电子发票全面数字化背景下高等学校报销管理流程电子化实施路径研究

摘要：近年来，随着高等教育和科研经费管理体制改革不断深化，国家对高等教育、科研经费的投入力度不断加强，有关各方对推进高校院所财务管理工作的要求愈发迫切。传统的高校财务管理手段和方法已经无法适应电子发票数字化、财务管理信息化发展的需要。高校报销管理作为高校财务管理基础工作中的重要一环，面临新的需求与挑战。利用信息化手段建设智能财务管理体系，借助电子发票全面数字化技术手段，搭建业务数据与财务数据有机融合的桥梁，推进高校报销管理全面电子化，有助于全面提升高校报销管理水平、成本核算水平和资源分配效率。

关键词：高等学校财务管理；数电发票；无纸化转型

1. 发票与高等学校财务报销管理的发展历程

发票形式的发展受经济发展的影响，也反向影响着财务管理、财务核算工作的规模与流程。发票形式的不断发展也对社会经济实体业务系统、报销系统、核算系统、档案管理系统提出新的要求。

1.1 发票的发展历程

发票是社会生产力的产物，是记载交易内容的凭据，也是稽征税款的重要依据。2013年，国家发展和改革委员会办公厅、财政部办公厅、国家税务总局办公厅、国家档案局办公室发布《关于组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作的通知》[1]，开启了电子发票系统与会计档案电子化管理系统、会计核算等相关系统的对接、测试与完善工作，电子发票的推广应用自此拉开序幕。2022年，国家税务总局上海市税务局、国家税务总局北京市税务局等相继发布《关于进一步开展全面数字化的电子发票试点工作的公告》[2-3]。全面数字化电子发票（以下简称“全电发票”）进入大众视野。在此过程中，国务院、财政部、国家档案局分别发布、修订各类管理办法，为发票电子化改革提供制度支撑，也为电子发票推广应用提供了制度保障[4]。

1.2 高等学校报销管理的发展历程

高等学校报销管理模式基本分为两个阶段，一是现场手工制单阶段，二是网上预约报销阶段。现场手工制单阶段和网上预约报销阶段报销流程图分别如图1、图2所示。

在现场手工制单阶段，由于报销系统的数据不能及时反馈，存在经费使用负责人不能及时了解实际经费使用情况，导致现场报销时经费不足，出现经费使用人不能合理规划使用项目经费的情形。此外，现场手工制单的工作模式中，会计个人工作效率对业务分工影响较大，且审核主要依靠会计个人职业素养，直接导致会计实际工作负担重、报销人员排队难、执行尺度存在差异等情况。

与传统现场手工报销模式相比，采取网上预约报销让经费管理部门能更清晰地了解经费使用情况，避免在报销阶段发现经费不足的情况，有利于各个经费使用部门更好地对经费进行统筹和管理。以湖南师范大学为例，该校2014年上线了网上预约报销系统。在该系统上线初期，主要采取网上填报、线下排队收单，再统一分配的模式。尽管网上填报报销单对报销事项进行了一个初始分类，一定程度上减轻了会计人员的核算负担，但仍然没有解决报销排队难的问题。2020年，该校财务处推出预约制，即按时间段分配报销窗口，在一定程度上解决了报销排队的问题，也大幅提高了报销速度，但部分会计人员在财务报销政策执行尺度上存在差异的情况仍然存在。

2. 高等学校报销管理实现全面电子化的必要性

近年来，大数据、人工智能与云计算技术正在快速发展，光学字符识别等新兴信息技术的普及应用使得财务管理体系正朝着智能化方向快速推进。随着高等学校相关制度的不断更新、风险管理要求的不断提高，有关各方对推进高校院所财务管理工作电子化、智能化的需求也愈发迫切[5]。

2.1 高等学校报销管理实施全面电子化是制度执行的必要手段

2022年，《事业单位成本核算具体指引——高等学校》[6]的发布，从实施全面预算绩效管理、提升内部管理和成本核算水平、提高运行和资源配置效率等方面对高校财务信息提出新的需求。传统的、孤岛式的高校财务信息化管理手段已经无法适应当前的制度执行需求。因此，高校报销管理流程的全面电子化是提高信息采集、成本核算水平和内部运行效率的必要手段。

2.2 高等学校报销管理实施全面电子化也是风险管理的基本条件

在“放管服”背景下，一方面是进一步为科研人员减负的需求，另一方面是严格执行各项财务管理制度的需求。近期，国家自然科学基金委员会监督委员会公布了2024年第一批次不端行为案件处理结果。其中，在历年公开可查的不端行为通报材料中首次出现了科学基金项目经费违规使用问题。高校报销管理流程的全面电子化是在核算体量日益增长与财会监督标准日益提高的同时，有效利用电子化数据分析技术开展专项监督工作，是加强财会监督的基本条件。

2.3 高等学校报销管理实施全面电子化更是内部决策的迫切需要

近年来，随着本科院校的扩招，高等学校面临扩招带来的基本建设、教学投入压力，同时面临各专项平台的建设压力。高校报销管理流程的全面电子化能够利用有限的资源，最大限度地助力学校各项事业的发展，全面、有效的电子化信息是构建全面绩效评价的基础，更是内部决策的迫切需要。

3. 高等学校报销管理实现全面电子化的实施路径

现今，高校网上报销系统等财务信息系统的功能模块已在各高校普遍运用，但对于电子发票全面数字化的应用，大多数高校仍处于手工签批、纸质归档阶段，对发票数字化这一事物仍处于防范其重复报销的“应对”阶段。因此，高等学校报销管理电子化的全面实施需要从以下四个方面着手进行。

3.1 计划分工与人员动员方面

高等学校报销管理的全面电子化不仅涉及财务管理部门对财务管理、内控管理模式的更新与更替，更涉及学校各个业务部门的数据整合、人员动员等资源调度工作。

一方面，应确定牵头部门制定详细的执行计划，对实施过程中的不同阶段与任务进行明确分工。例如，学校管理部门应负责牵头确定学校报销管理的流程设计、学校预算项目的细分管理、学校各类项目经费的审批权限确定等；学校档案管理部门应全面负责清理电子档案归档的规范要求、纸质档案与电子档案并行时期的归档与管理规范；学校信息化管理部门应牵头整合学校各类业务数据、梳理并协调各类业务平台的数据传输与搭建工作，并全面负责网络与信息安全。

另一方面，在高等学校报销管理全面电子化的实施过程中，应合理规划实施步骤。可采取先科研、个人类项目，再公用、部门类项目；先单个试点，再全面铺开的逐步推进的方式。对个人科研类项目首先开展试点工作，既能完成国家对科研经费无纸化报销试点的工作要求，又能将广大科研教师从财务报销工作中解放出来，且覆盖范围大，教师获得感强，前期协调工作相对简单，政策宣传效果好，为后续全面铺开打下良好的基础。

以湖南师范大学为例，目前，该校实行网上预约报销近10年。该校师生能充分接受并熟练使用网上预约报销系统，具有良好的实施基础。通过多年的精细化管理与预算梳理，部分项目已在立项初期进行了开支项目的定义与管理。例如，从科研项目着手，上线电子签批系统，即能直接实现部分业务的无纸化报销，但电子化归档等问题还须进一步解决。

3.2 信息系统建设与开发方面

一是全面梳理高校原有采购平台、业务平台，逐步开发专项报销系统与专项采购平台，如会议、培训审批系统、差旅费管理系统，将报销要求、采购要求嵌入相关系统。这样不仅实现业务报销的前置审核，利用集成效应提高采购谈判优势，以进一步规范货物、服务采购管理，还可压缩费用预算、节约相关经费。

二是搭建从业务发起到财务报销的全流程电子化管理系统。将OA系统、合同管理系统、财务报销系统等全面联通，实现财务系统与各个业务系统数据的有效对接。利用电子发票数字化技术、电子签章技术等实现票据流、审批流全面电子化，业务系统与财务报销系统搭建路径如图3所示。

三是建立全校共享的文档归集系统，利用网上签批系统、电子签章技术和文档归集系统逐步推进财务报销全面无纸质电子化归集与归档，文档归集系统运行路径如图4所示。目前，在部分报销事项中仍然存在必须提供纸质附件的情况。以公务接待事项为例，公函是公务接待报销业务的重要附件之一。建立全校共享的文档归集系统，可逐步推进财务报销全面无纸质电子化归集与归档。

电子化实施路径

3.3 制度建设与管理方面

一是要建立与电子化报销相适应的财务管理制度体系，对应起草和制定《电子会计凭证报销管理办法》《电子文件归档与管理办法》《档案分类方案》和《网络安全管理办法》等相关管理制度[7]，各文件的主要内容如表1所示。

二是全面梳理财务管理制度，对应开展预算精细化管理工作，将各项财务管理制度分解为系统可识别的判断条件嵌入财务电子化管理系统。例如，目前科研经费的管理可根据项目申请书、项目方管理要求，将可报销事项作为相关业务参数，提前录入相关经费使用范围。当项目负责人存在报销事项时，利用ORC技术自动识别、读取用户上传附件，自动筛选超标报销、不合规报销事项，帮助科研人员合规使用科研经费。将财务合规性审核环节前置到业务发起填报环节，既能有效解决会计核算人员对政策理解不统一问题，又能有效解决线下报账反复跑路的问题，实现财务审核从线下面对面沟通到线上全电子化自动判别、指导和输出相关政策依据，进一步强化财会监督。

3.4 人才队伍培养与引进方面

一是要着重培养会计人员的管理思维、信息化思维、审计思维。高等学校报销管理全流程电子化的实现，不仅意味着会计核算工作效率的提升，还意味着高校会计人员工作职能的转变。会计人员的主要职能不仅在于一张发票、一笔分类的核算，更在于对一批业务、一类工作的分类细化管理。因此，具备管理思维、信息化思维、审计思维的会计人员才能更好地推进高校报销管理全流程电子化的落地与实施。

二是要引入信息技术类人才，专人负责财务信息系统的维护与运行。高等学校业务具有特殊性，不仅涉及学生的培养，还涉及科研项目的研究与开发，信息安全不容忽视，过于依赖外部供应商对学校财务管理系统的开发与运营维护，会有一定的运营维护风险。同时，随着业务的不断拓展，可能存在原有供应商无法满足采购需求，但更换供应商存在原系统对接风险。

结语

全电发票的推广和高校财务管理全面电子化应用是大势所趋，是社会经济数字化的产物[8]。尽管高等学校的报销管理全面电子化推进还涉及诸多困境，如组织协调困境、人才储备困境、资金投入困境等，但是，通过建立高校联盟，获取政府职能部门的支持，在系统内进行有效的资金、资源整合，集思广益，逐步累积、逐步推进，能够促进高校报销管理全流程电子化的实a9ba1d0aa973b8c8a9ad7f6c2649f19a现，进而推动高校财务管理的信息化建设。

参考文献：

[1]国家发展和改革委员会办公厅、财政部办公厅 国家税务总局办公厅、国家档案局办公室《关于组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作的通知》（发改办高技〔2013〕3044号）[A/OL].（2013-12-16）[2024-07-30].https：//www.chinatax.gov.cn/chinatax/n810341/n810765/n812146/201312/c1079873/content.html.

[2]国家税务总局上海市税务局.国家税务总局上海市税务局关于进一步开展全面数字化的电子发票试点工作的公告 2022年第1号[EB/OL].（2022-05-19）[2024-07-30].https：//shanghai.chinatax.gov.cn/public/pdf/202205/P020220527417380046696.pdf.

[3]国家税务总局北京市税务局.国家税务总局北京市税务局关于开展全面数字化的电子发票受票试点工作的公告 税务公告2022年第3号[EB/OL].（2022-06-08）[2024-07-30].https：//www.beijing.gov.cn/zhengce/gfxwj/202208/t20220830_2803389.html.

[4]国家税务总局.国家税务总局关于修改《中华人民共和国发票管理办法实施细则》的决定的解读[J].税收征纳，2024（2）：31-32.

[5]马媛媛，贺群，顾佳丽.高校智能财务管理体系建设研究[J].江苏科技信息，2022，39（25）：47-50.

[6]关于印发《事业单位成本核算具体指引——高等学校》的通知（财会〔2022〕26号）[A/OL].（2022-09-26）[2024-07-30].http：//kjs.mof.gov.cn/zhengcefabu/202210/t20221009_3844841.htm.

[7]尹艳芙.数字化背景下高校无纸化报账实践研究——基于XT大学无纸化报销试点实践经验[J].中国管理信息化，2023，26（24）：85-87.

[8]邢香.全电发票对高校财务管理的影响及对策[J].中国乡镇企业会计，2023（12）：117-119.

作者简介：苏沙莎，硕士研究生，会计师，190679931@qq.com，研究方向：会计理论与实务；朱梦雅，本科，会计师，研究方向：会计理论与实务。