湖南省档案馆灾害档案信息服务发展研究

摘要：灾害档案在防灾减灾过程中发挥着越来越重要的作用，社会对灾害档案信息服务的需求随之激增，档案部门提高灾害档案信息服务能力刻不容缓。湖南省档案馆是湖南省内唯一的省级综合档案馆，有丰富的灾害档案信息服务经验。进入信息时代，灾害档案信息服务需求激增、用户获取信息途径转变，自助式灾害档案信息服务无疑是一个新方向。文章从湖南省档案馆自助式灾害档案信息服务建设动因出发，结合湖南省档案馆开展灾害档案自助式信息服务存在的问题，提出自助式信息服务实施建议，旨在推动灾害档案信息服务发展。

关键词：灾害档案；档案信息服务；自助式信息服务

中图分类号：G279.2；D632.5文献标志码：A

0 引言

湖南省档案馆属于省级综合性国家档案馆，自建馆以来，不断征集散存于社会上对国家和社会具有保存价值的各种门类和载体的灾害档案，指导省内各党政机关、团体、企事业单位和其他组织的灾害档案收集整理工作，开展各种形式的灾害档案信息服务，可以说是湖南省重要的“档案利用服务中心”“记忆宝库”“信息集散地”“爱国主义教育基地”。

自古以来，湖南省内灾害频发，灾害种类多、危害大，形成的灾害档案文献丰富且极具研究价值。步入信息时代，社会各界对灾害档案资源信息需求的激增，对信息服务能力要求越来越高。2021年6月，中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中指出建立重大活动、突发事件应对活动相关档案利用调度机制，提高灾害档案信息服务能力建设刻不容缓。同时，用户信息服务习惯及信息服务理念随着网络的迅速发展而改变，档案馆在人力物力有限的情况下很难满足用户多样化的信息需求，用户主动获取信息成为趋势。因此，档案馆应思考如何在有限条件下打破时空限制，高效便捷地向用户提供灾害档案信息服务，满足不同信息需求。

1 自助式灾害档案信息服务概述

自助式灾害档案信息服务是在我国防灾减灾进程不断推进、社会对灾害档案需求增加的社会背景下所产生的以用户需求为主的档案服务。档案部门依托计算机、网络、通信技术，多途径构建开放性、社会化的灾害档案信息服务平台。用户以自身需求为导向，借助计算机网络在灾害档案信息服务平台内自行在线完成灾害档案信息检索、阅览、复制、编研、咨询、聚合等灾害档案利用活动［1］。该模式的原理简单来说是档案部门提供灾害档案信息与平台，以数据处理技术、网络通信技术、信息存储技术、基础设施设备支持用户根据自身需求与偏好，在一定服务规则内选择所需服务方式，参照平台指示，自主地完成相关信息检索、查询、利用。

2 湖南省档案馆开展自助式灾害档案信息服务的动因

2.1 地方政府防灾减灾工作需要有效的灾害档案信息服务

灾害档案文献是灾害及其治理研究的文献宝库。海量的灾害档案信息资源是人们认识和把握灾害发生发展规律的基础资料，具有重要的情报价值，是地方政府防灾减灾工作中不可或缺的信息支撑。在灾害预案、灾情评估、灾害救援、恢复重建等各个管理环节中，准确、及时、全面的灾害档案信息资源是各级各类党委与政府灾情研判和应急决策的重要依据。

随着建设服务型政府步伐的加快和政务信息公开的深入，救灾决策者、灾害管理人员、减灾救灾部门对灾害档案信息服务的需求呈现出多元化、个性化的特点，表现出对档案信息的及时性、准确性、有效性的关注与渴求［2］。自助式灾害档案信息服务可以打破档案查询、检索、利用的门槛，使信息获取更加开放、自由；拓宽信息服务渠道，推进档案资源线上线下跨区域、跨部门共享利用。借助有效的灾害档案信息服务可以整合灾害信息资源、吸取教训、总结经验，有助于地方政府提升灾害防治能力，推动形成反应灵敏、上下联动的中国特色应急管理体制。

2.2 相关政策的支持加快灾害档案信息服务方式创新

从宏观来看，近年来，档案在应对处置新冠疫情、自然灾害事故过程中发挥了重要的作用。2020年，国家档案局出台了《重大活动和突发事件档案管理办法》，积极推进重特大事件档案的收集、保管、利用。2022年9月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《关于加强重特大事件档案工作的通知》，提出要进一步重视重特大事件档案工作，保障重特大事件档案工作的经费投入，为重特大事件档案工作营造良好的环境和条件。国家对灾害档案的重视是档案馆提升灾害档案信息服务能力的动力来源。

从微观来看，湖南省大力支持档案馆“数字化”与“智慧化”。2021年12月，湖南省委网信办、省发改委印发《湖南省“十四五”信息化发展规划》，指出要“加快建设数字档案馆”“智慧档案”，统筹规划建设全省档案信息资源共享平台，促进各级国家综合档案馆互联互通，提高档案服务数字化智能化水平［3］。政策的支持为档案馆创新灾害档案信息服务模式提供了坚实的后盾。

2.3 信息技术为灾害档案信息服务提供坚实保障

当前，快速发展的数据处理、网络通信、信息存储等技术为深入分析、充分利用灾害档案信息资源提供了强有力的技术保障。一方面，计算机软件系统算法的不断优化提高了灾害档案信息资源收集整理效率，有效整合数量庞大且分布零散的灾害档案，实现灾害档案数字化并形成专题数据库。另一方面，安全可靠的信息存储与数据分析技术加强了灾害档案信息资源综合分析研究，通过特定算法对数量巨大、种类繁多的灾害档案信息资源进行分类、相关性研究分析。

同时，网络通信技术的快速发展催生了各类“互联网+”模式，灾害档案信息服务内容与服务方式发展也迎来了新契机。依托互联网，构建“线上平台+线下站点”灾害档案自助式信息服务可以打破传统档案管理模式下受到的时间与空间限制，自由获取、智能管理，为用户提供更全面、主动、增值性的服务，提高灾害档案信息服务的高效性、及时性与便捷性。

3 湖南省档案馆开展自助式灾害档案信息服务存在的问题

3.1 自助式信息服务内容拓展速度慢

湖南省内档案馆灾害档案信息服务内容更新速度慢的原因主要有2个：（1）灾害档案收集不力。湖南省内灾害多发且时空分布不均，加上档案本身涵盖的领域丰富导致湖南省内所产生的灾害档案数量庞大，加大了收集难度；灾害应急与治理需要多方协作，灾害相关的档案、资料散落于各部门，加大了灾害档案的收集难度。目前，湖南省内灾害档案仍分散于省委、水利厅、民政厅、气象局、省政府办公厅等地。（2）灾害档案开发利用不够。灾害档案收集不力导致湖南省档案馆现存灾害档案仍未形成内容丰富、门类齐全、结构清晰的灾害档案体系。其馆存灾害档案大多为零散的资料信息，档案业务仍停留在传统的收集、整理与保管上，也未形成深层次的灾害档案编研成果［4］。专业人员与相关技术不成熟使得湖南省档案馆缺乏资源数据的开发利用、档案信息的知识挖掘、电子数据库的建设、信息服务平台的构建等。

3.2 自助式灾害档案信息服务形式较单一

在数字化高速发展的今天，湖南省档案馆目前灾害档案主要的信息服务方式还停留在档案资料的收集与整理、提供档案查阅服务等传统层面上。灾害档案数字化仅体现在电子查档和专题数据库建设两方面，其专题数据库的建设数量很少，仅有两个。这两个专题数据库都不是以灾害档案为主体进行建设的，可以说在档案的信息服务数字化形式非常有限以及开拓困难的情况下，对于自助式灾害档案信息服务建设造成了很大的影响。这主要有两部分原因：（1）档案馆资金受限，数字化信息服务的试错成本高；（2）档案馆的主导性不够，专业人员不足。这对于要实现基础的数字化服务形式以及后期对档案进行数据化处理，实现更智慧的信息服务形式都存在很大阻碍。

3.3 自助式灾害档案信息服务平台建设不完善

自助式灾害档案信息服务离不开信息化平台支撑。湖南省档案馆作为省内唯一的综合性国家档案馆，近年来在信息服务平台建设上取得了一些成效，线上建设“洞庭湖专题数据库”，利用信息共享平台推进档案数字资源跨区域、跨部门共享利用工作；“湖湘档案”“湖南省档案馆开放档案利用平台”等平台为用户提供网上档案查阅利用。线下利用信息技术不断推进馆藏档案数字化建设，开发档案管理系统，向有关单位与公众提供便利的信息服务。但仍存在建设投入不足、开发不完善、系统分散、缺乏安全保障等问题。信息共享平台的主要服务对象为涉档机构部门工作人员，信息门槛高。面向普通群众的档案网站功能开发不完善，界面设计不够简洁，部分功能形同虚设。同时，部分已形成的数据库、档案网站、档案管理系统也因缺乏资金、技术得不到相应的维护，信息服务效果无法保障。

4 湖南省档案馆构建自助式灾害档案信息服务的实施建议

4.1 加快灾害档案数字化进程

档案信息自助服务的前提是档案信息的数字化、聚合化［5］。目前，湖南省档案馆灾害档案数字化困难除受灾害本身的突发性影响外，还受灾害档案基数庞大、缺乏专项资金、重视程度不足等原因影响，加快灾害档案数字化进程必须从这几个方面入手。（1）加大灾害档案收集力度，提高资源整合效率，系统整理成灾害专题档案，挖掘灾害档案价值；（2）不断拓宽资金来源渠道，积极争取经费支持，大力宣传灾害档案对社会发展的重要性，争取经费投入，优先将经费投入与社会发展相关的灾害档案数字化开发中；（3）加大对灾害档案的宣传，利用开展讲座、与学校合作、布置展览等提高群众对灾害档案价值的认识。

4.2 拓展“自助式”灾害档案信息服务内容

实现信息服务优化需要拓展信息服务内容。第一，加强各类型灾害档案的收集，做到应收尽收，保证灾害档案齐全完整。第二，完善灾害数据，包括灾害的类别、等级、数量、频次、造成的损失及灾害基本信息等。第三，引入多类型档案。照片、音视频及口述档案是灾害应急管理过程中形成的特殊档案，针对这些特殊载体档案，可以利用新兴技术进行内容呈现，如利用增强现实技术（AR）与虚拟现实技术（VR）为灾害档案信息服务提供交互式体验。第四，拓宽灾害档案信息服务途径。传统档案信息服务的主要途径分为3类：以档案原件向用户提供；以档案复制品向用户提供；以提供档案信息加工品向用户提供。而信息化社会下，自助档案信息服务不再拘束于实体档案，档案阅览、档案外借、出具档案证明、档案复制、档案咨询、举办档案展览等均可由用户通过网络远程自主完成。

4.3 推进自助式灾害档案信息服务平台建设

构建一个开放、独立、面向社会的自助式灾害档案信息服务平台是用户在信息化社会中实现自主完成信息服务的基础。档案馆需要强化门户网站建设、特色档案信息资源库建设、档案信息服务系统建设、档案应用系统建设、档案用户教育等，拓宽用户自主获取信息服务途径。在信息服务平台建设上，一定要打破信息门槛，简洁化界面设计，增加个性化信息服务选择［6］，自动利用智能技术手段充分挖掘获取档案用户的背景信息、活动轨迹等元数据，对获取的元数据进行深入分析，了解用户的习惯偏好，预测用户的潜在需求，合理配置和集成馆藏档案资源［7］。做好安全维护，防止用户信息外泄或被非法使用。

4.4 利用微信公众平台开展“自助式”灾害档案信息服务

湖南省档案馆传统的信息自助服务是利用自助查询及完成查询与利用，但随着移动设备的普及，社交媒体为档案资源建设提供了一种全新的路径［8］，微信公众平台将信息传递引向了一个更便捷的道路。利用微信公众平台进行自助信息服务主要有几个优点：第一，覆盖面极广，可以服务更多潜在用户；第二，对用户的信息素养要求不高，用户只需订阅信息，就可以自行浏览一些及时性信息，而档案馆在这个过程中只需及时更新相关信息、定期维护网站；第三，信息服务成本低，减去了档案馆网站开发、系统维护成本，同时简化了程序。

湖南省档案馆在利用微信公众平台提供档案服务上具有一定经验，但其开发的“湖湘档案”公众号栏目有功能设置不全面、信息互动与推送不及时等问题。微信公众平台灾害档案信息服务功能设计构想主要侧重两个方面：（1）对微信公众平台进行二次开发，额外提供一台能被互联网用户访问到的开发服务器，保证服务器的稳定、安全［9］；（2）对服务页面的完善，用户在关注微信公众号之后，注册并登录账号，可以使用检索、咨询、统计、推送等基础功能，根据用户的检索习惯、信息记录、个人偏好定制个性化服务。在基础信息服务上，再开发实时的交流工具以及留言板、电子邮件等非实时交流工具，有效实现用户与馆员间的双向沟通。

参考文献

［1］张博.数字档案馆档案信息自助服务模式的构建［J］.云南档案，2014（1）：50-52.

［2］邓岚.民政灾害档案信息服务研究［J］.中国减灾，2011（17）：42-43.

［3］湖南省人民政府.湖南省“十四五”信息化发展规划［EB/OL］.（2021-09-06）［2023-12-19］.http：//www.hunan.gov.cn/topic/hnsswgh/ghwj/202111/t20211109_21026921.html.

［4］王超宇.长株潭地区洪涝灾害档案信息资源开发利用研究［D］.湘潭：湘潭大学，2022.

［5］陈晓晖，赵屹.新媒体环境下档案信息自助服务的内容与实现［J］.中国档案，2017（5）：69-71.

［6］唐艳芳.数字档案馆档案信息服务平台的构建［J］.档案学研究，2006（5）：44-48.

［7］贺奕静，杨智勇.智慧档案馆的智慧服务功能及其实现［J］.档案与建设，2019（11）：28-32.

［8］周耀林，路江曼.论社交媒体下档案服务的创新［J］.档案学通讯，2014（6）：45-49.

［9］甘春梅，尹常笑.我国档案馆微信公众平台的应用现状与优化建议研究［J］.山西档案，2023（3）：117-123.

（编辑 姚 鑫编辑）

Research on the development of disaster archive information services in Hunan Provincial Archives

FENG  Yan

（School of Public Administration， Xiangtan University， Xiangtan 411100， China）

Abstract：  Disaster archives are playing an increasingly important role in the process of disaster prevention and reduction， and the demand for disaster archive information services in society is increasing rapidly. It is urgent for archive departments to improve their ability to provide disaster archive information services. The Hunan Provincial Archives is the only provincial-level comprehensive archives in Hunan province， with rich experience in disaster archive information services. Entering the information age， the demand for disaster archive information services has surged， and users have changed their ways of obtaining information. Self-service disaster archive information services are undoubtedly a new direction. The article starts from the motivation of the construction of self-service disaster archive information services in Hunan Provincial Archives， and combines with the problems existing in the development of disaster archive self-service information services in Hunan provincial archives. It proposes implementation suggestions for self-service information services， aiming to promote the development of disaster archive information services.

Key words： disaster archive; archival information service; self-service information service

作者简介：冯妍（1999— ），女，硕士研究生；研究方向：电子政务与文件档案管理。