数智时代档案治理现代化的范式构建

数字技术的普及推广与数字思维的全面渗透，使诸多传统行业逐渐朝着数智方向转型，即利用数字技术及数字思维，对具有应用价值的优质数据进行处理，提炼有效信息，并且作用于原有工作体系中。在数字环境下，人们对于档案信息及服务的需求呈现不断上升的趋势，传统档案治理模式的局限性随之显露，因此，有必要在充分改革现有工作思维和方法的基础上，搭建现代化档案治理范式，激活数据的生产要素功能，不断驱动传统档案治理模式转型升级。

一、数智时代档案治理现代化的内在驱动力

（一）技术变革开辟数智档案空间

数据革命时代，代表“数智”概念的人工智能、大数据等技术，快速渗透于各个领域，催生了许多以数字生态为核心的新业态，也在很大程度上颠覆了传统治理形态。传统档案治理工作主要集中在对纸质档案的整理与保护，而随着数字技术应用范围的扩大，数据提取、数据加工、数据分析、虚拟现实情境创设等技术开始在档案治理领域被广泛应用，为治理人员提供了可视化监管、即时感知、科学施策的新治理路径，“数智档案空间”由此形成[1]。在新的档案治理空间内，档案信息存在与利用的方式将趋于多元化，档案治理流程再造、智慧场景升级等功能也将得以实现，有助于推进档案治理各功能的全面拓展。

（二）政策支持促使档案治理转型

基于数字化发展趋势的必然性，国家出台了一系列政策文件，以引领数智档案治理工作的规划与落实。《“十四五”全国档案事业发展规划》就档案治理问题提出“推动档案全面纳入国家大数据战略”“积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息深层加工和利用中的应用”等具体要求[2]。数字技术作为当前创新驱动发展的先导力量，对档案治理的工作方法、逻辑思维、结构关系能够产生重要影响，在充分把握这一机遇的前提下，信息化对于数智档案格局建设的加速作用也将得以充分凸显。

（三）社会需求引导服务质量提升

在数智时代背景下，大众获取信息与利用信息的形式发生根本转变，加上社会公共文化需求的不断延伸，对档案服务质量提出了更高的要求。档案治理现代化转型也紧密围绕着社会需求的变化实况，通过获取、转化大众反馈数据，形成后续治理工作调整的依据，在满足大众服务需求的同时，带动档案治理工作模式的整体优化，促使档案服务由传统的“供给导向”朝着“需求导向”转变。譬如，根据受众对档案资料提取的便捷性需求，许多地区通过开设线上档案查询与管理平台，为广大人民群众提供了权限范围内的档案信息查询与利用通道，极大地提升了档案治理工作效率。

二、数智时代档案治理现代化的具体表现

（一）治理对象数据化

在传统技术模式下，档案信息载体多为纸质形态，人们采用人工手段完成“模拟态”纸质档案的收集、审核、保管与利用[3]。随着计算机网络技术的普及应用，以颗粒度存在的档案信息数据开始大范围代替传统档案记录形态，大众对于信息资源的价值追求与衡量尺度也随之发生转变，档案治理的对象与重心因此转移。较之传统纸质档案文件，数据化的档案信息体量更为庞大，结构、类型也更为丰富，并且在内容的系统性与关联性方面均出现了明显升级，通过同步升级智慧管理手段，可进一步挖掘档案信息中的潜在价值，进而转化为生产动能。

（二）治理逻辑清晰化

传统档案治理逻辑存在明显的事后性特征，通常在问题或矛盾产生之后，才能通过感知后果、分析原因的形式追溯其源头，存在效率滞后、预判不足的弊端[4]。在数智时代下，大体量、多维度的数据资源为档案治理工作提供了相对完善的信息补充，治理主体由此设计了更智能的算法模型，使档案治理思维呈现更科学、清晰的脉络，形成系统化的逻辑框架。当获得的数据体量足够庞大、覆盖的范围足够广阔时，不同要素信息的内在关联、演化动态也可被洞察与捕捉，将事物变化规律直观呈现在治理主体面前，形成对档案治理风险进行事前预测、提前防御的可靠依据，实现治理关口的前移。

（三）治理结构扁平化

数智档案模式在原有的单点连接结构基础上进行了拓展，朝着扁平化方向转变。一方面，行政权力运行的组织结构实现了纵横联通。得益于大数据、人工智能等技术的无边界特征，在数智档案治理中，各部门之间的数据信息得以流通共享，过去的信息孤岛困境被逐步瓦解，部门与部门、个体与个体的协同合作治理成为常态，相互联动的扁平化治理格局基本成型[5]。另一方面，档案治理主体结构呈现多元化状态。在数智环境下，档案治理相关主体能够依托网络空间的虚拟性、非线性特征，共同参与到数字技术的利用与数据资源的开发中，在各司其职的框架中汇聚群体智慧。譬如，企业、科研机构、社会组织、公众等主体均可通过网络渠道参与档案治理并享受档案服务，共同推进档案治理系统的优化。此外，数字革命带来的信息自由优势也尤为明显，档案治理也因此由传统等级式转变为以共同参与为主要特征的分权式，档案部门在治理工作中更多地扮演“掌舵者”角色，适当将部分治理权、监督权让渡给其他主体，从而规避因权力过度集中而导致的信息封闭问题。

（四）治理场域动态化

传统纸质档案管理工作大多集中在线下物理空间内，治理场域相对单一、狭窄。而在数字科技变革背景下，档案治理的重心开始转向线上，治理场域也因此延伸至云上、远端，在拓展时空维度的同时，也使治理要素的交叉性、变动性增强，进而对治理场域产生反作用，使其在治理要素作用下不断发生扩张、转移，呈现动态化趋势。由于数智环境具有开放性特征，各类智能终端、社交平台涌现，许多档案信息也公开展现在公众视野内，档案治理问题与民生利益的关联性也与日俱增，如何应对数智场景下衍生的新风险成为大众关注的重点。

（五）治理速度高效化

治理效率是衡量档案治理现代化程度的重要指标。传统档案治理模式受限于存储空间、人力资源、技术能力等因素，总体效率普遍低下，难以从根源上提升档案信息服务质量。数字技术具有细粒度特质和精准特征，能够通过构建数字治理空间，将需要整合、分析、利用的档案信息集中于空间内进行统一处理，同时依托智能化关联分析、个性化推送等功能，达到精准供给、精细治理的目的，一些治理难点、风险也可通过自动筛选与识别功能进行初步归类，有效缩减人工处理工序。譬如，许多地区的档案部门通过开设数字化档案服务平台，为大众提供“一网查档”服务，使大众能够足不出户完成权限范围内的档案查询操作，较之以往必须前往线下办理的情况，实现了办理效率的极大提升。

三、数智时代档案治理现代化的范式构建策略

（一）完善顶层设计规划，打造全新治理格局

构建档案治理的现代化范式，不仅要彻底摆脱传统治理思维的局限，开辟全新的治理格局，还应从战略视角着手，结合数智时代特征与档案治理要求，宏观统筹总体档案治理资源，完善治理工作的顶层设计规划，将可行的战略理论方法合理运用于各个治理环节。

一要坚持走系统规划、整体治理路线。数智化档案治理区别于传统档案治理的核心要素不仅在于技术层面，更在于思维、理念层面。档案治理主体需要立足于国内外发展格局及演变趋势，秉承开放、共享的系统创新意识，聚焦档案治理现代化的根本目标，搭建层次分明的一体化战略布局，依托数据分析等功能，对档案治理现代化转型中的关键变量、潜在风险等要素进行系统归纳，并且据此有序推进治理框架建设。

二要夯实制度保障根基。目前，国家出台了一系列用于扶持档案治理现代化转型的政策，但要从根本上发挥保障效应，档案部门、企业等主体还需从制定配套制度的方向出发，及时适应数智环境下的新技术标准与业务规范。譬如，针对档案数据管理问题，可结合现有短板，设计一套用于规范管理运行的数据信息安全维护制度，补充原有管理的缺口；同时，围绕《基于文档型非关系型数据库的档案数据存储规范》等政策文件，对制定的制度细则进行修正，进而紧跟时代发展脚步。

三要加快资源配置优化。资源要素配置是战略规划的重要一环。在档案治理现代化进程中，可通过对可调用的资源要素进行整合、再分配，使之在必要环节发挥最大效益，达到“物尽其用”的效果。一方面，在资源配置过程中，注重采用人工智能、大数据、5G等智能化技术对各类资源内容进行智能分析，通过对资源数据的深入挖掘，精准把握档案资源的潜在价值，为后续档案资源优化配置奠定基础。另一方面，数智时代档案治理工作还应加强跨部门协同与共享，有效消解不同部门之间存在的资源割裂、信息孤岛、互动不足等问题，通过构建完善科学的资源协同共享机制，有助于实现档案资源利用效率的最大化和信息配置的最优化。

（二）深化资源共享效应，优化档案治理方案

在数智时代下，档案数据信息体量急速增长，在充分提炼其中可利用信息的前提下，可将其转化为新的数据资源，助力档案治理事业产生更高的社会价值。因此，有必要从革新档案治理方式方法的方向出发，摆脱传统时期的载体脆弱、管理滞后等问题，激活信息资源集聚共享效应。

一要加大数据资源收集与质量管控力度。树立数据资源集成观念，扭转以往仅仅面向体制机构进行档案收集的狭隘认知，扩大数据采集范围，包括民生数据、社交媒体数据等，并且将其汇入档案数据资源库中，通过调整结构来形成科学合理的信息梯队。同时，以地区为单位，由档案部门与数据部门展开协同合作，共同针对当前社会运行中产生的企业数据、网格管理数据、民生需求数据等内容进行收集整合；对收集到的档案数据进行筛选、清洗、加工、修复、保护，确保其来源可靠、数据完整真实，最后完成归档。

二要实行数据确权，保障档案数据权利。档案数据权利的保护是档案治理工作的重要目标之一。鉴于档案数据具有易复制、易传播、易修改等特征，在保护不善的情况下，可能出现丢失、遗漏或被恶意修改的后果。因此，需要明确档案数据主权的定义，即国家对本国所拥有档案数据的权属，包含档案数据管辖权与控制权；针对可能出现的档案数据归属不明、跨界流通、隐私侵犯等问题，设计完善的权利保障制度，做到有力惩处、严厉警示，坚决抵制一切侵害档案数据权利的行为。

三要打通档案数据开放流通渠道。搭建覆盖面广、分类科学、服务高效的档案数据共享利用服务平台，依托泛在互联技术、日志采集技术实现对海量数据的挖掘、处理与展现，构建能够支持档案数据生态系统可持续发展的价值产业链条，兼容更多的档案信息供应功能，激活档案数据潜能。在具体实践过程中，档案治理主体要建立统一的档案数据标准，将碎片化、标准不一的档案数据进行统一化识别处理，为后续档案数据开放共享奠定基础。同时，从生态治理视角出发，打造涵盖生产、存储、加工、分发、利用等在内的档案数据价值链，确保整个档案数据体系的开放性和流通性。

（三）引进科学方法理念，实现知识创新治理

鉴于科学知识理念在数智时代的智慧创新功能，应在不断引进科学方法理念的基础上，催生知识聚合与动态呈现效应，使之转化为新的创新治理动力。

一要洞察社会知识信息需求动向，加大知识产品开发力度。档案数据知识化开发与社会生活方式、生产方式的变革紧密相关，可通过提取档案数据中隐含的知识细胞、知识元素，绘制结构完整的知识地图，一方面用于提高对下一阶段的知识需求预测准度，另一方面用于创新档案知识智慧化功能，将潜在知识微粒汇聚成系统化的知识源泉，形成知识转化、传播与增值的动能。

二要开发集多元智能服务于一体的档案信息智能管理系统。参考上海、浙江等地区在智能档案服务方面的探索经验，尝试推行AI辅助档案鉴定、电子文件全流程自动归档检测等智能管控方案，为档案信息的管理者与使用者提供更高效便捷的互联互通平台，以科技力量带动档案服务效能的提升。

三要完善智慧决策创造体系。根据地区档案治理现状，打造一体化档案信息智慧决策咨询体系，设计包含语义关联、智能分析等技术在内的数据研报系统，有针对性地分析不同专题内数据信息间的潜在关联，运用数据挖掘、机器学习、自然语言处理等技术对档案数据展开深度挖掘，借助于智能化手段进行档案信息的自动化分类、标注等，在此基础之上形成治理方案创新依据，促进档案治理决策体系不断优化。

（四）开辟数字人文阵地，彰显档案文化价值

在数智时代下，档案治理工作也应重视数字人文阵地的开发，从提升“软实力”的方向发挥档案的文化功能。

一要突出数字人文内核，传承档案历史文化。数字人文作为数智时代人文实践的新方向，具有信息开发、文献管理、数据统计、文化记忆等多维度功能，档案治理可立足于此，将数字技术与人文情怀进行融合，将治理工作根植于传统历史文化土壤，兼顾人的需求、知识信息的传播需求、数字化档案资源管理需求，采用多媒体叙事手段，对档案数字文本进行阐释，使其在大众传播层面被更多人接收到。

二要将传统文化与现代化科技进行深度结合。利用多媒体数字技术，采集关于红色档案、珍贵史料等方面的信息内容，经过深加工处理后转化成宣传视频、数字文创等，同时开发VR体验、高清直播等数字功能，利用现代化科技手段全方位展示传统文化魅力，还可推出红色档案文旅项目，与当地旅游产业交融，产生更大的创收价值。

（五）兼顾信息安全问题，融入生态治理意识

数智环境下的信息安全风险剧增问题直接影响着档案治理生态，应基于数字生态治理目标，积极开展档案信息安全治理工作，避免陷入“唯技术论”的档案治理误区。

一要遵循技术伦理，关注实际应用语境。数字技术的滥用可能造成档案信息的过度泛化，反而制约有效资源的提取。应从技术生态视角出发，考虑具体应用语境所对应的技术应用逻辑，有针对性地选择技术体系构建方向，同时加强自主技术的研发，形成安全性较高的迭代升级路线。

二要持续性加固档案信息安全生态堡垒。在提升档案信息存储容量的同时，针对信息资源结构中的不合理之处进行改进，创设良好的档案信息资源生态，并且完善隐私保护、风险排查、权限设置等配套信息安全管理机制，营造安全可控的档案资源应用环境；打造一支数字技术应用水平较高的档案治理人才队伍，以人力智慧应对数智环境涌现的新治理需求，对潜在的信息安全风险做出精准预判，强化提前干预效果。

综上所述，在档案治理现代化改革中，需要立足数智环境、顺应时代要求，找准数智要素嵌入契机，从而构建符合环境特征的档案治理新范式。目前，档案治理工作的治理对象、治理逻辑、治理结构、治理场域、治理效能已随着数智时代的来临发生重大变革，可从完善顶层设计规划、深化资源共享效应、引进科学方法理念、开辟数字人文阵地、兼顾信息安全问题等层面出发，推进档案治理格局、治理方案、治理动力、治理文化、治理生态的综合优化，形成可持续循环的现代化治理范式。

参考文献：

[1]赵雪芹，彭邓盈政.数智赋能环境下的档案数字叙事模式研究[J].档案学研究，2022（5）：67-73.

[2]李姗姗，王敏敏，李鑫.数智赋能音视频档案修复：实然之需、应然之举、必然之策[J].档案学通讯，2022（5）：93-100.

[3]魏亮亮.智慧治理理念下我国档案数据治理体系建设模式研究[D].济南：山东大学，2022.

[4]杨智勇，谢雨欣.数字档案馆的“数字—数智—数治”演进之路：基于《“十四五”全国档案事业发展规划》的分析[J].档案与建设，2021（8）：57-61，71.

[5]周文泓，田欣，熊小芳，等.档案数据化的走向与实现策略——基于《“十四五”全国档案事业发展规划》的展望[J].兰台世界，2022（3）：21-25.

作者单位：中共邯郸市委办公室