需求或员工的重大变动临时更新，而平时的常规更新没有固定的时间表，导致信息长期得不到维护。第五，档案更新的内容不全面。在档案更新过程中，往往仅更新主要信息，一些细节信息和重要的业务发展记录容易被忽略，导致档案内容不全面，从而无法全面反映员工的成长和工作变化。第六，档案信息来源不统一。事业单位的人事档案信息更新依赖于多个部门提供的数据，但由于各部门之间缺少统一的数据标准和采集规范，导致信息收集过程中存在不一致性和混乱，从而影响档案信息的准确性和完整性。第七，很多单位没有建立定期检查档案信息更新情况的机制，管理者对档案更新工作的监督不到位，导致档案信息更新进度缓慢或被忽视，从而进一步影响档案管理工作的整体规范性和有效性。

2.3 档案管理人员专业能力不足

第一，档案管理人员缺少系统的档案管理专业知识，无法全面掌握现代档案管理的基本理论和方法，导致他们在档案的分类、整理、存档和检索过程中难以做到科学合理，从而使档案管理的标准化程度不足。第二，档案管理人员对信息化管理技术的掌握不够全面。随着信息化管理逐渐成为档案管理的主流趋势，很多事业单位已经开始引入电子档案管理系统，但部分管理人员在使用这些信息化工具时，技能不足，导致信息化工具的实际应用效果不佳。第三，档案管理人员的培训机会不足。事业单位对档案管理岗位的培训安排不够系统，通常仅限于基本的入职培训，后续的专业发展和技能提升得不到有效支持，导致管理人员的知识储备和技能更新速度滞后于行业发展，难以适应档案管理工作日益多样化和复杂化的要求。第四，档案管理人员的工作意识淡薄。一些管理人员对档案管理的系统性和严谨性认识不足，工作中缺少主动性，责任意识不强，常常只是被动完成日常工作任务，无法主动进行档案的整理、分类和定期更新，导致档案管理工作出现随意性，从而使档案的完整性和准确性难以得到有效保障。第五，很多档案管理人员未接受过专门的档案安全与保密培训，导致在日常管理过程中档案的安全性和保密性得不到应有的重视。第六，人事档案管理涉及多项法律法规的遵守，但部分档案管理人员对相关法律法规的理解和掌握不到位，导致在实际操作中容易出现不合规的情况，无法有效地保障档案管理工作依法依规进行。第七，档案管理人员的沟通协调能力不足。档案管理工作需要与人力资源和财务等多个相关部门协调沟通，才能保证档案信息的准确传递和更新，但部分管理人员的沟通能力较弱，未能有效处理跨部门的档案协同管理工作，导致档案信息流转不畅，更新不及时，进而影响档案管理工作的效率。

3 提升事业单位人事档案管理水平的路径

3.1 推进档案信息化建设

随着技术的飞速发展，传统的档案管理方式已经无法满足当前高效的信息管理需求，而推进档案信息化建设不仅是顺应时代发展的必然选择，还是提升事业单位人事管理整体效能的重要策略。第一，单位需要建立完善的电子档案管理系统，以便将现有的纸质档案逐步数字化，这种数字化转型可以有效解决纸质档案查阅不便及存储空间受限的问题，从而有利于提升档案的可查询性。第二，在传统的档案管理方式中，档案数据往往以单一文件的形式存在，难以交叉查询，为此要引入先进的软件平台，以便档案管理人员可以利用关键字、标签和时间段等方式快速检索[4]。第三，事业单位通过云计算技术，可以将档案系统部署在云平台上，实现数据的远程存储，这样有利于保证档案数据的长期保存。第四，电子档案相比纸质档案更容易受到网络攻击等安全威胁，因而单位必须加强档案管理系统的安全防护措施，要定期进行数据备份及设置严格的用户权限，从而保证不同人员只能访问相应授权范围内的档案。第五，事业单位要定期组织培训来帮助管理人员掌握电子档案系统的使用方法，还需要监督信息化技术的应用，以便保证档案管理人员在日常工作中真正利用信息化工具提高工作效率。

3.2 定期更新档案信息

事业单位在人事管理过程中，档案信息的时效性是衡量档案管理水平的重要标准，只有保证档案信息的动态更新，才能为各项人事决策提供可靠的数据支持，为实现这一目标，需要制定一系列针对性的措施。第一，单位需要建立完善的档案信息更新制度，定期更新要以年度为周期，并结合员工的年度考核、岗位调动和培训进修等情况，及时补充档案信息，以便避免档案内容滞后于员工实际情况。第二，档案更新工作不仅是档案管理部门的职责，还需要与人力资源部门的紧密配合，可以成立档案信息更新工作小组，明确各部门在档案信息更新中的职责，以便保证新的人事信息能及时流转至档案管理部门。第三，事业单位在档案信息更新过程中，要采用信息化手段来简化更新流程，可以通过电子档案管理系统来实现信息的自动更新，以此大大提高信息的更新效率。第四，档案更新不仅是录入新信息，还要对已有的档案内容进行核对，才能保证每条信息的准确性。档案管理人员要定期检查档案中的关键数据，并与实际情况做比对。第五，除了基本的人事信息之外，档案还要包括员工的培训记录、考核评估奖和励处罚等细节信息。因此，在每次档案更新时，都要保证所有相关信息能全面地记录在档案中，避免遗漏。

3.3 提高档案管理人员的专业能力

随着档案管理工作逐渐向信息化和复杂化发展，档案管理人员必须具备与时俱进的专业知识和技能，才能应对不断变化的工作需求，为此需要通过系统化的培训来提升档案管理人员的专业能力。第一，单位要定期为档案管理人员提供系统的专业培训，其中培训内容要包括档案分类、整理、存档和检索等核心技能，还要涵盖档案管理的法律法规等相关知识，从而保证档案管理人员能胜任日常的档案管理工作。第二，事业单位要针对档案管理信息系统的操作，定期组织技术培训，以便帮助档案管理人员熟练掌握系统的使用方法[5]。第三，单位要建立档案管理人员的职业发展规划，要设置职业晋升通道和绩效奖励机制来调动档案管理人员的工作积极性。第四，事业单位要根据档案管理人员的工作表现、专业能力提升情况和档案管理工作的完成质量给予相应的奖励，以便增强管理人员的责任感。第五，事业单位需要对档案管理岗位科学分工，保证每一位档案管理人员都能专注于自己负责的领域，以避免工作中出现职责不清的情况，从而保证档案管理工作的有序进行。第六，事业单位要为档案管理人员提供外部学习的机会，为此要定期组织档案管理人员参加档案管理行业的研讨会，以便学习最新的档案管理理念。

结语

综上所述，事业单位通过推进档案信息化建设、定期更新档案信息和提高档案管理人员的专业能力，有效提升档案管理的质量，这不仅有助于保障员工权益，还可以为单位的长远发展提供有力支撑。未来，事业单位要继续深化档案管理改革，以便更好地适应时代需求，实现档案管理的全面提升。

参考文献

[1]付昕.提升事业单位人事档案管理水平的路径探索[J].活力，2024，42（17）：28-30.

[2]王磊.试论人事档案在事业单位人力资源管理中的作用[J].乡镇企业导报，2024（16）：231-233.

[3]乌峰.新时期事业单位档案管理标准化与规范化思考[J].西部资源，2024（04）：136-137.

[4]赵阳.事业单位人事档案管理规范化水平的提升[J].兰台世界，2024（06）：95-97.

[5]牛福厚.大数据背景下机关事业单位人事档案管理创新分析[J].兰台内外，2024（11）：16-18.

作者简介：张曼（1979.12—）；女，大学学历，泰安市岱岳区公共就业和人才服务中心馆员，研究方向：档案管理。