现代企业人力资源档案管理对策研究

陈蕊

现代企业人力资源档案管理的重要性日益凸显，已成为企业发展的关键一环。有效的人力资源档案管理不仅可以提高工作效率，也为企业相关战略决策提供可靠支持。本文从人才管理、员工评价、企业文化传承等方面探讨了人力资源档案管理的重要性，分析了在管理精度、信息泄露等方面存在的问题，并从更新档案信息、档案安全管理、档案管理人员专业化培训等方面提出了现代企业人力资源档案管理的优化措施。

人力资源档案管理是企业管理必不可少的一环。随着现代企业人力资源档案管理的数字化、信息化水平提高，数据分析技术更加完善，其在企业人才管理、组织文化建设、决策制定等方面发挥着越来越重要的作用。加强人力资源档案管理对企业的运营与发展具有重要意义。

现代企业人力资源档案管理的重要性

（一）有助于企业建立规范用工秩序

建立完善的人力资源档案，企业可以存档员工的劳动合同、入职登记以及其他法律法规要求的文件资料，确保企业在雇佣员工时的合规性。人力资源档案中的员工信息和用工记录可以作为企业在劳动纠纷或监管检查中的重要证据，证明企业的用工行为符合法律法规，降低法律风险。人力资源档案记录了员工的劳动合同、薪酬福利、工作时间等信息，有助于确保员工获得应有权益，避免不当劳动行为的发生。建立规范的人力资源档案管理制度可以促使企业各部门更加严格地按照法律法规和企业政策执行用工管理，从而提高管理的规范性和合规性。通过对人力资源档案的管理和维护，企业可以及时更新员工的相关信息，保持与劳动法规的修订相适应。因此，有效的人力资源档案管理可以帮助企业建立合规的用工制度、降低法律风险、保障员工权益，从而确保企业严格遵守劳动法律法规，构建和谐的劳动关系。

（二）有助于完善人才管理

有效的档案管理，企业可以全面了解员工的个人信息、工作经历、培训记录等，为制定个性化的人才发展计划提供基础。分析档案中的培训记录，企业能够了解员工的技能和能力水平，有针对性地制定培训计划，提升员工的综合素质和适应能力。人力资源档案中包含员工的职业发展历程、薪酬福利信息等，通过合理的管理，可以更好地满足员工的个性化需求，提高员工的满意度和忠诚度。综合分析档案中的员工绩效、培训成绩等数据，企业能够及时发现具有潜力的员工，为其提供更多的发展机会，实现人才的内部培养和晋升。人力资源档案中的绩效评估记录是建立绩效管理体系的关键，通过科学的绩效评估，企业可以识别出高绩效员工和有待提升的员工，有针对性地进行激励和培训。通过以上方式，现代企业可以更好地利用人力资源档案管理，实现对人才的深度管理，提高员工的整体素质和组织的竞争力。

（三）有助于全面评估员工绩效

人力资源档案中包含员工的基本信息、培训记录等基础数据为员工绩效评估提供了客观参考。人力资源档案中存档的员工绩效考核记录，包括定期考核结果、绩效评价报告等，可用于进行全面绩效评估。档案管理可以追踪记录员工的绩效目标设定情况，及时调整目标、评估实现情况，促进员工绩效提升。依据档案中的员工信息，企业可以对员工进行个性化评估，针对不同员工的工作特点、能力水平和发展需求进行量化评价。通过档案管理系统可以对员工的绩效历史数据进行分析，发现绩效趋势、强项和改进空间，为制定未来的绩效改进计划提供参考。

（四）有助于传承企业历史和文化

人力资源档案记录了员工的工作经历、成长轨迹、取得的成就等信息，这些铭刻着每个员工的故事，可以作为企业历史和文化的一部分进行传承。企业的重要事件、成就以及员工的贡献都会留存于档案资料中，为企业传承历史、弘扬文化提供了宝贵的依据和素材。档案管理可以传承和强化企业的核心价值观、文化传统，例如口述历史、员工访谈等形式，促进员工的文化认同。新员工可以通过研读历史档案和了解前辈的故事，更深入地了解企业的文化传统和核心价值观，更快地融入企业文化。

企业可以利用历史档案塑造企业形象，向内部员工和外部社会传递企业的历史渊源和文化特色，增强企业的凝聚力和吸引力。因此，人力资源档案管理有助于企业传承历史和文化，通过记录、保存和传达企业的重要资料和文化内涵，有助于弘扬企业精神，激发员工的归属感和责任感，为企业的可持续发展奠定坚实的文化基础。

现代企业人力资源档案管理存在的问题

（一）档案管理精度不高

现代企业人力资源档案管理精度不高是一个普遍存在的问题，导致档案信息的不完整、不准确或者重复存档等情况。人为因素是导致档案管理精度不高的常见原因之一。信息录入过程中，可能出现拼写错误、格式错误、信息漏填等问题，影响了档案信息的准确性。缺乏统一的数据录入标准和流程，不同的员工可能会以自己的方式录入信息，导致档案信息的规范性和一致性不高。当员工信息改变时，如职位变动、薪资调整等，如果档案管理系统没有及时更新，也会造成档案信息不准确，影响后续的管理和决策。信息录入后缺乏严格的验证机制，导致错误信息的滞留和传播，降低了信息的准确性。此外，有些企业在人力资源档案管理中可能忽视了部分重要信息的采集，导致档案信息的不完整，容易影响对员工综合情况的评估。

（二）档案信息存在泄露风险

企业档案管理系统储存了大量员工的个人信息，例如身份证号、详细家庭住址、教育背景、工作经历等敏感信息，如果泄露给未经授权的人员，可能导致员工隐私泄露、企业声誉受损、财务损失等问题。随着企业档案管理数字化，互联网和网络设备越来越普遍，网络安全漏洞是导致档案信息泄露的主要原因之一。档案管理工作涉及多个人员的操作，如信息录入、档案储存和访问控制等，如果其中有人疏忽或不法分子偷窥，极易导致重要信息泄露。部分员工可能利用职务之便，非法访问档案管理系统并读取敏感信息，或者将档案复制到其他介质上泄漏。档案管理系统进行了数据备份但是备份不到位，就会存在数据被盗用、泄露、散布等问题。此外，机房环境不安全、机房保安人员素质不高，也会增加资料被窃取的风险。

现代企业人力资源档案管理的优化措施

（一）定期更新和修订档案信息

设定明确的更新和修订档案信息的周期和时间表，确保档案信息与员工最新情况一致。建立有效的信息收集渠道，通过员工提交变更申请、上级推荐、人力资源部门反馈等方式，及时获取员工的变更信息，如职位变动、薪资调整、教育背景变更等。根据收集到的变更信息，及时更新和修订档案信息，包括录入新的信息、修改已有信息、注销或删除不再有效的信息等。更新和修订档案信息，应与员工本人核实和验证信息的准确性，确保更新的信息与员工提供的信息一致；保留旧版信息和相应的变更记录，便于追踪员工档案的变动历史，满足法律要求。

定期对档案信息进行审查和审核，检查是否遗漏了变更，确保更新和修订的准确性和完整性。更新和修订档案信息后，及时告知相关部门和员工有关变更情况，确保其了解新的档案信息。对相关人员进行培训和指导，使其了解更新和修订档案信息的流程、规范和标准，确保信息更新的准确性和规范性。记录每次更新和修订操作，监测整个档案信息更新和修订过程，追踪和评估档案管理的效果和准确性。

（二）建立档案信息审核审查制度

成立专门的档案审核团队或委员会，负责对档案信息进行定期审核和审查，确保整个审核过程专业、细致。制定明确的档案审核标准和流程，包括审核频率、审核范围、审核程序等，确保审核工作有条不紊地进行。对每次审核进行详细记录，编制审核报告，记录审核结果、发现的问题和处理措施，便于追溯和跟踪问题解决过程。

设定定期的内部审查计划，对档案信息进行全面审查，发现和修正数据错误、不一致和缺漏等问题。引入交叉审核机制，不同部门之间相互审核彼此的档案信息，避免信息封闭性带来的问题，确保数据的准确性和一致性。定期邀请外部专家或第三方机构进行档案信息的审查和认证，提高管理水平和数据准确性。针对发现的异常数据或问题，建立快速响应和处理机制，及时采取纠正措施，确保数据的准确性和完整性。

（三）充分利用档案信息

分析员工档案信息，了解高绩效员工的共同特征和成功路径，制定更准确的人才招聘和选拔标准，确保吸引和选择适合岗位的高素质人才；识别潜在的高潜力员工，制定培养计划，培养和发展内部人才梯队；结合关键岗位的继任需求，制定管理层发展计划，培养未来的组织管理人才；了解员工的技能和经验，进行人员结构调整和优化，确保组织在快速变化的环境中保持竞争力。根据档案信息，为员工制定个性化的职业发展规划，提供有针对性的培训和晋升机会。结合档案信息进行绩效评估，为高绩效员工提供适当的激励措施，如薪酬调整、晋升机会或特殊福利。

分析离职员工的档案信息，了解离职原因和离职员工的反馈，优化离职管理策略，减少人才流失。根据员工档案信息中的个人需求和关怀记录，优化员工福利计划和员工关怀策略，提高员工满意度和忠诚度。

（四）加强档案安全管理

一是建立安全意识和安全文化。强化安全培训和知识普及，让员工理解档案安全的重要性，加快企业安全文化建设。

二是制定严格的档案安全规范和制度。明确档案信息的保护要求和流程，规范档案管理的操作与实施。设定访问权限和控制措施，确保员工只能按权限访问档案信息。备份旧数据前，进行信息的深层加密和擦除。

三是不断完善和更新安全管理策略，采取多种技术和管理手段，提高档案管理安全保障水平。完善档案存储和保护措施，加装监控和报警器件、设置安保巡查等，防止档案被盗、丢失、损毁等问题。采用加密、备份和存储等技术手段，确保档案信息的安全性和可靠性。定期进行系统风险评估，发现并解决安全漏洞、攻击风险和数据泄露等问题，减少安全事故的发生。建立多重保护体系，避免单一因素引起的安全问题。设定档案安全应急预案，指导管理层和员工如何处理安全事件，及时掌握应对突发事件的态度和措施。

（五）加强档案管理人员专业化培训

建立完善的培训计划和制度，明确培训目标和内容，为档案管理人员提供有序的学习路径和培训体系。定期组织内外培训，针对不同级别和角色的档案管理人员，提供档案管理标准和规定、数字化档案管理技术与方法、数据分析与挖掘工具等专业化培训。与行业协会合作，参加行业会议和研讨会，学习和分享行业前沿知识和案例，扩大档案管理人员的知识和交流，提升整体水平。

加强档案管理人员内部的交流和分享，分享优秀案例和经验，提高整体工作效率。引入先进的培训技术和工具，如虚拟培训、在线课程、知识管理系统等，提高培训效果。提供多样化的培训方式，如课堂培训、培训手册、在线视频等，鼓励档案管理人员根据个人特点和需求选择适合的培训方式。

结 语

企业只有在档案管理的全过程中，不断优化管理和服务，才能为其发展提供持续的人力资源支撑。优化现代企业人力资源档案管理，除了定期检查和更新档案信息、充分利用企业人力资源档案信息、确保人力资源档案信息安全等措施，还应加强档案管理人员专业化培训。随着数字化和信息化的发展，不断提高数字档案管理能力是现代企业刻不容缓的任务。

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作者简介

陈 蕊 陕西交通控股集团有限公司安川分公司，研究方向为人力资源管理