政务服务平台档案管理研究

摘 要：随着社会的不断发展与现代科学技术水平的不断提高，互联网技术已悄然改变了人们的生活方式，各行各业进入信息化发展阶段，在机关事业单位，“互联网+政务服务”的模式逐渐普及，利用系统平台实现海量档案信息资源的精细化管理已成为大势所趋，为档案的收集整理、开发利用及整合共享营造了良好的发展机遇与条件。本文以“政务服务平台的档案管理研究”为题，结合实际调研情况，在思想建设、体系建设、干部队伍建设和系统平台建设四个方面指出当下存在的各种问题及优化路径，以期为相关部门单位提供决策参考。

关键词：“互联网+政务服务”；信息化时代；档案管理

档案是各项工作及社会活动的最原始记录，对于维护社会稳定、保障群众利益及实现可持续发展有着重要意义，具有较高的文化价值、社会价值和经济价值。随着政务服务电子化与档案信息数字化的发展，档案资源的管理逐渐得到社会的广泛关注，需要相关部门紧跟信息化时代步伐，在区域内或者单位构建完善的信息资源运行体制，并结合自身情况建立完善的档案资源管理系统，不断创新管理模式及方式方法，打破部门间的壁垒，最大程度地促进档案资源的互联互通与整合共享，进而实现档案信息资源的高效和便捷利用。

1 政务服务背景下档案管理的基本概述

1.1 新时期档案信息化管理的现状及发展背景

在政策方面。2016年，国家颁布《关于加快推进“互联网 + 政务服务”工作的指导意见》，明确提出要优化服务流程，创新服务方式，“让数据多跑路，让群众少跑腿”的指示精神。各级政府积极贯彻、推动政府服务平台建设，以“一网通办”便捷化服务来响应国家号召。2021年，中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》，深化档案领域“放管服”改革，切实推进政务服务数据归档，为提高档案政务服务便利化水平做出了具体要求，在宏观上为档案资源在政务平台上的高效管理提供了良好的政策环境[1]。在实践方面，大多区域政府部门利用互联网技术实现政务服务一体化，推出一系列具有前瞻性与创新性的管理利用平台，档案的收集整理、分类著录、集中存储和共享利用等业务流程由线下转移到线上（如图1所示），推动业务流程再造，促进管理模式转型。同时，档案利用服务也正向手机App、某信公众号等移动平台扩展，便捷性与覆盖面不断扩大，基本形成横向相互兼容与上下互相联通的工作格局，提升服务便利程度和普惠程度，实现政府职能向服务型转变。

1.2“互联网+政府服务”模式下档案管理的优势

一是提升工作效率。在传统的管理模式下，各部门单位对于档案的管理仅停留在纸质档案的库房存储，以手动查询检索的方式利用，整个过程不仅烦琐，而且严重影响档案价值的发挥。在智慧政务服务的背景下，传统的档案管理模式严重滞后于快节奏、高标准的工作环境。随着电子政务与协同办公一体化工作模式的推进，档案管理借助政务服务利用平台，将互联网、大数据、云计算、人工智能技术与管理利用工作相融合，系统平台可利用数据库自动加工分类、提取分析与精细存储，进一步完善了工作细节，创新研究方式，优化资源配置，实现档案数据价值的深度利用。二是促进资源共享。在过去的档案工作环境中各自为政，“信息孤岛”现象严重，尤其是档案主管部门面临“旧档案难管理、新档案难分类”的问题，各类文件大多被锁在库房，难以面向外界提供查询利用服务。在政务服务平台，各部门单位将档案管理集中化与数据共享化，实现数据传输利用跨部门、跨系统与跨人群，彻底打破“信息藩篱”，形成档案查询利用的最优解。各部门单位的档案工作由被动管理向主动服务转变，显著提升了政务服务效能。

2 政务服务背景下档案管理工作存在的问题

2.1 信息化意识淡薄，档案转型有待深化

在社会层面及各部门单位工作的实践中，对于电子政务的普及及应用接受程度较高，但是在档案事业发展中存在较多依赖传统管理模式机制的现象，严重制约管理水平的提高，限制数字档案管理服务范围，削弱数字档案在电子政务应用过程中的优势。大多部门认为档案文件仅起到辅助性和支持性的作用，在资金、人员政和策等方面得不到有效支持，从而阻碍了新时期档案事业的快速发展。为深入了解当前档案管理人员对于档案信息化及政务服务平台利用的工作情况，针对A地区市直部门开展深入调研，采用问卷调查的方式，主要针对档案管理部门和相关工作人员，所得结果如表1所示。

2.2 规范化建设滞后，管理体系有待巩固

一是组织架构不清晰。部分单位的档案工作往往由办公室或综合科代管，没有设置专职业务部门，工作开展也仅是应付上级检查，忽略了整体系统资源的规范化建设，没有充分利用政务平台开展服务工作，档案部门与其他业务部门存有界限，沟通交流较少，实际应用水平和为人民提供优质服务方面与先进地区仍存在较大差距。二是制度标准不完善。在“互联网+”背景下，部分地区政府及部门单位过于重视软硬件设施与平台功能搭建的发展，没有重视制度的出台与标准的设立，在行业内缺少统一的执行规范，使得虽然具有较为完备的系统平台，仍无法借助和发挥智慧政务的优势[2]。

2.3 专业化技能较差，干部素质有待加强

目前机关事业单位既懂得现代档案管理技能，又了解新兴科学技术的复合型档案管理人才少之又少。对外招聘设置档案管理岗位的侧重力度不够，使得在岗人员大多年龄较大、专业水平不高和流动性强，甚至由临时工兼职。在整体上对人才配备、岗位适配度方面有所忽略，最终造成干部队伍无法在短时间内充分了解并应用政务服务平台，大数据、云计算和人工智能等先进技术与档案管理融合不到位。即使单位配备了档案信息化软硬件设施，在实际工作中仍然沿用传统的管理办法，不仅造成档案易丢失、易损坏的现象频繁发生，还浪费了资源。与此同时，各单位对档案管理人员后期科学化、专业化指导不够，没有针对政务服务新得管理模式及环境业态开展继续教育与业务培训等活动，使得档案管理人员眼界打不开、能力提不上、适应性差，无形之中增加了工作人员的工作压力和负担，这也是各部门单位在档案信息化管理工作中面临的一个焦点问题。

2.4 科学化管理不够，平台功能有待升级

在政务服务平台管理模式下，大多部门单位将主流业务结合密切，往往忽视档案管理工作的应用，使得现存平台优势在档案事业中难以发挥。大多部门单位没有深入了解当前社会对档案资源的庞大需求，没有利用大数据、云计算和人工智能等技术对其进行深入挖掘与快捷利用，共享化与服务化机制建设远远不够。在原有模式下的档案流转信息缓慢，对于跨层级、跨部门之间档案利用工作开展难度较大，在一定程度上影响了档案价值的发挥。

3 政务服务背景下档案管理工作未来优化策略

3.1 不断增强档案数字化发展思维

利用政务服务平台开展档案管理工作，要牢固树立档案意识与信息化意识。为此，相关部门领导要提高重视程度，将档案工作摆在重要角色对待。一是定期召开专题会议。组织全体干部职工学习关于档案工作的重要指示精神，引导他们了解档案管理工作的内涵及意义，积极应用现代化技术与系统平台开展档案信息化工作，领导层要全面准确把握发展方向，着力提升管理水平，扎实推动档案工作提质增效。二是加强电子政务档案数字化的宣传。充分利用新时代融媒体优势，在某信公众平台、门户网站、某音及视频号等载体，多渠道、多角度第宣传档案工作在政务服务方面的政策环境、发展现状、文化魅力和安全责任等知识，推动更多干部职工了解档案，重视档案，提高责任感与使命感，营造良好的发展环境，从而保障其健康发展。

3.2 不断健全档案科学化管理体系

一是加强顶层设计。随着“互联网 + 政务服务”管理模式的不断深入，各级政府部门要设立档案服务利用工作专班，积极推动档案工作由“管理型”向“服务型”转变，进一步优化组织架构，全面提升档案管理效率及科学化水平，促进更多的部门单位与社会群众在档案事业发展中受益。同时工作专班要借助先进技术手段，了解需求方向，挖掘档案内涵，丰富利用途径，全面提高精准化服务水平，进而提升群众满意度。二是构建完善制度。工作专班要深入学习《档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》《机关档案管理规定》等政策文件，结合自身实际情况完善档案管理利用机制，确保档案收集整理、存放利用和开放共享等业务全流程有据可依，为档案管理工作整体水平的提升打下坚实的基础[3]。

3.3 不断构建档案专业化干部队伍

一是优化干部队伍结构。机关事业单位人事管理部门要加大人才引进力度，深度剖析本地人才政策，找准优势面向社会、人力资源中心、企业和高校选拔优秀人才。同时提高就业门槛，可在人员选择过程中加入档案知识及科学技能理论测试，根据岗位缺失情况有针对性地引进对口管理人员，从而完善档案信息化管理干部团队建设，为政务服务平台的深度利用及档案数字化转型事业的发展奠定坚实基础。二是高位推动人员培养。机关事业单位领导者要以行业发展、工作时间和实际需求为起点，制定干部队伍继续教育培养方案（如图2所示），开展各项理论研学、专家授课、定向培养、双向交流或外出考察等活动，可与社会组织、学校和企业等紧密协作，形成多方共同参与的人才培养机制，不断弥补创新能力的短板，促进档案信息化管理人才能力标准不断完善，逐步构建并完善人才成长体系[4]。

3.4 不断提升档案共享化服务水平

在新时代背景下，各部门单位要积极响应国家对于档案信息化建设的工作要求，将建设档案政务服务平台作为关键任务落实，完善信息传播、共享和检索机制，以提高档案信息利用服务率。一是构建完善的平台。在“互联网+政务服务”的环境下，要深入开展市场调研，前往发达地区学习先进经验，了解前沿技术应用情况，并结合自身发展需求与当下亟需解决的问题，寻求第三方科技服务公司对政务服务平台的档案模块功能研发，确保其在数据采集、信息检索与服务应用方面得到有效提升。二是挖掘潜在用户。在服务型档案管理的模式下，当地政府及相关部门可多样化地开展个性化与交互化活动，加强单位与群众的沟通，及时了解掌握不同人群的服务需求，对症下药，有针对性地将线下服务与线上服务相结合，全面提高档案信息开发利用的标准化与流程化，加快推进档案信息数据共享的步伐。三是扩大共建共享。全方位、多角度地发挥政务服务平台的优势，打造标准化利用窗口，在档案行业内外实现多层级部门“一网通办”与“一站式”服务机制，切实推动综合档案跨地域、跨行业和跨体制的在线利用，打造高标准档案服务品牌[5]。

结语

综上所述，利用政务服务平台，扎实开展档案数字化建设与共享化利用，是提高行政服务效能与发挥档案价值最大化的重要手段。在此背景下，需要相关负责人员紧跟时代发展趋势，严格贯彻落实“四个好”和“两个服务”的批示精神，守正创新、真抓实干，树立创新性思维，转变思路方法，掌握真实诉求，不断优化档案管理利用服务机制，从而推动政务平台赋能档案管理工作纵深发展，进一步增强数字档案服务能力和办公效率，从而为提升数字政府建设效能贡献档案力量。

参考文献

[1]陈艳.公民需求视域下的档案政务服务转型路径探究——以政务网留言数据为例[J].档案学研究，2024，（02）：72-81.

[2]刘芳芯.做好政务信息化项目档案管理工作浅析[J].文化产业，2023，（11）：31-33.

[3]侯艳玲.智慧政务背景下综合档案信息化管理体系建设探究[J].兰台内外，2023，（21）：47-48+51.

[4]王博.电子政务背景下档案数字化建设研究[J].黑龙江档案，2021，（02）：96-97.

[5]李丽环.“互联网+政务服务”背景下服务型档案管理模式构建研究[J].档案天地，2022，（04）：31-34.

作者简介：芦媛（1980.4—）大学学历，淄博市体育中心馆员，工作及研究方向：照片档案、政务档案及人力资源档案管理研究。