企业档案信息管理问题及对策研究

摘 要：本研究探讨了企业档案信息管理中存在的管理体系不完善、安全风险增加、信息检索困难和档案利用率低等问题。提出了建立完善的档案管理体系、加强档案安全管理、提高技术水平和加强数据安全管理的改进对策。研究表明，这些措施可以显著提高企业档案管理的效率和安全性，提升档案信息的利用价值，支持企业的运营和战略决策，促进企业的可持续发展。未来企业应继续关注和应用先进的档案管理技术，不断优化管理体系，保持竞争优势。

关键词：档案管理；安全管理；信息技术

在当今信息化、数字化迅猛发展的时代，企业档案信息管理的重要性日益凸显。企业档案不仅是企业历史和文化的记录，还是企业经营决策、管理创新和技术研发的重要资源。然而，随着信息量的急剧增加和管理环境的复杂化，传统的档案管理方式面临着前所未有的挑战。档案管理体系不完善、安全风险增加、信息检索困难以及档案利用率低等问题严重制约了企业的高效运营和长远发展。为了提升企业档案管理的科学化、系统化和现代化水平，亟须对当前档案信息管理现状进行深入分析，找出存在的问题，并提出切实可行的改进对策。本文旨在通过对企业档案信息管理问题及其对策的研究，为企业在新形势下的档案管理提供理论支持和实践指导，推动企业档案管理工作的不断优化与提升。

1 企业档案信息管理现状分析

1.1 企业档案的内容

企业档案包括文书档案、财务档案、生产技术档案、人力资源档案和法律合同档案等多种类型。这些档案记录了企业日常运营、管理决策、技术研发、市场营销以及法律事务等方面的重要信息，具有重要的历史价值和现实意义。随着企业信息化进程的推进，电子档案逐渐成为档案的重要组成部分，这不仅要求企业在传统纸质档案管理上保持高效和规范，还需要在电子档案的存储、安全、检索和利用上建立完善的管理体系，以适应信息化时代的需求，确保档案管理的全面性和高效性。

1.2 企业档案信息管理现状

当前企业档案信息管理现状呈现出传统与现代并存的局面，涵盖纸质档案和电子档案两种主要形式。

传统纸质档案管理方式依然在许多企业中占据主导地位。这种方式以手工操作为主，档案的收集、整理、分类、存储和检索依赖于人工和专门的档案室。这种模式虽然操作简单且易于理解，但存在管理效率低、检索速度慢、档案易损坏和丢失等问题。

随着信息技术的快速发展，电子档案管理模式逐渐得到广泛应用。电子档案管理利用计算机和网络技术，将档案信息数字化，并通过档案管理系统进行存储、分类、检索和共享。这种模式大大提高了档案管理的效率和便利性，能够实现快速检索、远程访问和高效利用。然而，电子档案管理也面临着数据安全、系统稳定性和技术支持等方面的挑战。企业通常采用纸电并行的“双轨制”管理模式，即将纸质档案和电子档案结合，通过信息系统对档案进行统一管理，以兼顾传统管理的可靠性和现代管理的高效性。在实际应用中，企业档案信息管理存在诸多问题，包括管理制度不完善、技术水平参差不齐、档案安全风险增加、信息检索困难和档案利用率低等。这些问题严重制约了档案管理的有效性和企业的整体运营效率。需要通过建立完善的档案信息化管理体系、提升技术水平及加强档案安全管理等措施，全面提升企业档案信息管理的科学化和现代化水平。

2 企业档案信息管理现状问题分析

2.1 管理体系不完善

首先，许多企业缺乏系统、科学的档案管理制度，导致档案管理工作缺乏统一的标准和规范，管理方式较为随意，档案的收集、整理、存储和销毁等环节存在随意性和不一致性。其次，档案管理流程不够规范，各部门在档案的归档、借阅和使用过程中没有明确的流程指引，导致档案利用效率低下、管理混乱。再次，企业档案管理的组织架构设置不合理，档案管理部门的职责和权限不明确，档案管理人员的专业素养和业务水平参差不齐，缺乏专业培训和职业发展路径，影响了档案管理工作的专业性和有效性。从次，档案管理的考核和监督机制不完善，缺乏有效的绩效评估和奖惩制度，导致档案管理工作的积极性和主动性不足。最后，企业在档案信息化建设方面投入不足，现代化管理手段和技术的应用不充分，难以满足信息时代对档案管理的高效、精准和安全的要求。

2.2 信息安全风险增加

首先，随着信息化程度的提升，电子档案逐渐普及，但许多企业在信息系统的安全防护方面投入不足，导致档案数据容易受到黑客攻击、病毒侵袭或内部人员的不当操作等威胁。其次，企业缺乏完善的数据备份和灾难恢复机制。档案数据在遭遇自然灾害、设备故障或人为破坏时，存在难以恢复的风险。再次，档案管理权限设置不合理。内部访问控制不严，导致未授权人员可以轻易获取、修改甚至删除重要的档案信息，进一步加剧了档案安全的风险。同时，纸质档案管理也面临保管不善、防护措施不足的问题，如档案存放环境不达标，易受潮、火灾或害虫等影响，导致档案损毁或丢失。最后，档案管理人员的安全意识和专业技能普遍不足，缺乏系统的安全培训和应急处理能力，难以应对复杂多变的安全威胁。

2.3 信息检索困难

首先，许多企业的档案分类方法不科学。档案资料缺乏系统性和逻辑性，导致档案分散凌乱，难以快速定位所需信息。其次，企业的档案检索系统功能不完善。检索算法不够智能化，无法支持复杂条件下的高效检索。一些旧的档案管理系统甚至缺乏电子化检索功能，依赖手工查找，耗时费力。再次，企业档案数据更新不及时，新增和变更的档案信息未能及时录入系统，导致档案信息不完整，影响检索的准确性和效率。最后，不同部门间的信息孤岛现象严重。档案信息无法实现有效共享和统一管理，跨部门信息检索难度大大增加。档案管理人员在信息录入和维护方面缺乏系统的培训和管理，操作不规范也加剧了信息检索的困难。

2.4 档案利用率低

首先，许多企业虽然积累了大量的档案资料，由于管理不善和信息检索困难，导致这些档案资源无法得到有效利用，长期处于闲置状态。其次，企业内部对档案价值认识不足。许多员工缺乏档案利用的意识，未能充分发挥档案在决策支持、业务优化和创新发展中的作用。档案管理部门和业务部门之间的沟通不畅，档案资源与业务需求脱节，进一步限制了档案的利用。再次，企业缺乏便捷的档案利用渠道，传统的纸质档案借阅手续烦琐，电子档案系统功能不完善，无法提供快速便捷的档案获取方式。档案利用过程中缺乏针对性服务和支持，用户体验差，档案利用率自然难以提升。最后，企业未能建立有效的档案利用评估和反馈机制，无法根据用户需求改进档案管理和服务。

3 企业档案信息管理现状改进对策

3.1 建立完善的档案管理体系

建立完善的档案管理体系是提高企业档案信息管理水平的关键对策之一。通过建立完善的档案管理体系，企业能够更好地保护和利用档案资源，支持业务决策和创新发展。首先，企业应制定系统、科学的档案管理制度，明确档案管理的标准和流程，包括档案的收集、整理、分类、存储、利用和销毁等环节，确保档案管理工作的规范化和标准化。其次，设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，明确其职责和权限，建立健全的岗位责任制和考核机制，提升档案管理工作的专业性和效率。再次，企业应引入先进的档案管理技术和工具，建设集成化、智能化的档案管理系统，实现档案的电子化和数字化管理，提升档案信息的检索、共享和利用效率。为了确保档案管理制度的有效实施，企业还应加强档案管理的培训和宣传工作，提高全体员工的档案管理意识和操作技能，促进档案管理工作的全面开展。最后，企业应建立档案管理的监督和评估机制，定期对档案管理工作检查和评估，发现问题及时整改，不断优化和完善档案管理体系，确保档案管理工作的持续改进和提升。

3.2 加强档案信息安全管理

加强档案安全管理是保障企业档案信息安全和完整性的核心措施和底线。通过全面加强档案信息安全管理，企业能够有效保护档案信息的安全性和完整性，保障业务的持续稳定运行。首先，企业应建立健全档案信息安全管理制度。明确安全管理的原则、方法和措施，涵盖物理安全、网络安全和人员安全等方面，确保档案管理的全方位安全保障。其次，企业需要提升物理安全措施。对档案存储环境严格管理，采用“八防”措施，确保纸质档案的安全存放；对于电子档案，企业应部署先进的网络安全技术，如防火墙、加密技术和入侵检测系统等，防止数据被泄露和非法访问。再次，企业应建立完善的档案数据备份和灾难恢复机制，定期对重要档案数据备份，确保在遭遇突发事件时能够迅速恢复档案数据，减少损失。为了防范内部安全风险，企业还应实施严格的访问控制措施，设定档案访问权限，根据岗位职责分级授权，防止未经授权的人员接触重要档案。从次，加强档案管理人员的安全培训，提升其安全意识和技能，确保其能够有效应对各类安全威胁。最后，企业应定期进行安全审计和风险评估，及时发现和整改安全隐患，不断提升档案信息安全管理的整体水平。

3.3 提高技术水平

提高技术水平是现代企业档案信息管理优化的关键手段。通过不断提高技术水平，企业能够显著增强档案管理的科学性和现代化水平，提高档案信息管理的整体效能，支持企业的业务发展和创新。首先，企业应引入先进的档案管理系统，利用现代信息技术实现档案的数字化和电子化管理。通过高效的档案管理软件，企业可以实现档案的自动分类、智能检索和便捷共享，极大地提高档案管理的效率和准确性。其次，企业应积极采用大数据和人工智能技术，分析和挖掘档案数据的价值，提高档案信息的利用水平。通过人工智能算法进行档案内容的自动标签和关联分析，可以更准确地满足用户的检索需求。再次，企业应加强档案管理系统的集成性，确保档案管理系统与企业其他信息系统的无缝对接，实现档案信息的统一管理和跨部门共享。从次，为了保障档案数据的安全和稳定，企业还应投资高性能的存储设备和可靠的备份解决方案，防止数据丢失和损坏。最后，针对档案管理人员，企业应提供持续的技术培训，使其掌握最新的档案管理技术和工具，提高其专业能力和操作水平。

3.4 加强数据安全管理

加强数据安全管理是确保企业档案信息安全和稳定的重要措施。通过全面加强数据安全管理，企业能够有效保护档案信息的机密性、完整性和可用性，确保业务的稳定和可持续发展。首先，企业应建立健全数据安全管理制度，明确数据安全的策略和流程，包括数据的存储、传输、访问和销毁等环节，确保每个环节都有相应的安全保障措施。其次，企业需要采用先进的加密技术对档案数据进行保护，防止数据在传输和存储过程中被非法窃取或篡改。同时，实施严格地访问控制机制，按照岗位职责和权限分级授权，确保只有经过授权的人员才能访问敏感的档案信息。为了进一步提高数据的安全性，企业应部署入侵监测系统和防火墙，实时监控网络环境，及时发现并阻止任何异常活动和安全威胁。再次，企业必须定期进行数据备份和恢复演练，确保在发生数据丢失或损坏时能够快速恢复正常，减少业务中断的风险。企业还应加强对员工的数据安全培训，提高全体员工的安全意识和操作技能，防范人为因素导致的数据被泄露或安全事故。最后，企业应定期进行数据安全审计和风险评估，及时识别和整改安全隐患，不断完善和优化数据安全管理措施。

结论

综上所述，企业档案信息管理面临着体系不完善、安全风险增加、信息检索困难和档案利用率低等问题。为解决这些问题，企业需要建立完善的档案管理体系、加强档案和数据安全管理及提高技术水平，并增强员工的档案管理意识和技能。通过这些综合措施，企业能够实现档案信息的高效管理和利用，提升档案的安全性、可用性和检索效率，从而支持企业的日常运营和战略决策，推动企业持续健康发展。未来，随着信息技术的不断进步，企业应持续关注档案管理的新技术和新方法，不断优化和完善档案管理体系，确保在激烈的市场竞争中保持优势。

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作者简介：王镜贞（1985—），大学学历，长春东北师范大学出版社有限责任公司馆员。研究方向：档案管理理论与应用、档案信息化。