城建档案数字化管理：机遇与挑战

摘 要：数字化管理的应用在城建档案领域不仅可以提高档案信息的存储、检索和利用效率，还有利于保护和传承城市文化遗产，为未来城市规划和建设提供有力支撑。本文探讨了数字化管理带来的机遇，包括政策推动、技术进步和社会需求三个部分。在挑战方面，数据量巨大、档案的特殊性、城市发展速度和数字化利用滞后是城建档案数字化管理面临的主要挑战。从强化数字化处理能力、加强数字化质量管理和提升数字化服务水平三个角度提出对策建议，对提高城建档案数字化管理的效率和质量，推动数字化技术在城建领域的应用，保护和传承城市文化遗产，为未来城市规划和建设提供有力支撑。

关键词：城建档案；数字化管理；机遇；挑战

城市建设是一个复杂且重要的建设管理工程，涉及众多领域，如规划、设计、施工和运营等。城建档案作为城市建设过程中的重要记录，承载着丰富的信息资源，具有极高的历史价值、科学价值和实用价值[1]。随着信息技术的飞速发展，数字化管理已经成为各行各业的趋势，城建档案也不例外。数字化管理的应用在城建档案领域不仅可以提高档案信息的存储、检索和利用效率，还有利于保护和传承城市文化遗产，为未来城市规划和建设提供有力支撑。因此，将城建档案数字化并实现有效管理仍然面临诸多挑战，包括技术、法规、人力资源和数据安全等方面的问题[2]。

1 城建档案数字化管理的机遇

1.1 政策推动的机遇

在国家层面，政府对信息化建设的重视和投入为城建档案的数字化管理提供了有力的政策保障。在《国家信息化发展战略纲要》中明确指出要加强档案信息资源的建设和应用，推动档案事业与信息技术的深度融合。此外，国家还在《“十四五”国家档案事业发展规划》等政策文件中明确提出要加强档案数字化工作，推动档案事业现代化进程。在地方层面，许多地方政府也在积极推动城建档案的数字化工作[3]。政策推动不仅在宏观层面提供了城建档案数字化管理的发展方向，还在微观层面为实施具体项目提供支持。国家及地方政府对于城建档案数字化项目的资金投入对于技术研发、人才培养的支持及对于档案信息开放共享的倡导，为城建档案数字化管理的实施提供保障。政策的影响力远超于单纯的资金投入和技术支持，其更重要的作用在于为城建档案数字化管理提供了合法性和正当性保障，为档案工作的信息化、专业化和规范化发展指明了方向。在未来，随着政策支持的深入推进，我们有理由相信城建档案数字化管理将在更广泛与更深层次的领域得到应用，为城市的规划、建设和管理提供更有效的支持。

1.2 技术进步的机遇

首先，城建档案涉及的信息类型多样，包括图纸、规划方案、建筑设计和施工过程记录等。云计算技术的应用为这些多样化的信息资源提供高效的存储和检索途径。利用云计算平台，可以实现城建档案的远程访问、在线协作和数据共享，方便城市规划、设计和施工等各方的实时沟通与协同工作。此外，云计算平台可以满足城建档案数据量不断增长的需求，确保档案数据的安全和可靠性。其次，城建档案中蕴含着丰富的城市历史、文化和社会信息。大数据技术的发展为挖掘这些信息提供有效手段。通过对城建档案的大数据分析，可以发现城市发展的规律、趋势以及潜在问题，为城市规划、建设和管理决策提供数据支持。同时，大数据分析还可以辅助评估城市建设项目的效果，为未来的城市建设提供借鉴。最后，城建档案的管理和利用往往面临复杂性和专业性的挑战。人工智能技术的崛起为提高城建档案管理效率和准确性提供了新的途径。通过应用机器学习和深度学习技术，可以实现城建档案的自动分类、识别和标注，减轻档案管理人员的工作负担。

1.3 社会需求的机遇

首先，城市建设者和相关行业对城建档案的需求日益增长。随着城市建设项目的复杂性和规模不断扩大，建设者、设计师和工程师等需要依赖城建档案中的历史数据和信息，来制订更为科学和准确的建设计划。这些用户希望能够通过数字化的方式，快速、准确地获取他们所需的信息。因此，对于一个能够提供实时、高效和准确信息服务的城建档案数字化管理系统的需求非常迫切。其次，公众对城市的参与和了解需求也在不断提升。人们希望能够更好地理解自己生活的城市，参与到城市的规划和建设中来。这就需要城建档案能够以一种更加易于理解和接近的方式呈现给公众，而城建档案的数字化管理能够实现这一目标。通过在线展示和虚拟导览等方式，公众可以直观地了解城市的历史和发展，更好地参与到城市的规划和建设中。再次，随着科研和教育领域对城市历史和发展研究的深入，对城建档案的需求也在增加。城建档案中包含了大量的历史数据和信息，对于城市的历史研究、规划理论的探讨和建设经验的总结有重要的价值。通过数字化管理，城建档案可以更方便地为科研和教育服务，满足他们对于深度利用档案信息的需求。最后，随着信息社会的到来，城市管理者对于城市管理效率与城市智能化水平的需求也在提高。

2 城建档案数字化管理面临的挑战

2.1 数据量巨大的技术处理挑战

随着城市规模的扩大和城市建设项目的增多，城建档案的数量呈现爆炸式增长，形成了庞大的数据量。这些数据不仅包括文本、图纸和表格等传统形式的档案，还包括图片、视频和三维模型等多媒体形式的档案，数据类型多样，结构复杂。对这些数据进行有效的管理和利用，需要大量的存储空间和高效的处理能力，同时还要解决数据的清洗、整合和索引等技术问题。这对城建档案数字化管理的技术设施和技术人员提出了极高的要求。在实际工作中，不同的城市和不同的项目可能使用不同的数据格式和结构，这给数据的整合和利用带来了巨大的挑战。例如，同一座建筑的设计图纸可能分别由不同的单位与软件制作，数据格式不同。如何将这些数据统一起来，构建一个完整的建筑档案是一个技术难题。

2.2 城建档案特殊性的数据整理挑战

城建档案的特殊性主要体现在其内容的复杂性和多样性。一个城建项目的档案可能包括设计图纸、施工日志、验收报告和维护记录等类型的文档，这些文档可能以纸质形式、电子文档、图片和视频等形式存在，数据格式各异，结构不一。这给数据的整理和索引带来了极大的挑战。在实际工作中，我们需要对这些复杂的数据归类、整理及索引，以方便检索和利用。这需要投入大量的人力和时间，同时也需要专业的知识和技能。例如，如何正确理解和分类各种专业的设计图纸，需要深厚的建筑学和工程学知识。如何处理和索引各种格式的数据需要熟练的计算机技能和档案管理知识。这些工作的难度大、要求高，是城建档案数字化管理的一大挑战。此外，城建档案的特殊性还体现在其空间性和动态性。城建档案不仅记录了城市建设的结果，还记录了城市建设的过程，包括建筑物的位置、形状和结构等空间信息及建筑物的设计、施工和改造等动态信息。如何将这些空间信息和动态信息有效地整合到档案中，使档案能够真实、全面地反映城市建设的历史是另一个挑战。

2.3 城市发展速度带来的数据更新挑战

城市是一个持续发展和变化的生态系统，新的建筑物不断建成，旧的建筑物不断改造或拆除，城市的面貌在不断更新。这使得城建档案的数据更新成为一个持续的过程，既要记录新的城市建设活动，也要更新旧的城建档案。在实际工作中，我们需要建立一个高效的数据更新机制，及时收集新的城市建设数据，更新旧的城建档案。这需要密切关注城市建设的动态，与城建单位、设计单位和施工单位等保持良好的沟通，确保获取到最新、最准确的数据。同时，我们也需要对旧的城建档案进行定期的检查和修订，修正错误，补充缺失，保证档案的质量和完整性。然而，由于城市建设的速度快，城建档案的数据量大，数据更新的任务繁重，这给城建档案数字化管理带来了巨大的挑战。如何提高数据更新的效率、保证数据更新的质量是我们需要努力解决的问题。

2.4 城建档案数字化利用滞后的挑战

在实际的城建档案数字化管理工作中，尽管档案的收集和保存工作有了长足的进步，但在档案的利用上仍然存在显著的滞后现象，主要体现在以下几个方面：一是充分利用数字化档案的意识不强。在许多城市和机构，尽管已经完成了大量档案的数字化工作，但是对于如何利用这些数字化档案，尤其是如何发挥其在城市规划、管理和科研等领域中的作用却缺乏充分的认识。这种状况导致了大量的城建档案资源在实际中被边缘化，未能得到充分的利用，这无疑是一种资源的浪费。二是缺乏专门的档案利用策略和工具。当前，许多城市和机构在城建档案的管理上主要集中在档案的收集和保存，而对于档案的利用往往缺乏专门的策略和工具。例如，很少有机构能够提供方便快捷的数据检索工具或是能够提供与具体工作需求相匹配的数据解析工具，这在很大程度上限制了城建档案的实际使用。三是未能形成跨部门、跨领域的档案共享机制。

3 城建档案数字化管理的对策建议

3.1 强化城建档案数字化处理能力

首先，实施综合信息管理策略。为有效管理城建档案，首先要建立一个全面的数据管理平台，该平台需具备高度的整合性和扩展性。整合现有的各类档案资源，将纸质档案通过高精度扫描转化为数字格式，并将所有电子档案统一格式和存储协议。同时，建立一个强大的数据库系统存储电子档案。数据库应具备高并发访问和高安全性的特点，以应对大规模数据的存储和检索需求。在数据库设计阶段，应考虑到不同类型档案的特定属性。例如，对于设计图纸和施工记录，应有明确的分类和索引系统，使得用户可以根据项目名称、日期或其他相关关键词快速检索信息。此外，为了促进信息的可访问性和共享，应在平台实施高效的用户权限管理系统，确保只有授权人员才能访问敏感或关键数据。其次，实施档案信息的动态管理。需要建立一个动态更新机制，对新产生的档案资料实时更新。例如，可以部署自动化监测系统，当新资料生成时，系统自动提示管理员归档，同时更新数据库中的相关记录。对于已存在的档案，应定期进行内容审核和技术升级。包括对档案质量评估，如检查电子文件的可读性和完整性及对存储设备和软件进行必要的升级，以适应新的技术标准和提高系统性能。

3.2 加强城建档案数字化质量管理

首先，制定全面的培训计划，针对档案管理人员进行系统的专业培训。例如，可以设计一套课程，包含如何理解和处理各种城建档案（包括设计图纸、施工日志、验收报告、维护记录等）及如何使用档案管理软件等内容[4]。同时，定期邀请建筑学和工程学专家指导，对复杂的设计图纸等解读，提升档案管理人员的专业能力。其次，制定详细的数据整理和索引规范，应包括数据分类、命名、编码和存储等方面的规定，为档案管理人员提供清晰的操作指南。同时，根据城建档案的特性，可以有针对性地制定一些特殊规则，如对于空间信息和动态信息的处理规则等。最后，建立完善的数据质量管理机制。数据质量是档案管理的重要环节，应建立一套完善的数据质量管理机制，确保城建档案数据的质量和准确性。具体措施包括定期进行数据质量检查，对数据清理和修正。建立数据质量问题的反馈机制，及时发现并处理问题。引入数据质量管理软件，自动化地进行数据质量的检查和清理。同时，还应制定统一的数据标准和格式，包括统一数据的编码、存储格式、命名规则和分类规则等，使得不同来源和类型的数据能够在一个统一的框架下处理和管理。

3.3 提高城建档案数字化服务水平

首先，需要加强数字化档案利用的宣传和培训工作。城建部门和档案机构应该加强数字化档案的意识培养，引导各部门和人员充分认识数字化档案的重要性和应用价值，形成普遍的数字化档案利用意识。同时，应该针对各部门和人员的具体需求，提供相应的数字化档案利用培训和指导，帮助他们掌握数字化档案利用的基本方法和技能，提升数字化档案利用的效率和质量。其次，需要制定专门的数字化档案利用策略和工具。主管部门应该制定数字化档案利用的详细规划和具体方案，明确数字化档案的利用目标、范围和内容，确定数字化档案的利用策略和方法。同时，应该建立方便快捷的数字化档案检索和解析工具，提供各种数字化档案利用的技术支持和服务。这样，可以有效地促进数字化档案的利用，提高数字化档案的应用价值。最后，需要建立跨部门、跨领域的数字化档案共享机制。建立数字化档案的共享平台和标准，完善数字化档案共享的管理和运行机制，实现数字化档案资源的共享和交流。同时，应该采用适当的技术手段，实现数字化档案资源的互通和互联，为各部门和人员提供数字化档案利用的便利条件，促进数字化档案的应用和推广。

参考文献

[1]汪尚，陆史军.城建档案管理数字化建设的探索与思考[J].未来城市设计与运营，2023（04）：77-80.

[2]于宁.基于大数据背景下的智慧城市数字化档案管理[J].兰台内外，2023（05）：25-27.

[3]刘浩轩.新时期城建档案数字化管理的优化对策探讨[J].文化产业，2023（03）：31-33.

[4]宫剑.城建档案数字化归档方法研究[J].中国建设信息化，2022（21）：62-63.

作者简介：宋馨（1990—），大学学历，德州市城乡建设融合发展中心（德州市城建档案馆）馆员，研究方向：城建档案验收、城建档案管理、档案信息资源一体化等。