行政事业单位推进财务信息化建设的有效策略

摘 要：随着行政事业单位在管理体制上的不断完善和改革，对财务管理提出了新的要求。财务信息化建设能够实现业务与财务工作的深度融合，在提升工作效率的同时，还能够降低成本，提升行政事业单位的内部控制能力，因此财务信息化建设对于行政事业单位至关重要。文章从行政事业单位财务信息化面临的挑战出发，分析行政事业单位财务信息化的需求，在此基础上提出了明确信息化建设目标，重视技术与平台选择以及业务流程再造等策略。

关键词：行政事业单位 财务信息化 挑战 需求 策略

中图分类号：F233文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）12-103-02

数字化时代信息技术正深刻改变着各行各业的工作方式，行政事业单位作为公共服务领域的重要载体，需要充分认识到数字化时代财务管理工作的信息化转型要求。传统的财务管理方式，依赖于手工操作和纸质文档，已经难以满足日益增长的业务需求。而财务信息化，则以其高效、准确和实时的特点，为现代行政事业单位提供了新的管理工具和方法。如何有效地进行财务信息化建设，使其真正服务于单位的业务和发展，是一个亟待解决的问题。本文旨在探讨这一问题，提出一系列实用的策略和建议，希望对行政事业单位的财务信息化建设提供参考和指导。

一、行政事业单位财务信息化面临的挑战

（一）数据碎片化

行政事业单位使用的财务相关系统众多，且系统之间没有实现信息的联通和共享，导致了各项财务工作被割裂开来，不能形成统一、完整的财务管理流程[1]。各部门和系统独立运作，采用不同的数据存储和管理方法，导致财务系统中存在大量的碎片化数据。数据碎片化不仅增加了数据管理的复杂性，还导致数据冗余、不一致和失真。例如，同一项业务数据在不同系统中可能存在多个版本，导致决策时的混淆和错误。这种碎片化的现象也使得财务监管变得困难。例如，预算管控滞后易造成超标现象，虚假报重复报难以被察觉，数据共享不足使得监管难度加大。

（二）系统集成难

系统集成难问题主要表现在不同来源、使用不同技术和标准的系统难以进行有效整合，以实现数据和流程的无缝对接。我国行政事业单位在长期发展过程中对财务系统进行了多次迭代，而不同的系统在技术架构、数据库格式和业务逻辑上都可能存在差异[2]。导致不同系统在对接的过程中往往会出现数据不一致、接口不匹配、流程冲突等问题。为克服这一难题，单位要进行深入的系统分析，明确每个系统的功能和数据结构，然后选择适当的中间件或集成工具。此外，可能还需要进行业务流程的调整和优化，确保各系统协同高效融合。

（三）信息安全需进一步加强

当前在行政事业单位内部，由于对财务管理信息化建设工作重视程度不足，对必要的资源缺乏投入，很多单位内部硬件设施并不完善，基础设施配置难以满足财务信息化建设需求，在日常运营过程当中极易出现运营故障[3]。个别单位内部的软件系统中虽然有相应的财务管理系统，但是系统中数据互联互通水平较低，存在一定信息壁垒，在汇报财务报表等数据时，还需要导出专门的数据包，通过电子邮件的方式进行汇报，严重影响了财务管理效率的提升。除此之外，在财务信息化建设过程中，安全防护性方面的问题也制约了单位管理水平的提升，当前财务信息化建设过程中数据安全性较差，存在较大的安全隐患，极易因受到网络攻击而出现数据泄露的问题。

二、行政事业单位财务管理信息化需求分析

（一）业务流程需求

在推进行政事业单位财务信息化建设的过程中，必然伴随着业务模式变更与会计流程变革，这就需要从信息化建设的特点以及需求出发，对业务流程进行调整。首先，预算编制与审批流程，需要统一的在线平台从各部门收集预算数据，该平台应支持多级审批流程，并自动汇总、分析数据。其次，会计凭证处理要有一个界面进行录入、修改和删除凭证，同时自动检查凭证完整性。费用报销流程应让员工在线提交费用报销申请，支持电子扫描和上传发票，与银行系统集成以实现自动支付。财务报表生成功能要支持各种财务报表的自动生成、查询和自定义设计。资金管理需要实时追踪单位资金状况，并与银行系统集成。最后，内部控制和审计应记录所有财务操作，设置权限管理，并提供异常交易预警功能。

（二）数据需求

行政事业单位财务信息化建设的本质在很大程度上是应用信息化手段对财务数据进行分析处理，而依托信息化手段对财务数据进行分析处理需要高质量的财务数据作为支撑。这就需要行政事业单位明确在日常运作中涉及的关键数据的种类、属性和结构。包括识别核心的财务数据，如会计凭证、预算数据、资金流、资产负债等，并定义其详细属性，如数据格式、数据长度、数据来源和数据更新频率。此外，还需分析数据间的关系，如会计凭证与预算之间的匹配、资金流与银行账户之间的对应关系等。同时，确定数据的存储、查询、统计和报表输出等需求，以确保信息系统能够满足业务的实际操作和决策需求。

（三）功能需求

行政事业单位财务信息化建设的最终目的是高财务管理的效率和准确性，以及保障财务信息的可靠性和安全性。这就需要完善财务系统功能。例如，系统应该具备会计凭证的录入、编辑和审核功能;预算编制、调整及执行跟踪功能;资金管理功能，包括收支、转账和结余查询;报表生成功能，支持多种常用的财务报表，如资产负债表、损益表等的自动生成;审计与跟踪功能，确保每一笔交易都有明确的操作记录和责任追溯。此外，还需考虑到权限管理、数据备份恢复、系统设置调整等基础功能。

三、行政事业单位财务信息化建设策略

（一）明确信息化建设的目标

明确信息化建设的目标是推进财务信息化项目基础。首先，要从大局出发，认识到信息化建设不仅仅是技术升级，更是业务流程的优化、管理模式的创新和服务模式的转变[4]。其次，从宏观层面来看，信息化建设的目标应致力于提高行政事业单位的工作效率、增强数据的准确性和及时性、促进内部和外部的信息共享，最终实现财务管理的现代化、规范化和智能化。最后，从微观层面来看，目标应涉及优化财务工作流程、减少人工操作、降低错误率;提高财务报表的自动生成能力，满足不同用户的信息需求;强化财务监控和预警机制，及时发现和处理风险;提升数据分析和决策支持能力，为决策管理提供有力支撑;加强与其他业务系统的集成，形成统一的信息平台。且相关目标应具体、可量化、可执行，与单位的整体战略目标相一致，确保信息化建设与单位的实际需求和长远发展目标相契合。

（二）重视技术与平台选择

在推进行政事业单位财务信息化建设过程中，技术与平台的选择是重中之重。首先，技术选择应满足行政事业单位的实际业务需求。考虑到行政事业单位财务数据的重要性和敏感性，技术的稳定性、安全性和可靠性是首要考虑的因素。例如，数据库技术应能够支持大量数据的高速读写，且具有强大的备份和恢复功能;服务器技术应能够确保7×24h的稳定运行，且能够应对业务高峰时的并发访问[5]。其次，需要确保技术平台的扩展性和兼容性。随着单位的发展和业务的变化，财务信息系统往往需要增加新的功能或与其他系统进行集成。所选财务管理平台应能够方便地进行扩展和升级，且能够与常见的其他技术平台进行无缝对接。

（三）重视财务业务流程的再造

在财务信息化建设过程中，仅仅将传统业务流程数字化可能很难充分发挥信息技术的优势，反而可能带来新的问题。因此，在财务信息化过程中对业务流程进行再造是关键。再造的目标是简化和标准化流程，减少不必要的步骤和冗余操作，同时确保流程的合规性和准确性。财务信息化建设背景下，行政事业单位需要对内部的各项活动内容进行重新梳理，针对当前的财务工作与业务工作内容重新分类管理，在财务工作内容的调整中，应当将财务信息化后不必要的工作流程进行删减，而对工作内容较为相似的部分进行合并，运用财务信息系统进行集中处理，提高处理效率。对业务工作内容部分，行政事业单位内部应根据财务信息化处理需求进行调整，保证业务工作与财务信息化建设之间的相互契合，避免工作内容重叠。

（四）统一数据标准

财务信息化对财务数据有较高的要求，需要行政事业单位建立统一的数据标准，从而为信息化管理手段的推广普及创造良好的条件。首先，应了解各部门当前使用的数据格式、类型和结构信息，了解现有的数据处理流程和难点。组建跨部门的数据标准制定小组，小组成员应包括业务专家、IT人员和管理人员，确保各方面的需求都得到考虑。在小组的指导下，制定统一的数据格式、编码、定义和交换标准的草案，确保标准的可行性和完整性。同时，将标准草案向各部门征求反馈，针对反馈进行适当的修订。其次，在此基础上，发布并实施统一的数据标准，同时组织培训活动，确保各部门能够正确理解和应用。提供数据转换工具，帮助财务部门将现有数据转化为统一格式，确保数据的连续性和完整性。最后，设立专门机构对数据标准的执行情况进行监督，确保各部门严格遵循。同时，随着业务和技术环境的变化，还需定期对数据标准进行评估和更新。

（五）重视数据安全与隐私保护

数据安全与隐私保护是财务信息化建设的重要环节。财务数据不仅涉及到单位的经济数据，还包含众多个人和单位的隐私信息。任何数据泄露或误用都可能造成严重的法律和经济后果。因此，必须确保数据在传输、存储和处理过程中的绝对安全。因此需要采用加密技术对数据进行保护，确保即使数据被截取也无法被解读。同时，需要定期进行数据备份，并将备份数据存储在安全的地方，以应对可能的数据丢失或损坏。对于隐私数据，除了加密保护，还需要控制数据的访问和使用。应设定严格的权限管理制度，确保只有授权的人员才能访问相关数据，并对所有数据访问行为进行记录，以便进行审计和追责。此外，也要遵循相关的法律和政策，如数据保护法、隐私权保护法等，确保数据处理的合法性。

（六）加强人才培训与引进

在财务信息化的过程中，现有的业务模式以及财务管理模式将会发生很大的变化，这就需要行政事业单位财务管理人员更新自身的知识结构。一方面，对于现有财务管理人员，必须进行系统性的培训，确保相关人员熟练掌握新工具和方法。培训内容应涵盖系统操作、数据管理、安全防范等多个方面，以满足不同员工的需求。对于关键岗位和复杂任务，还可以考虑进行深入的专业培训和认证。同时，还要持续开展在线培训帮助员工解决日常工作中的疑难问题。另一方面，考虑到信息化建设的复杂性和专业性，仅靠内部培训可能难以满足所有需求。因此，还需要通过人才引进进一步推动财务信息化建设，可以通过直接招聘IT和财务领域的专家，或与外部咨询和服务提供商合作来实现。

四、总结

行政事业单位的财务信息化建设是一项长期而复杂的工程，涉及多个方面的考量和策略选择。从明确建设目标，到技术选择，再到业务流程再造、人员培训和数据安全，每一个环节都至关重要，需要全体员工的参与和支持，需要领导的明确指导和推动，也需要与时俱进、不断创新的精神。

参考文献：

[1] 马立群.行政事业单位的财务管理信息化建设[J].纳税，2023，17（24）：106-108.

[2] 胡丹.行政事业单位财务管理信息化建设的必要性及策略[J].中国产经，2022（06）：141-143.

[3] 任洪玲.行政事业单位推进财务信息化建设的思考[J].会计师，2022（03）：97-99.

[4] 谢彤.行政事业单位推进财务信息化建设的思考[J].会计师，2021（10）：98-99.

[5] 张娜.行政事业单位财务信息化建设研究[J].中国乡镇企业会计，2021（01）：174-175.