大数据时代事业单位人事档案管理创新的思考

摘 要：新一代信息技术的迅速发展标志着大数据时代的来临。为更好地适应数据时代的要求，本文从大数据时代事业单位人事档案管理创新的技术逻辑出发，认为事业单位人事档案管理需要加强数字化转型、深化数据分析、建立共享机制、优化治理模式、坚守安全底线和注重特色开发，以推动干部人事档案转型升级和高质量发展。

关键词：事业单位；人事档案；大数据时代

人事档案是组织人事等相关部门根据党的干部政策，记录干部经验、政治思想、品德作风、工作能力、工作成果与工作业绩等的文件资料，是正确选拔使用干部的重要依据。随着新技术的不断更迭，档案治理进入数字化管理时代，人事档案管理的对象、手段发生了根本性变化。《干部人事档案工作条例》（以下称《条例》）对档案信息化建设做出了安排部署，成为指导大数据时代事业单位人事档案管理创新的纲领性文件。面对新形势与新任务，事业单位要以创新思维引领档案管理，推动人事档案工作走深走实。

1 大数据时代事业单位人事档案管理创新的技术逻辑

技术进步和管理升级是大数据时代人事档案管理的重要特征。做好档案管理创新，要遵循大数据时代的技术逻辑，明晰机理，夯实数据管理内功。

1.1 信息技术驱动人事档案治理模式创新

以人工智能、区块链技术为代表的新技术不断成熟完善，促使档案管理进入数字化时代，为档案治理模式转型和治理能力的提高提供了技术手段。伴随数字政府和智慧城市等数字战略的出台，档案数据治理成为新的发展方向，具体而言：一是治理模式的技术性。新技术改变了人事档案管理的方式，实现治理工具的转型，档案管理进一步融合大数据技术的信息挖掘速度、云计算技术的分布式计算效率、区块链技术的高安全性能和人工智能技术的感知性优势，实现档案信息化到数字化与智能化的转型，体现了技术架构之新。二是治理过程的整体性。实现档案数据自由流动和共享是“十四五”档案事业发展规划的必然要求。打通不同部门与主体间的信息壁垒，将好经验扩展到社会层面，有助于提升人事档案管理的现代化水平。比如，共享平台或者数据库的建设，有利于分析人才结构，为人才政策制定提供依据。三是治理效能的精准性。信息技术的快速反应性与精准化能够满足特定治理主体的需求。

1.2 信息技术推动人事档案服务效率的提升

信息技术与档案资源、主体之间的融合日益加深，档案利用和服务实效的提升成为突出特征。一是数字技术更加成熟，使得传统的人事档案工作一些标准化、程度化较高的工作势必被取代，如智能化数据采集、收集、分类与检索，极大地提升了工作效率，节约了人力物力。二是场景应用更加广泛。数据赋能档案管理“微应用”，数据管理和平台更加智能化，在收管存用等领域打造更多数字化治理场景的应用。三是开发利用更加多样化。智慧编研、数据挖掘与分析推动人事档案数据安全合规开放，人事资源的内在价值、治理规律和实践经验更好地展示出来，提高了干部人事档案利用的效能，充分发挥档案资政作用。

1.3 信息技术衍生人事档案数字新业态

以5G、云计算和大数据等为代表的新一代信息技术蓬勃发展，成为数字经济发展的新引擎，在持续催生新兴业态的同时不断激发人事档案工作的发展活力，呈现出创新活跃、融合加速的良好发展态势，对档案转型拉动作用愈加凸显。比如，数字技术的兴起，使档案业务形态发生根本变化，人事数据管理、驱动和安全成为主流要素，人事档案管理向数据态演变。如何激发人事档案数据潜能、提升管理质效成为档案工作的关键任务。

2 大数据时代事业单位人事档案管理创新面临的实践困境

2.1 缺乏顶层设计

长期以来，人事档案管理被视为事务性工作，未能引起足够重视。因此，事业单位人事档案管理未能形成较为健全的管理体制，治理模式较为滞后，多数停留在应付上级检查或者落实《条例》上。比如，数字化建设缺乏破除信息壁垒的主动性，档案数据流动性较差，行业间沟通不顺畅。数字化转型的积极性与主动性不强，缺乏统一规划和推进机制，人员配备等要素不够优化，转型支撑条件较为薄弱。

2.2 治理能力不足

一是档案治理思维缺失。《“十四五”全国档案事业发展规划》对档案“四个体系”建设提出明确要求，但是事业单位对档案治理体系的内涵和关系理解不够深入，“管理思维”仍然占主流，将人事档案收、管、用及安全等环节割裂开来，档案治理效能较为滞后。二是管档队伍能力亟待提高。档案人员对整理规范、利用规则和安全制度了解不够深入，大多停留在以“收”为主阶段，内功修炼不足，信息化知识和数据化手段掌握较少，难以适应数字社会要求。三是基础设施投入不足。多数事业单位缺乏独立的人事档案管理系统，信息化管理手段单一、自主搭建平台能力弱，归根到底是对人事档案投入较少，无力负担转型升级的软硬件需求。

2.3 管控意识不强

一是数据安全防护能力不足。对电子档案安全性防护不够及时。比如，数据被泄露风险、弱密码管理、缺乏员工培训及第三方供应商安全等，一旦发生数据被泄露将造成不可挽回的损失。二是安全制度执行不严格。对档案利用与流转制度落实不够有力，归档材料把关不严格，档案造假问题时有发生。三是备份管理意识不强。多数事业单位缺乏数据备份意识，存储介质与保存环境都面临较大的风险隐患。

2.4 创新动力不够

一是档案价值阐释不够。人事档案管理是树立选人用人工作的重要基础，蕴含着重要的治理经验和智慧，有利于调整人才政策，但是事业单位对人事档案价值的认识存在偏差，未能从中梳理好经验与好做法，为党委政府决策提供参考。二是数据全流程管理不足。纸质档案数字化、数据架构与数据质量管控等方面未实现流程化与规范化，人事档案管理体系需要进一步健全。

3 大数据时代事业单位人事档案管理的创新思路

事业单位要顺应大数据时代的要求，从组织管理、精细规范和服务利用等方面着力，不断提高干部人事档案工作信息化水平，实现档案管理从“纸间”到“指尖”的蜕变，推动档案管理数字化、网格化与安全化。

3.1 数字化转型

数字化转型是人事档案创新管理的必由之路。《条例》对数字档案提出明确要求，阐明了新形势下人事档案管理创新的内涵。结合《档案法》《档案法实施条例》的要求，数字化转型包括三个方面。一是，建立好数字化平台。数字化平台实现存储、检索、利用与保护的多元集成，实现材料接收、转出与审核等线上管理。同时，结合RFID实现实体档案智能化管理，对档案材料非授权带出、非法查阅和存放超期等进行精准化预警，实现人事档案管理的自动化、智能化和高效化。二是，完善数字化管理流程。抓好源头管理，统一档案数据格式、交换标准和存储格式，建立统一的对接流程和标准规范。注重从人事档案数据一致性、完整性和有效性等角度分析，确保档案管理的科学性和可量化。三是加强档案数据的备份管理。《干部人事档案数字化技术规范》要求应用在线、离线相结合的方式实现备份。事业单位要将数据管理和数据备份作为重要业务工作，强调规范化和常态化，通过专业备份软件系统实时自动更新备份数据，确保系统运行数据与备份数据的一致性和准确性，定期检测存储载体，确保数据安全。

3.2 深化数据分析

大数据技术已普遍应用于档案领域，对人事档案管理要吸收借鉴好经验与好做法，提高智能化程度。一是用好数据挖掘。数据挖掘是指从众多数据中提取隐含的、他人所未知的信息和价值的过程。一方面，数据挖掘能够对人事档案数据信息特征进行提取，发现潜在有价值的信息，分析其趋势与路径，总结人事管理中的问题与经验；另一方面，深度学习与算法优化等人工智能技术可以扩大人事档案数据的收集，并借助其高效的信息整合生成能力全面反映干部队伍建设情况，助推人事工作高质量发展。二是用好数据分类。数据分类可以从多种视角和维度进行标准设定。比如，按照学历、年龄和工作经历等字段构建合理的数据分类体系。在此过程中，需要做好档案的价值、重要性和敏感性的评估，将分类与分级结合起来，实现档案的差异化管理。三是用好数据划控。利用机器学习等技术，构建“划控”规则库和知识库，对数据进行智能化分析，解决开放审核量大和效率低的问题。比如，人事档案中涉及个人隐私等方面的内容，可借助语义与文本分析进行筛选，提高划控精准度。

3.3 建立共享机制

数据共享机制是促进资源整合、提高工作效率的有效途径。一是制定好共享标准。按照《干部人事档案数字化技术规范》要求，做好数据接口和文本类型等的标准与规范。对于文本和图形等格式的电子文件来说，在共享中需要将这类数据转化成规范格式，并按一定组织方式存储。对于文件是传统载体的文字或图像来说，要按照统一规范采用文本方式、扫描录入方式和存储图文方式等统一处理，加强人事档案的信息化建设。二是建设好共享平台。要以业内其他共享模式为参照，相关软件、技术要求和共享内容需要在分级分类管理的基础上，通过人事档案数据管理平台获取或浏览，严禁数据被泄露和第三方非法获取。在此过程中，不同密级的档案要做到分类共享，对用户名、口令和浏览下载操作等全流程管理，杜绝数据被滥用和篡改。三是挖掘好数据容量。常态化做好系统数据维护工作，及时更新最新相关档案数据信息，保持数据真实与可靠性。及时协调、解决共享开放中存在的数据整理与库表更新等问题，解决部门“不敢共享、不能共享与不愿共享”的难题。

3.4 优化治理模式

一是强化结果导向。充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，将干部人事档案融入干部工作各环节，为干部教育培养、选拔任用与管理监督等工作奠定坚实基础。二是深化制度设计。聚焦《档案法》与《条例》等重点内容，修订完善档案开发、利用与安全等全流程的标准规范，着力构建系统完备、科学规范、可操作性强的制度体系。三是持续赋能档案队伍。围绕制约档案工作高质量发展的现实问题和短板弱项，通过专题培训、业务指导和实践锻炼等方式精准化赋能档案人员技能的提升，建设具有专业化水平和工作活力的档案队伍。四是强化过程监管。从干部人事档案管理的角度监督选人用人和提拔任用的开展情况，利用检查监督和日常监督的方式对干部人事档案相关方面的管理进行监督。扎实做好档案日常审核、提前预审和问题快速调查核实，有效规范干部人事档案流程。

3.5 坚守安全底线

按照《条例》与《干部人事档案材料收集归档有关规定》，增强系统思维，贯彻好国家总体安全观，推进人事档案安全体系现代化。一是做好档案利用与流转安全管控。规范档案的查、借、用、转等管理程序，对转入转出的干部档案严格把关，履行登记手续。对需归档材料，层层把关、严格审核，确保归档材料的真实性与完整性。二是强化网络安全建设。局域网与政务网、局域网与因特网之间实行物理隔离，政务网与因特网之间实行逻辑隔离。在局域网配备防火墙等关键防护，确保档案信息与网络安全。积极引入人工智能与区块链等新一代信息技术，在设备设施层面全力夯实网络与信息安全基础。三是做好实体档案安全管理。常态化对档案库房、网络机房和数字化科室等场所的温湿度控制、监控和消防等安全管理设施和运行状况进行全面细致的检查。采用先进的安全技术，配备必要的设施设备，完善档案库房内控制度，做好重点领域安全的防范。

3.6 注重特色开发

一是加强宣传教育。聚焦干部人事档案管理的各环节，举办“人事档案知识大讲堂”系列活动，多层次、分领域地开展干部人事档案知识宣传，教育引导干部认真对待考核、入党和参加工作等材料，提高干部档案规范化水平。二是发挥资政作用。要始终把干部人事档案工作放到落实全面从严治党和从严管理干部的要求中，深入研究人事档案中的经验做法和教训，围绕党委政府中心工作，在人才引进与培养上提出建设性意见，为打造高素质干部队伍提供坚实的支撑。三是建好数据库。根据工作需要，建立专业、专技和职级干部数据库，突破时间与空间等因素的限制，随时更新、动态管理，提升档案利用效率。四是用好用活信息资源。推动干部人事档案工作与选人用人工作深度融合，全面了解掌握干部的德才情况和历史表现，分析干部成长经历、学习培训和缺点不足，为上级决策提供依据。

结语

大数据时代，干部人事档案工作呈现出新的特征。事业单位要提高政治站位，切实增强做好干部人事档案和数字化管理工作的责任感和使命感。要突出重点任务，加快推进干部人事档案数字化建设，扎实开展干部人事档案的开发利用，进一步发挥信息化的支撑服务作用、全面加强网络安全防护，全力以赴推动干部人事档案规范化和信息化建设工作落地见效。要抓住素质提升这一关键要素，进一步提升组织人事干部的政策水平和管档用档能力，不断提高科学化管理水平。

参考文献

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[3]唐伟.浙江测绘地理信息档案工作数字化转型的探索与实践[J].浙江国土资源，2023（04）：14-15.

作者简介：王芳（1970—），大学学历，枣庄市疾病预防控制中心副研究馆员，方向：档案管理。