关于加强行政事业单位政采活动内控管理的思考

在行政事业单位运行发展的过程中，政府采购活动（以下简称“政采活动”）是其中非常重要的一环，要想做好政采工作，必须不断加强和完善政采的内部控制（以下简称为“内控”）管理。

目前，在行政事业单位政采活动中，内控管理还存在很多问题，如政采预算编制不准确、政采流程不规范、政采活动缺乏专门负责的机构和人员等问题，政采活动内控管理亟须加强。本文针对行政事业单位政采活动内控管理背景及存在的问题进行了研究，旨在为加强行政事业单位政采活动内控管理提供思路和借鉴。

行政事业单位政采活动作为政府支出的重要部分，是实现政府重大政策目标的有效手段，对于提高财政资金使用效率具有非常重要的意义。但是，当前行政事业单位政采活动中存在诸多问题，亟须加强采购活动内控管理。本文旨在对加强行政事业单位政采活动内控管理进行探讨。

一、行政事业单位政采活动内控定义

政采内控体系，是指根据国家颁布的政采相关法律法规的规定，对政采活动进行规范化、系统化管理和监督的内控体系。其目标是确保政采业务的合法性、合规性，提高采购效率和效果，防止腐败和浪费，促进信息披露和提高采购工作的透明度。政采内控体系以预防为主，注重程序控制和岗位职责的相互牵制，强调制度建设和环境建设相结合，以及监督和评价的作用。通过政采内控的实施，行政事业单位能够有效管理和控制政采活动的风险，保障资源的合理利用和政采活动的公正、公平、透明。

二、加强行政事业单位政采活动内控管理的意义

（一）提高政采资金的使用效益

通过加强政采内控管理，从而有效规范政采行为，降低采购成本，提升采购质量，提高政采资金的使用效益。政采活动涉及大量资金的使用，加强内部控制管理可以确保资金的合理分配和利用，提高资金的使用效率。通过制定规范的采购流程和建立明确的采购审批制度，可以有效降低政采活动中的资金浪费和滥用风险，节约财政开支。此外，加强内控管理还可以监督供应商的选择并对其进行评估，确保选择到合适的供应商，获得优质的产品和服务，进一步提高资金使用效益。

（二）有效规避政采风险，降低廉政风险

完善的政采内控制度、规范的政采流程，能够确保采购活动的公开、公平、公正，可以有效防范采购活动中存在的风险，从而进一步降低单位的廉政风险。政采活动容易受到腐败、贪污等行为的侵害，加强内控管理可以防止和减少廉政风险的发生。建立完善的内控制度和监督机制，加强对采购人员的培训和监督，强化对采购活动的审计和监察，可以有效防止腐败行为的发生，提高政采活动的透明度和公正性，维护政府的廉政形象。

（三）进一步提高行政事业单位内部管理水平

行政事业单位作为国家治理体系的重要组成部门，其内部管理水平直接影响到行政事业单位的工作效能和服务质量。加强内控管理可以规范行政事业单位的采购活动，强化程序控制和岗位职责的落实，推动行政事业单位完善内部制度体系，提高工作效率和效果。例如，通过加强内控管理，健全采购计划、合同管理、供应商管理等，优化资源配置，有效提高行政事业单位的整体管理水平。

三、行政事业单位政采活动内控管理中存在的问题

（一）采购环节监督亟需加强

在行政事业单位政采过程中，各单位为把控采购过程中存在的风险，出台了不少针对采购环节的内控监督措施，但由于政采过程会涉及多个环节，导致出台的政策举措不能对出现的问题进行精准把控。例如，在政采过程中，由于过于重视评标过程，反而忽略了政采前和政采后对需存档资料的收集；对政采货物验收不仔细，对政采的最终效果产生影响。

（二）采购预算编制不准确

由于行政事业单位内控机制不健全等原因，政采预算存在不准确、不完善的情况，在政采实施过程中，将导致单位预算资金无法落实或无法采购到单位需要的货物、工程、服务，影响单位的正常运行。特别是在当前行政事业单位运行财政部中央预算管理一体化系统的情况下，各单位被严格要求报送政采预算，对政采活动中采购预算准确性的要求进一步提高，这就对行政事业单位内控管理提出了更高要求。

（三）政采流程不规范

根据政采相关法律法规的规定，政采活动的主要步骤为：编制政采预算→按具体品目编报政采计划→确定并执行政采方式和组织形式→签订并履行政采合同等。除此之外还有一些额外的规定和要求，如进口产品须报批等。然而在实际工作中，很多行政事业单位由于内控管理制度的缺失和不健全，会导致政采流程中存在不规范的情况。如部分单位胡乱更改政采流程顺序、随意变更政采采购方式和组织形式、进行无预算采购等。

（四）政采缺乏专业的机构和人员

行政事业单位由于各自内部编制的局限，很多单位没有专门负责政采的机构和人员，政采工作的专业化程度很低，内控管理存在“谁操作，谁采购，谁负责”的情况，没有对政采工作进行集中管理，许多单位让业务采购人员“一把抓”，没有坚持岗位分离的原则。除此之外，政采作为一项涉及多学科知识的工作，要求政采相关人员具备多方面的专业知识，但目前许多政府事业单位相关培训工作不到位。由于单位没有相应的内控制度，导致部分政采相关工作人员在既没有政采知识储备也没有进行相关培训的前提下从事政采工作，最终因其工作失误给单位造成损失。

四、加强行政事业单位政采活动内控管理的措施

（一）强化政采活动监督

政采活动监督应贯穿于政采前、政采中和政采后各个阶段，并需重视不同阶段的监督重点，建立健全内控管理制度和监督机制，有效提高政采活动的透明度、合规性和效率，确保政采活动的顺利进行。首先，在政采前，需要建立相关的内控管理制度，合理选择代理机构，科学编制标书，并注重资料存档工作。例如，内控管理制度应明确各项活动的程序和责任，确保相关工作按规定进行，同时要建立审核机制，确保政采计划的合理性和合法性，避免违规行为的发生；其次，要构建科学完善的内部监督制度，针对政采过程中的风险点，制定针对性的风险防控策略。内部监督制度应包括组织架构、职责分工、工作流程等内容，确保政采活动的合规性和规范性。同时加强对政采活动的现场监督，及时发现和解决问题，确保政采活动的顺利进行；最后，政采后，应明确政采合同货物、服务和工程的验收标准和程序，针对不同类别、不同金额的合同对应不同的监督验收措施，派专人负责监督验收工作，确保验收结果真实准确。对政采活动整个流程完成后的一整套资料，应及时进行整理归档，建立健全档案管理制度，确保政采活动的相关档案完整、准确、可查。

（二）健全完善政采内控制度，科学合理编制政采预算

在行政事业单位政采活动中，科学合理的政采预算是采购活动开展的基石和重要前提。应当健全政采内控机制，通过制度保障政采预算的科学性和合理性，让预算编制部门和单位的资产需求和管理部门进行充分对接，使政采预算编制适应单位的实际情况。行政事业单位需要细化采购预算标准，做好采购预算前期规划，未雨绸缪，有效提升政采活动的管理水平和效率，实现资源的合理利用和社会效益最大化。

第一，政采预算的编制应基于采购项目的性质、规模、复杂程度等因素，制定相应的采购预算标准，明确各类项目的预算额度，避免因预算不足或超支而导致的风险。同时充分考虑市场行情、物价指数等因素，确保预算金额的合理性和准确性。

第二，在编制采购预算之前，应对采购需求进行全面分析和评估，明确采购目标和范围，制定详细的采购计划和时间表。同时，应考虑供应商的信誉度、资质、交付能力等因素，避免因供应商问题而导致采购预算的调整或项目延期。

第三，政采活动涉及多个部门和人员，需要充分调动各方的积极性和合作意识。通过建立有效的沟通机制和协调机制，及时解决采购过程中的问题和矛盾，确保采购预算的准确性和有效性。

（三）严格规范政采流程

在行政事业单位进行政采活动中，要进一步强化政采内控管理的相关规定，对政采每个步骤节点以单位发文的形式确定下来，明确规定单位各类采购的方式和组织形式，对不规范、不负责的政采乱象明文禁止。

第一，充分调查研究，合理评估政采需求，确定采购项目的规模、内容和时间节点，并据此制定详细的采购计划和预算。其中，采购计划应当符合实际需求和财政预算，确保采购活动的合理性和有效性。政采预算应当充分考虑市场行情、物价指数等因素，确保资金使用的合理性和有效性。

第二，加强政采的源头管理，严格遵循法律法规，确保采购决策的公开透明、公平公正，在采购需求的确定和供应商的选择过程中，应当严格执行程序规定，避免出现不当行为和权力寻租现象，保障采购活动的合规性和公正性。

第三，规范招投标行为，依法依规选择招标、竞争性谈判等采购方式，并对参与投标的供应商进行资格审查和评标评审。同时加强对招标文件的编制和公告，确保信息真实、准确、完整，为供应商提供公平竞争的环境。

第四，签订采购合同前，应认真审查合同条款，明确双方的权利义务和责任，确保合同的合法性和有效性；在合同履行过程中要加强监督管理，及时解决合同履行中的问题和矛盾，确保采购活动的顺利进行。

第五，在履约验收过程中，严格按照合同约定和技术标准进行验收，确保采购产品或服务的质量和数量符合要求；在资金支付管理方面，应当建立健全资金管理制度和流程，确保资金使用的合法性和规范性，防止资金浪费和滥用现象的发生。

（四）设立专门政采部门，完善政采人员培训机制

建立专门的政采管理机构和配备专业的政采人员，加强政采人员的培训，有效提高政采管理水平和工作效率，保障采购活动的合规性、公正性和有效性。一方面，在设立专门政采部门和配置专职门人员方面，行政事业单位需要明确责任分工，统一管理，提高采购管理的效率和专业化水平。例如，配备专职政采管理人员，负责具体的采购项目管理和执行工作，并确保这些专职人员具备良好的专业素养和丰富的实践经验，能够熟练运用相关法律法规和采购政策，确保采购活动的合规性和规范性。

在完善政采人员培训机制方面，应科学制定培训计划，不断完善培训内容和创新培训方法。其中，培训内容应当涵盖政采法律法规、采购流程与操作规范、风险防控与内控等方面的知识，以提升政采人员的专业水平和业务能力。培训方法可以采用课堂教学、案例分析、实地考察等形式，注重理论与实践相结合，确保培训效果。此外，随着政采法律法规和政策制度的不断变化，应当建立健全政采人员继续教育机制，定期组织政采人员进行培训和学习，提升采购人员的专业素质。同时根据采购人员的岗位和职责，量身定制培训计划，进行差异化培训，更好地满足个性化学习需求。

结语：

政采制度起源于欧美发达国家，不仅是规范公共机构采购行为的管理制度，还是政府在市场经济条件下进行经济调控的有效手段。随着中国特色社会主义进入新时代，政采占据政策调控更加重要的位置，进一步加强行政事业单位政采活动内控管理是行政事业单位内部控制管理的必然要求。