关于电子信息类档案管理的风险防控研究

摘 要：随着社会进入信息化时代，计算机技术、网络技术和存储技术不断得到普及与应用，各部门单位的档案工作由过去的纸质文件管理逐步转变为电子档案利用，电子信息类档案占比逐渐增多，在宏观层面由“双套制”走向“单套制”，为单位运转及社会服务带来了较大便利。但是随之也面临着安全管理复杂、数据信息面临被泄露和丢失的问题，使得各单位部门不得不对安全风险防控工作引起高度重视。本文以“关于电子信息类档案管理的风险防控研究”为题，从思想、制度、技术和服务角度出发，针对目前存在问题提出可行性解决措施，为相关单位提供正确现实的指导。

关键词：信息化时代；单套制；电子信息类；风险防控

随着科学技术水平的不断提高，档案文件以电子信息的形式进行精细化管理已成为大势所趋，档案数字化进程不断加快。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出，“档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型”。这就充分说明电子化管理的模式得到广泛应用。但在实际工作中，电子化档案管理仍然在制度、技术和设备等方面存在着风险点，需要相关部门单位引起高度重视，进一步夯实档案安全要素的基础，建立档案资源安全管理体系，不断提升档案管理过程的安全性，做好风险防控工作，以期实现档案的更大价值。

1 电子档案安全风险防控工作面临的形势及意义

在新发展环境下，电子化档案管理逐步应用于各行各业。在其风险防控过程中，现代科学技术在档案数字资源安全体系建设中得以高效利用，切实保障档案收集整理、开发利用与社会服务等流程的安全，对于提高档案真实性、准确性和完整性有着较大意义。

1.1 档案安全化管理整体发展环境

2021年国家出台的《中华人民共和国数据安全法》对于新时期保障数据安全、促进数据开发利用、保护个人、组织的合法权益指明了方向，提供了根本遵循。同时中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》与《“十四五”数字经济发展规划》，也对提升数据风险防控水平增强了网络安全防护能力，深入推进档案安全体系建设，对筑牢平安中国的档案安全防线提出了明确要求。近年来，各地区网络安全和信息化办公室的成立，对电子信息类文件的安全性逐步得到重视，在宏观上为促进档案资源安全建设营造良好的发展环境[1]。

1.2 电子信息档案现存风险防控点

在实际工作中，电子档案的风险防控分为多个方面。一方面在于纸质档案的合理存放，另一方面是电子档案的安全保管，不仅需要应对用户及管理员的人为安全隐患，还需要注意来自网络环境的不特定群体，需要切实保障档案信息资源在线上线下的安全流转。在纪检、组织、统战和安全部门等单位的档案涉及较多涉密信息与个人隐私等内容，并且大多数信息具有唯一性，一旦出现信息被泄露、丢失或者损坏，将导致不可逆的后果。尤其在电子信息传输过程中，纸质档案数字化加工流程是否标准、信息流转流程是否对关键数据进行加密、数据迁移过程中是否履行监测手段都将成为安全工作严密关注的事项。一旦出现保管方式松散、软硬件运行存在漏洞与利用过程不规范等问题，都为信息被泄露、被盗或损坏埋下了隐患。

1.3 电子信息档案安全管理必要性

档案记录着人类各项经营和生产活动最真实的信息，是记录历史、赓续文明、服务社会的重要载体，在各类社会组织机构及事业单位发展过程中发挥着重要作用。做好电子档案信息的安全防控工作在实际效果方面，对于单位自身发展与群众切身利益的保障有着密不可分的关系。在信息化管理背景下，做好风险防控工作是提高档案管理效率的重要环节。通过利用现代化技术，使得电子信息类档案在管理应用过程中一次录入、全面整合、永久使用，无需因网络环境安全问题频繁返工整改，提升了档案管理的精准度，从而提升工作效率。与此同时，随着各部门单位及社会公众对档案的需求不断提升，电子信息类档案已成为国家维持社会稳定、保障部门运转和提供优质服务的最核心资源之一。其开放审核工作尤为重要，需要相关部门全面研判档案开发利用的风险点，不断提升档案安全意识和风险控制意识。在维护国家、社会和个人利益的前提下开展开放鉴定工作，在广大范围内实现档案的个性化和精准化服务，提升利用率，进而彻底消除“信息孤岛”的问题。

2 电子信息类档案管理的风险防控面临的问题

2.1 安全风险防护意识不到位

一些部门单位管理层往往将更多的注意力放在业务水平提升与展示工作成绩上，在档案的信息化管理过程中一味地应用技术提升工作效率，而忽视电子档案信息的风险防控。大多数人存在只要档案信息不被外泄，就无需过多关注其安全性的惯性思维，导致对档案信息安全投入的严重不足，在资金、技术和人员等方面的支持捉襟见肘。由于工作人员缺少定期的档案安全培训和指导，在电子档案文件利用过程中不清楚如何正确处理、存储和传输档案信息，也不了解档案信息被泄露可能带来的严重后果，容易导致工作人员无意中违反信息安全规定，如使用弱密码、在公共网络环境下处理敏感信息等，从而增加档案信息安全的风险[2]。

2.2 安全管理治理要素不完善

一是组织建设问题。大多部门单位对电子档案信息安全防控工作的宏观领导力度不够，缺少必要的统筹规划与考核监督。相关技术工作完全依赖外包，没有设置工作专班专门负责电子档案的安全管理工作，导致在信息化环境下电子档案的安全性工作职责不明确，分工不合理，缺少监督机制，容易出现安全建设不全面、风险防控不到位及责任意识较淡薄等问题，极易导致安全问题频繁发生。二是制度建设问题。国家层面出台的档案安全管理制度较为宏观，落地实施仍需要优化、充实与结合实际，目前大多单位的安全管理制度框架尚未全面覆盖档案管理的所有关键环节。在电子档案的生成、分类、开放、鉴定和共享等环节缺乏具体的实施细则和操作流程，导致相当多的安全工作无据可依、无章可循。档案管理人员在日常工作中难以根据标准和规章规范性地开展安全与保密等工作，增加了误操作的风险，在一定程度上影响了电子档案安全管的理效果和水平。

2.3 安全管理技术不先进

随着大数据、云计算和人工智能等现代科学技术的兴起，利用现代化防护技术提升电子档案安全水平已较为普遍。在互联网环境下，电子档案在管理利用与共建共享过程中时空领域更宽广，内外因素更复杂，面临着各种各样的威胁，网络黑客攻击成为影响电子档案安全性的最关键因素。因此，加强技术应用，构建安全可靠的网络运行平台是当前各部门需要面对的重要课题。但在现阶段发展过程中，上至领导下至管理人员的信息化意识相对薄弱，对于技术的实践应用了解甚少，没有根据管理环境制定合适的安全防护方案，对于电子档案信息的安全管理仍然停留在存储介质的保管层面，对于广大范围内的应用共享较为敏感，“闭门造车”现象严重，在一定程度上容易出现因保证安全而降低利用率的矛盾，严重影响了档案价值的发挥。

2.4 开放利用安全工作不完整

电子档案发挥价值的重要途径是面向社会开放共享，为广大用户提供精准查询。在工作开展过程中，虽然工作人员具备一定的安全意识，但在落实过程中仍存在较多不到位与不严谨的情况。例如：访问控制制度不细致，用户权限的划分不够精细，往往没有根据具体职责严格区分不同用户的访问权限，容易导致敏感信息的非授权访问。身份验证手段单一，过于依赖传统的用户名和密码验证方式，而缺乏更为安全的双因素或多因素认证，使得账户容易被非法获取和滥用。敏感信息区分不够，相关涉密电子文件与一般信息没有明确区分，保护措施没有实行更高级别的加密和访问控制，容易因信息被泄露出现严重后果。

3 电子信息类档案管理的风险防控优化策略分析

在新时代发展背景下，档案开放共享与广泛应用将档案数据融入国家政务数据体系建设已是大势所趋。档案数据的流动性与共享性已成为新形势下的关键特征，做好档案电子信息资源的风险防控工作，并利用安全技术、安全手段及信息传播控制等措施，可为整合档案资源、深化档案业务应用与促进档案行业数字化转型等各项工作的开展奠定坚实的安全基础。

3.1 提高安全意识，优化环境条件

一是思想方面。要全面加强员工档案安全思想观念培训，邀请当地档案主管部门业务骨干面向全体员工定期召开安全培训会议。从政策制度、业务规范与多方案例等角度宣讲电子档案安全的理论知识，分享电子档案安全管理过程中所涉及的技术和具体操作，详细讲解档案信息涉密的严峻性及可能带来的严重后果，从而为工作人员敲响警钟，在整体上营造良好的工作氛围。二是在资金投入方面。要在机房配置精密空调、UPS电源、杀毒除菌机、七氟丙烷灭火器、烟雾报警器及泄气阀等硬件设施，并安排专人专班负责日常安全检查。针对温湿度检测、防火、防盗措施的有效性及电器线路的安全性巡检，做好检查记录，一旦发现问题及时上报处理，从源头保证电子档案资源数据的安全。

3.2 健全管理制度，统一标准体系

一是加强组织建设。成立档案安全领导小组，强化领导和岗位职责，按照“谁主管、谁负责、谁实施、谁承担”的原则压紧压实档案安全责任。及时贯彻落实国家有关档案安全工作的法律法规和方针政策，确保党中央、省市关于档案安全工作部署要求落到实处。在日常工作中要负责监督、指导和检查执行情况，有效预防、及时处理和解决电子档案管理工作中的突发安全风险事件，切实推动档案管理工作更加规范化、标准化和科学化。二是加强制度建设。领导小组要依据《档案法》《电子文件归档与管理规范》《保密法》《网络安全法》《电子档案单套管理一般要求》《电子档案移交接收操作规程》等法律法规和行业规范，结合实际工作需求，制定一套涵盖信息收集、处理、存储、共享、保护和销毁等环节的电子档案安全管理制度。全面修正电子信息档案管理过程中在线征集、分类归档、安全存储和合理利用等业务流程，不断填补问题漏洞，加强综合规划，提高管理效果，使相关的电子档案安全管理工作有据可依、有章可循[3]。

3.3 引进专业技术，提升防控水平

在信息化背景下，对于机关单位及相关企业而言，“互联网+政务服务”的工作模式逐渐应用于各行各业，电子档案文件由网络途径传播已成为主流。在此前提下，需要进一步加强电子信息类档案的网络保护，深度应用信息加密、防火墙和访问控制等先进安全防护技术，做好档案管理系统存在的风险因素监测并建立相应的处理机制。不断提升科学性，筑牢电子档案安全的保障。例如，区块链技术利用其对电子 （下接32页）

（上接26页）信息的可信任机制，对档案内容通过相应算法进行全方位记录并形成链条结构，从而提升信息控制的规范性。同时可建立区块链电子档案数据中心防火墙，利用其防篡改机制，实现“去中心化”的集约管理，减少档案在对外利用过程中因人为失误造成的数据被泄露，从而规避人工监管的局限性。防病毒技术对所有涉及电子信息类档案的终端、服务器和存储器安装杀毒软件，有效提升风险防范能力，可利用中央集成控制的方式统一升级优化与同步利用，避免病毒从源头进入档案信息系统，保证网络系统良好的运行状态[4]。

3.4 落实开放鉴定，保障安全利用

各部门单位要严格制定档案开发利用安全风险隐患排查方案。在对外服务的各个工序流程切实加强岗位责任制落实力度，定期通过现场查、突击查和不定期查的模式开放与利用风险摸排自查，确保不留死角、不走过场，常抓不懈[5]。与此同时，要进一步完善档案信息化的访问控制制度，制定严格的用户身份验证、授权和账户管理政策，以确保只有授权用户才能访问敏感的电子档案信息。在身份验证机制方面，应规定采用多因素认证技术，结合密码、生物识别技术及安全令牌等方式，增加非法访问的难度。授权管理方面。制度建设应实行最小权限原则，即用户仅能访问其职责权限范围内的信息资源。另外，对于敏感信息的共享和传输应制定专门的管理规定。例如，敏感信息在外传时必须经过加密处理，且应限制通过非官方渠道如个人邮箱或社交媒体等网络方式分享电子文件，提高档案流动过程中的安全风险管控力度，从而促进档案安全事业健康、有序与协调发展。

结语

在新形势下，档案数据的安全威胁不断严重，新型攻击手段层出不穷，电子档案数据安全防护工作面临巨大冲击，为此，单位部门要充分认识到档案安全管理的重要意义，在思想意识、管理体系、安全防护建设和开发利用等方面采取积极有力的措施，为新时代档案事业数字转型筑牢坚实有力的安全屏障。

参考文献

[1]周耀林，韩舒悦，李雪.面向需求的区域性档案保护中心建设策略研究[J].档案与建设，2023（09）：14-18.

[2]张楠.大数据时代档案安全管理策略分析[J].办公自动化，2024，29（02）：61-63+32.

[3]乔峤.“互联网+”时代档案信息化建设思考——以《“十四五”档案事业发展规划》为背景[J].办公室业务，202，（18）：109-110.

[4]卢碧云.基于云计算技术的电子档案安全管理研究[J].办公室业务，2024（02）：55-57.

[5]赵颖，赵良辉.无纸化办公环境下事业单位电子档案安全管理思考[J].黑龙江档案，2023（06）：54-56.

作者简介：刘开前（1977一），大学学历，鄂尔多斯市康巴什区政协委员学习和联络服务中心馆员，主要从事档案管理研究工作。