住房公积金业务档案规范化管理策略探究

摘 要：在互联网背景下，大数据技术、信息技术以及人工智能等被广泛应用于现代办公领域，机关事业单位及部分企业办公真正实现了无纸化。然而，无纸化办公的到来使得住房公积金业务档案管理发生了一些变化。文章详细阐述了住房公积金档案管理的特点以及类型，深入剖析住房公积金业务档案管理的现状及存在的问题，并依据实际问题提出实现住房公积金业务档案规范化管理的对策，为住房公积金业务档案规范化管理提供一些参考。

关键词：住房；公积金；业务档案；规范化管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着社会的快速发展，住房公积金管理制度也逐渐完善，但当前住房公积金业务档案管理面临着基础设备设施匮乏，档案的完整性无法得到保障等问题。档案管理作为记录住房公积金业务活动的重要载体，与广大缴存职工以及单位自身利益密切相关。因此，规范化管理住房公积金业务档案，不仅是住房公积金部门的责任，还是保证住房公积金制度健康发展的必然要求。

一、住房公积金档案的特点

1.住房公积金档案内容具有多样性

住房公积金业务档案包含的内容比较广泛，如账户开设、缴存、提取、贷款、账户转移、销户、缴存基数调整、缴存比例调整等。在对以上内容管理时，个人账户与单位账户有着不同的管理方法。例如，开户、销户业务实际上分为两种，一种是单位缴存登记或账户注销，一种是职工账户设立或账户封存；销户提取以及正常提取属于提取业务；汇缴、补缴以及缓缴等业务属于归集业务；期房贷款、现房贷款、二手房贷款以及相应的自动提取还贷、提前还款等业务属于贷款业务范畴。由此可见，住房公积金档案内容多，且被划分为不同的类型。

2.住房公积金档案整理在操作上具有随时性

住房公积金前台服务窗口是为缴存单位和职工提供公积金业务办理的重要渠道。住房公积金作为重要的民生服务部门，业务体量庞大，如果得不到及时处理将会产生业务堆积，无法在有效时间内完成业务审批，还会引发职工投诉风险。业务体量的庞大必然带来业务档案的繁多。为了避免档案材料堆积，当业务完成任务后需要及时、准确地将当天的各种文件以及资料按照日期及业务类型归档并整理，以便在查找时更加快捷、准确。

3.住房公积金档案利用具有针对性

住房公积金业务具有一定的复杂性，在办理过程涉及账户记录、数据凭证等多种信息，以便真实、有效地记录业务的发生。住房公积金是强制储蓄金，主要用于刚性住房及改善型住房需求，具有互助性、保障性特点，资金的缴存与使用必须在严格的监管体系下完成。针对住房公积金业务开展的稽核、审计以及监督等工作，需要以办理过程中产生的相关凭证及其档案材料为依据。当前，住房公积金业务档案查询方式多样，如人工窗口，“手机公积金”App、官方网厅等线上渠道均有业务办理记载。

二、住房公积金业务档案类型

1.住房公积金缴存、提取类

自住房公积金制度建立以来，缴存单位、缴存职工办理业务产生大量档案材料。比如，单位缴存登记、职工账户设立产生的档案材料包括经办人身份证明、组织机构代码（统一社会信用代码）、单位经营执照、单位设立文件、法人身份证、《职工住房公积金汇缴清册》，产生个人月缴存数据、单位月缴额数、缴存基数、身份证信息以及姓名。关于职工个人住房公积金提取涉及的文件和资料主要包括有户口本、身份证，具体资料需要依据当时的实际情况，如退休时提供退休证或者离休证，购房时提供不动产权证、契税发票、交纳首付款或全款的增值税发票、购房合同等。关于信息变更业务所需要的文件和资料主要有住房公积金单位缴存登记信息变更申请表、变更批准文件或新设立的文件、新经办人身份证、职工本人身份证等证明。

2.个人住房公积金贷款类

（1）关于住房公积金贷款申请材料，具体涉及身份证、户口本、婚姻状况证明、有效的购房合同、不动产权证书、增值税发票或契税完税证明等。

（2）关于住房公积金贷款发放的文件和资料，主要涉及《住房公积金个人住房贷款申请审批表》、个人贷款支付凭证、《住房公积金个人住房贷款借款担保合同》《不动产登记证明》《住房公积金抵押合同》等。

（3）关于还款的相关文件和资料，涉及委托按月冲还公积金贷款签约、公积金贷款委托扣款协议等。

3.财务会计类

一是资产类。该类科目主要包括银行存款（住房公积金存款和增值收益存款）、应收利息、其他应收款、委托贷款（个人贷款和项目贷款）、逾期贷款（个人逾期贷款和项目逾期贷款）以及国家债券。

二是负债类。该类科目主要包括住房公积金、应付利息、专项应付款（住房公积金管理中心管理费用和城市廉租住房建设补充资金）以及其他应付款。

三是净资产类。该类科目主要包括贷款风险准备金（个人贷款风险准备金和项目贷款风险准备金）、增值收益、增值收益分配（提取贷款风险准备、提取公积金中心管理费用、城市廉租住房建设补充资金以及待分配增值收益）。

四是收支类。该类科目主要包括业务收入（住房公积金利息收入、增值收益利息收入、委托贷款利息收入、国家债券利息收入、其他收入）、业务支出（住房公积金利息支出、住房公积金归集手续费支出以及委托贷款手续费支出、项目贷款其他支出）。

三、住房公积金业务档案管理现状

1.档案管理软硬件基础设施缺乏

任何管理都离不开物质条件，档案管理也是如此，如环境的温度湿度控制、管理的设备设施、存储的条件、照明条件以及维护方法等。档案储存最基本的物质条件就是专用的储存或管理库房，这是保障档案管理质量的基础物质条件。良好的档案库房要避免出现潮湿以及高温等现象，做到良好的防水性，库房的具体位置要合理，避免建立在距离会议室、楼梯口、卫生间以及食堂等较近的区域。档案库房要有良好的通风条件，按时打扫并保证干净整洁。档案的科学管理离不开专用的储存设备设施，档案管理部门要严格规定设备的质量、样式以及规格。目前，我国大部分住房公积金管理部门档案库房的设计和管理并不理想，未能将具体的管理标准和要求落实，且档案的保管和存放与技术规范严重不符。另外，档案库房管理专业人员十分匮乏，档案库房管理者多数是兼职人员，他们对于住房公积金档案管理知识的了解和掌握十分匮乏，在管理过程中难以整体把握灰尘、气体、湿度、温度以及光线等因素，一旦管理不善，将加速档案的风化速度，从而增加档案失真的发生概率。

2.信息来源渠道不对称，导致部分业务档案的真实性无法得到科学验证

为使职工在办理住房公积金时的缴存流程更加简单，提高自动化办公水平，很多地区住房公积金管理部门对公积金的缴存、偿还商业贷款提取、贷款还款等高频业务采用电子化处理手段，如“不见面审批”“无证明办事”等线上办理等。尽管这种方式使职工以及单位处理事务的流程更加简单便利，提高工作效率，减轻人工录入信息的复杂性以及工作强度。但由于数据的采集、读取以及传递通常依赖职工个人或缴存单位的财务经办人，并非通过管理中心人员直接录入数据信息，所以这种方法存在缺少纸质凭证直观性的弊端，很难保证电子文档的原始状态以及可信度。而对于电子文件来说，其只不过是经过电脑系统处理的一串代码而已，无副本和正本之分，也没有正式稿或草稿的区别，如果受到外部因素影响，那么档案的真实性以及可靠性就无法得到保障。

3.松散型的管理难以保证档案资料的完整性

档案管理的基本原则就是全宗完整性的保持，这是档案管理的关键。要想保证后续各个环节都能严格以全宗管理的要求和标准实施，那么档案在收集环节就要保持全宗不可分割。目前，因住房公积金归集、提取、贷款等管理办法以及业务操作系统未能实现全国统一，住房公积金管理形式多种多样，相同的业务在不同的城市可能有不同的政策要求。与此同时，大多数住房公积金部门专业管理人员匮乏，面对烦琐的事务，除了对比较重要的档案，如财务审计等必须设有专业人员实施管理外，对于日常普通的档案或文件通常由相关业务科室人员负责。而档案的收集、整理、立卷以及归档保管等各项工作，管理制度不统一，缺乏规范性、严谨性以及科学性，导致档案在运输、保管以及借阅过程中出现残缺、信息失真以及风化等现象。如果立卷科目不科学，就会导致不同业务单位的档案资料所形成的全宗不具备完整性，在年度取证、调用、查阅以及对账期间，档案资料使用的敏捷性大幅下降，对档案的有效利用造成严重影响。

四、实现住房公积金业务档案规范化管理的途径

1.健全制度，加强档案管理工作

（1）健全组织领导机制

领导层以及管理层要加大对住房公积金档案管理的重视程度，各城市中心要积极构建由分管领导、科室负责人参与的业务档案管理工作小组，主要负责住房公积金档案管理工作的监督、核查、指导以及协调等工作。工作小组需要对档案管理期间存在的不足和问题一同商讨，并制定有效的解决措施。另外，各城市中心要建立住房公积金业务档案检查、考核等制度，为档案规范化管理提供后续保障。实施社会监督，不定时邀请缴存单位、缴存职工担任临时监督员，引导缴存单位和职工严格检查、评价以及验收档案，从用户的角度对档案管理查缺补漏，确保档案管理工作具有规范性以及科学性。

（2）建立科学的档案管理制度

我国《档案法》明确指出，各级档案部门，涉及事业单位、企业、团体、机关以及档案馆等，要建立管理制度，并实施动态优化，以保证档案的高效利用。该制度应涉及档案整理、开放、销毁、利用、编目、鉴定、立卷归档以及保管等多项内容。同时，该制度的建立需要与档案实际工作的需求相符，并要满足现代化管理要求。

2.加强复核，保证业务档案的真实性

首先，加强内部复核，确保账证相符。后台财务科室、稽核科室的工作主要负责一一核查前台操作人员办理业务生成的业务流水、数据凭证等材料，其目的是提高业务操作的准确性，业务的真实性得到保障。此种方式可以避免因凭证缺失或操作失误所致的凭证和账目不符，进而保证业务的完整性；其次，加强外部培训，确保账实相符。各住房公积金业务经办人员要接受管理部门开展的相关培训工作，部门要将相关文档操作、交互对账方法以及软件的使用传授给业务经办人员，减少实际对账的周期和时间，从而保证账目符合实际情况。完成对账以后，双方需要执行下一步工作，即相关表格盖章和签字，主要包括《单位住房公积金余额对账单》以及《职工个人住房公积金余额明细表》，而对账的主要凭据实际上就是这两项单据，将其整理为纸质档案并保存。另外，为降低业务出错率，提高资金分配效率，各单位住房公积金缴存行为一定要规范化与合理化，每个月的缴存都要达到标准，无人员变动的情况下，缴存金额不得随意更改。

3.统一标准，利于业务档案管理和保存

首先，统一纸质材料规格。由于纸质档案资料不同于电子文件便于保存，为使纸质档案资料更好地装订和保存，工作人员要告知缴存单位和个人提交纸质档案资料时，需要统一采用A4纸张，有利于档案文件的整理、收集以及归档，能够进一步提高档案管理工作效率；其次，统一编制分类方案。分类方案设计的主要目的就是使分类方式更加规范，使档案文件的检索流程更简单。若本行业以及本系统有一套综合性的分类方案，那么单位要以实际情况为依据，对其实施调整并加以细化；若本行业及本系统的分类方案不统一或不完整，那么要借鉴本地区其他单位或相近行业的分类方案，从而为分类方案的制定提供一些参考依据。对于住房公积金会计核算以及财务管理而言，《住房公积金管理部门会计核算暂行办法》指出，将权责发生制为记账的根本，以复式借贷法为主，起始时间为每年的1月1日，结束时间截至当年的12月31日。各级管理机构要以相关规定为依据，详细设置对外报送的会计报表格式以及具体的编制方法，且管理部门需自行设置内部管理需要的会计报表。

4.分级管理，提升业务档案的抗灾害性

充分利用信息技术将实体档案向数字形式的方式转变，以保证数字档案与实体档案的分类管理。使用先进的设备，如高清扫描仪以及高清摄像机，将档案、证件以及相关资料以拍照的方式获取1：1比例的图像，以具体的时间和单位对这些图像加以种类的划分与编号，将其制作成电子档案。

为达到档案资源统一管理的目的，要积极采用分级管理方法。一般而言，地理位置更加优越的市级住房公积金中心的硬件设备设施以及办公条件更好，对档案管理十分有利。为此，有条件的市级中心可以全面负责县市区公积金分支（办事）机构的住房公积金档案以及电子档案，市级专业管理人员要以当下的管理要求为依据，对全市住房公积金业务档案开展集中管理，保证档案的安全性以及可靠性。

五、结语

总之，住房公积金业务档案管理是评价住房公积金管理中心工作的重要标尺，是住房公积金管理工作的重要组成部分，充分体现了住房公积金的管理水平。加强档案规范化管理水平建设，既保证了住房公积金业务档案的安全性与可靠性，又能助推住房公积金管理行业高质量发展。

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作者单位：潍坊市住房公积金管理中心