内部控制视角下的建设工程合同管理

建设工程中合同管理是关键环节，不仅有助于规范施工单位的各项行为，在产生纠纷时也可以按照合同中的内容进行有效处理，真正地减少各种风险损失。然而，在建设工程中由于内外部因素的影响导致合同管理问题频发，并且影响因素较多。因此，相关建设单位在建设工程中要基于内部控制视角，为建设工程合同管理提供有效支持，真正防范各种风险问题的发生，推动建设工程顺利进行。

在内部控制背景下开展建设工程合同管理，要根据以往合同管理中的常见问题选择正确的处理方案，融合精细化的工作思维，使合同管理工作的质量能够得到有效保证，从而提高建设工程的综合效益。

一、内部控制与建设工程合同管理的关系

甲方内部控制管理体系和建设工程合同管理有着不可分割的联系。内部控制作为甲方完成经营目标、保证资产安全、保证财务报告准确合规的一个重要工具，对建设工程合同管理也产生了举足轻重的影响。

内部控制是建设工程合同管理规范化、标准化运行平台。通过内部控制体系的建立与完善，使甲方能够制定科学合理的合同管理制度，并明确合同管理过程与责任，保证合同管理各环节在标准化运行中有序开展。这样既能提高合同管理效率，又能减少合同管理过程中存在的风险。同时，内部控制在建设工程合同管理风险防控中至关重要。建设工程合同管理涉及合同违约、合同纠纷等诸多风险因素。内部控制体系能够通过对合同管理过程进行综合监控，及时发现和整改合同管理过程中出现的各种问题，从而有效地防范与控制可能出现的各种风险。同时，内部控制也能定期评价合同的执行情况，保证合同被有效执行，减少甲方亏损；另外，内部控制有利于增强建设工程合同管理的透明度与公正性。甲方通过构建完整的内部控制体系能保证合同管理中的每一个环节均能在公开透明的氛围中完成，降低人为干预与暗箱操作发生的概率。这样既能保障甲方利益，又有利于维护甲方形象与信誉。

二、内部控制在建设工程合同管理中的作用

内部控制在建设工程合同管理中具有广泛的作用，不仅影响合同管理的效率与质量，而且与甲方经济效益与市场竞争力有着直接联系。

首先，内部控制有利于促进建设工程合同的高效管理。甲方通过构建完整的内部控制体系，能够实现合同管理流程全过程的监控与优化，减少了不必要的环节与浪费，提升了合同管理效率。与此同时，内部控制也能够促进各个部门间的交流与合作，从而形成合力促进合同管理工作顺利进行。

其次，内部控制有利于提升建设工程合同管理质量。内部控制体系需要甲方相关部门在合同管理中严格把关，审核每一个环节，保证合同合法、合规与合理。这样既能减少合同管理中存在风险，又能提高合同履行率、满意度等，进而提升单位的声誉；另外，内部控制也有利于减少建设工程合同管理中的费用。通过引入内部控制体系，在合同管理中能够做到资源优化配置与合理使用，降低不必要的浪费与流失。与此同时，内部控制也有助于及时发现与改正合同管理过程中出现的问题与缺陷，以免造成较大的经济损失。

三、内部控制中建设工程合同管理的方法

（一）设立专门的合同管理部门

以内部控制为背景，建设工程合同管理首先要做的就是建立一个专门的合同管理部门。这个部门的工作人员要有较高的法律知识水平、工程技术及商业谈判的综合能力，才能对建设工程合同进行综合系统的管理。这个专业的合同管理部门以制定与实施合同管理政策为中心工作，以保证合同合规性、完整性与有效性。部门成员要熟悉有关法规，理解行业标准与惯例，从而对合同谈判与执行过程提出准确而专业的建议。另外，合同管理部门需要和单位内部工程、财务、法务以及资产管理部门开展紧密的交流，以保证合同管理符合甲方的整体战略。合同管理部门在具体操作时，要制定标准化的合同审批流程，并明确各层级的审批权限与责任，以防范合同风险。与此同时，合同管理部门也应该定期评价合同执行情况，针对可能出现的问题提出预警并介入，以保证合同能够被顺利执行。

设立专业的合同管理部门，既有利于促进合同管理的专业性、规范化，又有利于降低合同管理风险，增加甲方经济效益，增强市场竞争力。所以，甲方要重视合同管理部门，挑选并培养有相关专业知识与经验的人员，保证合同管理工作的顺利开展。

（二）加强风险控制

内部控制视角下的建设工程合同管理，一个重要手段就是加强风险控制。建设工程合同中涉及到很多风险因素，比如合同违约、合同纠纷以及工程质量问题等，都会给甲方的经济效益以及信誉带来严重影响。甲方要想对风险进行有效管控，就应该建立起一套完整的风险评估与预警机制。在合同订立之前，要对合同内容做出全面详细的风险评价，确定可能存在的风险因素、制定风险应对措施；在合同执行过程中，要密切关注合同执行情况，发现问题及时整改，避免风险的扩大与加剧；另外，甲方还应该建立风险报告与沟通机制。合同管理部门要定期将合同履行情况及风险问题汇报给主管领导，使甲方能够及时作出决定与调整。与此同时，合同管理部门也要和其他部门加强沟通交流，一起处理合同中的风险。加强风险控制，有利于降低建设工程合同管理风险概率、提升甲方经济效益、增强市场竞争力。所以，甲方要重视风险控制，建立健全风险评估与预警机制，以保证合同管理工作的顺利开展。

（三）明确合同内容

明确内部控制语境下的合同内容，是建设工程合同管理中的另一个重要手段。合同是当事人权利义务的约定书，其内容清晰明了，对维护当事人权益、减少争议至关重要。为保证合同内容清晰明了，甲方在签订合同前应认真审核、修订合同条款；合同条款应当载明当事人的权利义务、工程范围、质量标准、工期、支付方式等主要内容，切忌含混不清或者有歧义。同时，合同应当对违约责任、争议解决方式等作出明确规定，使签约双方可以按照合同的约定行事。甲方相关部门在审查合同时，要注意对合同细节的控制。合同中的每一个字、每一句话、每一个标点符号，都要认真推敲并加以证实，以保证内容准确完整；另外，甲方还应注意合同的格式条款、特殊条款等，以保证其与法律法规、行业惯例等保持一致。明确合同内容有利于降低建设工程合同纠纷与争议的发生率，提升合同履行效率与成效。所以，甲方在进行合同管理的过程中，要十分重视合同内容是否清晰明了，以保证合同能真正发挥其对当事人行为的约束作用，维护当事人的权益。

（四）科学界定权利和义务

就建设工程合同管理而言，对合同当事人权利义务的科学认定是保证合同得以顺利实施的关键。在甲方内部控制环境中，这一环节显得尤为关键。因为它直接影响到企业的财务状况和公众形象。权利与义务的科学认定，要求合同当事人在订立合同的时候必须对合同的内容有深入的分析与了解。双方都应在合同中明确自己的职责、义务和权益，并确保合同的条款与法律法规和行业的常规相一致。同时，合同内的各项条款应当是明确和具体的，以避免含糊不清和产生歧义，从而降低可能出现的纠纷。

权利与义务的认定要充分考虑契约的现实条件与特定需要。比如在签订工程合同时，当事人要对项目的范围、质量标准、工期和付款方式等主要信息有清楚的了解，并且要根据具体情况灵活调整；另外，当事人应当对违约责任、争议解决方式等作出明确的规定，使其在履行合同时可以按照合同的约定办理；最后，权利与义务的科学认定也要求合同当事人之间必须保持紧密的交流与合作。在执行合同的过程中，双方都应高度重视合同的执行状况，及时识别并处理出现的问题。如发生争议或者纠纷，当事人应当主动沟通并找到妥善的解决措施，以保证合同顺利实施。

科学合理地规定权利和义务是建设工程合同管理的重要一环，有利于明确当事人的职责与义务，减少争议与纠纷的产生，提高合同履行效率与成效。所以，内部控制背景下工程建设企业要十分重视科学合理地规定权利与义务，保证合同内容合理公正。以某大型基础设施建设项目为例，它涉及到众多的参与主体，其中有业主、承包商、设计单位以及监理单位。为保证工程顺利实施，双方当事人在合同中明确规定了自己的权利和义务。比如业主是工程的倡导者，在合同上要确定工程的对象、范围、质量标准及工期要求等，要求承包商按协议完成工程。同时，业主还要保证按合同规定的支付方式及时支付工程款项。承包商作为工程实施方，也要将自己所承担的施工内容，质量标准以及工期要求等在合同规定的范围内确定下来，承诺按业主要求完成工程。与此同时，承包商还要求业主按合同规定的期限及方式支付工程款项，并且有权在合同规定的限度内有更改索赔及其他内容的条款。监理单位是工程的辅助方。双方都有明确的责任与义务体现在合同之中，比如设计单位要提供满足工程需要的设计文件；监理单位有责任监督管理施工过程，保证施工的质量与安全。

（五）监控合同履行情况

以内部控制为前提，对建设工程合同履行状况进行实时监控，是保证合同成功实施的重要环节。合同履行情况直接影响甲方的经济利益与信誉，为保证实时监控合同履行情况，甲方应当建立合同履行情况监控机制。可以采用定期检查、实地考察和数据分析相结合的方法，全面调查合同执行情况，内容应涉及工程进度、质量状况和款项支付等情况。甲方对查出的问题要及时处理，同时要和对方沟通，以保证问题得到妥善解决；另外，甲方应当建立合同履行报告制度。合同管理部门有责任周期性地向主管领导汇报合同的执行状况。包括遇到的问题以及可能的解决策略等，这有利于甲方及时掌握合同履行情况，做出相应的决策与调整。实时关注合同履行情况，有利于甲方及时发现并解决存在的问题，保障合同顺利履行。同时也有利于甲方对合同对方履约能力及信誉度的考察，并为后续合作提供参考依据。所以，在内部控制背景下甲方要十分重视实时监控合同履行情况。

（六）解决合同纠纷

就建设工程合同管理而言，解决合同纠纷是一个必然环节。内部控制视角下有效处理合同纠纷，这对保障甲方利益与信誉具有重要的意义。在合同纠纷出现的情况下，甲方要立即启动合同纠纷处理机制，组织专业团队深入理解与分析争议，厘清争议性质、成因及所涉法律问题。接下来，要依据合同内容及法律法规制定适当的解决方案。通过与合同另一方的交流协商，力求得到双方均可接受的结果。在协商没有结果的情况下，甲方可考虑通过法律手段化解合同纠纷。甲方在运用法律手段之前要对法律风险及经济成本进行全面评估，以保证解决方案可行性和效果。与此同时，甲方也要与法务部门紧密沟通，合理利用法律手段有效解决争议。甲方在处理合同纠纷的过程中要注意维护自己的权益与利益。在谈判时，甲方要坚持原则，据理力争保证自己的权益不受侵犯。与此同时，甲方也应该注意保持自己的信誉与形象，以免争议带来负面影响。处理合同纠纷是建设工程合同管理的重要一环，合理高效地处理合同纠纷，有利于保障企业的利益与信誉，增强企业在市场中的竞争力。所以，在内部控制背景下企业要重视化解合同纠纷。以某商业综合体建设工程为例，在履行合同的过程中发生了工程款的给付争议。业主以承包商未按合同规定的质量、进度完成施工任务而拒付余款；而承包商认为业主没有按合同规定的工期及方式付款，造成施工进度阻滞。当双方谈判没有结果时，项目管理团队出面解决争议。先组织双方深入交流沟通，详细了解争议情况及当事人诉求。随后他们依据合同内容及有关法律法规制定出适当的解决方案。其中包括调整工程款付款方式，延长工程款期限等；最后，由项目管理团队协调促成，各方形成共识，签署补充协议，争议得以妥善化解。这个案例说明在建设工程合同管理过程中，合同纠纷问题的及时有效处理，对保障合同当事人权益具有十分重要的意义。

（七）合同存档管理

合同存档管理是保证合同安全完整、可检索的关键。其中，可以利用数字化技术管理合同档案。数字化存档也就是扫描合同形成电子文档，构建结构化的电子存档系统，以方便查找与检索。与此同时，还要实施物理存档。尤其是对需要保存原始文件的契约，使用专业合同管理软件能够较好地追踪合同生命周期。其中包括合同签订、实施及期满的各个阶段。不论选用何种方式，均需要在符合有关规定与标准的前提下保证合同合法与完整。这将使合同管理更有效率、风险更低。

结语：

在建设工程中，合同作为推动各个建设活动实施的重要保障，所产生的作用不可忽视。因此，为了提高合同管理工作的针对性，相关建设单位要站在内部控制的视角完善合同管理工作模式，有序规划不同的合同管理方案，全方位保障合同的可控性，促进建设工程的顺利实施。