被要求配合信披违规：董秘该怎么办？

作为对公司信息披露负有主要责任的董秘，在被要求配合信披违规时，有免予追责的“护身符”吗？难道只能“人在屋檐下，不得不低头”？

如果遇到被要求配合信披违规的情况，董秘该怎么办？《董事会》杂志约稿的时候，给我抛出了这个问题。我一开始觉得没什么好写的，“人在屋檐下，不得不低头”，多数情况下董秘还得养家糊口，能怎么办？

上市公司董事会秘书是信息披露的直接责任人，信披出了事，董事长跑不了，董秘往往也跑不了，都得挨罚。不知情，或者不懂财务、不懂业务等试图免责的理由，都不会被监管部门接受。中国证监会公布的《信息披露违法行为行政责任认定规则》第二十二条指出：“任何下列情形，不得单独作为不予处罚情形认定：（一）不直接从事经营管理；（二）能力不足、无相关职业背景；（三）任职时间短、不了解情况；（四）相信专业机构或者专业人员出具的意见和报告；（五）受到股东、实际控制人控制或者其他外部干预。”所以，这本来就是董秘的职业风险。

不过一番研究之后发现，情况没这么简单。

一个挨罚，一个没被罚：知情否？

有董秘就没被罚。锦州港2024年6月发布公告称，已收到中国证监会下发的《行政处罚及市场禁入事先告知书》（处罚字〔2024〕59号）。该文件指出锦州港与7家公司开展的贸易业务无商业实质，以及2018年至2021年年度报告虚假记载两项涉嫌违法的事实。其通过与多家公司开展的无商业实质的贸易业务，累计虚增营业收入超过86亿元，累计虚增利润总额超过1.7亿元。依据证券法第一百九十七条第二款的规定，中国证监会拟对锦州港责令改正，予以警告，并处以800万元罚款。时任董事长徐健以及副董事长、总经理刘辉被认定为直接负责的主管人员，时任董事鲍晨钦、财务总监李挺、副总经理宁鸿鹏、副总经理曹成被认定为其他直接责任人员，中国证监会拟对其警告，并分别处以100万元至400万元不等的罚款。但2014年4月至今履职的锦州港副总裁兼董秘未被处罚。

这么大的财务造假案，董秘却能全身而退，她做对了什么我不得而知。《上海证券交易所股票上市规则》指出：“（董秘）在知悉公司、董事、监事和高级管理人员做出或者可能做出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向本所报告。”从这一条，我们可以大致推断出，锦州港的董秘可能不知情，因为如果知情就需要及时向交易所报告。

近期的另外一个案例中，董秘挨罚了。2024年5月，ST富润收到中国证监会浙江监管局下发的《行政处罚决定书》（〔2024〕18号、19号）。该文件指出，2020年1月至2022年上半年，浙江富润全资子公司泰一指尚虚构广告代理流程，形成没有商业实质的空转代理业务，虚增营业收入和营业成本，导致公司披露的2020年年报、2021年年报和2022年半年报存在虚假记载。基于违法事实，浙江监管局决定对ST富润及相关责任人予以警告并处以罚款，其中包括时任董秘（信息披露违法行为的其他直接责任人员，处以70万元罚款）。

收到行政处罚事先告知书后，时任董秘进行了申辩，主要理由包括：任职时间短，接手后只是延续此前信息披露事务；不具有财务会计岗位从业背景，缺乏财务知识；未参与案涉违法行为，对案涉违法行为不知情，故主观上不存在过错；等等。但是浙江证监局并未接受其申辩，理由有5条，其中前两条是：第一，案涉虚假业务的发生时间为2020年1月至2022上半年，其任公司董事会秘书的起止时间为2020年5月26日至2023年2月27日；其任职时间覆盖了案涉虚假业务发生的大部分时间，不能仅因案涉虚假业务的开始时间早于其任职时间而免除其责任。第二，其提出的未从事过财务会计岗位工作、不分管子公司具体业务、对违法行为未参与、事先不知情、多次提醒泰一指尚管理层重视财务报表所列示的部分科目异常问题等不能证实其已充分勤勉尽责，亦不是免除其责任的法定事由。

上述两个案例中，董秘都坚持并努力证明自己对公司违规行为不知情，区别的关键在于能否向监管机构证明自己已经勤勉尽职。

提交举报材料仍被罚：及时否？

《信息披露违法行为行政责任认定规则》指出：“信息披露违法行为的责任人员可以提交公司章程，载明职责分工和职责履行情况的材料，相关会议纪要或者会议记录以及其他证据来证明自身没有过错。”

据上述规则，信息披露违法责任人员的责任大小，可从以下几个方面考虑责任人员与案件中认定的信息披露违法的事实、性质、情节、社会危害程度的关系，综合分析认定：在信息披露违法行为发生过程中所起的作用；知情程度和态度；职务、具体职责及履行职责情况；专业背景；其他影响责任认定的情况。

同时，认定从轻或者减轻处罚的考虑情形，比如：未直接参与信息披露违法行为；在信息披露违法行为被发现前，及时主动要求公司采取纠正措施或者向证券监管机构报告；在获悉公司信息披露违法后，向公司有关主管人员或者公司上级主管质疑并采取了适当措施；等等。所以，对信息披露负有主要责任的人员，例如董秘，发现违规就要向公司提出纠正，或者及时报告监管机构，才能减轻处罚，但并不能免予处罚。

海伦哲财务造假案中，时任董秘被当地证监局处以罚款80万元。董秘不服，提出行政复议，理由主要是其向当地证监局提交了反映公司信息披露违法的举报材料，申请人已履行勤勉尽责义务；涉案财务造假行为隐蔽性强，申请人系被动参与、毫不知情，存在法定不予处罚、从轻或者减轻处罚情形。

中国证监会的回复是，海伦哲信息披露违法行为主要发生于2016年至2019年，时任董秘于2020年10月向被申请人做出举报，此时，海伦哲已连续4年披露了存在虚假记载的年度报告。因此，申请人的举报行为不具有及时性。而且，申请人系海伦哲信息披露违法行为的直接负责的主管人员，并非“对公司信息披露违法行为不负有主要责任的人员”。据此，申请人的举报行为不属于《信息披露违法行为行政责任认定规则》第二十一条第（三）项规定的不予处罚情形（“对公司信息披露违法行为不负有主要责任的人员在公司信息披露违法行为发生后及时向公司和证券交易所、证券监管机构报告的”）。当地证监局维持被对申请人做出的行政处罚决定。

被要求配合信披违规：怎么办？

看了上述三个案例，现在可以回答这个问题了，“被要求配合信披违规，董秘该怎么办？”具体要分三种情况。

第一种，你确实不知情。此时，合理怀疑就是保护自己的唯一方法，发邮件询问质疑，留下勤勉尽责的书面证据。

第二种，你被要求合作违规。此时你已经知情了，马上发邮件，说明其违规的理由，要求公司纠正。

第三种，如果公司、相关人员一意孤行。此时你有三个选择：

1.在公司关键报告或者会议上表达异议，投否决票，有免予行政处罚的可能性。要注意的是，表达异议只能用合法方式。例如，负有法定责任的董事、监事、高管，在法定报告上签署意见时表达不保证真实、准确、完整，并说明理由，但不能不签署，不签署本身也系违规。董事、监事可在董事会、监事会会议上投反对票，并记录异议理由。

2.在公司、相关人员执意进行违规行为时，及时报告交易所或者监管机构。做到上述两点虽然很难，但它们都是你离开公司后可能免予追责的“护身符”——这种情况下你离开公司基本上是定局，你需要权衡未来被处罚风险与当下养家糊口、稳定职业之间的冲突。

3.假如不选上面两个方法，不妨把《信息披露违法行为行政责任认定规则》好好琢磨，留好书面证据，一旦遇到相关情况，尽力争取减轻（没法免责）处罚。

作者系资深董秘、独立董事