新时期加强机关事业单位人事档案信息化管理的策略探讨

摘 要：我国生产力的进步和生产关系的调整，使得信息技术在机关事业单位人事管理中变得愈发重要。因此，急需建立新的机关事业单位人事管理系统。文章指出，为了提高效率，推行人事档案信息化管理成为推动机关事业单位改革、创新和发展的关键。具体探讨了新时期机关事业单位人事档案管理的不足，并提出相应的信息化管理策略，以提高我国机关事业单位人事管理水平。

关键词：机关事业单位；人事档案管理；信息化

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

随着信息技术的飞速发展，信息化已成为各行各业转型升级的重要方向。在机关事业单位人事管理中，传统的人事档案管理方式已经难以满足新时代的需求，信息化管理的需求愈发迫切。在新时期，加强机关事业单位人事档案信息化管理，可以提高我国机关事业单位人事管理水平，为推动机关事业单位改革、创新和发展提供有力支撑。

一、机关事业单位人事档案管理存在的不足

1.缺乏对档案管理的重视

在信息化时代，档案管理对机关事业单位至关重要。但现实中，许多单位对其重视不足，仅视为资料整理保存，导致对信息化管理理解不深，投入不足，影响了档案管理效率、质量及信息化升级，使单位在信息化建设中困难重重。

2.人事档案管理方式老旧

在数字化、信息化时代，许多机关事业单位仍采用传统的纸质档案管理模式，效率低下，浪费资源，存在档案丢失、损坏风险，给人事管理带来不便。纸质档案易受环境因素影响，如潮湿、火灾等，导致档案损坏或丢失。同时，纸质档案检索困难，利用率较低。因此，改革人事档案管理方式，推行信息化管理势在必行。

3.档案管理机制不够先进

在信息化时代，档案管理机制的先进性对机关事业单位人事管理至关重要。然而，许多机关事业单位仍面临档案管理机制滞后的问题，增加了人事管理的难度和风险。不完善的档案管理机制可能导致档案信息被泄露和滥用，给单位带来重大损失。此外，混乱的档案管理还可能导致重要档案信息的丢失或损坏，严重影响人事管理的效率和质量。

4.缺乏资金以及技术支持

在机关事业单位，人事档案信息化管理至关重要。但资金和技术支持的缺乏限制了其发展。

资金短缺是人事档案信息化面临的主要挑战。许多单位经费紧张，无法为信息化提供足够资金支持，导致硬件、软件和网络安全设施无法及时更新，影响管理效率和安全性。技术支持不足也是制约因素。随着技术发展，信息化管理需引入新技术和方法。但部分单位缺乏专业团队，难以跟进新技术，导致管理滞后和僵化，无法满足现代人事管理需求。

资金和技术支持的缺乏限制了人事档案信息化和人事管理水平的提高，导致人事档案管理存在不便和漏洞，影响效率和准确性，增加管理成本和风险。

5.相关人员信息化水平低

需要明确的是，信息化管理的推进离不开专业的技术团队支持，不仅要求相关人员具备扎实的计算机基础知识，还需要掌握数据处理、系统维护等专业技能。然而，现实情况是，许多机关事业单位的人事档案管理人员在这方面存在明显短板。相关人员在面对复杂的信息化系统时，往往感到力不从心，难以应对各种技术难题，不仅影响了信息化管理的效果，还增加了推行过程中的阻力和风险。

人员信息化水平的不足还体现在对信息化管理的理解和应用上。由于缺乏必要的信息化知识和技能，一些管理人员往往难以充分理解和把握信息化管理的核心理念和方法。在实际操作中，管理人员可能只是简单地将纸质档案转化为电子文档，而没有真正实现档案信息的深度整合和利用。这样的信息化管理，不仅不能发挥其应有的优势，还可能带来数据安全隐患和管理效率下降等问题。

6.信息化安全水平较为薄弱

在机关事业单位，人事档案信息安全的重要性不容忽视。然而，令人遗憾的是，许多单位在信息安全方面的意识相对薄弱，缺乏足够的安全防范措施，可能导致人事档案信息面临被泄露、篡改或非法访问等风险，给单位带来不可估量的损失。

由于缺乏足够的安全意识，一些单位可能忽视了信息安全管理制度的建设和完善，导致档案信息的存储、传输和处理过程中存在安全隐患，容易被不法分子利用。同时，一些单位在网络安全防护方面的投入不足，缺乏必要的安全设备和防护措施，使得人事档案信息的安全性难以得到保障。

二、加强事业单位人事档案信息化管理策略

1.提高对档案管理的重视度

随着信息技术的迅猛发展，档案管理正面临前所未有的机遇与挑战。对于机关事业单位而言，人事档案信息化管理的推进不仅关系到组织运行的效率，还是提高治理能力现代化的关键所在。因此，提高档案管理重视度成为摆在面前的迫切任务。

机关事业单位的领导层需要深刻认识到人事档案信息化管理的重要性和紧迫性。人事档案是单位人员选拔、任用、考核的重要依据，是事业单位发展的重要信息资源。实现档案信息化管理，不仅有助于信息的快速查询、分析和利用，还能够降低档案保管成本，提高工作效率。同时，随着信息技术的不断发展，传统的档案管理方式已经难以适应时代需求，信息化管理成为必然趋势。因此，单位领导层应将其纳入单位整体发展规划，确保档案管理与单位发展同步推进。

此外，增强全体员工的档案管理意识也是至关重要的。通过宣传教育、培训等方式，使员工认识到档案管理的重要性，增强员工的档案管理意识。只有全体员工共同参与、共同管理，才能形成档案管理的良好氛围，确保人事档案信息的完整性、准确性和安全性。

2.更新人事档案管理方式

随着信息技术的飞速发展，传统的纸质档案管理方式已经无法满足现代机关事业单位对高效、便捷的人事管理需求。在此背景下，积极更新人事档案管理方式，推行电子档案管理，已经成为必然的趋势。

电子档案管理系统的出现，为人事档案管理带来了革命性的变化。

首先，数字化存储使得档案的保存更为方便、安全。通过扫描、录入等方式，纸质档案可以轻松转化为电子档案，存储在计算机或云端，有效避免了因纸张老化、潮湿等环境因素导致的档案损坏。

其次，电子档案管理系统提供了快速检索和在线查询功能，极大地提高了档案管理效率。无论是查找某个员工的个人信息，还是统计某类档案的数量，都只需要在系统中输入关键词，即可瞬间完成。这种高效的检索方式，不仅减少了工作人员的工作量，还大幅提升了档案管理的准确性。

最后，电子档案还具有易备份、难篡改等优势。传统的纸质档案备份需要耗费大量的人力、物力，而电子档案只需复制一份即可。同时，由于电子档案采用了加密、签名等技术手段，使得篡改变得非常困难，从而有效保障了档案的真实性和完整性。

当然，推行电子档案管理也面临着一些挑战，如数据安全问题、员工操作习惯的改变等。但只要不断探索、创新，相信这些问题都能得到妥善解决。

3.创新和完善档案管理机制

在信息化和数字化高速发展的时代背景下，创新和完善档案管理机制对于提高机关事业单位人事档案管理水平显得尤为重要，不仅关乎档案管理的效率和准确性，还是对机关事业单位整体运营和管理能力的一次全面考验。

首先，建立科学、规范的档案管理制度是提高档案管理水平的基础。机关事业单位应明确界定档案管理的职责、流程和要求，确保档案管理的每一个环节都能有条不紊地开展。档案管理制度的制定应当充分考虑信息化和数字化需求，充分利用现代信息技术手段，推动档案管理高效化和便捷化开展。

其次，推行档案管理的绩效考核和激励机制是提升档案管理人员工作积极性的关键。应当建立一套科学、公正的绩效考核体系，客观评价档案管理人员的工作绩效，并根据评价结果给予相应的奖励，不仅可以激发档案管理人员的工作热情和创新精神，还能够推动档案管理人员不断提升自己的专业素养和技能水平。

再次，加强档案管理与其他业务部门的沟通与协作也是提高档案管理水平的重要途径。档案管理不仅是一个独立的工作环节，还是与机关事业单位其他业务部门紧密相连的重要部分。因此，应当加强档案管理部门与其他业务部门的沟通与协作，形成齐抓共管的工作格局，不仅可以确保档案管理的全面性和准确性，还能够促进档案管理与其他业务的深度融合，推动机关事业单位整体运营和管理能力的提高。

最后，随着信息技术的不断发展，还应当积极探索将现代科技手段应用于档案管理的新模式。例如，利用大数据技术挖掘和分析人事档案数据，为人事决策提供更加精准的数据支持；利用云计算技术实现人事档案的远程存储和共享，提高档案利用效率；利用人工智能技术实现档案的自动化分类和整理，减轻档案管理人员的工作负担等。

4.加大资金投入与技术支持

信息化时代，资金和技术是推动人事档案信息化管理工作顺利开展的两个重要“轮子”。对于机关事业单位来说，为了确保人事档案信息化管理的顺利实施，必须加大对资金和技术支持的投入力度。

机关事业单位应充分认识到人事档案信息化管理的重要性，并将其纳入单位整体发展规划。在预算分配上，应给予人事档案信息化管理足够的资金支持，确保满足硬件设备设施的购置、软件系统开发和维护以及人员培训等各方面的需求。同时，建立专项资金管理机制，确保资金专款专用，避免发生挪用和浪费现象。

在技术支持方面，机关事业单位应积极引入先进的信息技术和设备设施，如大数据、云计算、人工智能等，为人事档案信息化管理提供强大的技术支持。通过运用这些先进技术，可以提高人事档案信息化管理的效率和质量，实现人事档案的智能化管理和分析。同时，还可以加强与其他机关事业单位以及信息技术企业的合作与交流，共同推动人事档案信息化管理的创新发展。

5.加强档案管理人员素养的培养

随着信息技术的飞速发展，机关事业单位人事档案信息化管理已成为必然趋势。为了提高管理效率、确保信息安全以及适应信息化时代的发展需求，加强管理人员素养的培养显得尤为重要。

首先，定期组织相关人员开展信息化知识和技能的培训是提升档案管理人员素养的基础。培训内容应涵盖计算机基础操作、数据处理技术、电子档案管理系统等多个方面，确保管理人员具备开展信息化档案管理的基本能力。此外，培训形式可以多样化，如线上课程、实地操作、经验分享等，以提升培训效果。

其次，鼓励档案管理人员参加行业的专业培训和学术交流活动，有助于拓宽视野，了解最新的信息化发展趋势和技术动态。通过与行业内外的专家和同行交流，管理人员可以不断更新知识，提高技能，为机关事业单位人事档案信息化管理提供有力支持。

再次，除了专业技能培训，建立相应的激励机制也是提升管理人员素养的关键。对在信息化档案管理中表现突出的管理人员给予表彰和奖励，可以激发其工作热情和创新能力，形成积极向上的工作氛围。同时，通过设立奖励机制，还可以吸引更多优秀人才加入人事档案信息化管理的队伍中来。

最后，在加强专业技能培训的同时，机关事业单位还应注重管理人员的职业道德教育和法律法规培训。管理人员在处理人事档案信息时，必须严格遵守相关法律法规和保密规定，确保档案信息的安全性和保密性。通过加强职业道德教育，管理人员应充分认识到人事档案信息的重要性，树立高度的责任心和使命感，确保档案信息的完整、准确和及时更新。

6.提高信息化安全水平

在信息化时代，人事档案信息化管理面临着诸多安全风险和挑战。为了确保人事档案信息的安全性和保密性，机关事业单位必须建立健全信息化安全保障体系，加强安全管理和防范工作。

首先，建立健全信息安全管理制度是基础对策。机关事业单位应制定详细的信息安全管理制度，明确信息安全的目标、原则、责任和要求。同时，加强对信息安全管理制度的宣传和培训，确保全体管理人员都能充分认识到信息安全的重要性，并自觉遵守相关规定。

其次，加强信息安全技术的应用和防范工作是关键环节。机关事业单位应积极采用先进的加密技术、身份认证技术、入侵检测技术等手段，全面保护人事档案信息。同时，加强对信息系统的日常监控和维护，及时发现并处理潜在的安全隐患，确保信息系统的稳定运行和数据安全。

再次，加强与其他机关事业单位、信息技术企业的合作与交流，共同应对信息安全挑战也是重要途径。通过分享经验、交流技术、联合研发等方式，可以不断提高机关事业单位在信息安全方面的应对能力和技术水平。

最后，建立健全信息安全应急响应机制是必要保障。机关事业单位应制定详细的信息安全应急预案，明确应急响应的流程、责任和措施。同时，定期组织应急演练，提高全体管理人员在应对信息安全事件时的反应能力和协同作战能力，确保在突发情况下能够及时、有效地应对并控制安全风险。

三、结论

综上所述，加强机关事业单位人事档案信息化管理是提高管理水平的关键途径。通过重视档案管理、更新管理方式、完善管理机制、加大资金投入和技术支持以及提升管理人员素养等一系列策略，能够推动档案信息化管理顺利开展，为政府改革、创新和发展提供有力支撑。

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作者单位：富源县档案馆

作者简介：李达（1984—），男，汉族，云南富源人，本科，馆员，研究方向：档案。