“无纸化办公”背景下档案单套制管理路径分析

摘 要：在新形势下，随着互联网技术的兴起及现代化信息技术的广泛应用，使得传统纸质办公方式发生了巨大变化，逐渐走向“无纸化办公”的工作环境，使得档案文件的“单套制”得到了广泛的关注与推广。本文以“‘无纸化办公’背景下档案单套制管理路径分析”为题，在思想意识转变、人才队伍打造、数字资源建设、系统平台开发及安全技术应用等多个角度，提出推进电子档案“单套制”管理的合理化建议，最大限度地降低工作过程中纸质材料的堆积，实现档案信息的长期电子化保存，以期为相关部门单位提供决策参考。

关键词：“无纸化办公”；单套制

在新形势下，以大数据为主的现代化技术快速推进，对于档案事业的发展起着革命性的推动作用，科技化、智能化、自动化和电子化是档案管理的主流方式，尤其在无纸化办公方面实现电子化覆盖。突破“双套制”档案管理模式的桎梏是各级部门单位需要面临的重要课题。在此背景下，需要相关部门紧跟时代潮流，积极推动档案数字化改革，借助信息化技术手段，对档案的收集整理、开发利用和共享服务等方面进行全方位、多角度、安全性的优化，借助大数据共享化利用平台不断地为其提供人才与技术支撑，从而更好地发挥单套制电子档案的价值。

1 “无纸化办公”背景下档案单套制管理的可行性与必要性

1.1“档案单套制管理的概念与施行背景

“单套制”的概念最初在2007年在《档案信息资源法制建设评价》一文中提出，其中说明是“电子文件进行单独归档”，随后此概念逐步应用与档案管理的研究中。2015年，上海市档案局开展“单套制”试点工作；2016年，国家档案局提出“单套制”管理模式应在具备合适条件的地区运行测试。2021年，《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确指出，“切实推动来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套制归档”，为档案的“单套制”管理提供了政策支持与原则依据。在发展环境中，2023年，国家出台《数字中国建设整体布局规划》，对于建设数字政务提出了根本遵循，同时基于互联网环境的人工智能、物联网、云计算、数字人文等技术在档案行业中的深层次利用，也进一步提高了工作效率及服务水平，提高了数据信息的共享流通，使得“单套制”管理的优势逐渐展现出来[1]。

1.2 无纸化办公环境下电子文件单套制归档的意义

档案文件的“单套制”管理对于整体行业的发展有着巨大的推动作用，如图1所示。一是降低管理成本。在过去传统的管理模式下，档案文件大多由人工方式收集整理和存放利用，不仅需要巨大的人力资源，还需要较大面积的库房合理保管，在过程中所需档案柜、消防设备及恒温恒湿设备的费用也较高，在一定程度上造成了资源浪费。实现档案的“单套制”管理，将档案业务的全生命周期由线下转移到线上，无论是收集整理过程还是开发利用环节，仅需要工作人员通过计算机终端与互联网技术完成，足不出户便可实现规范化与精细化的管理。二是实现高效检索。在过去的档案文件类型中，大多是纸质文书档案，少量的检索较为轻松，但随着社会经济水平的发展与各项工作任务的纷繁复杂，出现了大量结构性与非结构性数据，在查询利用过程中人工检索方式工作量大、难度高。“单套制”管理模式下利用管理平台的搜索引擎技术，可进行关键词定位检索，大大降低了工作难度，也提高了档案的利用率。三是保证文件安全。让档案工作告别库房时代，克服了过去因环境因素与人为因素造成原始档案文件破损、老化、丢失与泄露等问题的弊端，利用备份技术，实现永久性电子档案文件保存。四是实现远程办公。这也是“无纸化办公”环境的优势所在，使得档案工作不再是“各自为政”的工作模式，各部门单位可通过互联网实现在线归档、在线审批与在线流转，解决了过去“信息孤岛”的重大难题，在一定程度上促进了不同行业与不同地区的档案资源共建共享，强化了资源利用[2]。

2 “无纸化办公”背景下档案单套制管理面临困境

2.1 观念认知有误差，人员素质有待提升

一是认知方面。目前各行各业的大多档案工作人员信息化意识薄弱，对于现代科学技术了解不够，认可程度较低；对于现阶段发展环境及未来发展方向把握不充分，对相关政策的学习不够深入，仍然认为纸质档案具有易识别、不易更改和最具法律效益的优点；认为档案“单套制”管理的流畅性、标准性与有效性不够权威，存在较多不可控风险因素，导致相关工作开展存在障碍。二是人员方面。在档案行业，尤其是非档案主管部门，管理人员大多为刚入职新人或者即将退休的人员，甚至由办公室人员兼管，综合素质整体较低，流动性较强，无法在大数据信息化时代将新思想与新手段融入档案管理中，导致管理模式无法转变为“单套制”。

2.2 转型工作有缺陷，电子档案占比较少

目前大多部门单位由于档案意识不强，“重发展，轻档案”的思想较为严重，没有做好库存档案的数字化加工工作，档案整体数字化率严重低下。即使单位“无纸化办公”工作环境已逐渐成熟，相关优势仍无法应用到档案管理中，导致过去积攒的海量文书及会计等档案存在整理不规范、管理不到位、安全无保障与数字化质量不高的问题，无法实现精细化管理与共享化利用，严重背离了数字中国及信息化时代发展的目标，无法真正意义上实现“单套制”管理。

2.3 技术应用有缺失，共享平台建设不足

在“无纸化办公”的工作环境下，利用互联网技术及系统平台实现档案资源的“单套制”管理，从而促进其高效利用与广泛共享是主流发展方向。但是由于各单位尚未配置专项资金，对于现代化技术应用不足，没有充分发挥“互联网+政务服务”的发展优势，导致尚未建立科学、先进的电子档案管理利用共享平台，现存技术壁垒较多，严重影响了标准化与信息化进程，区域内的档案管理工作仍然呈“碎片化”“数据空心化”模式，从而难以发挥档案资源的文化效益与社会价值。

2.4 安全防护有漏洞，运行环境存在风险

在现阶段的“无纸化办公”环境下，与OA系统衔接的档案管理系统平台覆盖部门、面向窗口及群众范围较广，日常信息流转及数据传输节点较多，在行政审批部门、医院部门和人社部门中较为明显，虽然各类档案的“单套制”管理为其带来较大便利，但是在流程中也存在较多安全风险。一是尚未利用区块链技术，海量数据得不到安全存储，在频繁利用过程中追溯性不强，使得整体系统平台安全性能较差，日常工作产生的电子文件信息容易被篡改，进而影响档案管理和利用服务的安全性。二是防护手段应用不足。档案真正实现“单套制”管理是一个建设周期长和流动性强的过程。无论是人员还是设备，更新较为迅速，没有科学合理的安全体系则无法应对未来发展。大多部门对于档案管理及对外利用过程所应用的安全防护手段较少，无法应对复杂多变的档案数据安全形势，容易使电子档案在传输过程中被截留、篡改或泄露，造成不可逆的损失[3]。

3“无纸化办公”背景下档案单套制管理未来优化策略

3.1 转变发展理念，构建优秀干部人才队伍

一是加强业务培训。各级部门要不断提升档案信息化转型与“单套制”管理的工作意识，提高其规范化、电子化和智能化管理的重视程度，定期开展专项档案工作会议，组织全体工作人员学习《“十四五”全国档案事业发展规划》《电子文件归档与管理规范》《电子档案单套管理一般要求》《电子档案移交接收操作规程》等行业标准，并根据实际工作需求制定完善档案信息化管理各环节的规章制度，全面修正业务流程，不断填补问题漏洞，规范管理员的思想认知，提高政治站位，尽快转变工作思维，从而推动整体工作的顺利开展。二是培育优秀人才。一方面加强人才引进政策的利用，相关部门领导者积极向当地组织部门、人社部门汇报当前档案转型工作的人才需求，最大限度地争取编制，并面向社会、企业和高校招聘既懂得信息化技术，又了解电子档案管理的复合型人才，促进单位干部队伍结构由单一型向复合型转变，从而不断为“单套制”管理奠定人才保障。另一方面要扎实开展外出研学、理论培训、学术研讨、技能比武及专家授课等活动，进一步开拓眼界和去除短板，提高干部队伍综合素质能力，为档案“单套制”管理模式的运转做好技术储备，以适应新时代发展的新需求[4]。

3.2 加强数字建设，打造档案数据资源中心

一是切实开展档案整理工作。各部门单位要成立档案数字化领导小组，下设档案整理专班，针对本单位所有库存档案按照年代、保管期限、纸质种类、档案类型及破损程度分类，及时修复利用价值高、纸张脆弱的文件资料，剔除无价值和重复文件，确保在加工前保证各类档案的真实性与完整性，避免重复数字化造成资源浪费。例如，本单位电子档案归档情况如图2所示。二是规范档案数字化加工工作。要根据本单位待加工档案文件的数量，面向社会进行项目招标，选择具有涉密资质、人员齐全、技术专业及有良好口碑的第三方数字化加工公司，配合领导小组开展本单位档案数字资源建设工作，要求每位工作人员签订保密协议，并做好数字化成果抽样检查与验收工作，将页面模糊与错页漏页的文件返工处理，为建成的档案资源数据库提供质量保障，从源头上保证档案数据的专业性、真实性、完整性与准确性，从而为后期开展档案资源共享利用服务打下良好的信息资源基础。三是保障档案数据安全。领导小组要全程参与，定期翻阅调档台账与视频监控，实时校对数字化加工成果，并保证原件加工完入库，发现问题第一时间解决，同时要求工作人员严格遵守数字化安全规章制度，定期进行数字化专项保密教育，无死角地用好人防与技防等手段加强监管，从而筑牢档案安全的“生命线”。

3.3 优化技术应用，开发管理共享利用平台

一是拨付专项资金。各级部门要高度重视档案“单套制”管理建设的必要性及价值，积极向上级主管部门申请财政扶持，结合本地区大数据平台建设基础与本单位档案管理发展的现状，采购相应数量的服务器、存储器、存储设备和安全设备等基础硬件设施，进一步完善库房、机房与数字档案室的建设，从而为实现档案未来高效管理打好物质基础。二是优化技术应用。全面打造共享平台，相关负责人员要深入市场调研，前往浙江、青岛和深圳等地区开展学习活动，一方面了解当前档案行业前沿技术的应用；另一方面根据实际需求及现存问题，有选择地应用大数据、云计算、人工智能、机器学习和物联网等现代化技术，不断研发、优化及升级系统应用平台，使其可实现高效检索、快速定位与便捷利用。三是促进共建共享。系统建设要尽量与当地OA系统对接，设置档案传输接口，利用平台优势，实现各部门、行业与地区之间档案资源的互联互通，从而打通档案管理利用服务全链条，从而切实贯彻“四个好”“两个服务”的目标要求，真正提升档案管理质效。

3.4 完善安全体系，深度应用现代防护手段

一是强化区块链技术的引进与应用。“单套制”的管理模式面向的是以信息数据为主的电子档案，为此，各级部门单位要依据国家网信办发布的《区块链信息服务管理规定》，深度应用区块链技术，不断完善安全防范体系建设。区块链技术在存储方面应用的是数据块组成的链式结构，利用哈希技术将各块有效链接，其中一个数据块发生变化，会引起整体链条的变化，此功能可保证档案数据受到恶意篡改时能够及时被管理员发现，从而保证数据的一致性。其可追溯性能够全程监控电子档案数据库变化的情况，在管理及应用过程中追溯原始档案文件利用的情况，保障在信息资源共建共享下的安全性和可靠性。同时区块链技术的防篡改机制能够实现海量数据的“去中心化”集约管理，有效规避了人工监管过程中因人为失误造成不可逆的损失，从而最大限度地保证海量电子档案数据库在管理过程不出问题。二是构建安全的技术防护体系。具体技术应用及功能优势见表15]。

结语

综上所述，无论是政策方面还是现阶段档案行业的发展方向，档案的“单套制”管理模式已成为各级部门单位档案业务水平提高的主流方向，在此基础上，相关负责人员要仔细研判“单套制”管理工作存在的各类问题及风险因素，及时采用现代化技术、构建科学的管理体系、打造过硬的干部队伍、开发管理利用平台和营造健康安全环境，注重多元化协同管理，推动电子档案由“双套制”向“单套制”管理转型，以合作共赢促进档案事业高水平发展为目标，为社会发展贡献“档案力量”。

参考文献

[1]黄朔，俞丽娟，杨晶晶.电子档案“单套制”管理的可行性及保障对策分析[J].中国管理信息化，2023，26（08）：196-199.

[2]龚水英.单套制电子档案管理风险及安全措施探究[J].兰台内外，2023（12）：32-34.

[3]胡睿莉.电子文件单套归档管理对策探讨[J].黑龙江档案，2022（06）：52-54.

[4]杨希萌，郭雨晴.电子文件单套制管理的思考[J].机电兵船档案，2024（02）：112-113.

[5]马雅静，张筱.电子文件单套制归档实施困境与优化路径[J].办公自动化，2024，29（03）：63-65.

作者简介：白伟，（1988.01—），大学学历，烟台市社会信用中心办公室副主任、馆员。研究方向：档案类工作，档案管理。