浅谈全宗卷与档案工作目标管理认定标准的整合路径

科学整合档案信息资源[1]是2014年中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出的要求。通过对中国知网全文数据库检索，发现近10年来关于“科学整合档案信息资源”主题的文章约1100篇，足以看出学者对此主题的高度关注。纵览这些文章，其主要观点集中在大数据背景下档案资源的合理配置[2]、馆际合作[3]、深度开发[4]、有效共享[5]、政策完善[6]等方面的研究，而将整合档案信息资源的理念应用至《全宗卷规范》与河北省机关档案工作目标管理认定标准（以下简称标准），至今仍为空白。本文结合对《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的理解，将整合理念应用至《全宗卷规范》与标准，探索二者整合的路径。

一、全宗卷与标准整合的必要性

（一）全宗卷与“标准”独立整理的弊端

为了更好地对档案进行标准化管理，适应标准要求，很多基层立档单位针对标准进行逐条梳理，独立整理出一套“专项档案”。随着各省因适应时代发展而不断修订标准，基层立档单位同时整理出多套不同版本的“专项档案”，一定程度上影响了档案的科学管理。一是“专项档案”与全宗卷内容有重叠，对于保存套数有限的档案，需要复印保存，复印档案不仅耗用时间精力、重复占用库房空间，还增加了档案原件破损的风险系数。二是多个标准下的“专项档案”容易出现断层，不能形成年代连续的案卷，难以做到后续高效地统筹利用。三是“专项档案”是为完成档案达标工作而产生的，随着标准版本的修订更新，“专项档案”需要不断调整，卷（件）数量大的“专项档案”在不断调整中增加了破损甚至丢失的风险。

（二）全宗卷与标准整合的优势

全宗卷与各省出台的标准相对独立，但也有一定相关性。将不断修订的标准整合到相对稳定的全宗卷，有很多优势。一是避免了重复复印，节省了时间、空间，提高了档案工作效率，降低了原件的使用率，有力地保护了档案原貌。二是突破了多版标准的束缚，建立连续的全宗卷文件级目录，便于后期检索利用，有利于更好地应对不断更新的标准考核。三是全宗卷内文件排序更加稳定，全宗卷内容更加丰富，文件突破了“保管期限”的限制，如文件归档的通知、档案培训的通知等，按照保管期限划分为定期保存的档案，有利于档案管理相关文件的长期保存。

二、全宗卷与标准的范畴界定

（一）全宗卷的含义及版本选取

全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具[7]。全宗卷整理的指导性文件是《全宗卷规范》。《全宗卷规范》我国现执行的版本是DA/T12-2012，上一版是DA/T12-94，作为行业标准具有相对稳定性。2012版《全宗卷规范》中“全宗卷的内容构成”分9项条款，分别为全宗（馆藏）介绍类、档案收集类、档案整理类、档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类、综合全宗卷。大多基层立档单位不涉及第9项综合全宗卷，因此本文仅从前8项条款展开讨论。

（二）标准的含义及典型版本选取

标准是各省档案行政部门制定的衡量基层立档单位档案整理水平的依据，是推动档案科学规范管理的指导性文件。随着时代的发展，各省档案局为全面贯彻落实国家档案局和各省档案工作安排部署，不断修订标准来更好地引领各单位档案工作。近年来，河北省档案局陆续出台5份关于“档案工作目标管理认定”的标准，分别为《河北省机关、团体、事业单位档案工作目标管理办法》（冀档﹝2003﹞4号）、《河北省机关、团体、事业单位档案工作目标管理特级标准考核办法（试行）》（冀档发﹝2006﹞10号）、《河北省机关档案工作目标管理认定办法》（冀档﹝2011﹞2号）、《河北省机关档案工作目标管理认定办法》（冀档发﹝2021﹞1号）、《河北省机关档案工作目标管理认定办法》（冀档发﹝2024﹞1号）。伴随不同版本标准的出台，基层立档单位整理出5套“专项档案”，不利于“专项档案”保存的连续性，不能高效发挥“专项档案”应有的历史价值。为了解决这些弊端，本文选择现执行2024年版标准与全宗卷进行整合，其他版本（如2003年版、2006年版、2011年版和2021年版）可参照借鉴。

三、全宗卷与标准整合的路径

（一）坚持类目相似或相近原则

坚持类目相似或相近原则进行整合，将全宗卷与2024年版标准进行匹配，简化了整合程序，提高了整合效率。具体操作如下：

将类目相似或相近原则应用至2024年版标准。2024年版标准四大项分别为体制机制、基础设施建设、基础业务建设、信息化建设。标准中的基础设施建设、信息化建设分别与《全宗卷规范》中的档案保管类、新技术应用类相对应。基础业务建设下设7项，分别为一般要求、形成与收集、整理与归档、保管与保护、鉴定与销毁、利用与开发、统计与移交。第2—7项可分别对应《全宗卷规范》中的档案收集类、档案整理类、档案保管类、档案鉴定类、档案利用类、档案统计类。一般要求均可在《全宗卷规范》中找到相应内容（图1）。

（二）坚持求同存异原则

将全宗卷与标准整合，本质上是将标准并入全宗卷。在并入过程中，有时会遇到《全宗卷规范》没有明确提及的类目，这时需要坚持求同存异原则，保留不同之处。例如，2024年版标准中的“体制机制”，此内容在《全宗卷规范》没有明确提及，本着求同存异原则，同时保持“体制机制”中项目的关联性，经过反复考量，建议将此部分内容划至《全宗卷规范》的第1项全宗（馆藏）介绍类。

四、细化整合后全宗卷的整理代码

（一）全宗卷的门类代码

将全宗卷与标准整合后，全宗卷的内容更加丰富，基层立档单位在进行档案工作目标管理认定时，如何快速地从大量全宗卷文件中找到所需成为难点。本文借鉴2018年国家档案局令第13号《机关档案管理规定》[8]第三十三条的机关档案门类代码和2022年国家档案局档函﹝2022﹞58号中的《机关文件材料归档范围和档案保管期限表》（样例）中门类划分的规定，将全宗卷内容设置一级和二级门类代码。

1.全宗卷的一级门类代码

一级门类代码与《全宗卷规范》“全宗卷的内容构成”相对应，选择关键词首字母设置代码，如选取全宗（馆藏）介绍类中的关键词“介绍”的首字母JS作为门类代码，选取档案收集类中的关键词“收集”的首字母SJ作为门类代码，以此类推。档案整理类、档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类的门类代码分别为ZL、JD、BG、TJ、LY（图2）。新技术应用类中的关键词“技术”首字母JS与全宗（馆藏）介绍类中的关键字“介绍”的首字母JS相同，因此，借用2024年版标准中的第四项“信息化建设”的关键词“信息化”首字母XXH作为新技术应用类的门类代码。

2.全宗卷的二级门类代码

为了更好地将全宗卷的内容进行科学有序管理，在全宗卷下设二级门类格外重要。

（1）全宗（馆藏）介绍类

在探讨全宗卷与两个标准的整合路径时，将2024年版标准中的体制机制划入《全宗卷规范》中的全宗（馆藏）介绍类。建议将全宗（馆藏）介绍类中原有表述涵盖的内容命名为全宗背景，现执行的2024年版标准中的体制机制下设的4项为二级类目名称，即《全宗卷规范》第1项全宗（馆藏）介绍类的二级类目名称为全宗背景、组织领导、机构人员、基本机制、经费保障。选取关键词背景、组织、机构、机制、经费的首字母作为二级门类代码，即BJ、ZZ、JG、JZ、JF。

（2）档案收集类

档案收集类在《全宗卷规范》中的解释为“档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等”。作为基层立档单位，此类大多为交接文据及相关目录，《全宗卷规范》解释中的办法、标准、说明材料等相对较少，因此，建议将其分为两部分，即交接手续和收集说明，取关键词手续和说明的首字母作为二级门类代码，即SX和SM。

（3）档案整理类

档案整理类在《全宗卷规范》中的解释为“文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等”[7]。作为基层立档单位，此类大多为整理完毕的归档案卷目录和归档文件目录，两类目录可以分别取文件和案卷的首字母作为二级门类代码，即WJ和AJ。档案整理类的解释内容以整理说明作为二级类目名称，取“说明”的首字母SM作为二级门类代码。

（4）档案保管类

档案保管类在《全宗卷规范》中的解释为“档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等”。建议将保存内容较多的安全检查、出入库登记、温湿度记录设为二级门类名称，取关键词首字母作为二级门类代码，即JC、CR、WS。其他相关的工作制度、应急预案等文件，以保管说明作为二级类目名称，二级门类代码设为SM。

（5）档案利用类

档案利用类建议将利用手续、利用效果、利用成果设为二级门类名称，取关键词手续、效果、成果的首字母作为二级门类代码，即SX、XG、CG。其他相关的工作制度、检索工具编制情况等文件，以利用说明作为二级类目名称，二级门类代码设为SM。

（6）档案鉴定类、档案统计类、新技术应用类

这三类对于基层立档单位来说，每年产生的文件较少，不建议设置二级门类。对于此三类产生文件较多的立档单位，可根据实际情况自行设置二级门类。

（二）全宗卷的文件编号

1.文件编号的组成要素

《全宗卷规范》中规定文件材料以件为单位进行装订，文件材料的编号由“全宗号—类号—件号”三部分组成。鉴于大多基层立档单位不在档案馆移交范围内，没有特有的全宗号，因此将文件材料进行编号时可省略全宗号一项。综合本文所述的一级和二级门类代码，文件编号宜由“一级门类代码—二级门类代码—件号”三部分组成。例如，全宗卷中全宗（馆藏）介绍类全宗背景中第一件文件的编号为JS-BJ-1，档案收集类收集手续中第一件文件的编号为SJ-SX-1。

2.文件编号的标注用笔

全宗卷文件作为立档单位重要的档案，降低因涂改编号而带来的损坏，也是保护档案原貌的一种方式。因此，文件编号宜使用铅笔标注，以便在出台新的《全宗卷规范》后进行灵活调整。

3.文件编号的多重使用

对于可以放在两个以上全宗卷门类的特殊文件，可以仅将完整文件放在排序靠前的门类，后续可在全宗卷目录中标明首次出现的文件编号，类似于档案管理中的“互见号”，避免了同一全宗内的重复复印。例如，基础数字汇编，既可以归到档案统计类，又可归到档案利用类档案利用成果中，若无多份文件，可以将文件放入第一次出现的门类档案统计类，第二次出现的门类可以在全宗卷目录中仅填写文件编号。

本文以科学整合档案信息资源为理论基础，立足于我国现阶段执行的《全宗卷规范》DA/T12-2012，以举例的方式，探讨了行业标准与省级标准的整合方法，希望基层立档单位在不断更新的省级标准下，能够将全宗卷文件整理好，将达标工作完成好。

参考文献：

[1]中共中央办公厅，国务院办公厅.中共中央办公厅 国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》.[EB/OL]（2014-05-04）[2024-06-10].https：//www.saac.gov.cn/daj/xxgk/201405/1d90cb6f5efd42c0b81f1f76d7253085.shtml.

[2]赵彦昌，段雪茹.大数据环境下档案信息资源整合的SWOT分析[J].北京档案，2016（11）：9-11.

[3]杜珊珊.馆际合作开发档案信息资源的路径探析[J].北京档案，2017（08）：22-23.

[4]赵雪芹，党昭，李天娥.数字人文视角下的档案信息资源开发问题与对策[J].北京档案，

2021（01）：18-22.

[5]李思艺.服务型政府理念下档案信息资源共享影响因素研究——基于信息生态理论的分析[J].档案与建设，2019（04）：18-22.

[6]黄星.机构改革后省级综合档案馆信息资源整合研究[D].南昌大学，2023.

[7]DA/T 12-2012，全宗卷规范[S].

[8]国家档案局.机关档案管理规[EB/OL].https：//www.saac.gov.cn/daj/xzfgk/202112/6e4f1d909e2443fc85111b8f82973e37.shtml， 2018-10-11/2024-06-10.

作者单位：河北省地质环境监测院