数字档案馆建设策略探究

一、引言

档案馆是保存历史见证和文化记忆的重要场所，承担着保护、传承和利用档案资料的职责和使命。随着互联网平台的普及和数字化技术的发展，一些档案馆仍然局限于传统档案服务模式，整体服务水平以及工作成效均表现出严重不足，无法满足社会公众的需求。[1]数字档案馆能够在单位决策、社会教育、公共活动等多个方面提供更为优质的档案信息服务。因此，档案馆亟须转变传统的档案管理观念，与时俱进，推进数字档案馆建设。基于此，本文重点分析数字档案馆建设的必要性、问题以及实施途径。

二、数字档案馆建设的必要性

随着数字技术的飞速发展，数字档案馆建设成为档案事业发展的新方向。其不仅体现了档案工作对技术革新的积极拥抱，也是保护档案资源、提升档案资源利用效率的有效途径。因此，加快数字档案馆建设对推动档案事业的发展具有重要的现实意义和长远影响。

（一）适应时代发展的必然要求

现如今，数字化已经成为社会发展的重要趋势，数字档案馆建设是适应时代发展、推动档案事业转型升级的必然要求。首先，随着大数据、云计算、物联网等科学技术的广泛应用，传统档案馆的运作模式已无法满足现代社会对档案信息的需求。数字档案馆的建设能够实现档案资源的数字化存储、网络化传输和智能化服务，提高档案信息资源的利用效率。[1]其次，数字档案馆的建设有助于档案信息的长期保存和传承。相较于纸质档案，数字档案具有更好的稳定性、安全性和可复制性，能够有效避免档案受损。因此，数字档案馆建设是推进档案转型、适应时代发展的必然要求和重要举措。

（二）提升档案服务能力的必然选择

建设数字档案馆能够改变档案管理的模式，提升档案服务能力，满足公众日益增长的信息需求。一方面，数字档案馆通过构建统一的档案资源数据库，能够实现档案信息的快速检索、在线查阅和远程利用，打破传统档案馆在时间、空间上的限制，提供更加便捷、高效的档案服务，让档案服务更加贴近公众需求。[2]另一方面，建设数字档案馆不仅能够优化档案管理工作流程，还能拓宽档案服务的外延。借助互联网平台，数字档案馆通过与其他档案信息系统、公共文化服务平台互联互通实现档案信息的共建共享，不仅能够为单位决策、企业发展、学术研究等提供有力支持，还能够提供更丰富的信息咨询服务，使更广泛的人群受益。[3]

三、数字档案馆建设中存在的问题

（一）数字档案质量有待提升

在数字档案馆建设中，数字档案的质量至关重要。由于档案种类繁多，包括纸质、照片、音频、视频等不同载体，因此在数字化处理过程中往往存在处理标准不统一、质量控制不严格的情况。一些档案馆在数字化过程中，可能过于追求速度而忽略了质量，导致数字档案清晰度不足、信息丢失或无法准确还原档案原貌。此外，部分档案馆由于技术设备和人员技能的限制，难以达到理想的数字化效果。同时，由于缺乏统一的技术标准和规范，不同档案馆之间的系统兼容性较差，难以实现档案资源的有效整合和共享。这些问题不仅影响了档案的长期保存和利用，也降低了数字档案馆的可信度。

（二）基础设施有待完善

当前，数字档案馆在基础设施建设方面尚显不足。首先，很多实体档案馆缺少高性能的服务器、大容量的存储设备、高速的网络传输设备等必要硬件；还有一部分档案馆尽管配备了数字化设备，但设备老旧、软件版本落后，这些都阻碍了数字档案馆的建设。其次，部分档案馆在物理环境建设方面也存在问题，如机房设计不合理，温湿度控制不达标，防火防盗措施不完善，这些都不利于数字图书馆的建设，对数字档案的长期保存造成潜在威胁。最后，数字档案馆的软件系统建设同样不容乐观，缺乏专业的档案管理系统，导致档案的数字化处理、存储、检索和利用等环节效率较低，这些都影响着数字档案馆的建设和发展。

（三）数据和隐私存在风险

数字档案馆存储了大量的档案数据，这些数据和用户隐私的安全问题是数字图书馆建设中面临的一大问题。随着现代技术的日益更新，数字档案馆面临着数据泄露、非法访问、病毒攻击等风险。目前，一些档案馆在数据安全防护方面存在明显不足，如安全意识不强、防护措施不到位、应急预案不完善等。同时，档案数据的隐私保护也面临挑战，如何平衡信息公开与个人隐私保护的关系，成为一个亟待解决的问题。这些问题若不加以妥善处理，会威胁用户群体的信息安全，阻碍数字档案馆的健康持续发展。

（四）专业人才欠缺

数字档案馆建设中对专业人才的需求十分迫切，但当前面临着专业人才匮乏的问题。首先，数字化专业人才不足，缺乏既熟悉档案业务又精通数字技术的复合型人才，导致数字档案馆建设过程中难以有效利用数字化技术开展档案的管理、保护和服务工作。其次，档案编研和开发人才短缺，难以有效处理和挖掘数字档案资源，影响着数字档案馆服务质量的提升。最后，部分档案馆现有人员结构呈现老龄化态势，部分工作人员沿用传统工作模式，对数字化技术既缺乏了解，也缺乏学习的主动性，进一步加剧了数字档案馆人才欠缺的现象，阻碍了数字档案馆的建设。[4]

（五）用户需求尚未满足

数字档案馆建设的最终目的是更好地服务用户，然而在实际运行中，数字档案馆服务与用户需求脱节的现象时有发生。首先，部分数字档案馆的服务内容单一，缺乏个性化、深层次的数字服务项目，难以满足用户多样化的需求。其次，数字档案馆的用户界面不够友好，检索系统影响用户使用，导致用户在使用过程中体验不佳。最后，数字档案馆的服务推广和用户教育也相对滞后。许多用户对数字档案馆了解不足，缺少有效利用数字档案资源的技能。这些问题导致数字档案馆的服务效能未能充分发挥，影响了档案资源的利用效率。

四、数字档案馆建设策略

（一）保证数字档案质量

数字档案的质量是数字档案馆建设的核心，为实现这一目标，要从以下几个方面着手。首先，制订严格的档案数字化标准和工作流程，确保档案在数字化过程中的完整性、真实性和可读性。其次，选用高质量的数字化设备，如高分辨率扫描仪、专业相机等，以获取清晰的档案图像，同时要注意对设备进行定期校准和维护，确保其稳定运行。再次，加强档案数字化前的预处理工作，包括档案清洁、修复、平整等，以提高数字档案质量；采用高效的光学字符识别（OCR）技术将图像档案转化为可编辑、可检索的文本信息，提高档案的利用效率；对OCR结果进行人工校对和修正，确保档案内容的准确性。[5]最后，要重视档案数字化过程中的质量控制，实行全过程监控，及时发现并解决质量问题；对数字化处理后的档案进行质量检查，包括图像清晰度、色彩还原度、文件格式等，确保符合标准要求。以上措施能够有效提升数字档案的质量，为数字档案馆的建设和发展奠定坚实的基础。

（二）完善基础设施建设

基础设施建设是提升数字档案馆管理和服务能力的前提。首先，要制订详细的基础设施建设规划，明确数字档案馆的建设目标、规模、预算和实施步骤；设立专项资金，加大资金投入力度，确保数字档案馆有足够的资金进行基础设施建设，同时积极争取社会资金，通过项目合作、捐赠、赞助等方式拓宽资金来源。其次，在硬件设施方面，要购置高性能的服务器、大容量的存储设备、高速的网络传输设备以及专业的数字化加工设备，为档案的数字化处理提供物质保障；在软件系统方面，则要开发或采购适合数字档案馆的档案管理系统，实现档案的采集、存储、检索、利用等环节的自动化、数字化处理，双管齐下，兼顾软硬件基础设施建设，从而为数字档案馆的建设奠定物质基础。

（三）建立安全保障与长效管理机制

数字档案馆的安全保障是建设的重中之重，其核心在于构建一个全方位、多层次的安全防护体系。首先，必须建立一套牢固的网络安全防护体系，这包括防火墙、入侵检测系统、数据加密技术等，以形成一道坚实的数字防线，有效防止档案信息被非法访问、篡改或泄露。其次，要制订严格的档案信息安全管理规定，其中应涵盖档案数字化流程的每一个环节，确保所有操作都有明确的标准和规范，使数字档案安全管理工作更加有序。再次，数字档案馆还应建立健全长效的管理机制，这包括档案的定期检查、备份、维护和更新。定期的检查和维护能够及时发现系统漏洞和潜在风险，而备份则能确保数据丢失后得到迅速恢复。最后，应急预案的建立是数字档案馆安全保障体系中不可或缺的一部分。应急预案应针对可能出现的系统故障、数据丢失、网络攻击等紧急情况制订具体的应对措施，这样能够迅速有效地采取措施，使损失最小化，确保数字档案馆的稳定运行和档案信息的安全。通过这些措施的综合运用，数字档案馆的安全保障将得到全面加强，为档案事业的长足发展奠定坚实基础。[5]

（四）打造专业人才队伍

数字档案馆作为档案保护、管理和服务的新型载体，对人才队伍建设提出了更高要求。首先，应明确人才队伍建设目标，结合数字档案馆发展方向制订系统的人才培养计划。其次，加大人才引进力度，注重选拔兼具数字化技术运用能力和档案专业背景的高素质人才，优化人才队伍结构。同时，加强对在职人员的培训，定期组织业务学习和行业交流，提高员工综合素质；还要注重理论学习与实践工作相结合，鼓励员工在日常工作和馆内培训之余主动学习，提升个人综合素养。再次，建立激励机制，鼓励员工参加职称评定、学历提升等活动，激发员工的工作积极性和主观能动性；关注员工职业生涯规划，为人才提供发展平台，营造良好的成长环境。最后，要完善人才评价体系，实行绩效考核，激发员工的工作热情。总之，要建立一支综合素质高、专业性强的数字化人才队伍，真正使数字档案馆成为人才聚集的平台，为我国档案事业贡献力量。

（五）提供个性化的档案服务

个性化服务是数字档案馆区别于实体档案馆的一大功能优势。在数字档案馆建设的过程中，必须重视并强化这一功能的实现。首先，在数字档案馆建设过程中，要加强用户需求调研。通过线下访谈和线上调查深入了解用户的需求和期望，为档案服务提供重要参考。其次，在调研基础上优化服务内容，根据用户需求提供个性化、多样化的数字档案信息服务，如定制化档案查询服务、专题档案推送等，并简化线上服务流程，提高服务效率，确保用户能够便捷地获取所需档案信息。再次，要优化数字档案馆现有的使用界面，使档案信息检索、线上服务项目等模块更加简洁明了，方便用户使用。最后，完善用户反馈机制，及时收集用户意见和建议，对服务进行持续改进。利用现代信息技术，如大数据分析、人工智能等，对用户信息行为进行分析，预测用户需求，使数字档案馆的个性化服务更加精准适用。

五、结语

综上所述，随着数字化时代发展进程不断加快，档案馆也要紧跟时代发展的步伐，向智慧化、数字化方向发展。当前，数字档案馆建设已小有成就，但仍然面临诸多的挑战。因此，无论是当下还是未来，数字档案馆的建设要结合实际，保证数字档案质量、完善基础设施建设、建立安全保障与长效管理机制、打造专业人才队伍、提供个性化的档案服务。除此之外，还要做好长期发展规划，掌握档案馆未来的发展趋势，以保证数字档案馆能够持续提供优质服务。

参考文献：

[1]任彬，韩大浩.数字时代下的智慧城市建设[J].通信与信息技术，2022（S1）：5-8.

[2]张昭，陈胜刚.基于数字化时代视角下的智慧城市管理[J].科技创新与应用，2019（34）：190-191.

[3]郑杨.智慧档案馆建设思路探讨[J].黑龙江档案，2018（05）：83.

[4]秦屹梅，施丽媛，王文治，等.城市规划管理电子文件归档与移交策略研究——以天津市为例[J].城建档案，2018（09）：11-15.

[5]杨鹏，金波.数智时代智慧档案建设的逻辑理路与运行线路[J].档案学通讯，2023（02）：48-56.

（作者简介：邝静雯，女，本科，中山火炬高技术产业开发区制度创新研究中心，助理馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 张云逸）