财务信息化在企业全面预算管理中的实施

摘要：财务信息化在全面预算管理中的实施，能促进企业的经济效益和管理水平提升。文章探讨了财务信息化在企业全面预算管理中的实施过程及其具体应用。通过分析XX集团的案例，论述了信息化系统在预算管控程序优化、预算精细化管理、成本控制与效益提升以及员工积极性提高等方面的作用。

关键词：财务信息化；全面预算管理；成本控制；预算编制

一、引言

随着企业规模的扩大和业务范围的扩展，全面预算管理在企业运营中的地位越来越重要。传统的预算管理方式由于效率低下和准确性不足，已经无法满足现代企业的需求。财务信息化系统的引入，为企业全面预算管理带来了新的解决方案。本文将重点探讨财务信息化在企业全面预算管理中的实施情况，并通过案例分析说明其应用效果。

二、财务信息化在企业全面预算管理中的实施步骤

（一）制定财务信息化战略规划

制定财务信息化战略规划是实施财务信息化的第一步，在制定战略规划时，企业需要明确自身的财务信息化目标、实施范围、内容以及所需的资源和技术。首先，企业需要明确实施财务信息化的目标，在明确目标后，企业需要分析现有财务管理的瓶颈和问题，以及通过实施财务信息化可以带来的收益和风险。其次，企业需要确定实施财务信息化的范围和内容，包括需要实现哪些财务管理流程的信息化，如预算编制、报销审批、会计核算、报表分析等。最后，企业需要评估所需的资源和技术的可行性，包括所需资金和预算来源、人力资源的配备、技术实施方案的制定、系统供应商的选择等。另外，还需要考虑如何进行资源和技术整合，以实现最佳的投入产出比。

（二）梳理业务流程，明确管理需求

梳理业务流程，明确管理需求能显著提升全面预算管理实施财务信息化的效率，通过对现有业务流程的梳理和分析，可以发现存在的问题和瓶颈，从而明确全面预算管理中的关键环节和需求。首先，需要对企业的组织结构、职能部门、业务流程等进行深入了解，尤其是每个业务流程的目的、时间、成本和质量等方面内容，并发现其中存在的问题和瓶颈。其次，需要明确全面预算管理中的关键环节和需求，包括预算编制、审批、执行、控制和分析等，全面考虑企业的战略目标、业务计划、资源分配和绩效评估等，确保全面预算管理能够支持企业的业务发展和管理需求。最后，需要对业务流程和管理需求进行梳理和分析，并制定相应的方案和措施，包括优化业务流程、完善管理制度、设计信息系统架构等，为企业实施财务信息化提供有力的支持和指导，并提高企业的管理水平和竞争力。

（三）选择合适的财务信息化系统

选择合适的财务信息化系统是实施全面预算管理的重要一环，在这个过程中，企业需要充分考虑自身的实际需求，以及系统的稳定性、可靠性、易用性、可扩展性和成本效益等多方面问题。第一，企业需要清晰地了解自身的业务需求和管理模式，分析企业预算编制、审批流程、财务报告、数据分析等方面的需求。同时，企业还需要考虑自身的行业特点和法规要求，以确保所选系统能够符合相关规范和标准。第二，在选择系统时，企业需要考虑系统的稳定性和可靠性。财务信息化系统是企业日常运营的重要组成部分，任何系统故障或数据丢失问题都可能给企业带来巨大的损失，因此，企业需要选择经过市场验证的成熟产品，同时关注系统的故障率、恢复能力等方面的指标。企业在选择系统时，可以邀请员工参与试用和评估，以确保系统能够满足实际使用者的需求。第三，随着企业的发展和业务变化，财务信息化系统的需求也会发生变化，因此，企业需要选择具有良好扩展性的系统，以便在未来能够根据需要进行升级和扩展。

（四）系统实施与集成

系统实施与集成是实施财务信息化中至关重要的一步，在选定合适的财务信息化系统后，企业需要与系统供应商密切合作，进行系统的实施和集成。第一，需要进行硬件和软件环境的搭建，包括服务器、网络设备、存储设备等硬件的采购和配置，以及操作系统、数据库、中间件等软件的安装和配置。第二，在进行数据迁移时，需要制定详细的数据迁移计划，包括数据的整理、转换和导入等步骤，以确保数据的准确性和完整性。对于财务数据的迁移，需要进行数据导入和验证。将转换好的数据导入到新系统中，并进行必要的验证和测试，确保数据的准确性和完整性，在导入和验证过程中，需要密切关注系统的日志和错误信息，及时发现和解决问题，确保数据迁移的顺利进行。除了数据迁移，还需要根据企业的需求和系统供应商的指导，进行必要的接口开发，在接口开发过程中，需要选择合适的接口标准和协议，并根据新系统的特点和要求进行必要的调整和优化。

三、财务信息化在全面预算管理中的具体应用

（一）预算编制与审批

目前市场较为成熟的预算编制与审批相关信息化软件有OA系统、全面预算管理系统等。财务信息化系统可以提供自动化的预算编制工具，帮助企业快速完成预算编制工作，财务信息化系统工具可以根据企业的业务特点和预算科目要求，自动计算和汇总各部门的预算数据，减少人工操作失误和编制时间。在企业全面预算管理的预算编制中，系统可以根据企业设定的预算科目和业务数据，自动生成预算表格和报表，同时支持多种数据源的导入和导出，包括Excel、CSV等常见格式。此外，系统还支持多种预算编制方式，如固定预算、弹性预算、滚动预算等，满足企业不同的预算编制需求。

财务信息化系统还可以设置灵活的审批流程和权限，对预算编制进行层层审核和把关，确保预算数据的准确性和合规性。具体实现上，系统可以根据企业的组织结构和权限设置，设定不同层级的审批流程。例如，部门负责人、财务部门、高层管理者等不同角色的用户可以根据权限对预算数据进行审核和修改。同时，系统还支持多种审批方式，如在线审批、纸质移动端审批等，满足企业不同的审批需求。在审批流程中，系统还可以设置提醒和通知功能，及时通知相关人员进行审批操作，确保审批流程的顺畅进行。此外，系统还可以与企业的其他应用系统集成，实现审批流程的自动化和一体化。

（二）预算执行与控制

预算执行与控制是财务信息化系统在全面预算管理中另一个重要的应用。第一，财务信息化系统可以实时监控预算执行情况，对超预算或异常支出进行预警和提示。系统可通过数据接口或其他方式，实时获取实际支出数据，并与预算数据进行对比和分析。当发现实际支出超出预算或存在异常情况时，系统可以自动发出预警和提示信息，通知相关人员及时处理和调整。这些预警和提示信息可以通过邮件、短信、系统消息等多种方式进行传递，确保相关人员能够及时收到信息并采取相应措施。第二，通过系统中的预算数据与实际支出的对比分析，企业可以及时发现和调整预算偏差，确保预算的有效执行。系统可根据实际支出情况，自动计算和分析预算偏差，并提供相应的调整建议，相关人员可以根据系统提供的建议，对预算数据进行调整和修正，确保预算执行与预算计划保持一致。此外，系统还可以设置自动调整规则和参数，根据实际情况自动调整预算数据，提高预算调整的准确性和及时性。第三，财务信息化系统可以提供多维度的预算分析报告，帮助企业全面了解预算执行情况，为后续的预算调整和决策提供数据支持。具体实现上，系统可以根据企业设定的预算科目、业务数据和时间周期，生成多种形式的预算分析报告，报告从多个维度对预算执行情况进行深入分析和对比，包括部门、项目、时间等维度。此外，系统还可以提供报表定制功能，根据企业的实际需求确定报表格式和内容，满足企业个性化的分析需求。

（三）预算分析与调整

预算分析与调整是财务信息化系统在全面预算管理中的重要应用，通过数据挖掘和分析工具，系统可以对预算执行数据进行深入挖掘和可视化展示，帮助企业找出预算偏差的原因和规律，为预算调整提供依据。第一，财务信息化系统可以通过数据挖掘和分析工具，对预算执行数据进行深入挖掘和可视化展示。信息化系统通过数据抽取、转换和加载等过程，将实际支出数据与预算数据进行对比和分析，可以发现预算偏差和异常支出的情况，并对其原因进行深入挖掘。此外，系统还可以利用数据可视化工具，将分析结果以图表、报表等形式进行展示，方便用户进行观察和分析。第二，根据对实际支出数据和预算数据的对比分析，财务信息化系统可以为企业提供预算调整建议。系统智能化分析企业实际支出情况，自动计算和分析预算偏差，并生成相应的调整建议，建议包括增加或减少预算金额、调整预算科目、重新安排项目等措施，相关人员可以根据系统提供的建议，对预算数据进行调整和修正，确保预算的有效执行。第三，根据企业的业务变化和市场环境，财务信息化系统可以自动调整预算数据和参数，确保预算的合理性和可行性。例如，当企业新增一个项目或产品时，系统可以根据企业设定的参数和数据模型，自动生成相应的预算数据和计划，同时，当市场环境发生变化时，系统也可以根据设定的参数和规则，自动调整预算数据和计划，确保其与市场变化保持一致。

四、财务信息化在企业全面预算管理应用的案例分析

XX集团是一家全球性的多元化企业，涉及制造业、零售业、服务业等多个行业。为了提高全面预算管理水平，XX集团于2022年引入了财务信息化系统。该系统主要包括预算编制、审批、执行、控制和考核评价等功能，旨在实现企业预算管理的数字化、自动化和智能化。本文以该集团为例，分析财务信息化系统在企业全面预算管理中的应用。

（一）财务信息化系统

XX集团从2022年3月起开始实施“财务信息管理系统”的升级改造工程。项目内容包括分析企业的实际经营需求、制定系统升级计划、并对前期经营的基本信息进行整理、系统上线测试与切换等。比如传统的预算表制作工作，全部改由信息化系统制作，由智能化的系统帮助公司进行业务流转和财务管理。整个工程由系统采购安装、运行部署、数据运算测试三部分组成。在硬件方面，XX集团为了提升财务信息化的效率和效果，为财务、人力资源、信息技术等部门的工作人员均配备了先进的个人电脑，以确保他们能够高效地进行各项工作，同时由信息技术部门对公司现有机房服务器和存储设备进行检测和扩容以及备份。在软件方面，XX集团定制采购了一套统一标准化的财务信息化软件，该软件采用了新的技术架构和功能模块，能够满足企业各项财务工作的需求。同时，为了保障数据的安全性和可靠性，该软件的数据库全部存放于在通信公司托管的同一服务器上，并设置了实时备份，确保了数据的集中管理和备份。此外，集团还将GS财务系统、PS财务系统等全部集成于办公系统上，实现了各系统之间的无缝衔接和数据共享，进一步提高了工作效率和数据的利用率。

（二）全面预算管理组成

XX集团的全面预算管理是其财务管理的重要组成部分，它涵盖了企业的各个层面，包括业务预算、资本预算和财务预算等，具体如图2所示。这种管理方式以企业预算目标为核心，从销售预算、采购预算和生产预算等业务预算入手，通过财务预算对企业预算期内的运营和投资活动进行系统分析和预测，从而实现对企业财务状况、经营成果和现金流量的有效管控。全面预算管理在XX集团中具有严格的编制周期，包括月度预算、年度预算和三年滚动预算。三年滚动预算则是对企业未来三年的战略规划进行指导和调整。预算编制在XX集团是一个全员参与的过程，它通过使用GS财务信息化系统下的全面预算管理系统进行编制和报告。这个系统为每个部门提供了相应的操作界面和数据输入功能，使各个部门能够根据自身的业务需求和目标进行预算编制。同时，系统还提供了数据分析和对比功能，能够帮助企业实时了解各部门的预算执行情况，及时发现和调整问题。在实施过程中，各业务部门按照财务部门制定的预算编制方案和程序，进行分层实施，确保了预算编制的全面性和准确性，也使得各个部门能够更好地理解并执行预算。

（三）预算编制

在信息化系统的支持下，XX集团的预算编制周期得到了有效的组织和规划。月度预算作为短期监控的重要手段，能够及时反映企业的日常运营情况，提供准确的经营指导。年度预算则从战略角度出发，将企业的中长期目标进行细化和分解，为企业的年度运营提供了明确的方向和目标。同时，年度预算也是评价企业战略执行效果的重要节点，通过对年度预算的执行和分析，可以评估企业的战略实施效果，及时调整战略规划。针对信息化软件特性，XX集团结合生产、采购、销售、研发等实际业务需求，对原有的预算表格进行了优化和精简，缩减了预算编制表格数量并优化了表格内容，这一举措不仅简化了预算编制的流程，提高了编制效率，而且还降低了企业的管理成本。同时，XX集团还保留了相应的权限设置，确保不同部门和员工在预算编制过程中的协同和沟通，以方便系统后续根据管理需要对预算编制进行完善和拓展。通过信息化系统的应用，XX集团的全面预算管理得到了更高效、精准的支持。预算表格的优化和精简使得预算编制更加简洁、明了，提高了编制的准确性和可操作性。同时，信息化系统还提供了强大的数据分析和对比功能，能够帮助企业实时了解各部门的预算执行情况，及时发现和调整问题。这种全员参与、分层实施的预算编制方式，使得各个部门能够更好地理解并执行预算，提高了企业的整体运营效率和战略执行力。

XX集团2024年工资预算表如表1所示，有了信息化管理系统后，财务与人力资源部门的数据可以无障碍交流。在OA系统中，人力资源部门中各部门人数、财务部门年度实际工资自动统计在工资预算表中，系统自动生成2024年度工资预算，为企业预算编制提供精准、高效的服务。

（四）预算评价与考核

XX集团利用信息化预算管理系统进行预算数据的查询、审批、调整和反馈，实现了对关键指标的实时监控。例如，在费用报销核算方面，系统自动检测并提醒超预算的费用，不允许超出预算的费用被保存。为了实现长期发展规划和战略目标，XX集团重视培养核心竞争力，以绩效目标考评为导向，建立现代企业管理文化。绩效考评在激发员工积极性和创造性、提升经营质量和效益方面发挥着重要作用。预算的实际执行情况可作为绩效考评的重要依据，以强化考核的可量化和对全面预算的重视。

（五）企业信息化条件下的全面预算管理初见成效

第一，XX集团近年来以战略为导向，通过信息化手段，优化了预算管控程序，将预算数据获取、标准建立、编制、分析和反馈等预算执行运营机制完善，降低了预算执行偏差。第二，XX集团之前在预算管理方面存在漏洞和管理模式粗放、信息化层次低的问题，现行政策的实施提高了各环节的控制力，增进了部门间的协调，消除了部门间的横向壁垒。全员参与的预算管理体系使得每个工作环节都有责任人，改变了以往只以结果为中心和预算与实际严重偏离的局面。通过信息化系统，建立了财务与业务的平台，财务人员能更好地了解各部门业务信息，并针对问题提出改进方案。第三，成本控制方面，信息化管控使得成本得以控制，业务效益提高，各部门工作得以量化和纳入绩效评价，增强了预算管控效果，提升了管理效益。各部门分项预算指标达成情况大幅提升。第四，全面预算管理的推行提高了员工的积极性和主动性。员工的绩效指标与部门及公司预算指标相结合，责任和奖励更为明确，避免了以前的责任不清晰、积极性不高的问题。增强了员工参与的能动性和积极性，确保了全面预算管理的顺利执行。

五、结语

综上所述，财务信息化系统在企业全面预算管理中的应用已经成为提升企业效率和经济效益的关键因素。信息化带来的精准管控、数据分析和全员参与预算管理的机制，促进了企业管理水平的提升和经济效益的改善，财务信息化在企业全面预算管理中的实施对于企业的长期发展至关重要，为企业未来的战略规划和经营决策提供了坚实的支持。

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（作者单位：长江财产保险股份有限公司四川分公司）