新媒体环境下海南省档案资源开发利用策略分析

2024-07-31赵云龙

档案天地 2024年7期

档案是重要的文化资源，不仅包括各种档案信息，还囊括与档案相关的不同类型的文化产品[1]。《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出，“加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化，主动融入数字经济、数字社会、数字政府建设，推动档案全面纳入国家大数据战略”[2]。随着各项科学技术的飞速发展，大数据、云计算、AR/VR技术被逐渐应用到档案资源开发管理利用工作中，提升了档案管理工作水平及效率，同时也带来了一系列问题及挑战。开发和利用好档案文化资源可以进一步凸显档案的作用。目前，随着信息主流传播方式逐渐从传统渠道转变为新媒体渠道，档案资源开发利用的方式也应该随之调整，打造形式多样的档案文化产品，提升档案信息服务水平[3]。新媒体指通过互联网、无线通信网等传播途径，利用电脑、手机、数字终端等传播设备，向公众提供信息资讯的媒体传播形态[4]。与传统四大媒体不同，新媒体被称作“第五媒体”，具有融合多媒体、海量存储、实时传输的技术特征，低成本、非线性、个性化与消解权威的传播特征，以及多元化、包容性、大众娱乐与情感交流的文化特征[5]。新媒体技术可以提升档案信息的传播效率，对档案信息的开发与利用具有积极作用。新媒体技术使信息获取方式逐渐从传统文本、影像等方式向新媒体方式转变，为档案资源开发和利用提供了新的发展契机，但同时也提出了挑战。

海南是我国最大的经济特区，也是全国唯一的热带岛屿省份，独特的区域优势造就了海南特色的地域文化。海南省档案资源具有明显的地域性、民族性，数量丰富，文化价值独特。海南省档案资源包括当地少数民族文化档案资源、红色文化档案资源、华侨文化档案资源等，在自由贸易港建设及信息技术飞速发展的时代背景下，海南省档案资源数据的保存、开发与利用面临新挑战、新任务。为适应自贸港建设背景下海南省档案事业高质量发展的需求，2021年《海南省档案事业发展“十四五”规划》中指出，“加快档案信息化建设，健全档案信息化管理体制，建设数字化档案馆，全面融入服务数字化改革”[6]，为新时期海南省档案馆信息化、数字化建设提供了政策指南。根据文献分析可知，目前关于海南省特色档案资源开发利用及档案信息化建设的理论研究比较丰富，如王艳楠分析了海南自贸港建设背景下特色档案资源数据化平台建设路径，通过政策保障、技术保障等建立相应体系和系统平台[7]；李梓泉基于供给视角，分析海南医学院档案信息服务存在不足，提出强化档案信息资源的收集管理、加大档案编研开发力度等建议[8]；李倩以海南医学院附属医院为例，梳理科研项目档案利用和数字化现状，最后提出加强资源建设、提升服务能力等科研项目档案资源开发利用策略[9]。通过实地调研发现，海南省各类档案馆新媒体技术应用时间较短、推广范围有限、基础经验不足，许多档案管理部门在利用新媒体技术进行档案开发和利用时，容易出现资源开发不足、利用不到位等问题。

根据以上分析可知，目前关于海南省档案资源开发利用及数字化、信息化建设的理论研究多局限于案例研究方面，缺乏宏观的研究视角，亦缺少从整体视域上对海南省档案资源开发利用及信息化建设的再审视。为此，本文基于新媒体背景，首先梳理新媒体环境下海南省档案资源开发利用现状，再分析档案开发利用存在的问题并提出对策建议，以期促进海南省档案资源的合理有序共享利用，进一步提高海南省档案馆档案开发利用工作水平。

一、新媒体环境下海南省档案资源开发利用现状

为了迎合新媒体时代要求，我国多个档案馆都开始建立新媒体传播渠道，开发和利用档案资源。基于海南省内各个档案馆新媒体账号利用情况，对新媒体环境下档案资源开发利用现状进行分析。通过调查可知，目前利用新媒体渠道的档案馆有海南省档案馆（琼兰阁）、海口市城建档案馆、海口市档案馆等。其应用新媒体的情况如表1所示。

（一）开发利用渠道

从表1可知，目前海南省主要档案馆档案资源新媒体开发利用渠道主要包括官网、微信公众号、微博。各档案馆在利用多媒体渠道时，以官网为主，以微信公众号为辅，海口市档案馆设有微博账号。此外，三个档案馆均没有抖音这一当前传播速度最快的新媒体渠道。

（二）开发利用模式

档案馆可以利用多媒体渠道对现有档案资源进行开发及利用。综合表1中的信息可以了解到，此次调查的三个档案馆中，其官网功能一般为查档、宣传公示、下载等基础功能。海口市档案馆建立了网络展厅，并且利用档案资源进行教育培训；各个档案馆利用微信公众号进行档案介绍、查档、官网推广等；海口市档案馆利用微博开展了新闻发布和档案信息的征集工作。其中，海口市档案馆的资源开发和利用较为深入，其他档案馆仍然以传统档案资源开发和利用为主，即宣传、查档、下载等，并没有充分发挥新媒体技术的强大功能。

表1 海南省各类档案馆新媒体渠道应用情况表

档案馆名称应用渠道资源开发与利用模式

海南省档案馆（琼兰阁）官网查档、档案文化宣传

微信公众号查档预约、档案征集、馆藏介绍、要闻播报、业务微课堂、官网链接、意见填写等

海口市城建档案馆官网档案流程公示、档案报送、档案下载

微信公众号单位介绍、网站链接、微展厅、档案服务的联系方式

海口市

档案馆官网查档、下载、教育培训、网络展厅

微信公众号投诉、数据解读、政策公布与解读、查档、图片展示

微博新闻发布、档案信息征集

二、新媒体环境下海南省档案资源开发利用存在的问题

（一）档案资源开发程度不足，影响新媒体技术应用程度

传统的档案管理方式较为简单，无论是种类划分还是资料呈现形式等，都较为传统。虽然我国各地、各级档案馆都开始推行档案馆数字化，但方式多为纸质版转为电子版，其资源分类方式、内容形式等均没有变化。这种方式管理简单、结构单一、档案储存量和储存种类不足，难以满足新媒体环境下公众对于新事物的探索欲、新服务的渴求欲，以及多层次利用的要求[10]。

除了以上提到的数据库分类、档案形式、存储方式等问题外，还存在查询困难、下载便捷性不足、缺少独立数据库及数据库备份不足等问题。其中，查询困难多因系统算法不完善、关键词提取不足，导致用户想要通过新媒体渠道查询相关档案时，只能查询完整的档案名称，档案资源获取不足；用户只能通过官网链接下载和获取档案资源，并且部分档案并不支持下载。大部分档案馆缺少独立的数据库，数据库备份不足，如微信公众号内只提供官网链接或档案馆联系方式，却没有独立的数据库，从而导致用户无法直接在微信公众号内利用档案资源，整体便捷性不足，影响了用户利用档案资源的积极性，不利于挖掘档案资源的文化价值。

（二）新媒体渠道开拓有限，影响档案资源开发利用效率

目前，档案资源开发主要借助的新媒体渠道为网站、微博、微信、短视频四种形式[5]。渠道开发利用情况将会影响档案资源的开发效果。综合利用多个渠道，建立新媒体网络，打造档案资源一体化技术应用平台，可以为档案资源开发与利用奠定基础。但从以上调查结果可知，多数档案馆在利用新媒体渠道时，多是以官网为主，以微信公众号为辅，其他新媒体渠道则较少应用，存在新媒体渠道开拓有限的问题，降低了新媒体技术同档案资源开发利用工作的融合程度。

从以上分析可知，大部分海南省档案馆均没有采用短视频、抖音这些渠道进行档案资源的开发与利用。我国抖音用户数量众多，截至2022年三季度，抖音用户达8.09亿左右，日均活跃用户量超7亿，国内人均日使用时长高达140分钟[11]。在新媒体技术环境下，高效应用短视频这一传播方式将会大幅度提升档案资源传播效率及效能，扩大优质档案资源的社会辐射面，持续提高档案资源社会影响力，进一步放大优质档案资源的文化价值。目前，海南省大部分档案馆只能通过微信公众号链接官网，各渠道并没有其他关联内容，进而没有形成新媒体网络传播矩阵，各个渠道融合支撑规模不明显，降低了档案资源开发利用的效率。

（三）新媒体功能应用不足，影响档案资源开发利用效果

新媒体功能较多，利用这些功能可以加快档案资源的开发与利用[12]。海南省档案馆在利用新媒体技术时，大部分是利用其基础功能，如进行政策宣传、查档服务等。只有海口市城建档案馆利用微信公众号建立了“微展厅”，通过线上展厅对建筑模型进行线上展览。而其他档案馆基本没有利用各个技术渠道的优势进行档案资源的开发与利用，只是将其作为档案资源展示、传输工具。导致这一问题的主要原因就是各档案馆缺少新媒体管理策略，管理人员对新媒体功能认知不全，既没有结合各新媒体工具，也没有针对各渠道的运行方式特点制定具有针对性的档案资源开发利用策略，降低了档案资源开发利用效果。

三、新媒体环境下海南省档案资源开发利用策略

（一）优化档案服务工作流程，促进档案资源开发利用

优化档案服务工作流程，改进档案服务形式，改善用户查档体验。首先，在档案服务工作过程中，不仅要将档案由纸质版转为电子版，同时还需要对其进行再次编辑，将图片、视频融入相关档案中，丰富档案展现形式，发挥新媒体优势，提高档案趣味性、具象性等，保证查档人员可以在查询档案资料过程中，了解更多延伸内容，提高档案资源开发和利用效果。其次，与第三方公司合作，引入搜索引擎技术，优化搜索功能，即将原有的链接查询功能转为直接查询。在此过程中，还需对档案资源进行细化处理，如增加各类档案标签、关键词，从而方便查询。最后，开放下载功能，用户在查询档案时同时还可以下载感兴趣的档案内容，方便用户对档案资源进行再利用。对于加密档案则可以通过与后台沟通，在符合相关标准后获取专属密钥进行下载，并且允许用户在非商用的前提下进行档案资源传播。

（二）开拓多种新媒体渠道，构建新媒体网络矩阵

为了充分利用新媒体渠道进行档案资源的开发与利用，需要开拓多种新媒体渠道，从而形成新媒体网络矩阵。这样既可以增强传播效果，也可以提高档案资源开发利用效率。为此，各单位应先开设各新媒体账号，尤其是短视频平台，如抖音等，将档案编辑为短视频形式并增加标签，撰写具有吸引力的文案，紧追热门话题，开发档案相关内容，从而达到档案资源深度开发利用的目的；建立档案资源开发利用技术平台并实现各地、各级档案馆档案资源的互联互通，进一步提升档案资源的共享应用水平，保证各类档案资源合理有序流动，利用一体化档案数据资源平台，真正做到档案服务工作的“一网通办、一网查档”。相对于传统档案资源管理模式及基础信息化档案资源开发利用情况，充分利用多媒体功能，更有助于档案资源开发利用效果的提升[13]。各个新媒体技术渠道之间要形成互助模式，建立新媒体共享矩阵，增强新媒体传播效果。各渠道内应该设置关联内容，同时组建档案资源互助活动，并且互补资源，提高档案资源开发利用效率。

档案管理单位先了解各新媒体渠道的功能，如微信公众号除了具有基础档案查询、下载、档案文件公告发布等功能外，还可以应用VR功能进行档案展示等；微博则可以设立投票来引出档案内容的相关话题等；抖音可以进行档案馆官网链接推广、档案资源的短视频创作、通过设计单独BGM加大档案的宣传力度等。

（三）提高档案资源数据治理能力，保证档案资源信息安全

各项新媒体技术的迅速迭代为海南省档案资源的开发利用带来了崭新机遇，但同时也带来了各项风险和挑战，在利用新媒体技术进行档案开发利用工作时，各级档案馆、档案管理部门还应主动提高档案资源风险防控能力，提高数据治理能力，保证档案资源的合理、有序使用。提升档案数字化资源安全管理能力及档案数据基础设施风险防控水平，加大各项安全防控信息技术在档案业务工作全流程中的应用力度，尤其要注重海南省特色档案资源、科技档案资源的数据安全工作。建立海南省档案资源信息安全管理系统，实现海南各地区、各级档案馆档案资源安全信息的有效共享，打通档案资源安全信息共享壁垒，畅通档案资源安全信息流通渠道，确保各个单位及时获取海南省内档案资源安全信息工作情况，同时加强同国家级、国内其他地区档案信息管理平台的互联互通，及时获得上级档案管理部门的政策指导及同级档案管理部门的工作经验。加快构建海南省档案资源信息安全管理系统的反馈、监督、问责、评价机制，鼓励社会组织、人民群众参与到档案资源信息安全建设工作中来，充分发挥人民群众的力量。

（四）加大人才队伍建设，夯实海南省档案开发利用的人力资源基础

档案人才队伍存在管理层意识不到位、档案管理人员专业素养不足及档案管理工作不规范等问题[14]。随着新媒体技术的快速发展，提高档案管理人员的专业能力素养和技术素养已十分迫切。首先，加强档案管理人员的思想意识建设，使其明确新媒体技术对于档案管理工作的重要性，促使其积极主动学习及应用各项档案新媒体技术。再次，优化档案管理人员继续教育培训制度，优化学时管理，设置特色化的培训课程，尤其要注重增加数字化培训课程。在档案管理部门及各级档案馆层面，持续加大力度引进高素质档案人才，增加高学历档案人才的比重，同时引进数字化档案技术人才。完善档案管理人才职称评审、人才评价制度，充分释放档案人才活力。在高校及科研院所层面，加大对档案管理人才的培养，加大对档案管理人才的数字化素养培养，高校要设置特色化的档案数字化教育体系，开发档案数字化课程，提升档案管理人才的数字化工作水平。

（五）持续深化档案管理国际化合作程度，提高海南省档案资源开发利用国际化水平

在自贸港建设背景下，持续深化档案管理的国际化合作程度，提高海南省档案资源开发利用国际化水平，已成为海南省各级档案馆的新任务、新目标。国外档案馆已大规模利用新媒体技术开展档案资源管理工作，取得了明显的效果，充分发挥了档案资源的文化价值和社会价值，很好地服务了社会经济的高质量发展。海南省各级档案馆要积极进行国际交流与合作，学习国外档案馆数字化、信息化工作建设经验，积极引进国外新技术、新模式，在海南省各级档案馆进行再创新、再转化。加入国外档案信息资源管理平台，保证国际化档案资源的及时、高效共享，进一步提升海南省特色资源档案、科技档案的国际传播水平及效能，彰显海南省档案资源的独特文化价值及精神感召力，但在国际合作过程中，尤其要注重保证档案信息安全。

结语

在新媒体环境下，档案资源开发利用工作需要将新媒体技术与开发利用的宣传工作进行全面结合，进而达到提高资源利用率的目的。本文分析了新媒体背景下海南省档案资源开发与利用存在的不足，并且提出了相应对策建议，以期丰富新媒体背景下海南省档案开发利用理论研究成果。但本研究也存在以下不足：仅对海南省档案馆（琼台阁）、海口市档案馆等档案资源开发利用及新媒体技术应用情况进行了调研，对一些特色资源档案馆、高校档案馆、企事业单位档案馆的资源开发利用及新媒体技术应用情况调研不足，可能存在案例分析不足等情况。在后续研究中，将进一步扩大调研范围，增加调研对象，旨在进一步考证海南省各类档案馆在资源开发利用及新媒体技术应用工作现状，进一步加深相关的理论研究及实践研究基础。

参考文献：

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[2] 中华人民共和国国家档案局.中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].https：//www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml，2021-06-09/2023-08-09.

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[6]中国档案.海南省档案事业发展“十四五”规划[EB/OL].http：//www.chinaarchives.cn/mobile/category/detail/id/36493.html，2021-09-14/2023-08-09.

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