基于唯一条码的医院实验室试剂耗材管理流程设计及优化

关键词：试剂耗材管理；唯一条码技术；流程优化

中图分类号：TP311 文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2024）26-0115-03开放科学（资源服务）标识码（OSID） ：

0 引言

医院管理信息化是控制成本的重要手段之一，物资管理系统是医院管理信息系统的重要组成部分。医院的物资管理系统旨在是对所需各种物资进行计划、采购、保管、供应、维修等全流程的组织管理 [1-2]，实现物资管理的自动化，从而减轻工作量，提高工作效率[3-5]。医院管理系统中物资种类繁杂，涉及物资专业性较强，管理系统设计时难以全面考虑各个使用单位的具体情况，部分医院仍采用传统手工记录方式作为补充，管理效率低，错误率高，管理流程不透明，资源浪费[6-8]。试剂管理作为医院物资管理的重要环节，具有极强的时效性，传统手工记录方式难以满足其管理需求，容易导致库存不准确、请购不及时等问题，因此，设计合理的试剂管理模块并与现有物资管理系统进行对接具有重要意义。

1 唯一条码的设计及解析

唯一条码将耗材的多个信息集成设计在一个条码，采用一物一码的原则，将耗材的多个信息集成设计在一个条码中，根据此条码可以得到多种信息。例如：温度保存分区、入库时间、一次到货数量、有效期、在请购系统中物资编码、中文名称等。条码结构如图1所示。表1列出了对唯一条码的解析结果。对条码区域解析如下（按照红色数字顺序进行说明）：

① 条码号：由一组规则排列的黑色竖条和白色空条组成，可以使用日常扫码枪进行识别。

② 货位号：由三部分组成，例如“#4-临-5”表示该试剂存放于常温区域（#4） 的临检试剂库第 5层。

③ 入库时间。

④ 有效期。

⑤ 入库信息：由两部分组成，例如“30-4”表示该试剂为当批入库30盒试剂中的第四条试剂。

⑥ 唯一检索码。

⑦ 俗称。

2 基于唯一条码的流程优化设计

本系统流程设计如图2所示。系统在自动扫描唯一条码的基础上，从请购、出库、请领、启用、盘点等7 个流程进行优化。

（1） 科室请购模块：科室请购模块根据各专业组使用时停用闭瓶的量，自动计算请购数量。生成的请购单会提示采购人员关注库存为零、但所需备货天数中未启用消耗的试剂品种。审核通过后，进入回货管理模块中实时监控回货情况，包括品种的订购数量、回货数量、欠货数量、配送供应商信息，并可通过筛选统计供应商订货种类、欠货种类、计算到货率。要求配送供应商7天种类到货率达到100%，并定期开展外部机构从外部机构质量保证、送货验收、服务等方面进行评价并反馈。

（2） 试剂库出库转移模块：我院采取送货人员、医院收货员及仓库管理员三方验收入库制度。配送的货品先通过科室试剂库系统调取医院入库来源单据号，转移入科室试剂系统，并为每件试剂耗材赋予唯一条码。在入库时，根据医用耗材的使用习惯，预先设置好每个品种的规格，对简称（试剂俗称）进行转换，规格转换支持大小规格之间的转换，方便科室专业组根据自身使用习惯和消耗量进行管理。

（3） 扫码出库模块：扫码出库模块增加了“更早效期”和“请领出库比对”两项控制功能。当扫描的试剂存在更早效期的库存时，系统会进行语音提示，并弹出窗口显示该试剂名称、更早效期的数量和有效期时间，提醒操作人员更换。出库完成后，系统自动比对该专业组的出库单和请领单，提示是否存在漏拿或库存不足的试剂，并提醒管理员进行补领和补充请购。

（4） 消耗启用模块：消耗启用模块支持单个条码启用和批量条码启用两种方式，启用操作需要进行授权，系统实现了启用和闭瓶的联动控制。启用新条码后，旧条码将自动失效。启用模块会根据预先设置的试剂字典，将试剂与出库的专业组和仪器进行绑定。例如，如果试剂已扫码出库至 A组，则B组在尝试启用时会收到提示，告知该试剂属于 A 组，无权启用，有效避免试剂出库后乱拿乱放现象。通过绑定仪器，可以有效避免由于工作人员疏忽导致试剂在不同仪器间混用以及无法闭瓶等问题。

（5） 自动请领模块：在确保消耗数据准确的基础上，自动请领模块可以准确计算所需请领天数。系统根据停用试剂种类和数量以及专业组库存余量，自动生成包含所需请领天数的试剂请购单。最后由专业组审核后发送给试剂管理员。

（6） 盘点模块：盘点模块采用双盲扫码盘点方式，分别对一级库和二级库进行盘点，生成实际库存数据。随后，系统将盘点数据发送给试剂管理员，与基础数据进行比对，检查盘盈盘亏情况，并对盘亏种类进行分析说明。

（7） 统计报表模块：系统根据唯一条码，对入库、回货、出库、启用、闭瓶、盘点等环节进行全流程监控，并对采集的数据进行整合分析，生成盘点数据表、供应商回货情况评价表和试剂使用效率分析表。数据表数据包括盘盈、盘亏占比、试剂周转率、库存条码。供应商回货情况评价表涵盖总订购数量、种类到货率、种类欠货率等指标。试剂使用效率分析表通过对理论使用量、实际使用量、使用效率等数据进行分析，评估试剂的使用情况。

3 流程优化前后结果对比分析

3.1 唯一条码全流程监控对盘点盈亏的影响

截取了未使用唯一条码前5个月盘点数据，月平均误差19.75%，如表2所示。表 3 给出了系统试运行11个月期间的试剂耗材盘盈盘亏数据，降低了18.96个百分点。分析没有使用唯一条码导致误差的3个主要原因如下：

（1） 专业组出库时依靠请领单人工拿取试剂，容易造成A试剂错拿成B试剂，出库时依然按照请领单手工出库，导致盘盈盘亏。

（2） 入库时采用人工输入方式，因人为误差漏入库，或多入库导致盘盈盘亏。

（3） 因物资规格单位与实际货品拿取习惯差异所导致专业组手工出入库的盘盈盘亏。

上系统后已基本消除因错拿、漏入以及规格单位不匹配导致的盘盈盘亏，经分析，出现低误差盘盈主要原因为出库扫码时存在漏扫现象，盘亏主要原因为部分急需试剂未及时贴条码便已发放至专业组。为减少盘亏，系统优化了消耗启用环节，增加了未出库提示功能，当扫描到未出库试剂的条码时，系统会弹出提示框，提醒操作人员进行补出库操作。

3.2 自动请领模块对试剂周转率的影响

为解决专业组试剂请领过多、库存积压等问题，系统设计了自动请领模块。系统上线前，统计了各专业组 5 个月的数据，发现每月未使用试剂占比高达23%，如表4所示。为解决库存量大、试剂闲置等问题，系统上线了二级库扫码盘点模块。 通过对盘点数据的分析，统计了在库条码中一个月未使用试剂的占比，并定期进行通报。经过持续改进，系统上线了自动请领模块。 该模块根据实际闭瓶数量自动生成请领数量，有效减少了过度请领现象。 上线 5个月后，每月未使用试剂的平均占比降至 5.9%，如表5所示。自动请领模块使每月未使用试剂占比降低了 17.1%，有效提高了试剂周转率。

4 总结

基于唯一条码设计的试剂耗材管理系统实现了对入库、回货、出库、启用、闭瓶等环节的全流程监控管理，基于唯一条码技术，对 7 个关键流程管理模块进行了优化，系统在研发测试和应用过程中，实现了试剂耗材全流程节点监控，有效降低了盈亏率、提高了周转率、降低了库存量。该系统不仅实现了试剂耗材的全流程监控，还实现了采购请领精准化、出库入库智能化、唯一条码信息节点全程控制的精细化管理目标。但目前系统在试剂出入库转移模块依旧采取三方核对、手工粘贴条码的方式，占用大量人力资源，可能会因条码纸冷凝受潮、污损等导致无法读取。后续拟把纸质唯一条码标签升级优化为无线射频识别（RFID）的智能标签，不须扫描标签，通过信号感应自动识别，实现出入库转移操作，大幅度提高效率和可靠性，解决此问题。