打造“智慧管档”新模式

智慧背景下，档案信息化系统应运而生，档案数据成为目前档案学研究的热点问题。现从科技档案数据化管理工作现状出发，分析了科技档案由传统纸质版向电子档案转化过程中面临的问题与挑战，提出了科技档案管理工作中可采取的措施，以期更好地发挥科技档案的应用价值。

智慧背景下信息技术的飞跃式发展，使各个行业及领域的数据化业务量不断增大，产生了数量庞大、分散的电子文件材料。而以往科技档案的数字化大都基于将纸质档案扫描整理为电子档案，分散档案的整合利用基本无法实现。随着科学研究技术的不断更新，数据信息资源大量形成，档案资源的开发与利用进入瓶颈期。进一步强化档案数据的挖掘研究，实现档案资源由传统的档案载体开发到档案本身内容开发的演变，有助于突破这一难题，在现代档案管理体系的基础上取得更好的档案信息管理与服务效果，有效发挥科技档案的应用价值。

档案数据的范畴

档案数据作为顺应时代发展产生的新的热点课题，其概念并未统一，学者们以探索研究为出发点，从不同角度、不同层次对其进行了科学阐述。从性质上看，档案数据是具备档案属性的数据，既包括档案内容、档案实体本身，还包含档案采集、处理、存储、开发、利用等全过程所形成的原数据和生成的新数据。从形式上看，数据态档案对象普遍存在于以数据为尺度的业务系统空间中，业务的原始记录脱离了传统介质的载体、解除了文件格式的“封装”，可直接以离散的数据形式存在。从管理上看，档案数据综合考虑了档案资源的数据化和数据资源的档案属性，凸显了档案管理的数据驱动和用户导向。综上所述，档案数据由档案自身的信息数据转化而来，在这个认知范畴上，可以将档案数据定义为数据化的档案信息及具备档案属性的数据信息。档案数据作为数据时代发展背景下衍生的新的研究领域，有着鲜明的时代特色，随着数据时代的高速发展必将会对其作出新的诠释。

档案数据的产生背景

“数字中国”建设战略目标的提出要求档案部门紧跟国家发展的步伐及时转变管理思维。在大数据背景下，数据信息的大量产生导致大多数类型的数据游离在档案管理的范围之外。新时代，为解决档案业务边缘化的问题，并实现档案管理数字化的目标，档案工作者对档案工作的地位作用、目标任务、发展路径、实际要求应有正确的认知，积极推进档案数据管理。数字时代的思维是将文件转化为数据，大数据时代则相反，是提取有效数据转化为文件，电子文件结构的改变使数据时代的数据化管理思维重新形成。由此，档案管理的焦点变成了构成文件的数据，而非文件本身。档案数据是大数据时代数据思维转变的体现，数据化将提取大量分散在档案中的有效信息成为可能。无论是国家的宏观政策还是微观上对档案管理对象的调控，都促使档案部门以数据化思维适应大数据时代的发展。

档案信息数据化为档案数据价值的挖掘和利用提供了现实基础，是实现档案信息挖掘利用的客观需要。档案信息转变为“数据”，具备了可供计算分析的属性，才有发现其数据价值的可能。因此，档案数据化是档案查阅利用到挖掘利用思维转变的具体体现。智慧背景下，档案信息“数字化”到“数据化”的转变较大程度满足了档案信息资源的深度开发，形成以利用需求为导向的档案服务模式及档案业务智慧化管理流程。

智慧背景下科技档案数据化面临的难点

当前，科技档案数据化面临诸多难点。智慧背景下，科技档案数据化的主要矛盾体现在海量数据信息的产生与体制监管制度的不完善，导致档案管理模式与大数据时代的高速发展极度不匹配。在具体的档案归档移交工作环节，这一矛盾显得尤为突出，只有充分认清这些痛点、难点，才能做好科技档案的管理和服务利用工作。

科技档案法规标准不完善，管理观念滞后

我国的科技档案工作始于20世纪50年代，然而，截至2022年，科技档案的法律依据只有1980年颁布的《科学技术档案工作条例》和1996年修订的《中华人民共和国档案法》，针对科技档案管理的法规、行业标准相对陈旧且不完善。20世纪90年代，受市场经济体制及现代企业制度影响，企业成为科技创新的主体，企业档案的强化导致科技档案逐渐弱化。专业主管机关转制后，国家档案局对企业科技档案的管理监督进一步弱化，科技档案的形成和管理也同步弱化。

以山西农业大学小麦研究所2016—2023年的档案管理归档数据为例，档案归档划分了10个分类类目，每年按照档案管理制度完成的归档材料以党群工作、行政管理、后勤管理、会计档案、科研管理为主，科研项目产生的数据性科技档案归档数量在逐年减少（如表1）。科技档案归档数量的减少有一部分原因是科研项目制度的改变，更大一部分原因是科技档案归档制度及标准的弱化。档案室的工作是将各科室移交的纸质材料按同一类目重新整理、装订成卷进行编号后归档，对成卷的档案按档号汇编全引目录、分类目录、总目录，打印装订成册，对于科技类档案的归档没有监督管理权限。

根据近年来本单位档案查阅记录，档案的查阅功能以为党政公文、人事公函及项目结题提供所需的会计凭证为主。由于科研项目类科技档案归档制度的不完善，档案室对档案归档没有监督权，导致科技档案无法及时归档，科技档案的查询利用功能基本无法体现。随着科研项目申请制度的调整以及科学技术的飞速发展，科研项目实验数据分析软件应运而生，较大程度地提高了数据处理的效率和准确性，科研项目数据结果的分析对相关软件的依赖程度越来越深。数字化分析已基本替代传统的数据分析，这就意味着科技档案工作也必然向数字化、大数据化过渡转型，这个过程中形成了大量具备电子档案归档的电子文件材料，滞后的制度观念已不适用于当前的大数据背景，需要更新制度为科技档案的管理和利用提供保障。

科技档案验收制度不健全，无法有效监管

我国在科学研究领域尚未建立科研项目档案验收制度，通过查询目前参照执行的《国家科技计划管理暂行规定》和《国家科技计划项目管理暂行办法》可以看出，管理法规未对科技计划类项目档案的入档提出明确、具体的要求。主要体现在，项目合同文本中没有归档条款；在项目各阶段的鉴定评估中，不涉及档案监管；项目验收环节没有档案的专项验收，最终导致无法对科研项目的档案进行有效监督和规范化管理。

科技档案收集归纳难度大

现代企业制度下，科技、生产研发以项目立项制为依托进行科学研究，不同级别和类目的科研项目立项、验收、结题评价标准都不同。

各个项目的年度计划及结题时间有所不同，形成的材料分散。档案材料的征集范围广、难度大，是科技档案收集工作的一大难点。以本单位科研项目归档文件情况为例，移交给档案室归档保管的科技档案主要是每年度的科研工作总结、项目合同书、计划任务书、结题验收报告等过程性材料（如表2）。由于科研项目类别不同、执行年限不等，项目中申请获得的发明专利、获奖证书等结果性材料移交至档案室存档的较少，大多由课题项目负责人保管。在科研项目完成结题验收之后，项目的核心技术材料大多数由科研项目负责人保留，而实验数据、标准参数、相关的实验田间数据记载本等可形成有效档案的数据，则由项目负责人指定项目内成员保管，移交档案室存档的较少。

在项目研究过程中，科研、生产都基于其研究领域的计算机系统分析软件，产生的电子数据档案对其生成系统依赖性很强，涉及的软件系统数量巨大，由于数字档案馆系统的技术局限性，多数电子档案归入数字档案馆系统后无法识读与利用。项目结题之后，这些重要的、由专业技术软件生成的电子档案并未移交至档案室，同样会由项目完成单位的项目负责人指定项目参与人员保管。

科技档案开发利用程度低

科技档案由于其数据资源的涉密性需要涉密管理，定密管理的数据档案由于解密程序繁杂，只有极少量涉密档案启动解密程序。档案部门既没有定密权也没有解密权，档案密级原则上是谁定密谁解密，档案部门只能根据相关制度执行档案的监管。科技档案解密难是造成科技档案不能深度开发利用的主要原因。档案管理制度的缺失，科技档案管理服务单一、落后，数字档案系统没有全面普及，档案安全保障体系建设有待进一步加强，也使得科技档案利用率低下。

科技档案资源整合共享困难

科技档案是围绕一个项目或产品型号等形成的一套完整体系的档案。在信息技术多元化背景下，跨学科、跨机构的合作研究模式成为科技创新发展的趋势。

通常一个大型科研项目会被分成众多子课题，科研项目分别由分属不同系统的企业、科研机构、高校等单位承担。根据本单位科研管理归档材料统计，承担研究任务的项目有3大类，即国家级项目子课题、省级项目、校院级项目。由于负责同一项目的科技主管部门分属不同的系统，既互不隶属也不互通，使得科学研究生产活动中所形成的科技档案由该部门独立保管，而科技主管部门的档案工作以保存科技项目立项合同、检查验收、评奖证书等管理性档案为主。子项目、子系统工作过程中产生的工作进展报告、实验数据、计算机数据、补充材料等过程性的技术档案在项目完成之后保存于各承担单位。级别不同的项目由于申请立项、检查验收、项目入档的时间节点不同，对于项目研究形成的档案数据入档标准也不同，甚至对于档案的保密等级的划分亦不统一，科技档案的分散保管导致资源整合比较困难，实现科技档案资源共享还有很长的一段路要走。

智慧背景下科技档案数据化应对策略

加强安全监管，促进档案资源共享

智慧背景下数据的安全性成为当前科技档案管理工作的重要关注点。首先，完善的档案信息安全防护系统的建立可以从源头有效避免信息泄露。其次，要完善科技档案开放标准和保密制度，进一步避免信息泄露或信息盗用。最后，档案管理可以借助云技术提供的海量数据处理能力，以及分布式文件系统对档案信息资源进行整合、数据处理，实现对档案信息的备份管理和集中管理，保证档案信息的安全。云技术在提高资源利用率的同时，实现了档案信息数据共享及高效利用。以档案数据安全为前提实现档案信息数据共享，从而形成现代化的科技档案管理模式，更好地体现科技档案的价值。

建立数据规范，整合档案资源

智慧背景下行业领域精细划分，不同行业、不同领域，乃至同行业的不同领域都有各自独特的数据资源和管理方式，数据的分析、整理及统计使用的数据库不统一，生成的数据格式不一致，导致数据管理效能低下。在档案数据管理过程中，使用统一的数据库进行行业标准化管理能有效改善这一问题。行业标准化体系的建立，将游离于档案管理之外的数据合理整合、合并管理变为现实，让使用大数据技术挖掘、分析海量数据成为可能。

创新管理体系，满足利用需求

档案部门要充分认清智慧背景下档案管理标准的不断提升，以及档案工作要实现高质量发展的目标，创新管理理念，建立开放性的管理环境，拓宽管理途径，创新档案信息化服务形式，实现档案管理的知识服务，全面推进档案治理体系和档案资源、利用、安全体系建设。以知识化管理理念为指导挖掘档案信息的内容，形成信息资源优势，提高档案管理质量和档案使用效率，促进档案行业的创新发展，实现档案工作服务社会、服务公众的根本目的。

提高管理质量，注重培养专业人才，建立专业团队

传统的档案管理工作模式不匹配大数据时代高速发展的现状，迫使档案管理工作组织架构不断优化。智慧背景下的档案管理工作者需要不断提升专业水平，在完成档案的收集、整理、鉴定、保管工作的基础上，以大数据思维管理档案。具体来说，档案工作人员应定期学习，不断提高自身专业素养，培养数据分析、建模和处理能力，紧跟时代步伐。通过档案专业人才的引进和培养，建立专业的档案管理团队，将该团队作为档案管理工作的支撑和基础。富有创新意识的管理团队能满足大数据时代的发展要求，从而提升科技档案的应用价值，促进档案数据化管理，推动档案事业高质量发展。