集团型企业购销流程优化策略

胡淑琼

集团型企业是现代企业的高级组织形式，以具有投资中心功能的大型企业为核心，由多个在资产、资本、技术上有密切联系的企业，组成规模庞大和业务多元化的经济组织，通常会在内部进行大量的购销活动。这些购销活动不仅涉及集团内部各子公司之间的交易，也可能涉及与外部企业的合作与竞争。统计数据显示，企业供应链可以消耗企业高达25%的运营成本。通过建立集团型企业标准化的购销流程，持续优化购销流程可提升供应链效率、减少交易成本和时间，提高内部协同效率以更好地适应市场变化。建立统一商务结算策略方案和集中式财务管理平台，规范从业务到财务的数据管理，有助于更好地控制风险、遵守法规要求，减少合规风险，提升企业价值管理水平。

集团型企业购销流程特点

一、统一采购与供应管理

集团型企业通常会建立统一的采购和供应管理公司，建立和推行标准化的采购平台，组建专业的采购团队，负责采购策略的制定和执行。以供应链平台为载体，以管理体系为支撑，依托采购平台打通供应链上下游，以实现资源的有效配置和成本的优化，整合形成产业链，通过控制关键环节推动生产组织体系变革、内外高效协同，提高整个产业链的运作效率和竞争力，确保供应链的稳定性和可靠性。通过对采购活动的集中管理、统一协调和专业化运营，提高采购效率、降低采购成本，从而增强集团的竞争力和盈利能力，引领价值链发展。

二、统一管理和协同作业

集团型企业通常采用统一的管理体系和流程，制定统一的交易流程标准，确保各环节的一致性和稳定性，降低出错概率。内部交易流程需要各部门和环节之间的协同配合，才能有效地完成交易活动。不同部门、团队或个体在执行交易流程时需要紧密协作、互相配合，确保交易顺畅、高效进行。业务端负责业务实质，财务端负责业务提交和账务处理，建立有效的沟通机制、提高内部交易流程的协同性，确保交易流程中出现问题时能够及时沟通、解决问题是非常必要的。不断优化产销协同策略，建立集团企业内部产销协同机制，加强各部门之间的沟通与合作，有助于提高企业整体运作效率。

三、信息技术支持和共享

集团型企业内部购销活动需要借助信息化手段，搭建集团企业供应链管理平台，实现供应链流程的线上化、自动化。加强信息化建设和互联网应用，包括ERP（企业资源计划）、招标平台系统、供应链管理系统等，以实现信息的实时共享和流程的高效运作。各部门和团队能够借助系统将购销流程中的重复性任务自动化，实现物资需求计划、采购计划管理、采购组织形式和方式选择、采购流程实施、合同管理等信息管理，以满足信息安全、全程留痕可追溯、大数据分析、采购过程管理和采购业务监督等要求。通过供应链管理平台，及时、准确地分享交易相关信息，实现与供应商和客户的实时沟通和协作，共享库存信息、订单状态、物流信息等，提高供应链的透明度和协同效率。

存在的问题

一、信息系统发展程度不均衡且孤立

集团化企业中，采用统一的系统平台以促进各子公司的业务协同和信息整合已成为一种常见的管理策略。然而，在实际操作中，由于种种原因，这些子公司的系统发展往往存在差异或不均衡，这导致系统连接和信息共享的不充分，可能会在集团内部形成信息孤岛，使得重要的业务数据和资源无法在各个子公司之间高效流动和共享。这可能会影响到集团的整体运营效率，增加协调管理的复杂性。

二、线下流程多，效率有待提升

上下游购销业务相互独立，线上信息共享程度不高，导致收发货等信息以纸面形式在购销双方之间传递，从收发货到结算全流程中，购销双方需要确认合同、物料、量、价、批次等信息，交互频次多，业务及财务均需投入较多的人力成本。另外，手工单据整理核对、传递，可能因为烦琐的线下审批和过多的中间环节而导致效率低下。这不仅增加了操作风险，还延长了交易时间。

三、财务处理和业务流程不匹配，影响财务报表质量

为提高采购效率、节约运输成本，一般会采取供应商直接发货至售达方的方式，发货方和销售方可能非同一主体，供应商直接发货至采购物资的下游公司。下游公司验收完毕收货后，在系统中完成对收货操作，形成应付暂估，但可能存在当月统采公司尚未收到供应商发票和下游公司出具的验收单的情况，不在系统中进行收发货操作，也不进行账务处理，对于统采公司，业务发生时间与记账时间存在差异，不符合会计准则的“及时性”原则，同时导致内部往来存在差异，集团合并报表质量不高。

四、收入和成本确认不匹配，增加财务合规性风险

下游采购公司面临一个普遍现象：收货入库的商品物资并非静态存储，而是随着生产的周转不断流动。在这个过程中，部分或全部物资会被用于生产，进而转化为产成品并完成销售。这种动态的物资转化过程往往导致成本与收入之间出现不匹配，这种不匹配可能会被内部审计或外部监管机构质疑，认为企业未能遵循会计原则中的“谨慎原则”。此外，不合理的库存管理和成本收入不配比还可能带来税务风险，税务机关可能会质疑企业的税收申报是否真实反映了其经营状况。

优化对策与效果

一、搭建供应链协同交互平台，提高效率与准确性

构建一个一站式线上协同平台，将采购方和销售方的财务及业务端都纳入其中，使得所有沟通和交互都在平台上进行，提高透明度和效率，供应商、统采公司和下游采购公司各参与方可以实现实时的信息交流和共享。货物送达下游公司进行验收质检后，下游公司通过系统确认收货，这将触发平台自动发布相关信息。若在平台上发现订单中的采购信息如价格、数量或合同有误，供应商或统采公司可以启动驳回流程，统采公司在对采购或销售合同进行必要的变更后，下游采购公司需基于正确信息重新发起一个协同确认单。在三方共同的确认下，收货合同、数量及金额等信息将成为结算的基础，从而减少业务操作中的重复和交叉沟通。这一机制旨在提高整个供应链的交互效率和准确性，确保各环节顺畅衔接，共同推进业务的顺利进行。

二、流程数字化和自动化，助推结算效率提升

将关联交易的审批、合同签订、发票处理、支付等流程数字化，并尽可能自动化，减少人工干预，降低错误率和沟通成本。如为了提高采购结算的效率并优化资金收支流程，建立增值税发票开票系统与业务系统的连接，通过业务平台线上传递发票信息。一旦下游采购公司接收到发票信息，并将其与相应的采购订单及系统收货信息进行匹配验证，结算过程便可以顺利完成，大幅度提高结算效率，实现开票、结算以及资金收支的无缝对接。此外，通过实现发票信息与交易平台的集成，可以有效地缩短交易确认的时间，消除应付暂估往来差异。发票信息的线上传送不仅加快了处理速度，还允许将发票定期集中寄送，可显著降低邮寄成本，在优化财务流程的同时，也为企业带来了成本节约和时间效率的双重好处。

三、建立标准购销流程，确保高效稳定

标准化的流程可以帮助企业建立一致的操作规范，以流程的标准运行代替人的标准操作，确保每个人在进行任务时都遵循相同的步骤，减少由于人为错误和操作不规范带来的风险，也使得培训过程更加系统化，新员工更容易上手适应工作环境。统一制定采购标准目录和标准体系，将强化采购标准刚性执行，加强标准应用，确保标准应用到规划、设计、建设各个环节。通过采购标准滚动优化，建设供应资源信息标准化数据库，全面改造供应资源管理系统，可实现供应资源信息的系统间共享。如推进招标标准化建设，形成标准合同文本，供应商中标后系统自动生成合同协议书等，通过自动化工具的运用，设置预警机制和实时数据分析，可以及时发现和预防潜在的风险，采取相应的预防和纠正措施，确保流程的连续性和稳定性。

四、规范业务数据基础，支持战略决策

标准统一的购销流程，有助于提供同质化的结构化业务数据，针对财务、信用、销售、采购等数据的集中和分析可以为管理层提供有价值的信息，支持战略决策。在数字化和信息化的背景下，企业能够通过各种信息技术手段，如数据库管理系统、数据仓库和大数据分析工具，来收集、存储和分析购销数据。对供应管理、招标采购、经营管理等数据进行可视化展示。通过分析购销数据，编制专题大数据分析报告，针对性发现业务和管理问题，企业可以识别出不必要的开支和浪费，采取措施进行成本控制和流程优化，也可以更好地了解市场趋势和客户需求，制定更有针对性的策略，在数据中挖掘价值，为经营管理提供支持。

总之，购销流程优化是一个持续不断的过程，还需要持续关注以下几个方面：一是制定完备的制度体系框架。持续监控交易流程不断调整优化，修订制度管理体系，为各层级单位实施采购决策划定权力范围、明确工作职责，推动购销组织高效运转。二是加强购销资源信息标准化建设及应用。建设规范化、标准化、集中统一的购销资源标准数据库，消除跨系统信息孤岛，推进供应资源信息共享。三是延伸控制链。充分利用云计算、大数据、人工智能等技术提高购销流程的透明度和效率，增强对市场环境的敏感程度，密切关注市场环境变化和客户需求演变，及时调整购销策略以应对市场变化。四是注重合规性，加强相关法律法规和行业标准的研究，遵守相关数据保护法规，及时跟踪构成重大影响的新法新规，加强重点业务领域法律合规监督，确保企业的合法合规运营。（作者单位：中国石化集团共享服务有限公司南京分公司）