数字化转型背景下钢铁企业档案数据管理研究

钢铁档案数据是与工业流程、业务活动相伴而生的，原始的、真实的数据[1]，不仅包括智能设备等各种终端设备产生的、传感设备和边缘汇聚设备采集的、具有保存利用价值的实时数据和电子文件，还包括在档案管理工作中产生的各类服务、统计等数据和经过数据化处理的史时档案[2]。当前我国钢铁行业正处于转型升级的关键阶段，智慧工厂、5G车间、工业互联网等新业态不断扩大。这些新业态突破了数据架构、技术平台和数据采集技术的局限，使日累计达上百GB的原始数据在企业档案中占比逐渐扩大，真实记录了企业活动的过程及结果。

一、钢铁企业档案数据管理取得的成绩

（一）具备档案数据管理基本环境

数字化转型背景下钢铁企业积极围绕自身情况制定本企业的“数字”“智慧”发展战略，以原有信息化基础为支撑，充分利用大数据技术对各流程进行智能化改造升级，全面提高生产效率，实现钢铁制造数字化。业务环境涵盖实时技术和虚拟技术两类，ERP和MES一体化数据采集效率高，企业档案管理系统得到普遍应用，实现了数据要素高度链接，档案数据管理的基础设施环境得到良好保障。

（二）档案数据管理应用场景呈现多元化

大数据研发平台内数据功能丰富，连通了钢铁制造与服务体系，满足个性化、多元化需求，档案数据服务程度较高。例如南京钢铁集团建设有限公司相关数据信息纳入江苏省“机械管家3.0”服务系统，可通过江苏省机械设备行业公共服务平台档案服务中心进行查询[3]。

（三）档案数据管理投入成本日益增多

随着5G+工业互联网的延伸，档案数据管理的应用场景也是动态变化的，基础数据源不断增加，档案数据需求不断变化。为支持多类型终端应用，保证档案数据管理的持续性和稳定性，档案数据管理成本总体呈现不断上升态势。

二、钢铁企业档案数据管理存在的问题

（一）企业档案数据管理标准不统一

大部分钢铁企业自20世纪90年代开始就使用信息系统，但是不同系统由不同开发商提供，存在孤立系统多、数出多源等现实难题，而且普遍面临生产过程档案数据不全的困境。其中部分企业自动化生产线仅通过可编程逻辑控制器（PLC）进行生产逻辑控制，几乎没有数据采集；企业ERP系统只有经营数据（企业原料库、半成品库、成品库数据）而没有生产环节的数据，而MES系统只能取得部分生产数据，且MES与ERP没有实现互通。这就导致不同生产工序的档案数据彼此独立，数据需求无法交互，围绕用户、产品、工艺、设备、能源、物流等展开的数据，至今未形成统一完整的档案数据标准体系。另外，运行人员和维修人员发现，一物多称谓现象较为严重，难以保障钢铁业物料编码的唯一性，需人工在多个系统之间进行数据汇总和校对[4]。档案数据综合集成管理效率低，模糊的档案数据建设标准和企业不断开拓新市场之间的矛盾愈发凸显。

（二）人员认知不全面深入

钢铁企业一般在已有信息化建设的基础上分步、分模块开展数字化转型。钢铁企业档案数据管理工作也表现为在传统档案信息化基础上，对数字化生产形成的数据进行管理，档案人员针对数据处理的时效性落后于数据的生成速度与生成规模[5]。在数字人才引进和培训方面，复合型人才较为短缺，档案数据的产生、管理、利用主体较多，各流程的业务部门人员多为兼任的非专业档案管理人员。他们身兼数职，难以专注于档案数据管理工作，在档案数据的识别、保管和利用环节都存在不足，仍停留在人与人连接时期“传统纸质档案”的思维，局限于对数字化之后的档案以及电子文件范畴内的数据进行管理，忽视了业务活动和管理经营中以工业摄像头等数字化设备来采集的实时数据[6]。而这些数据同样具备档案属性，是伴随钢铁企业活动生成的数据，真实记录了组织机构活动过程及其结果。

（三）企业档案数据管理生态协同薄弱

钢铁工业是一项耗时长、工作量大、合作单位多的典型性流程型制造业。行业不断整合重组，大型企业多存在“一总部多基地”的经营情况，管控难度提升，也加大了企业档案数据管理的难度。首先在档案机构的级别设置方面，仅宝武钢铁将档案部门提升至集团一级部门。其余钢铁集团档案数据仍由办公室主管，根据不同生产线，构建部门式档案数据管理模式，未将档案数据管理组织架构上升到集团层面。此外，各钢企及生产基地自身发展规模及数字化重视程度不同，各子公司、各部门和科室之间也存在独立数据，无法实现统一的门户登录和数据交互，仍采用人工参与的方式。其次在数据监管方面，集团企业组织结构复杂，钢铁项目涉及项目部、施工、监理等多个合作单位，生成环境较为复杂，多维数据体量大。在项目开展过程中，各子公司的档案数据管理存在权责不清晰、保管主体和审查主体不明确、档案数据移交滞后、档案数据易变动等问题。

三、数字化转型背景下钢铁企业档案数据管理策略

（一）建设系统化企业档案数据资源

数据是档案管理的内核，以数据为资产实现物联、互联、智联是数字化转型最基本的内容。档案数据应基于数字化系统，实现物与档案数据、管理者与用户、管理者与档案数据之间的紧密连接。

1. 重视档案数据归档

高效利用数据实现数字化转型已成为当前钢铁工业生产的必要条件。具体需关注以下三个方面：一是要对钢铁企业档案数据归档的概念、范围及管理要求等内容做出全面细致的界定，结合各业务部门的实际需求，对存储在各级各类工业设备中规范化管理的原始数据进行档案数据内容鉴定，确保企业档案数据归档工作目标清晰明了。二是实现ERP等原有信息系统以及招投标、客服协同平台、电子质保书等专业系统中有归档价值的电子文件和数据全面归档，方便用户在数字档案系统中进行查询，提高档案数据的利用效率。三是企业档案数据归档设计应纳入企业领导层、各业务部门以及技术部门工作，多方协同参与档案数据管理，对钢铁企业档案数据归档范围作出合理筹划，调动管理部门、业务部门、档案部门、技术部门等多主体参与的积极性。重视档案数据归档，发现问题及时上报，谨慎处理。

2. 整合多层级档案数据

面对体量庞大、格式多样、接口不同的复杂的钢铁工业数据，需要对其获取手段、数据维度、表达方式、组织方式等进行规范，形成统一的标准和流程。必须结合钢铁企业自身实际需求，构建档案数据管理规范体系。为保障企业数字化转型顺利推进，档案数据管理标准在第一阶段可以选择业务术语标准、数据元标准等。一是将档案数据分级分类工作落实到组织管理制度中，从公司战略层引领执行层，形成从上到下的执行模式。二是形成钢铁企业档案数据清单，按照纵向贯穿管理层至控制层、横向覆盖全流程环节的原则，实施数据分类，指导组织整体的档案数据管理和分类工作。三是依据档案数据范围、级别制定数据利用规范，或是基于库、表、字段的敏感级别，制定不同的档案数据权限审批流程。在整合过程中应注意要严格遵循档案部门关于档案数据和元数据方面的相关标准规范，与技术部门合作将不同系统、不同厂家、不同类型、不同编码的档案数据进行格式数据转换、协议互通、解码输出、分割显示，建立档案数据采集平台，通过汇聚各方档案数据，提供采、存、管、用全生命周期支撑，确保各类业务数据共享符合档案数据部门推荐的统一标准和数据建设规范。

（二）提升企业档案数据服务效能

人才是数字化转型的支撑，也是档案数据管理中的执行主体。以“数”为核心衍生的数据人才是数据管理的关键因素。

1. 构建档案数据生态人才网

钢铁档案数据管理的复杂性决定了参与主体的多元性，企业决策层、政府主管部门、数据仓储或平台、学术共同体等多类型主体在档案数据管理过程中扮演着决策、监督、执行、参与、激励、服务等多重角色，直接或间接参与数据管理。结合企业数据管理实践，首先，要激发内部活力，丰富培训内容。结合数据技能需求为员工提供一定的职业教育体系，并引入竞争机制，实行激励措施。建立档案、业务、信息化、安全保密等部门之间工作协调机制，针对不同主体分角色培训。例如开展主题课程学习、专家讲座等定期举办交流合作，由不同公司、部门之间分享经验，促进同一项目内不同单位、不同级别的专兼职档案人员相互学习。其次，应引入计算机技术、管理信息系统等专业背景人才，营造吸纳人才的外部环境，充分发挥政产学研合作培养模式。成立人才培养试点部门、实践基地，积极鼓励档案学及相关交叉学科背景的学生进入企业参与档案实习，培养适合企业档案数据管理的目标性人才。各方相互给予对方一定激励，形成合作共赢的稳固框架结构。

2. 成立档案专项小组

首先抓准关键需求，从钢铁企业档案利用的特殊现象入手，即档案利用者同时也是归档者，更是档案本身的形成者。根据档案数据的涉密性提供档案数据服务，成立重大项目、重要活动、重点产品（以下简称“三重”）档案专项小组，这部分档案数据的管理基础成熟，利用率高，是钢铁制造业、大型机械、高端装备等发展的直接体现，具有重大经济价值。企业发展战略规划一般具有明确性，一般性工程结构和核心工程结构的规格参数等也非常明确，因此以企业规划、工程项目为基础，增强档案数据服务计划性提供，确定服务范围。如在型号档案数据、项目档案数据中细化至每个零件等。“三重”档案工作具有时间紧、任务重、工作量大、涉及面广等特点，档案数据管理主体应参照历年需求，在档案数据编研方向精耕细作，致力于在项目立项前提供决策依据，在结构设计中提供设备运行历史以及事故缺陷等数据，在项目实施中提供实施依据。

其次，结合数字孪生等新技术探索多元数据服务场景应用。数字孪生是物理实体和虚拟实体之间的实时连接，数字孪生工厂是真实物理工厂的完整映射，借助各类数据在三维地图上展示不同场景。数据是数字孪生的驱动力，档案部门可以借力数字化转型的数字孪生技术，实现钢铁制造流程中多业务系统、多地域相互关联的档案数据集中统一管理，实现贯穿设计、生产制造、维修保养和最终报废阶段的全生命周期管理，从而形成完整的档案数据库。再经后续深入挖掘分析，实现千万级档案数据的秒级查询，可按照项目名称、档案卷号、开竣工时间、建设单位、施工单位、地址等多种条件，精确查找、定位所需的档案数据。

（三）深化企业档案数据管理生态合作

数字化转型冲击了过去简单的线性产业链，取而代之的是以用户为核心的生态系统。人与人、人与物、物与物之间广泛地在线连接，让协同成为消融数据边界的最佳方式，应以“服务和指导”为核心赋能档案数据管理，由档案人员负责档案数据内容监管，企业内部技术部门、业务部门以及第三方外包服务部门负责档案数据形式管理，依据档案数据相关标准，安全、及时、规范管理档案数据。

1. 调整档案数据管理组织结构

档案数据管理组织是贯彻企业档案数据管理战略和落实档案数据管理工作的主体，应结合数据管理实践，形成以本级企业档案部门为中心，上有指导管理部门，下有执行业务部门协同管理的结构。现今，钢铁企业规模一直向联合企业或集团企业等大型化方向发展，档案数据管理的组织结构应以各企业决策层的战略部署为基本中心，坚持“统一领导、分级管理”，围绕档案部门机构设置情况、档案人员队伍情况、档案数据管理的问题和后续发展重点等，针对企业内各级档案部门的职能设置情况、管理模式作出合理调整。如大型企业集团可以实行一级集团、二级研究院/公司/直属单位、三级部/所/厂的管理模式[6]。其中集团公司档案工作可由集团办公室主管或与集团运营共享中心合署，条件成熟的企业可以设立档案管理部，将档案机构提升至集团一级部门。一级管理部门作为集团公司档案数据管理中心、档案服务利用中心和总部实体档案中心，负责对各级档案数据管理工作进行监督、检查、指导，发挥总部统领作用。在牵头部门引领下，明确档案数据的归口管理部门，继续推进业务部门数字化建设，保证企业档案数据的全生命周期处于安全、规范的环境，形成具备及时反馈功能的集成、交流、共享的数据服务平台，提升档案部门与企业重点工作、重大决策等重点数据的融合度，构建一个多元参与的档案数据管理组织结构。

2. 利用大数据技术加强内外部合作

大型钢铁企业集团是通过明确的股权关系联结而成的复杂联合体，技术是大数据环境内各要素协同作用的关键支撑。钢铁企业利用大数据技术建立内外部合作生态圈，加强企业内部与外部渠道、用户之间的关系互动与数据互动，需涉及第三方企业，如数据存储、生产执行系统等多家相关企业。

首先，建立企业内部数字化协同管理平台。当集团内需处理一项多人协同的工作时，在平台上就可以看到该项工作的参与人员、进度、结果等相关数据。如果该工作流程未完成或发生异常，系统将提示预警信息并向相关人员下发通知。深化对传统工厂、生产线的集中数字化管控，通过数字孪生完成以往传统实体生产数据的各种操作和优化等处理，充分实现宏观管理档案数据化。其次，整合企业内部数字化力量，成立信息产业有限公司作为集团子公司。按照集团战略规划对数字化转型进行部署，以“集控+属地”分布式方式建立数据运营中心、大数据平台等信息系统。内部力量薄弱的企业或者小型企业，则要积极寻求外部合作，将档案数据管理外包给第三方成熟的数字化专业公司，并依据企业管理目标建立一套档案数据管理标准，构建可持续的生态环境。最后，加强与三大电信运营商在5G应用场景的战略合作。多渠道采集不同应用场景的档案数据时，应注意符合数据管理相关标准，如《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784-2021）、《产品数据管理（PDM）系统电子文件归档与电子档案管理规范》（DA/T 88—2021）、《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92—2022）等。

参考文献：

[1] 关于南京钢铁集团建设有限公司等22家单位设备档案qahH8ATj/pIh1WORka9J6g==数据录入信息公示[EB/OL].（2022-05-26）[2024-03-10].http：//www.jsgcjxdjw.cn/news/detail.do？id=4054.

[2] 张宁.主数据驱动视角下的企业档案数据资产管理[J].档案学研究，2019（6）：47-52.

[3] 谢国强，黄新荣，马云，等.基于档案数据观的企业档案治理创新[J].档案与建设，2020（8）：49-52.

[4] 卞昭玲，李鑫.数智技术时代的中国档案学学科发展[J].档案管理，2024（1）：17-20+27.

[5] 卞昭玲.管理学视阈下对档案事物的认识[EB/OL].（2017-06-01）[2024-03-14].https：//mp.weixin.qq.com/s/-ikW_e5cVFN9aseeCDtR5A.

[6] 周林兴，林凯.大数据时代档案数据质量控制：现状、机制与优化路径[J].档案与建设，2022（2）：4-8.

作者单位：河北工程大学图书馆