信息化时代智慧档案建设的思考

摘 要：信息化时代，以大数据技术为基础的现代科学技术快速发展，对档案数据的管理产生较为深远的影响，管理过程逐渐走向数字化、智能化与自动化，智慧档案管理系统的建立已成为各级档案部门新时期需要面临的重要任务。本文以“信息化时代的智慧档案建设思考”为题，在体系建设、技术应用、平台研发与安全防护等方面全面、深入地分析当下发展现状及未来优化路径，提出具体的改革思路，从而提升档案管理效率和服务品质，以期为相关负责人员提供决策参考。

关键词：信息化时代；数字化；智慧档案；管理效率

社会进入大数据信息化时代，档案资源的数字化转型、电子化管理、智慧化应用和网络化共享已成为当代档案行业发展的主流趋势，也是新时期各部门需要解决的重要难题。尤其在“十三五”时期国家提出“互联网+政务服务”的概念之后，“智慧政务”的概念相继提出，由此，“智慧档案”建设已迫在眉睫，这就需要相关负责人员转变发展思想、探索转型策略、推动改革升级和实现科学发展，真正解决行业内存在的重视程度不够、体系建设不完善、技术应用不充分和安全共享难保障等问题，全面促进信息化技术与档案管理工作相结合，最大限度地发挥档案资源经济效益与社会效益，进而让档案资源为广大群众提供优质服务。

1 信息化时代特点及智慧档案建设特征分析

随着社会的不断发展与信息化时代的不断演进，档案信息数据量呈井喷式倍增，资源总量与信息复杂度正在以前所未有的速度提升，传统的物理模式存储及手工检索的方式已无法满足新时代发展的需要。由此可见，融入大数据、云计算、人工智能、物联网和区块链等前沿技术，促进“智慧档案”建设，对于提高档案管理综合效能，实现创新性转变有着重大意义。

1.1 智慧档案的理论基础

智慧档案的建设具体是指运用现代化信息技术，对纸质档案数字化加工成为电子化文件，将其录入管理系统平台，利用数据挖掘、机器学习和信息识别等技术分析、决策、利用和共享，其功能涵盖了档案信息的在线归档、自动分类、关键词检索、智慧化处理、安全保护和知识服务等方面，核心在于高效化、智能化、科学化、规范化、网络化及开发利用的最大化[1]。综合来看，智慧档案建设的主要特点是信息交互智慧化，利用物联网技术，实现档案系统内部与管理人员、服务人员之间的数据互动，实现档案、系统和人员之间快捷简单和无阻碍衔接，形成较为完整的数据通信与共享智能体系。信息管理智能化通过建立跨部门、跨地域与跨体系的应用集成系统，使得海量的档案资源得以精细化管理、组织、控制、共享、互通与服务，促进文件资料的有效访问，进一步拓宽档案业务的广度和深度。档案环境智慧化使档案的管理由过去的橱子柜子盒子转变为电子档案在线管理，同时推动了传统库房装置运转养护的智能化，全面优化了人员和物资的配置，降低了管理成本。利用服务智慧化。智慧档案的建设可通过智能系统更好地分析、处理档案资源，并在管理利用过程中注重用户体验和服务质量，侧重于提供更高效、便捷和精准的服务，在“互联网+”的环境中可使档案查询与咨询服务不再受时间限制，呈现出崭新业务和控制的新形态。

1.2 大数据时代智慧档案管理平台数据的特点

信息化时代智慧档案的建设主要工作在于系统平台的研发，数据处理的精度直接关系到智慧化水平的高低，在此形势下，需要达到以下几方面标准：一是可处理海量复杂数据。智慧档案平台需要容纳多种档案类型数据，一般包括文书档案、人事档案、会计档案科和研档案等，而对于档案主管部门而言，需要归档多个单位、多个领域、多个行业和多个地区的庞大数据集，并且随着时代的发展，这些数据以结构化、半结构化的形式与存储类型存在，呈现出复杂的多样性，由此需要系统平台具有强大数据处理能力，使其真正能够在大数据场景中运行应用，使管理、利用、共享和传输等环节高效稳定运行。二是信息更新的实时高效性。智慧档案管理平台需要满足档案资源内容更改和更新的需求，尤其在医疗、住建和交通等重要民生领域，信息的时效性是至关重要的考量因素，这就需要系统平台能够实时采集、处理、替换和更新海量的档案数据，保证档案电子数据库保持最新状态，在此过程中也需要有效防范安全风险，保障整体的可靠性与稳定性。三是可满足多主体参与共享。在档案的智慧管理模式下，已不是过去“信息孤岛”和“各自为政”的局面，最为显著的特征是利用智慧管理系统平台，推动各地区、部门、机构和个人之间的信息共享互通，实现最为广泛的档案数据资源的高度汇聚，进而为部门决策、科学研究和法律证明等提供更丰富的数据支持[2]。

2 信息化时代智慧档案建设面临的风险及问题

2.1 智慧管理理念相对滞后

智慧档案的建设与过去档案的管理模式完全不同，导致在现阶段发展过程中，各部门单位领导者及管理人员缺乏对智慧档案建设的重视，“自上而下”轻视档案管理思想的现象较为严重，大多尚未配置较为专业集中的档案管理部门，对于发展方向的指定、建设项目的推动和日常工作的监督规划较少，没有在行业内外加以调研，使得整体智慧化转型工作出现发展目标不清晰、制度体系较落后与平台建设较缓慢等问题，成为当下面临的重要与难点问题。

2.2 管理人才水平有待提高

由于档案工作长期处于边缘化，现存档案管理人员长期处于较为松散、懈怠的传统模式下开展工作，多数档案人员学历不够高，专业能力不够强，极少是信息化技术“科班出身”，对于现代化智慧管理技术了解较少，缺乏主动创新精神，业务能力与学习能力有限，无法在短时间内快速学习并应用数字化技术及信息化手段，使得大多数单位无法保证智慧档案建设工作的快速推进，即使后期建设完成，也会因操作不规范或应用不彻底的原因造成现代技术优势难以发挥，严重阻碍整体发展的步伐。

2.3 平台技术应用不够全面

受传统管理模式下单位重视程度、基础设施建设、管理人员思维与专项资金配置等影响，虽然档案行业整体处于信息化与智慧化发展环境，无论在政策上还是在技术上均提供了良好的创新条件，但是在实际转型升级过程中，仍出现较多转型不充分、共享程度低、数据传输慢和数字化率低下等问题，导致大数据、云计算、人工智能和物联网等相关技术应用不足，系统架构不合理，平台建设侧重点与针对性严重失衡，导致即使相关部门投入大量资金，也因技术应用与实际需求不符，出现资源浪费的现象，没有充分发挥现代技术服务档案管理的优势，成为制约智慧化发展的重要难题。

2.4 安全防护体系仍需完善

在信息化时代，实现智慧档案管理，无疑为整个行业带来极大的便利与改革性创新，但是随之而来也造成档案数据的多方面风险。一是传输风险。在各部门单位强调供给侧改革的背景下，重点在于数据以正确的载体传播出去，数据传输是必要环节，在过程中往往容易因人员专业性不足造成相关档案信息在无加密、无防护的环境中流转，极易导致不法分子或黑客通过互联网进行各种形式的攻击。二是归档风险。通过利用大数据技术及互联网平台进一步扩大了档案信息来源的覆盖面，实现多种档案数据的广泛采集，但由于我国现存各类档案管理平台数量较多、水平参差不齐及数据标准多种多样，加之较多社会人员利用移动互联网访问系统，容易导致档案在采集归档过程中出现失真或被篡改等问题，不仅影响系统安全，还会影响相关部门的社会公信力。三是应用风险。在“互联网+档案”的环境下，现代化技术手段提升了系统平台与用户之间的交互性，但随着用户数量增多，平台规模扩大，运转方式日益复杂，使得在档案服务利用过程中极易受到各种各样的伤害。例如，智慧档案服务平台自身缺乏用户识别、访问跟踪和身份核查等机制，极大地影响了档案信息被合理合法使用[3]。

3 信息化时代智慧档案建设优化策略分析

上述问题是制约智慧档案建设的重点，这就需要相关负责人员进一步强化对现代信息技术的认知，结合过往档案系统智慧化建设的典型经验，结合自身存在问题及发展需求，不断探索科学合理的智慧档案建设路径，加强相关工作的顶层设计，合理配置各方面建设资源，从而实现智慧档案建设的高速发展。

3.1 不断健全智慧档案信息高效管理体系

一是牢固树立智慧化意识。各级档案管理部门的负责人员要及时转变发展思想，深入学习当下档案行业发展的宏观政策策略及技术应用场景，认真研究“互联网+”环境下的相关技术规范，构建“智慧档案服务大众”的理念，做好顶层设计及实施规划，推动各项工作顺利开展。二是规范管理制度标准。要在智慧化转型过程中，依据《档案法》《“十四五”全国档案事业发展规划》《关于加快推进“互联网+政务服务”工作的指导意见》《电子档案单套管理一般要求》《电子文件归档与电子档案管理规范》等政策文件，在电子档案征集归档、分类著录、存储保管、安全利用、共建共享等方面落实相关工作制度，让档案管理更加科学化与规范化，构建良好的内外部监督管理机制，有效减少档案管理的错误与疏漏，从而推动档案服务智慧化工作有序进行。

3.2 不断加强智慧档案管理人才的建设力度

一是人才引进方面。在智慧档案建设过程中，各级部门单位要根据自身发展规划，深度研判人才的岗位需求，按照现阶段技术应用及信息化管理存在的问题及需求，通过人才引进、定向培养及遴选借调等方式，不断提升干部队伍综合素质水平，从而提升本单位的核心竞争力。二是干部培养方面。要建立常态化的《信息技术干部人才培养方案》，营造良好的人才发展环境，定期面向管理人员开展理论研学、专家授课或外出参观等学习活动，助力其在智慧档案管理工作中取得新突破、开创新局面，不断增加既懂得现代档案管理手段，又熟知智慧技术应用操作的人才数量，从而为智慧档案建设注入源源不断的活力[4]。

3.3 不断优化现代智慧档案管理技术的应用

对于建设档案管理利用平台，需要相关部门单位积极深入调研，带着问题与需求前往行业内先进地区参观学习，建立合作共赢机制，最大限度加强技术应用，建立适合自身发展的档案管理平台。一是利用云计算技术升级系统平台。云计算可为智慧档案管理系统的建设提供强大的创新动力，利用此技术可让部门单位接入伸缩性强的计算资源与容量大的存储环境，使得面对新时期海量档案信息与多样化利用服务需求的挑战时，能够快速响应，保障档案管理服务全生命周期的流畅和高效。同时，云计算的分布式特性可实现档案资料的云端实时存储，提升了档案管理的抗灾能力和业务连续性[5]。二是利用大数据技术加强服务中心建设。通过大数据技术，可利用系统平台对用户浏览痕迹与查询记录进行集成化与智能化处理，通过机器学习，对档案信息服务中的推荐策略与服务模式进行深度总结并汲取有益经验，准确地把握用户需求及利用习惯，建立需求感知引擎，在协同过滤技术的辅助下可实现对用户的主动信息推送。同时利用某信公众平台、小程序及App应用等线上载体，为用户提供优质服务，使广大档案资源受众群体告别过去的时间与空间限制，随时随地进行档案检索与查询利用，全面加强档案部门与社会群众的沟通与联系，宣传相关政策与制度，从而提高在线档案服务的灵活性。

3.4 不断夯实档案信息服务平台的数据安全

一是确保利用服务安全。在智慧档案管理建设过程中，数据信息的收集存储、传递检索都有相对应的模块，在信息管理应用过程中要做到对所有文件加密处理，做好物理隔离网闸技术、虚拟专用技术及防火墙技术等安全措施的整合，并对每一位管理员及用户进行密钥识别或人脸识别等身份验证，保证所有操作均在安全环境中进行。同时要不断提升系统平台审计、溯源和日志服务等的技术升级，一旦出现盗取数据或恶意篡改等情况，可及时应对，不仅能增强数据安全，还可抵御灾害。二是完善安全管理体系。在部门单位、上级部门、下属单位及社会公众层面设置综合性电子档案安全管理条例，并加以实施，保证档案采集方、管理方与利用方的紧密配合，确保档案智慧化管理、利用、服务和共享等全流程完全按照既定的权限和规则进行，从而实现可持续健康发展。

结语

在新时代数字化转型的浪潮中，“互联网+政务服务”的相关技术已在行政审批与医疗服务等方面得到广泛普及，但是智慧档案馆（室）的建设还处于较为初期的摸索阶段，在实践过程中存在较多问题，在基层档案管理中尤为明显。这就需要相关负责人员进一步强化智慧档案建设的战略规划，加大基础设施与软件开发的投入，主动推进档案资源开放共享政策，以确保档案管理事业能够适应时代发展潮流，真正为社会发展贡献“档案力量”。

参考文献

[1]隋野.大数据时代智慧档案建设路径研究[J].黑龙江档案，2024（02）：27-29.

[2]郑立芳.大数据时代智慧档案信息服务平台数据安全风险及其对策研究[J].黑龙江档案，2024（02）：30-32.

[3]张勇.大数据时代智慧档案信息服务平台数据安全风险及其对策研究[J].黑龙江档案，2024（01）：39-41.

[4]朱金刚.智慧档案管理建设现状与未来发展路径分析[J].兰台内外，2023（04）：25-27.

[5]李翠艳.人工智能背景下智慧档案信息体系构建[J].信息记录材料，2024，25（04）：43-45+48.

作者简介：黄永芹（1981—），大学学历，广西北海市老干部活动中心（老年大学）馆员，研究方向：档案管理。