档案数据安全风险识别与治理策略研究

摘 要：随着现代科学技术在各行各业的广泛应用，档案管理进入大数据信息化时代，为档案管理利用等工作带来极大便利。由于档案数据量庞大、类型多种多样，档案的安全问题也较为凸显。档案信息化开发利用与数据传输等过程仍然存在较多风险点，整体的安全保护形势不够乐观。本文以“档案数据安全风险识别与治理策略研究”为主题，在管理体系、人才建设、数字化转型与技术支持等方面指出当下存在的问题及未来优化治理策略，进一步夯实安全基础，强化数据保护，确保档案数据信息“零风险”，以期为相关部门提供参考。

关键词：档案数据；安全风险；治理策略

随着信息技术的快速发展，档案事业迎来数字化转型升级的新时期。档案数据总量呈几何倍数增长，大数据、云存储和人工智能等技术的应用为档案信息的管理利用与传播共享带来了巨大变革，但大数据时代的档案安全管理也面临诸多挑战。数据量级增加导致管理不全面、人员素质较低导致工作难开展、技术应用不到位导致漏洞百出，这就需要相关部门及档案管理人员多措并举，群策群力，采取各种措施有效防范档案数字化工作的安全风险，保证全流程档案业务安全，从而更好地适应新时代数字化档案管理的需求。

1 档案数据安全风险识别与治理关键要点分析

1.1 新时期档案数据特点及安全治理特征

在新发展模式下，档案的数据特征与过去传统发展模式表现出较大不同，主要在三个方面：一是数据量大，复杂度高。在信息化时代，档案数据的半结构化、非结构化占比逐步增加，包括文本、图像和声像等数据类型呈现出了前所未有的多样性，使其也对数据安全提出了更高要求。二是实时性强，更新频率快。此特性在科研、医疗和不动产等领域较为明显，需要平台能够高效采集与处理海量数据，并保障在数据传输过程中防止出现丢失、篡改或误操作等风险，提高可靠性和稳定性。三是参与主体较多。通过智慧化管理利用平台，打破了信息壁垒，融合了多方参与，最大限度地汇聚并共享档案数据资源，为实现各行业实际应用提供数据支持，但数据流动的复杂性增加也带来了更高的数据安全风险，需要建立健全数据安全机制来保障各方的合法利益。

在上述数据热点的前提下，新时代档案安全管理大多有以下三个方面：一是数据管理与分散化风险并存。无论对于行业还是部门单位而言，档案管理大多是集中化数据管理模式，带来高效的数据处理和便于统一维护、更新及备份的优势，从而极大地提升了管理效率和数据利用率，也便于统一设置和执行安全标准与协议，整体上能够增强数据的整体安全性。二是对技术依赖性增强。档案管理平台广泛采用电子文档管理系统、自动分类和索引技术来提升数据处理的效率和准确性。大数据和人工智能技术使得档案信息成为各项工作的决策支持，档案工作变成一个动态与战略性的管理模式。但对于管理应用的过程，大多部门加强了对网络安全技术如防火墙、入侵检测系统和加密技术的依赖，这种对技术的高度依赖带来了管理效率的提升，同时也增加了系统复杂性和对专业技术人员的需求。三是管理复杂度进一步提高。档案信息化管理的不断深入使管理复杂度显著提高，各种数据类型都需要具体的处理和存储策略。此外，随着用户群体的扩大和多样化，每个群体都有不同的访问需求和权限设置，遵循的法律和制度要求也在提升，这对管理系统的安全防护提出了更高要求，众多因素共同提高了档案信息化管理的复杂性[1]。

1.2 做好档案安全风险识别治理的必要性

档案行业目前正处于数字化转型的变革时代，档案安全防护机制的建设是推进档案事业实现高质量发展的必然要求，也是优化管理模式与提高服务能力的重要抓手。一是符合国家对档案工作的内在要求。2021年，中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，要“深入推进档案安全体系建设，筑牢平安中国的档案安全防线”。此要求为各行业档案管理部门安全体系的构建提供了法律基础与目标要求，相关单位应及时转变发展思想，优化管理模式，探索档案规范化管理的有效路径，积极推动档案治理体系建设，从而助力经济社会发展。二是推动实现可持续发展。档案资源不仅具有重要的史料价值、经济价值与文化价值，还具备一定的教育意义及法律效益。但长期以来各行业对档案重视程度不够，基础不够夯实，发展环境没有得以优化，安全管理底子较为薄弱。在信息化时代，各类文件涉及部门多、时间跨度大、载体形式多样及内容构成复杂，档案的现代化安全体系建设是满足档案分级需要及个性化保护需求的重要举措，可提升档案保护的针对性，进而充分发挥价值。

2 大数据时代档案数据面临的安全风险要素分析

2.1 档案管理体系存在风险

一是重视程度方面。档案的数据管理是一项机密性较高与专业性较强的工作，尤其对于部分科研档案、民生档案和医疗档案而言，无论是原始纸质档案还是数字化后的档案数据，都应提起高度重视。在大数据信息化时代，较多档案部门对于档案数据的安全体系建设存在懈怠思想，部分管理人员“重建设、轻安全”的思想严重，使得整体电子档案安全工作始终处于停滞不前的状态，不利于其可持续发展。二是制度建设方面。大多档案部门的电子档案与档案数据安全管理制度的建设还停留在传统的管理模式水平，使得相关标准文件与实践匹配度较低，无法在实际工作中充分应用，导致部分档案数据管理与应用业务无章可循，严重滞后于时代发展[2]。

2.2 干部队伍组织存在风险

档案事业的转型升级对档案安全管理人员提出了新的工作需求与挑战，不仅需要其具备专业档案管理技能，还需要了解现代化安全管理技术理论知识与操作手段。但从实际看来，目前档案行业安全技术管理人员储备较少，大多管理人员非科班出身，年龄较大、素质不高、流动性强，参加专业化培训较少，往往在安全管理过程中力不从心。因此，培养档案安全管理技术人才已成为当下亟须解决的问题。

2.3 数字资源建设存在风险

在当下档案信息化转型升级的过程中，档案数字资源建设是一项最为基础性的工作，也是后期高效管理、深度开发与广泛应用的前提，目前大多档案部门依托对外招标第三方数字化加工公司开展此项工作，在此过程中也存在较多安全风险因素。一是人员管理风险。档案数字化加工工作初期工作量大，涉及范围广，有较多涉密文件，参与的人员较多，依托外包服务的方式，存在较多服务机构资质能力不充足，人员规模、素质、技术和能力等方面不符合要求的情况，同时数字化加工人员流动性强、安全意识不够及缺少培训考核等因素，也容易在过程中对档案实体及数据造成伤害。二是加工过程风险。一方面对于实体档案而言，数字化加工过程需要档案原始文件出库、拆卷、扫描、装订和入库等多个环节，流转过程中涉及多个人员处理，容易出现遗失或损坏等问题，且极有可能造成二次损伤。另一方面是对于档案数据而言，在数据生成过程中，容易因不法分子非法接入系统或者违规外部连接平台等行为，造成档案信息被泄露的风险，尤其对于未鉴定、未开放的档案以及涉密档案，一旦出现问题将会造成不可逆的损失。三是加工场所风险。主要在于数字化加工场所恒温恒湿不达标、门禁监控不到位及防盗消防不完全等问题。

2.4 平台数据流转存在风险

一是数据传输方面。在信息化快速发展的时代，尤其在强调供给侧改革的背景下，大数据技术对于档案资源的处理关键在于数据挖掘与信息供给上，即将有效与可利用的信息通过载体广泛传播，进而实现档案的信息价值。但是此环节极易因操作人员的专业性不足或网络安全性能不够，造成数据在流转过程中遭到多种形式的攻击，存在较多数据丢失或信息被篡改等风险。二是数据采集方面。目前档案数据的整合大多由线上进行，“互联网+”背景下扩大了档案资源的来源覆盖面，实现了广泛采集归档，但针对医疗、不动产和交通等行业的档案服务平台较多，数据来源较为复杂，甚至存在用户通过手机终端App或小程序录入个人信息的情况，容易造成数据被篡改或上传信息失真等问题，数据的真实性及完整性鉴定不够，不仅影响了上下游系统应用的安全，在利用过程中传递的错误数据也会削弱相关部门的公信力。三是对外应用方面。档案管理利用平台大大提升了数据的交互性，平台与管理员和用户的联系较为紧密，但是在平台功能、应用范围或涉及规模较大的情况下，存在比较多安全应用风险。例如，部分系统缺少管理员权限划定或缺少用户身份识别与路径跟踪技术，使得档案在应用过程中难以被合理合法管理利用，带来较大隐患。

3 新发展背景下档案数据安全治理优化策略分析

3.1 构建科学合理的档案管理利用体系

一是增强安全意识。明确管理人员的安全责任与义务，并在行业内外积极通过线上线下路径宣传档案安全相关政策及信息，全面分析档案数据被篡改、盗取的典型案例及危害性。部门领导要高度重视档案数据安全管理体系的建设，划拨专项资金用于采购安全设备、开发防护功能应及用安全技术，从而为今后档案工作的高质量开展奠定基础。二是建立安全管理制度。相关部门单位管理人员要根据《档案法》《保密法》《电子文件归档与电子档案管理办法》等法律法规，结合本单位工作的实际需要，进一步健全档案数据安全管理机制。例如，制定《档案数据安全保密条例》《重大安全事件应急预案》《电子档案开发利用流程标准》等，全面提升档案安全保障管理效率及共建共享安全的合理性，做到凡事有章可依，有章必依。

3.2 提升管理人员安全管理的综合素质

各级档案部门单位要全面重视对档案管理人员的培养，定期邀请业内专家或高校教授开展培训活动，引导工作人员进一步了解国家政策、行业需求、技术应用及整体发展等，转变工作人员传统的工作思想与工作方式，使其能够快速进入角色状态，进一步明晰信息化时代档案管理面临的风险隐患，从而提高防范和化解重大安全隐患的能力。与此同时，各级档案部门要加强安全管理人员的人才引进工作，面向高校定向招录专业人才，完成单位管理人员新老交替工作，不断为档案事业注入新鲜血液[3]。

3.3 完善档案数字资源建设规范流程

一是加强数字化公司管理。相关档案管理部门要依据国家档案局发布的《纸质档案数字化规范》《档案数字化外包安全管理规范》等政策文件，明确数字化加工单位的资质，制定合理规章制度及业务操作规范，确保数字化加工工作安全进行。对加工人员而言，要在上岗前签订《保密协议》，并深入开展安全保密工作及必要的岗前培训，档案部门要严格审核人员的个人情况，必要时需要公司提交政审材料，同时要建立安全岗位责任制，配备专人专岗负责档案的安全保密监督工作。二是优化档案数字化工作流程。在实体档案管理方面，设置专人负责档案文件的出入库，对其仔细清点核对，按照要求建立全流程交接单据工作模式，做到单据与档案同步流转，一旦出现问题及时处理解决。在数据管理方面，主要在数字化设备上下功夫，利用技术手段或者物理设备封闭信息输入输出接口， 必要时配备防盗报警、硬件加密、身份鉴别或强密码等策略手段防止数据被窃取，最大限度地提高数字化加工终端电脑的安全防护能力。三是提升数字化场所的安全性。选择独立或封闭的建筑内，配置安全设备，符合防火防盗、防水防潮和防尘防高温等安全管理要求，同时配备无死角的视频监控，在场所内防止网络屏蔽仪，并严禁工作人员将电子设备带入该场所[4]。

3.4 优化系统管理平台数据安全环境

在档案管理利用平台建设中，要注意以下几点数据安全建设：一是加强数据传输协议建设。从HTTPS协议入手，对传统数字化管理模式下的HTTP协议进行优化，转变为基于SSL协议。在数据传输过程中引入数据加密技术，利用CA证书认证的方式，确定用户的利用权限不出问题。二是构建协同性采集构架。健全主动安全的监控机制，将安全的重心放在数据源头上，在安全存储与通信等方面解决数据违规采集问题。例如，在数据加密的基础上保证信息的获取途径安全，将公开数据放于网络端获取，加密数据由局域网或本地获取。据统计显示，各级档案机构采用PPKI档案管理框架较多，实现了档案高精度与抗干扰的要求。三是完善对外应用服务安全体系。在系统建设过程中配备安全网关、漏洞扫描及防火墙等安全设备，并保证档案管理应用系统涉及的服务器及计算机终端安装杀毒软件并及时更新病毒库。在对外应用过程中，一方面要实现多方配合，根据实际情况出台、重视并严格执行相关安全的规章制度；另一方面应用人脸识别、日志审计、权限控制或数字签章等安全防护手段，保证用户在设定的角色中相应地获取相关档案数据信息，最大程度地保证系统能够对所有行为进行动态跟踪，及时发现风险点并妥善解决[5]。

结语

在大数据的新技术环境下，做好档案数据的安全工作意义重大，这就需要领导者及管理人员紧跟时代发展，强化担当使命，做好风险因素识别工作，进一步加强档案保护体系和安全防护能力建设，采用先进技术手段筑牢档案数据的安全保障，从而为档案事业在新时代迈向新台阶贡献力量。

参考文献

[1]王鹏.数字化视角下档案安全管理分析[J].黑龙江档案，2024（01）：162-164.

[2]李景荣.大数据时代档案安全管理工作优化策略研究[J].兰台内外，2024（19）：16-18.

[3]谢毅.档案数字化转型背景下档案信息安全全过程管理研究[J].办公室业务，2024（07）：21-23.

[4]张雪军.档案数字化工作中的安全风险和防范措施[J].科技视界，2024，14（12）：55-59.

[5]张勇.大数据时代智慧档案信息服务平台数据安全风险及其对策研究[J].黑龙江档案，2024（01）：39-41.

作者简介：谢莲芳（1986—），大学学历，福建省平潭综合实验区人力资源公共服务中心馆员，研究方向：干部人事档案管理。