加快高职院校纸质人事档案信息化管理工作的思考

张美莲

（烟台文化旅游职业学院，山东 烟台 264003）

引言

高职院校的人事档案管理是人事部门负责的基础性服务工作，该工作的主要任务是协助高职院校进行人员调度工作管理。高职院校在不断地发展过程中，会频繁对人员进行调度，相应地对人事档案管理工作提出更高的要求。为了适应高职院校的人员调度需求，人事档案管理在充分结合实际情况的基础上，从人员、理念、技术等方面进行创新，实现高职院校人事档案管理的新发展。

1 高职院校人事档案管理的意义

1.1 记录人员完整信息

高职院校人事档案管理的主要内容为教职工的档案，教职工的档案信息内容为截至进入高职院校工作全阶段的学习信息、工作信息、社会活动信息等。高职院校通过人事档案管理，对在校人员的各阶段信息进行管理，更新人员档案，以此记录人员的完整信息［1］。

1.2 提供准确人员信息

高职院校人事档案管理需要对在校人员信息的变动进行跟踪、记录、调整，将变动信息录入档案中，由此形成可靠的原始档案资料。高职院校人事档案管理有助于提升人员档案信息的真实性、可靠性，为高职院校人员变动提供信息支持。需要注意的是非特殊情况下禁止对档案信息进行改动，在必要情况下需要在获取相关信息的基础上对档案信息进行改动，改动完成后对档案加密保存［2］。

1.3 人员调动重要依据

高职院校因工作需要对人员进行调动时，需要调取相关人员的档案信息作为支持。高职院校人事档案管理在确保档案信息精准的前提下，为人员调动提供重要的信息依据。需要注意的是在日常的人事档案管理中，对人员信息进行变更时应注重所记录信息的均衡性，使高职院校结合相关人员的全面信息，制定准确的调动决策［3］。

2 现阶段高职院校人事档案管理中存在的问题

2.1 人事档案管理制度滞后原因

高职院校人事档案管理为人员变动、信息查阅提供支持，以此最大限度上满足高职院校相关工作的需求，因此人事档案管理工作的管理制度需要顺应院校相关工作需求的变动进行适当调整，以此确保人事档案管理的有效性。现阶段部分高职院校的人事档案管理存在滞后现象，未及时根据高职院校相关工作需求的变动进行调整，致使现有的制度与人事档案管理工作不匹配、人事档案管理与院校相关需求不匹配。为了进一步了解高职院校管理制度滞后的真实原因，本次研究中对D 学校的人事档案管理工作人员进行调查分析，经过调查后发现，现阶段D 学校人事档案管理制度滞后的主要原因包括信息沟通不及时、缺少制度调整标准、检查工作不到位［4］。

1.信息沟通不及时

学校其他工作部门开展涉及人员信息变更的活动时，未能与档案管理部门及时进行沟通，致使人事档案管理更新滞后。

2.缺少制度调整标准

学校尚未制定明确的人事档案信息制度调整标准，致使人事档案管理在日常工作中缺少制度调整依据，导致人事档案与学校相关工作需求出现不匹配，造成人事档案管理制度滞后。

3.检查工作不到位

人事档案管理部门因未能及时与其他部门进行信息沟通而不能获取制度调整相关信息，而学校未定期对人事档案管理制度进行检查，致使人事档案管理制度滞后于学校其他活动的进度。

2.2 人员工作意识落后

高职院校人事档案管理问题除制度滞后外，部分档案管理工作人员存在意识落后的情况，致使自身的工作能力难以适应人事档案管理工作需求，由此对高职院校人事档案管理工作效率造成负面影响。本次研究对D 学校现阶段人员意识落后的原因进行分析。

1.身份观念依旧

① 部分高职院校人事档案管理人员在日常工作中，会根据档案所属人身份的不同而采取不同的态度，例如对于校领导、骨干教师的档案认真对待，而对于后勤人员的档案随意对待，致使校领导、骨干教师的档案高度完整，而后勤人员的档案易出现缺失的情况；② 工作意识淡薄。部分高职院校人事档案管理人员处于被动、消极的工作状态，需要在督查、检查时才“认真工作”。在工作中缺少主动学习意识，表现为不能主动、积极地了解、学习前沿的人事档案管理理念与技术，对人事档案管理的重要性缺少深层次认知，致使人事档案资料不能及时更新，不利于高职院校相关工作的开展。

2.缺少全面认知

部分高职院校人事档案管理人员未能从多角度认识到人事档案管理工作的重要性，表现为对人事档案管理工作缺少深刻、全面地认知，造成档案内容更新不及时、归档不及时等现象。

3.岗位竞争意识薄弱

部分高职院校人事档案管理人员认为，档案管理的工作流程、内容相对固定，通常情况下不会出现难以解决的问题，因此在日常工作、生活中不会主动学习前沿的档案管理理念，致使人事档案管理人员的岗位竞争意识薄弱，在一定程度上影响高职院校人事档案管理工作效率。

3 高职院校人事档案管理工作发展

3.1 完善工作制度

鉴于现阶段大部分高职院校的人事档案管理工作制度存在滞后现象，因此各高职院校应当高度重视人事档案管理工作制度的及时完善与更新。为了确保人事档案管理工作制度完善与更新的及时性，各高职院校应主要解决信息沟通不及时、缺少制度调整标准、检查工作不到位的问题［5］。

1.完善部门间信息沟通流程。高职院校应结合实际情况完善部门间信息沟通流程，使各部门形成信息沟通闭环，各部门开展与人事信息变动相关的活动前，首先应到人事档案管理部门进行报备，由人事档案管理部门开具人事信息变动凭证，随后相应的部门可开展活动，活动完成后持凭证与人员变动信息到人事档案管理部门进行归档，以此兼顾各部门间信息及时沟通与人员档案的及时更新。

2.明确制度调整标准。高职院校结合人事信息变动情况与人事档案管理工作情况，明确相应的制度调整标准，以此确保人事档案管理制度与实际工作情况相适应，最大限度上提升人事档案管理工作与学校其他工作的匹配程度，充分发挥人事档案管理制度的优势。

3.2 强化工作意识

1.增强岗位意识。高职院校应强化人事档案管理人员的岗位意识，使人事档案管理人员能清楚意识到自身的责任，在工作中认真完成任务。通过增强人事档案管理人员的岗位意识，使其在实际工作中抛开对人员档案信息的身份差异对待的思想，平等对待所有的档案信息，并在日常工作中收集、整理人员档案信息，并上报领导申请归档，为高职院校人事档案管理服务质量的提升提供支持。

2.组织专业培训。人事档案管理具有较强的专业性、技术性、政策性，高职院校人事档案管理人员是负责人事档案工作的主体，其思想政治水平与工作能力直接决定了人事档案管理工作的效果。为了进一步提升人事档案管理人员的思想政治水平、职业素养水平、工作能力水平，高职院校应定期组织培训活动，人事档案管理人员通过参与培训活动，了解前沿的思想政治动态，进一步明确人事档案管理工作的重要性，并在培训人员的指导下进一步提升专业工作能力水平。

3.增强竞争意识。为了提高人事档案管理人员的岗位竞争意识，避免相关人员在日常工作中存在消极怠工的现象，高职院校可在人事档案管理工作中引入竞争机制，例如高职院校通过社会招聘的方式引入更多的人事档案管理优秀人才，配合业绩奖励机制，充分激发人事档案管理人员的工作积极性、增强人员岗位竞争意识。

3.3 注重信息化建设

1.搭建大数据管理平台

鉴于高职院校人事档案数量相对庞大，传统的纸质档案管理方式难以适应高职院校人事档案管理需求与社会发展形势，表现为纸质档案不能根据学生情况变动而及时更新、精准投递，同时纸质档案不利于存储，当人员信息发生变动时，人事档案管理人员需要筛选档案并逐一核对、调整，在一定程度上增加了人事档案管理人员的工作压力。

2.搭建大数据信息库

高职院校将大数据技术运用到人事档案管理工作中，以实际情况为切入点搭建人事档案大数据信息管理平台，通过大数据信息管理平台了解教职工变动信，。高职院校在大数据人事档案信息管理平台的基础上，搭建人事档案管理大数据信息库，将纸质档案录入大数据信息库，实现对人事档案信息的快速检索，并根据档案信息变动及时更新信息。

3.4 推进安全管理

为充分发挥大数据在高职院校人事档案管理中的优势，高职院校应高度重视人事档案安全管理工作，避免非法入侵行为对人事档案造成的损害，为保障人事档案管理工作质量提供安全保障。

1.转变安全意识

工作人员在传统的纸质档案管理中，不丢失、不损坏档案即保障人事档案信息的安全，在大数据人事档案管理背景下，部分工作人员仍认为不丢失、不损坏档案是保障档案安全的重点。为了转变工作人员的档案管理安全意识，高职院校在组织人事档案管理人员培训活动中，需要将档案安全作为重点内容，由培训人员组织档案管理人员对安全风险事件进行分析，引导人员学习档案管理安全应急措施，帮助人事档案管理人员逐渐转变档案管理安全意识，并掌握档案安全管理技术。将档案安全管理纳入人员考核范围，重点对人员的安全意识、安全防范措施等进行考核，以此全面强化人事档案管理人员的安全能力、提升人事档案管理工作的安全水平。

2.硬件更新

高职院校应顺应科技发展的趋势，结合档案管理需求及时更新人事档案管理硬件。通过更新服务器，提升服务器信息处理速度，使信息处理速度最大限度上满足人事档案管理信息化建设标准，在此基础上对硬件运行维护流程进行调整，在更新硬件的同时确保数据同步，防止在硬件更新的过程中发生信息丢失的情况。

结束语

高职院校从实际情况出发，结合现阶段人事档案管理工作存在的问题，从人员、技术、理念等角度出发，为人事档案管理工作的发展制定方案。高职院校通过完善并调整人事档案管理工作制度，使各部门彼此间及时沟通信息，确保人事档案管理与相关工作需求相适应，实现档案的及时更新与高效管理，运用大数据技术建设档案管理信息平台，提升档案管理的效率，全面推进高职院校人事档案管理工作的高质量发展。