浅谈档案数字化应用应该注意的几个问题

摘 要：当代社会科学技术的不断发展和进步，使计算机和信息技术普遍应用到各个行业。我国社会逐步进入了数字化发展阶段，使原有的办公方式转变为数字化办公，直到现阶段无纸化办公，并催生了大量电子文件。在此背景下，使档案工作发生了重大变革，将各项技术应用在档案工作中加快了档案数字化建设步伐，档案信息利用效率逐步提升。本文针对档案数字化应用过程中应该注意的问题展开讨论分析。

关键词：档案数字化应用；互操作性；用户体验；文字识别技术

档案数字化是数字档案建设最基础的工作之一，是顺应潮流、适应时代发展的新举措与新要求。加快档案数字化应用是在新一代信息技术广泛应用的背景下，档案工作应对新的形势、任务和要求的必然选择，对于切实提升治理能力和治理水平大有裨益。近年来，我国在档案数字化应用过程中取得了积极进展和成效。本文对档案数字化应用过程中需要注意的问题展开研究，以供同行借鉴。

1 档案数字化应用特点

1.1 高效性

档案数字化应用可以有效提高档案检索与查询效率。通过关键词检索与全文检索等功能，使用户能够快速定位自己需要的资料，免去了传统纸质档案翻阅查找的烦琐过程。同时，数字化档案还可以实现多用户并发访问，有效加快了档案信息共享的效率和速度。

1.2 安全性

档案数字化应用利用加密技术、权限控制与防火墙等多种技术手段来保证档案信息的安全与完整。只有经过授权的用户才能访问特定档案，从而有效地避免了档案信息的泄露和非法篡改。另外，档案数字化应用还具有备份与恢复的功能，能够在发生数据遗失或损毁的情况下快速恢复档案数据。

1.3 易于保存

由于档案数字化应用不会受到诸如潮湿或虫蛀等因素的影响，可以延长档案文件的保存期。数字化档案所占用的存储空间也比较少，可节省大量的储存空间。数字化档案还提供了档案自动备份与版本控制功能，便于用户对档案的历史版本和变更记录进行管理。

1.4 多样性与互操作性

档案数字化应用支持多种格式的数据，以满足不同用户的需求。此外，数字档案具有很强的互操作性，能够实现跨系统、跨平台地数据交换和共享，有利于信息的流通与利用。

1.5 智能化管理

在人工智能、大数据等先进技术的不断发展下，档案数字化应用可为档案管理提供新的思路，实现更加智能化的管理。比如，利用机器学习算法对档案分类、标引和推荐，从而提高档案检索的准确性和效率。运用数据分析技术，从档案资料中发掘有价值的信息，以辅助决策。

2 档案数字化应用要点分析

2.1 明确目标与需求

档案数字化的首要任务是确立清晰的目标和范围。这就要求项目团队在启动之初就深入了解档案资源的特点、价值及用户的具体需求。通过需求调研和目标设定等步骤，明确数字化的目的、范围、预期成果及评估标准。只有明确了目标与需求，才能确保数字化工作的针对性和有效性，避免资源的浪费和工作的盲目性。

2.2 选择合适的技术与设备

针对不同类型的档案资源和不同的数字化需求，需要精心选择适合的技术手段和数字化设备。例如，对于纸质档案的数字化，需要选用高性能的扫描仪和文字识别软件，而对于音像档案的数字化，则可能需要采用专业的音视频采集和处理设备。

2.3 制定标准与规范

为了确保数字化档案的可读性、互操作性和长期保存性，必须建立统一的数字化标准和规范，包括数据格式的统一、存储方式的规范及命名规则的明确等。通过制定标准和规范，可以确保数字化档案的一致性和规范性，为后续的信息管理和利用提供便利。

2.4 确保数据安全

在档案数字化过程中，数据安全是至关重要的一环。由于数字化档案以电子形式存在，容易受到网络攻击或病毒入侵等安全威胁。因此，必须采取一系列措施来确保数据的安全性和完整性，包括数据加密技术的应用、访问控制机制的建立、定期备份和恢复策略的制定等。通过构建全方位的数据安全防护体系，可以确保数字化档案的安全无忧。

3 档案数字化管理的关键技术

3.1 文字识别技术

在档案数字化应用过程中，文字识别技术是一个必不可少的环节，能够利用先进的图像处理技术及模式识别等技术，把纸质文件中的文字内容准确地转换成可编辑、可检索的电子文本格式。文字识别技术的引入不但可以实现档案的全文检索功能，还可以快速查找需要的资料信息，有效地节省人工录入的时间与人力成本。同时，文字识别技术也在不断优化，增强对复杂布局、多字体或手写体等多种文本的识别能力，进而提高档案数字化应用质量与效率。

3.2 图像处理技术

在档案数字化应用进程中，图像处理是提高图像质量、优化用户体验的一项关键技术。图像处理技术能够对扫描或拍摄的档案图像进行一系列精细的处理，并且，利用图像处理技术可实现自动分页和边界检测功能，以保证每一页档案提取的准确性和完整性。这些处理不但改善了图像的清晰度和可读性，而且为后续的文本识别、信息检索等工作打下了良好的基础。

3.3 数据存储与管理技术

随着我国档案数字化应用不断深入，数据存储与管理成为一个亟待解决的问题。为满足海量数据存储需求，近年来出现了分布式存储、云存储等新兴技术。这些技术通过将数据分散存储在多个节点或云端服务器上，实现了数据的冗余备份和负载均衡，从而保证数据的安全性与可靠性。同时，建立合理的元数据标准和信息分类体系也是数据存储与管理的重要环节。通过对每一份档案设定详细的元数据（如标题、作者、日期、关键词等），并对档案进行归类，从而达到对档案数据的结构化管理与快速检索。

3.4 安全与隐私保护技术

在档案数字化应用管理过程中，确保档案数据的安全性和可信度是至关重要的。为了实现这一目标，必须通过一系列安全与隐私保护技术，建立完善的数据安全防护体系。主要研究内容有：数据加密（通过对敏感数据的加密，防止未经授权的访问）、访问控制（基于用户的身份、权限来限制其对数据的访问范围）、身份认证（如用户名、密码和生物识别等方式来验证用户的身份）等。另外，还需要定期对档案数据进行备份和恢复测试，以确保其可恢复性并制定相应的应急响应计划，以应对突发情况。只有这样，才能最大程度地保证档案资料的安全性与可靠性，并防止信息被泄露和非法使用等风险的发生。

4 档案数字化应用应该注意的问题

4.1 法律法规与隐私保护

首先，深入理解并精准遵循相关的法律与法规，这是档案管理工作的第一要务。需要在档案管理部门建立健全的法律学习和培训机制，使每个工作人员都能够全面了解并掌握有关法律的精髓和要点。在此基础上，档案管理人员还需要把法律、法规的要求内化于心、外化于行，将其落实到数字档案管理的各环节。其次，为保证档案数据的安全性和隐私性，必须构建完善的隐私保护机制。档案管理人员应充分意识到档案数据所包含的敏感和机密信息，对个人及社会的重要意义，应采取一系列行之有效的措施来加强保护。这些措施包括但不仅局限于数据加密技术的应用，采用高度加密的方法来保护敏感数据，以避免档案数据在传输及存储期间遭窃或篡改。建立严格的访问权限控制制度，明确不同用户的访问权限和范围，确保只有经过授权人员才能访问相关数据。定期审核数据的安全性与隐私权，以便发现和修正可能存在的安全风险与缺陷。同时，档案管理部门也要积极适应技术发展和环境变化带来的新挑战和新要求。随着信息技术的飞速发展与普及，档案数据所面临的安全威胁也越来越复杂、越来越多样化。这就要求档案管理人员能够始终保持警惕性和敏锐性，密切关注技术发展趋势和法律法规的动态变化，及时调整和完善自身的隐私保护机制和技术手段。

4.2 数据质量与准确性

在档案数字化应用过程中，为了保证档案数据的质量，必须对数据进行严格的清洗、整理和校验，从根本上解决数据中的冗余、差错和不一致性等问题，为下一步的数字化处理打下良好的基础。特别是数据清洗过程中需要对数据认真的筛选和甄别，排除那些不重要和重复的数据条目，或是有明显错误和不符合逻辑的数据点。同时，为了保证数据的标准化与一致性，还必须对格式不统一、编码不一致的数据统一格式与规范。在对数据清洗与整理的基础上进一步校验工作则显得尤为重要，这包括采用人工和自动校验相结合的方式。人工校验是指利用专业知识与时间经验，在面对复杂与特殊状况做出准确的判断和处理。自动校验是一种快速有效的方法，它可以通过各种先进的计算方法和技术手段实现对海量数据快速、有效的比对，从而提高校验的效率和准确性。将两者相结合，最大程度地保证了数字化档案与原始档案的一致，降低了由于数据错误或遗漏所带来的问题。另外，要保证数据的质量，就必须建立完善的数据质量监控体系。该系统将建立在定期的数据质量评价与审计机制基础之上，并通过定期抽样和数据质量指标分析等方式，全面、客观地评估数字化成果。在评估过程中，若发现数据质量有问题或有潜在的风险点，应立刻采取纠正措施和改进方案，以保证问题得以及时处理，避免同类问题再度发生。同时，要把数据质量监控结果纳入档案管理部门的绩效考核体系中，以激励工作人员更加重视数据质量工作，提高他们的专业素质和水平。

4.3 技术更新与设备维护

首先，档案管理工作要与科技进步同步，密切关注全球及行业技术发展的最新动态。这就需要档案管理部门成立专业的技术监控团队或指定专业人员，定期对新技术与新设备的应用情况及潜在价值进行收集、分析并评估。积极参加各种技术研讨会与展览会或是通过阅读专业期刊等方式，确保对前沿技术保持敏锐的洞察力，掌握最新的技术，适时引进并加以运用，促进档案数字化管理创新性发展。其次，档案管理部门应该根据技术监控的结果制订科学、合理的设备升级与维修计划。这包括对已有数字化设备和软件的使用性能加以评估，确定哪些设备已经过时或者不能满足目前的工作要求，哪些软件存在漏洞或需要升级以兼容新系统。在此基础上，依据评估结果及预算安排，制订具体的升级、更新计划，以保证档案数字化应用工作的连续性和稳定性。同时，在更新和升级过程中也要注意与新技术的结合和匹配，保证新设备和新软件能最大限度地发挥它们的作用与优势，提高档案数字化应用的整体效率。除此之外，对设备的常规维修也不能忽视。档案管理部门要建立健全的设备维护管理制度，确定维修周期、内容与工作责任人。通过对设备的定期清洁、检查、测试和维修等工作，及时发现和排除潜在的故障隐患，保证设备始终处于最佳的工作状态。此外，还要加强对设备使用人员的培训与教育，增强他们的操作技巧与维修知识，以防止在不适当的情况下造成设备的损坏或资料的损失

4.4 资源投入与成本效益

首先，资源投入方面，要对档案管理部门进行全方位、周密的资源规划和分配，这就需要相关部门对数字化工作所需要的各类资源进行详细的调研，并制定相应的预算，其中包括硬件设备（如扫描仪、服务器、存储设备）、软件工具（文字识别软件、数据库管理系统、信息安全软件）、人力资源（专业技术人员、数据录入员、管理人员）与时间成本等。在此基础上，通过对各种资源方案的成本收益进行比较，选出性能价格比最佳的方案，以保证投入的合理性与经济性。其次，成本效益评估方面，要将直接成本、间接成本及数字化成果带来的多方面效益纳入考量，形成一套科学的评价机制。直接费用包括设备购置、软件许可、人员薪酬和运营维护等。间接成本主要包括由于数字化应用而减少的纸质档案的存储空间、提高检索效率带来的时间节省等难以直接量化的价值。既要注重数字成果对档案管理工作效能与成本控制产生的积极影响，也要注重其对社会公众、学术研究和文化传承等层面的巨大社会效益。再次，还应考虑数字化档案在市场交易与知识产权利用等方面可能产生的经济效益，为机构的长远发展提供经济支撑。除此之外，为了确保资源投入的有效利用和成本效益的最大化，档案管理部门还要建立健全的成本控制和效益评估机制。这包括定期对数字化工作的进展情况跟踪和评估，及时发现并解决成本超支或效率低下等问题。同时，根据评估结果对资源投入和使用计划进行动态调整和优化，确保数字化工作始终沿着既定的目标和方向前进。最后，要加强与各有关部门及各利益相关方的交流与合作，以促进档案数字化工作的顺利进行，实现成果共享。

结束语

档案数字化应用是现代档案管理的重要趋势，它极大地提高了档案管理的效率和便捷性。然而，在应用过程中也需要注意一系列问题，以确保数字化工作的顺利进行和档案数据的安全可靠。只有全面考虑并妥善解决这些问题，才能确保档案数字化工作的顺利进行和档案数据的安全可靠。

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（作者单位：伊通满族自治县土地收购储备中心）