浅谈如何做好电子档案管理的保密工作

张敏

摘 要：档案是记录组织、单位或个人发展经历过程的数据资料，档案管理工作是一切工作的基础。文书档案、科学技术档案等专门档案是最常见的档案类型。在档案中有些记录了企业或组织的核心技术资料，有些记录内容涉及国家机密，一旦档案被窃取或遗失，都会给企业或国家带来重大损失。因此，必须增强对档案管理安全、保密工作重要性的认识。随着信息时代的到来，传统纸质档案正在向电子档案转变，档案信息通过网络可以更快捷的传递，在方便了广大用户的同时，也让档案保密、安全工作遇到了新的挑战。如何在新时代做好档案保密、安全工作，是每个档案管理人员亟须思考并解决的问题。文章以电子档案保密工作重要性为出发点，针对当前电子档案保密工作中出现的问题展开分析，并提出相应的解决办法，以期提高新时期档案管理保密工作的水平和质量。

关键词：档案管理；保密工作；有效策略

中图分类号：G273 文献标识码：A

在档案中所记录的信息资料，具有完整性和可靠性的特征，具有较大的社会价值和经济价值。目前，信息资源已经成为保证企事业单位具有竞争力的核心资源，能否妥善保管档案，做好保密工作，彰显了一个单位或组织的实力。拥有丰富的档案资源，能让企事业单位在市场经济中占据主动地位，大放异彩。那些缺乏档案保密意识，档案资源薄弱的企事业单位，则在市场竞争中被逐渐淘汰。而涉及国家政策、方针的档案信息，更是关乎国家安危，一旦被泄露，将会给国家造成不可估量的损失。由此可见，保密工作是档案管理工作中的重中之重。

进入信息化时代，档案管理信息化建设已是时代发展的要求，也是大势所趋。档案由传统的纸质形式向电子化转换势在必行。档案管理信息化建设方便了对档案资料的收集、整理、分类、储存及利用，但档案管理系统的新模式也对档案保密工作提出了新的挑战。做好新形势下档案保密工作，已经成为档案管理工作者的首要任务。

一、电子档案保密工作的重要性

1.电子档案保密工作是提高档案管理效率的基础

档案保密工作是档案管理工作的重要组成部分，也是一项基础工作。传统档案管理工作中，纸质档案资料通过人工收集、整理、分类及保存，需要耗费大量的人力、物力，档案管理成本较高，档案管理人员工作量较大，耗费的时间成本也随之增加，且档案管理工作的效率也难以保证。当档案管理进入信息化管理模式后，纸质档案通过现代技术转化成电子档案，有效优化了档案管理流程。电子档案保密工作有力保障了档案信息资源的安全，提高了档案管理工作的效率和管理水平。

2.电子档案保密工作提升了档案的安全性

档案管理是一项长期、严密的工作，在传统纸质档案管理期间，更要求管理人员具有耐心细致的工作态度。纸质档案存放除了需要较大的储存空间外，对外部环境的要求也相对严格。纸质档案长时间存放，容易出现霉变、破损等情况，造成信息资源的损失。此外，纸质档案管理需要投入大量人力，如果没有严格的制度管理，极易造成人为原因的档案泄密情况。因此，电子档案规避了纸质档案易破损的短板，在为用户带来方便快捷服务的同时，也有效规避了人为原因的泄密情况。电子档案保密工作，有效提升了档案管理工作的安全性。

3.电子档案保密工作是提高档案资源利用率的保障

档案管理工作有信息收集、整理、分类、归档、转移以及利用等诸多环节，工作内容多且相对琐碎，对管理人员的工作能力有较高要求。档案管理信息化建设的目标就是为了提高档案的利用率，实现信息资源共享。将信息技术融入档案管理各环节中，简化工作流程，通过建立档案信息数据库，对档案资料自动收集、分类、归档，并可通过搜索关键字快速查询。在管理人员授权的情况下，可以在网上查询及利用电子档案，方便了广大用户，提高了档案资源的利用率，实现资源共享。

二、电子档案保密工作存在的问题

1.档案保密工作相关法律法规不健全

在《中华人民共和国宪法》第53条规定：“中华人民共和国公民必须遵守宪法和法律，保守国家秘密。”保密工作的重要性众所皆知，国家以法律的形式明文规定，有力保证了我国各行各业的稳定发展，但也要清楚地认识到，虽然我国保密法已制定并实施多年，但在细节上还不是很健全，导致在开展档案管理信息化建设后，对电子档案的保密工作没有详细的法律法规作为执行标准和参考依据，说明当前的保密法律法规已无法适应时代发展的需求，应进一步完善，否则将对电子档案保密工作的顺利开展产生不良影响。

2.电子档案管理人员缺乏应有的保密意识

在早期保密工作的管理意识形态中，回避原则已经成为档案管理人员的惯性思维，不听、不看、不动的思想意识也保留到电子档案保密工作当中。这种思想深深影响了保密工作的质量，容易出现人为因素的信息被泄露。在企事业单位中，因缺乏应有的档案保密意识而出现的安全问题更为突出，如储存重要文件的电脑不设置安全密码、电脑出现故障随意交由外部人员修理、使用链接不确定是否安全的网络发送文件等，都极易发生电脑被入侵、文件被盗取的严重安全事故。由此可见，电子档案管理人员要增强保密意识，从思想上重视档案信息安全工作，采取有效的安全防范技术，杜绝发生泄漏电子档案信息的情况。

3.信息环境中潜藏的安全隐患

信息化时代，计算机及网络技术是最为重要的两项信息技术，很多信息技术都以二者为基础。档案管理信息化建设也是建立在计算机和网络技术应用的基础上，形成电子档案，并保存于计算机，再通过网络传送。随着网络技术的广泛应用，“网络黑客”是企事业单位信息资源被盗取的主要幕后黑手，也是电子档案保密工作中需要重点防范的对象。此外，各种木马病毒通过网络种植于计算机当中，盗取或破坏档案信息的事件也频繁发生。另外，通过电子档案储存空间小的特性，利用U盘拷制信息资源的盗取行为，则是较为严重的手段。在网络环境下，电子档案保密工作面临着新的挑战，作为档案管理人员要时刻提高警惕，确保档案信息资源安全。

4.档案管理人才队伍建设滞后，后续人才储备不足

当前，部分企事业单位的档案管理部门亟须专业能力强、精通管理工作、熟练操作计算机的复合型人才。我国企事业单位档案管理人员大多由人事或办公室等部门人员兼任，对档案管理业务不熟，缺乏专业的档案管理专业技能、数字化管理技术以及计算机理论知识与操作能力，更缺乏保密意识。

受传统档案管理观念和专业能力水平的影响，档案管理部门中部分管理人员未能有效掌握先进的信息化管理方式，使其在实际工作中仍然采用较为传统的方式，现有的档案管理人员专业能力和管理水平，不能满足信息化档案保密工作的要求。

电子档案管理对工作人员数量的需求有所降低，但对人员素质的要求在不断提升，参与电子档案管理的工作人员专业性不足，很大程度上影响了档案保密工作的质量。其中，有些工作人员欠缺对数字化、网络技术的了解，对最新的数据处理技术、信息分析原理等不熟悉，导致其在利用信息管理平台时工作效率缓慢，遇到网络系统安全出现问题时，不能及时处理问题，进一步导致电子档案的安全性受到威胁。人才储备是档案管理服务水平不断提高、档案利用方式不断优化的内在动力。如今，电子档案的管理与服务逐渐强调应用性与复合性，其不仅要求相关从业人员要有基本的档案管理服务素养，同时也要求相关从业人员掌握一定的电子信息类的专业知识，以应对逐渐多元化、精细化的社会需求。因此，人员专业素养与市场需求之间的矛盾日益尖锐，亟须加强档案管理人才队伍建设。

三、信息化环境下做好档案保密工作的策略

1.加强网络安全体系建设

企事业单位要对电子档案保密工作予以重视，明确各部门职责划分，在档案管理部门设置安全监管部，专门负责电子档案保密工作。在档案管理中，按保密级别对档案资料予以归类划分，对重点保密级别档案应设置专人负责监管。针对网络中的安全隐患，档案管理部门还应设置网络监管系统，对外来黑客入侵及时作出反应并予以阻止。在保密职责上应落实到个人，并完善安全系统，在软硬件基础设备设施上要加大资金投入，以此提升档案保密工作的质量，确保档案信息资源的安全。

2.明确档案管理人员职责，加强档案管理制度建设

企事业单位要增强档案管理人员保密意识，时刻保持警惕，确保档案信息资源的安全。档案管理人员要有保密意识，注重档案管理各环节操作流程的规范性，杜绝出现档案资料随意摆放，无人看管的现象。

加强档案管理团队的制度化建设，按照档案的重要性划分等级，不断优化保密团队的配置。在开展企业档案管理时，应成立具有专业素养的保密工作团队。做好制度层面的建设，制定相关规章制度，将责任落实到个人。此外，企业还应加大检查力度，随时抽查保密工作，一经发现问题应严肃处理。同时，国家也对档案管理保密工作出台了相关政策，企业应认真学习相应的法律法规，对档案采取层级划分，并根据不同层级采用不同安保措施，预防在档案查阅和使用时的安全问题。

3.划分档案密级，针对密级档案开展特殊管理

（1）企事业单位要按档案内容的关键性、重要性、保密性，将档案划分为密级和非密级

针对密级档案，要设置专人负责，专门存放，通过设置密码锁、访问权限，甚至是通过人脸识别才能访问。对密级档案，应挑选具有职业操守、思想觉悟高、保密意识强的工作人员负责，避免人为因素出现档案信息被泄露。

（2）重视密级档案管理流程

密级档案除了专人专项负责外，企事业单位要重视日常密级档案的管理工作。密级档案的收集、整理、分类、保存的各个环节，都要制定相应的规章制度，并严格遵循规章制度落实工作。尤其是密档借阅环节，一定要制定严格的审批制度，监管整个借阅过程，严禁发生拷贝、外借、归档不及时等情况。应在日常管理工作中将网络安全监管作为常态化检查，及时发现漏洞并予以修补，避免出现档案被泄露的情况。

（3）及时合理调整档案密级

档案的保密级别会随着时间而有所变化，一些密级档案会随着时代发展变成普通档案，而新的档案又转变为密级档案。因此，企事业单位要不定期按照时间、保密规范以及涉密内容标准调整密档，降低过期不具有特殊性的档案保密级别，补充新的保密档案，实施严格监管。

4.加强对电子档案的科学管理

当今的企事业单位普遍实现了办公自动化，电子档案已代替了原有的纸质文档，传统纸质化办公已被无纸办公所取代，要求企事业单位应加强对电子档案的科学管理。信息技术的应用，改变了传统的工作模式，原来需要手动抄录的资料已被计算机、打印机取代，人工存档、专门储存档案的库房也被大容量计算机硬盘替代。信息技术给企事业单位办公带来了方便、快捷和高效。但网络技术的缺陷十分明显，办公系统依赖于网络，一旦网络出现问题，就会导致系统瘫痪，电子档案会出现未及时保存而丢失的情况。企事业单位应对电子档案开展科学管理，严格执行分离制度，不仅分离使用计算机内外网络，还要物理分离电子档案存储载体、计算机及互联网，实现电子档案的安全管理。

5.加强档案保密工作团队的建设

信息技术给企事业单位办公带来了便利性，但技术操作还要依靠专业人才。电子档案的保密工作，因其特殊的工作性质，决定了该项工作人员需要较高的综合素质和工作能力。首先，电子档案保密工作人员应具备档案管理专业的基础知识，还要有丰富的计算机及网络知识和操作能力，更为关键的是，要具备强烈的保密意识和较强的责任心；其次，企事业单位要注重档案保密团队的建设，加强档案管理人员的信息技术培训，普及《档案法》《保密法》等法律法规知识，尤其要组织一支专门维护网络安全的团队，预防黑客等不法分子通过网络漏洞窃取机密档案。通过加强档案保密团队的建设，保障企事业单位电子档案信息安全。

四、结束语

综上所述，档案资源具有保密性、真实性和服务性的特点，具有极高的社会价值和经济价值，已经成为企事业单位在市场经济竞争中生存和发展的关键，由此也引来了不法分子的窥视。进入信息化时代，计算机技术和网络技术的应用，纸质档案向电子档案转变，使企事业单位办公更加方便、快捷、高效外，也对档案保密工作产生了严重的威胁。面对网络黑客的恶意攻击，企事业单位要通过加强内部网络安全系统建设、强化档案管理制度、对密级档案特殊防护以及加强电子档案保密团队建设等手段来防范。同时，企事业单位也应加强对保密法律法规的学习培训，增强工作人员保密意识，确保电子档案保密工作的顺利开展，有效保障档案信息资源安全。

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