高职院校档案信息化建设探索与利用

摘 要：档案资源信息化是新时代档案事业发展的必然趋势。本文结合自身实践探索，基于高职院校档案信息化建设的必要性和可行性分析及档案信息化加工高职院校通过夯实信息化基础工作、档案信息资源建设、信息化档案系统构建与应用系统构建等四个环节，实现档案信息的高质量与高效率加工与应用。

关键词：档案信息化；高职院校；加工；利用

基金资助：2022年度福建信息职业技术学院校级科研课题“高职院校档案信息化加工与利用——以福建信息职业技术学院为例”（立项编号：Y22306）。

早期的档案信息化加工是以纸质档案手工编目为主、计算机目录索引为辅的档案管理为特征。档案信息化通过信息技术手段对传统档案管理、保管、查询和利用等进行改进和升级，实现实体与电子档案同步管理，对传统档案管理和服务进行改革，对纸质和电子档案资源系统规范管理，实现海量信息的高效利用。

1 高职院校档案信息化建设的必要性

2021年1月颁布实施的《中华人民共和国档案法》中增设“档案信息化”的内容，规定各级政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案和传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和利用。明确档案管理机关、团体、企业事业单位及其他组织应当加强档案信息化建设[1] 。

在高职院校教育改革发展中，档案信息化建设也在进一步推进。然而在学院档案室的实际建设中，档案信息化建设基础设施设备相对落后，还多是采用计算机与打印机等设备对纸质档案进行目录编排等基础性工作，在档案收集、归档和利用方面耗时长，完成效率低。以福建信息职业技术学院为例，学院档案室存放的三校合并前的档案文件情况复杂，存在整理编目标准不统一，导致查阅困难、手工录入出现较多内容错误、档案管理不规范及自然灾害造成档案缺失等问题。而且档案室的纸质档案数量仍占大多数且对存储环境要求较高，部分档案文件存放年限较久加之频繁翻阅与扫描，缺乏专门的技术保护，已开始出现破损情况，给后期档案工作带来诸多不便，档案信息化建设迫在眉睫。

2 高职院校档案信息化建设的可行性

政策层面。国家颁布了相关法律法规与规章制度以推动档案信息化建设。新《档案法》《高等学校档案管理办法》《“十四五”全国档案事业发展规划》等法规文件中均明确了推进档案信息化的发展目标和重点建设任务，为高职院校档案信息化提供明确的导向和重要的战略方针。现阶段档案信息化建设既是时代发展的必然结果，也是提高管理水平的重要创新举措。随着形势的发展和需要，各高校高度重视档案信息化建设，对档案信息化建设给予经费支持、制度保障和人员培训。现代化的档案工作模式已经形成，档案信息化建设是高校发展的必然趋势。

经验层面。目前国内已有许多高校实现了档案信息化建设，可为我们提供成功经验。当前，许多高校在档案信息化建设初期，即将新《档案法》和《全国档案信息化建设实施纲要》中的档案信息化纳入信息化建设的总体目标，并配备强专业设备、专业软件、专业人才队伍与开展相关培训，在基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设五个方面已初具规模。各校基本上由信息管理部门统一管理学校各类数据，各项档案管理工作也逐步实现了信息化管理，通过档案信息化的发展对促进资源共享和提高保存稳定性方面具有重要作用[2]。

技术层面。各高校档案室基本设置了专用自动密集架库房，配备了较高性能的信息化硬件设施，搭建了文书档案网络化目录级管理，制定了较为完善的规章制度，实现了档案管理应用系统间的有效衔接，为档案信息化建设提供了保障和支持。在档案信息化建设中，通过加快推进档案信息化建设、信息管理标准化和信息服务网络化进程，使档案的查档及归档时间缩短，工作质量和工作效率提高，人工操作误差降低，纸质档案损耗降低，并节约了人力物力资源。例如，福建信息职业技术学院随着“双高计划”职业院校战略计划的实施，学校信息化建设的开展取得了一定成效，特别是OA办公自动化系统的有效运行，线上处理各部门业务，为各项工作提供了良好的档案信息支撑。

3 高职院校档案信息化建设探索

3.1 夯实档案信息化基础工作

档案信息化基础工作包括标准文件制定与人才经费技术保障队伍建设。标准文件包括：制定档案信息化工作规范文件、确定归档范围及电子档案信息资源的字段、档案分类号及分类存储查询审核规范等。人才经费技术保障队伍建设方面：建立档案信息化的人才经费与技术软硬件保障机制，申请档案信息化专项经费，配备档案、计算机专业及综合型人才，配备信息化加工软硬件设施，为档案信息化建设提供基础条件。根据档案信息化建设的要求，充分调研和学习，提前了解档案信息化全流程及注意事项，加强档案信息化工作的指导和监督力度，推进数字档案资源与OA平台无缝衔接，构建系统完备与安全可靠的档案信息化基础设施。

3.2 加快档案信息资源建设

档案信息资源建设是档案信息化最重要的内容之一。主要包括档案室现有馆藏档案的数字化、本校各平台电子档案的采集和接收、馆藏档案目录及档案全文数据库的建设。档案信息资源建设一般采取外包方式。因此，前期需要调研其他高校档案信息资源建设过程并获取供应商报价方案，编制档案信息资源建设项目实施方案，并召开档案专家论证会对实施方案进行审阅，提交立项申请，完成项目招标工作，力争实现档案数字化率100%。

3.2.1项目总体实施计划。为保证档案信息资源加工工作能够顺利完成，项目的实施分为五个阶段：项目准备阶段，包括初步调配人员分工协作、确定工作范围、制订工作计划和工作制度、场地布置、知识培训、签订保密协议及食宿准备等；项目试运行阶段，档案整理、录入、扫描、图像处理、质检和挂接等；项目运行阶段，调整人员配置和分工协作；项目收尾阶段，增加内部检查工作，补充整理及扫描，邀请专家协助检查；项目验收阶段，对项目扫描成果进行总体验收和总结。

3.2.2归档、整理、扫描实施方案。档案信息资源加工的一大工作内容是纸质文献信息化过程，从档案室提卷、拆卷，校对档案目录、页数有无破损后进行数据采集。采集同时整理著录、扫描、图像处理、OCR、版式还原、转双层PDF及数据挂接等，后对图像数据验收、目录数据验收及数据挂接验收等初审。确认无误后进行数据备份及档案复原归还。档案信息化采集的工作重点是如何高效地将文字、图片变成有效的数字化信息，提供便捷有效、安全性强的查询等服务。通过把握加工整体进度并协调沟通，及时解决问题，保证信息化项目顺利完工。

3.3 信息化档案系统构建

3.3.1软硬件设施构建。梳理现有各类档案资料情况，摸底排查纸质档案和电子档案的数量及信息化要求的质量。根据数据采集工作的内容和数据量大小配备软、硬件设备，全流程推进纸质与电子档案管理一体化。详见表1。

3.3.2网络平台建设。根据国家档案馆的规范要求，档案馆分为电子政务内网、档案馆/室内网、Internet网，Internet网络以有线、无线一体化的方式方便查阅人员上网，其他网络不涉及无线网络[3]。根据高校档案馆/室的实际情况，可分为校内信息网、档案室内网及互联网。档案室信息化网络平台建设包括信息传输平台、信息采集、加工平台、数据库平台和管理系统构成。详见表2。

3.3.3应用系统建设。应用系统包括基础应用、业务服务、信息服务和系统设置等四个模块。基础应用包括OCR技术、数据导入导出、文件预归档和归档、档案管理、档案检索和统计数据等服务。业务服务包括档案编研、统计、保管、审批流程和鉴定销毁等。信息服务是指档案网站或档案公众号栏目，便于浏览档案电子文件及规章制度通知等。系统设置主要用于配置系统运行环境的参数，包括用户权限管理、实体分类维护、全宗维护、档案门类、管理目录树、分类表、报表和表单等各基础数据结构的定义[4]。

4 档案信息化利用实践途径

档案信息化的主要目的是实现档案的有效利用，传统的档案资料管理形式不方便查找，信息化档案有效利用主要体现在档案库房管理与检索借阅两大模块功能的使用效率得到明显提升。库房管理根据实际库房自定义虚拟库房，具备档案上下架、病档登记修复跟踪功能，支持定位查询及物理存放位置可视化。检索借阅可实现全文检索、全库检索及借阅利用（借阅登记、审批、归还）等一系列便捷操作[5]。全文检索和全库检索类似百度检索，可根据实际需求对全数据库进行精确检索或者模糊检索。借阅利用分为纸质版和OA版。纸质版签字借阅，OA版走审批流程签字借阅。查询学籍档案用户可通过身份验证实现远程提交借阅手续，等待审批通过后在线浏览OFFICE文档、PDF、OFD等文件。此外，也应注意在档案信息化利用过程中各个环节均应建立追溯源，从档案领取开始到归还、扫描到电子档案备份都需要建立起完整、规范的记录，符合档案信息化技术要求，达到利用档案的目标。

参考文献

[1]张红兵.全国人大法工委解读新修订档案法：八方面修改，内容更加充实[J].四川档案，2020（03）：12-13.

[2]刘宇.“双高”背景下的高职信息化建设探索[J].长江丛刊，2019（11）：140-141.

[3]王洁菲.数字档案馆生态位提升策略探究[J].北京档案，2022（09）：13-16.

[4]程景敏.电子档案管理系统国产化应用研究与设计[J].活力，2022（15）：175-177.

[5]王力.档案数据化管理实现路径研究[J].兰台内外，2022（18）：33-35.

作者简介：程聪聪（1990.09—），硕士研究生毕业，福建信息职业技术学院助理馆员，研究方向：档案管理。