茶叶企业存货管理存在的问题及改进措施

邹姚

存货是大部分企业生产经营中非常重要的资产，其采购、库存、核算管理直接影响着企业的经营利润和资金周转，故存货的管理非常重要。茶产业属于农业，农产品相较于现代工业产品，存在产品价格、品质不能标准化、存放过程中口感风味会自然转化等现实问题，故茶叶企业的存货管理具有一定的特殊性。本文分析了茶叶企业存货管理中的相关问题及如何优化存货的采购、库存、核算的管理，以助力企业生产经营的良性发展。

存货是指企业在日常生产活动中采购或自制的用于保证生产经营需要的各种外购原料、低值易耗品以及自制半成品、产成品等。存货是企业生产经营中的重要流动资产。存货管理的目标是要降低生产经营过程中的各种直接和间接成本，保证资产安全，减少资金占用，提高企业的盈利能力。存货管理包括对采购人员的管理，对采购价格的管理，对存货运输、装卸、储存、分类的管理等，各环节的管理和控制都会影响存货管理的效益。

一、茶叶企业存货管理的特殊性

（一）茶叶原料的特殊性

第一，我国茶叶品种繁多，气候变化会导致茶叶的品质发生变化且有一定的不稳定性。在标准化生产中，要保证产品风味的一致性需要库存较多种类的茶叶，进行适当的拼配，保证茶叶滋味、口感的特点和稳定性。这就需要对不同种类、不同批次的茶叶进行精细化管理。

第二，茶叶采购的季节性强，春茶质量好、价格高，要保证采购到足够多的春茶。当优质茶叶紧俏时，价格高使企业成本控制压力增大，采购量大占用资金，采购量不足又将影响产品的生产和销售。

第三，茶叶保存环境要求较高，随着储存时间的变化，温湿度发生变化，茶叶的口感和品质都会发生变化，故茶叶的存储要求高，需要动态监控和管理，将茶叶的品质变化控制在预期的范围内。

（二）茶叶包装的特殊性

第一，市场上茶叶虽品类较多，但受产区、工厂生产技术和生产线的限制，实质上单一企业生产茶叶的品种并不丰富。企业品牌化运营过程中需要足够多的产品支撑，故大多企业会在包装上进行突破创新。包装差异化程度较高，满足了品牌产品的多样性需要，让客户有更多的选择，同时也增加了企业包材采购的压力。

第二，茶叶的礼品属性较强，对包装物的要求要比其他农产品更高，故包材的成本一直居高不下，占存货成本比重较大。

第三，根据市场规律，存货采购量大、单价低，议价空间大；采购量小、采购单价高，议价空间小。茶叶的礼品属性导致茶叶包装种类多、价格高昂，更需要准确地进行市场预判，保证包装采购数量能够满足市场需求的同时又能控制成本，不积压，故包材采批量的管理非常重要。

二、茶叶企业存货管理的现状

（一）存货采购现状

茶青收购时间集中，不可控因素增加收购压力。我国茶叶饮用习惯以清饮为主流，对茶叶的品质要求较高，茶叶的品质又和季节、地域、气候、品种等密切相关。其中季节和气候导致茶青收购有较强的时效性，特别是春茶时期是集中收购的季节，品质好的年份需要加大收购量，气候灾害年份需要提高价格保证收购量能维持企业的经营需要，这导致茶叶企业的存货收购价格不稳定，收购压力也比较大。

受行业限制，采购管理经验不足。茶叶生产企业大多建立在乡镇，管理人员经验少，无法有效干预存货的采购管理，为存货采购提供决策支持。没有应急预案，当出现问题时不能迅速提出补救方案减少公司损失。

（二）仓库管理现状

茶叶生产工艺对存货的要求增加仓库管理的压力。部分茶叶需要一定时间的仓储存放转化，才能达到较理想的饮用口感和滋味，为保证企业产品的标准化生产要求，也需要保留多品种、多批次的茶叶用于产品拼配，故企业需要囤积数年和较多品钟的茶叶库存，这也是茶叶存货管理的压力所在。

茶叶存储对仓库管理要求较高。茶叶存储要求高，长期储存需要将温湿度控制在比较理想的范围内。若仓库不符合存货管理的温湿度要求，会导致存货损失。

存货统计数量不可靠。仓库面积不足、存货库位未合理分区等原因导致存货随意堆砌无法区分，存货盘点困难导致存货统计数量不可靠。

仓库管理松散随意，导致存货风险增加。无关人员进出仓库非常随意，仓管没有单据直接听从领导指令发货，也不及时记录和补单，导致存货管理失控。仓库管理松散也有可能导致存货失窃、监守自盗，长期不被发现，无法追踪。

存货管理缺乏相关的专业人才。存货日常管理不严格，缺乏有效的存货统计方法，加剧企业管理存货的压力。茶叶存储时没有根据存货的特性、批次分类存放和管理，温湿度、空气流通程度等不符合茶叶的存放要求，导致茶叶品质变差甚至发霉变质，造成较大的经济损失。

（三）存货核算现状

存货的核算不够精准。原材料种类多、来源渠道多样、生产加工环节较多，导致在存货成本核算的过程中会出现较多的漏洞，核算结果偏离真实的存货价值，进而影响产品定价，定价过高导致销售受阻，定价过低导致企业无法获得预期销售利润，甚至越卖越亏。

会计未严格按照会计准则的要求执行存货核算。如，未定期或出现减值迹象时进行存货减值测试、发现存货减值未及时计提等，导致存货账面价值虚高；茶叶生产过程中形成的正常损耗未计入成本，非正常损耗未计入损失；存货入库价值和出库价值不一致，导致存货金额偏离实际，甚至出现负数金额；存货生产加工过程中产生的制造费用未按照会计准则分摊到正确的产品成本中；茶叶实际已入库但未及时入账，放在仓库遗忘、变质，核算的库存数据不实，影响采购、生产、销售等各环节的计划和考核。

（四）内部控制现状

存货和资金之间的流转缺乏控制。采购工作应根据销售需求、生产需求、仓储能力综合考量來确定最优采购方案，但在实际执行过程中，采购部门直接决定采购方案，导致采购的数量和实际需求不一致，出现缺货时临时高价采购或过量采购，占用资金。在存货销售过程中，未确认资金是否到账、订单是否生效即发货，导致存货损失。一旦市场不及预期，出现销售疲软、回款困难，就会导致存货积压、流动资金紧缺。

内控薄弱，制度不完善。茶叶存货管理中存在着部门内部和部门之间无法相互监督的问题。如，采购工作缺乏有效的合理性论证，采购审批程序控制不科学，计划不符合实际需求；企业有规定入库验收流程，但无人执行或执行过程中手续不完整，导致入库数量、质量、批次和要求不符；存货入库后，没有制定相应的风险发现和应对措施，导致无法及时发现风险或发现风险后没有处理方案，导致企业受损；有库存盘点的要求，但没有匹配相应的盘点结果考核方案，导致盘点后，对盘点问题未形成书面的盘点分析报告，无优化建议，盘点差异追责困难，盘点作业流于形式；由于其他部门不了解生产，生产人员可以在生产过程中私自变卖废料、边角料，工艺改进减少的材料损耗等未被发现；内部审计机构未发挥应有的作用，企业不重视内审过程中发现的问题和提出的优化建议，导致内审监督沦为事后控制，在内审机构撤出后内控就会停滞甚至失效。

三、加强茶叶企业存货管理的对策建议

（一）引进高素质员工并设计相应的培训机制，引导团队进行规范化管理

在招聘工作中加强对人员素质的考核。提高员工基本素质的考核标准，保证新员工有足够的学习和理解能力，能够保证员工通过配套的公司培训，理解和执行公司管理制度，持续学习专业知识，自我成长。

建立完善的激励机制。通过建立健全激励机制，鼓励员工积极执行公司制定的各项管理措施，可以在一定程度上提高员工的稳定性和工作积极性，有利于企业各项管理制度有效执行；通过定期进行内部和外部的专业知识、职业技能培训并进行考核，提高仓库管理人员和财务人员的业务素质、工作能力，保证存货管理工作的质量与效果。

（二）加强销售工作，适当采购，提高存货周转率，减少积压

加强市场开发，提高存货周转率。茶叶具有较强的文化属性和社交属性，从这两方面去开发市场，营造茶叶消费场景，发掘消费需求，提高饮茶人口基数。

茶青采购需要考察当地天气、茶山、农户的情况，做好充足准备，保证收到数量、质量和价格都合适的原料。

根据企业的仓储能力和全年销售计划，制定长期采购计划。在企业仓储能力有限的情况下和有仓储优势的供应商合作，采取一次下单、分批生產、按需调货的模式，最大限度地降低库存压力，保证存货供应，在企业资金有限的情况下，和支持小批量生产或付款条件宽松的供应商合作，按需生产，最大限度地减少资金占用额。

（三）改善硬件和软件设施

建立标准化仓库，引入智能控制系统。保证存货的生产和存储能够控制在符合标准的温湿度，保证茶叶存储的温湿度、通风条件和茶叶质量。

采取科学有效的存货统计方法。引进现代化的存货管理系统，对存货进行动态管理和控制。实现存货信息共享，让各部门能够录入相应的存货需求，及时获取存货储备信息。自动计算存货的科学储备量、存货储备结构、经济订货量等，使企业在不影响生产和销售的同时，能够最大限度地减少存货积压，降低存货的仓储成本、资金占用成本、沟通成本、交易成本等。

（四）规范存货管理制度

优化存货相关管理制度。存货管理制度的建立应具有全局观和组织性。根据企业的实际人员配置情况，制定符合企业实际需求的存货管理制度，制度要清楚、明确且具备执行条件。由于存货管理在不同环节涉及到不同的部门，故部门之间的配合十分重要，制度建设要注重部门之间的沟通交流。

建立存货岗位制度。对于权限界定不清、出现各部门互相推脱的情况，应对各岗位的职责进行明确的分工，分工应做到：明确不同岗位员工的职责范围，不出现责任真空情况；有利益关联的岗位要相互分离、相互牵制，不得由同一人既审批又执行；执行人员无批示流程，不得私自处理存货；相关人员应拒绝办理权利范围外的指示并向上级报告等。

规范存货日常管理制度。制定《仓库管理制度》，仓管人员应严格执行制度要求。包括但不限于：对符合流程要求的单据货物验收入库、发货出库，并将相关单据进行妥善保管，登记好库存台账；加强存货的日常保管工作，按照科学的分类方式实施存货管理，根据存货的存储要求和批次，将其存储在符合要求的规定库位，分批次摆放整齐；按照存货的重要性和价值对重点存货加大保管力度，随时对存货的存放环境进行监测，按照规定时间进行品质检测，保证存货质量安全；在无特殊要求时，按照先进先出原则发出存货，避免存货长时间存放变质毁损；存货调库要有调库手续，不得因仓库为同一管理员而违规减少必要手续；应严格控制存货接触人员，禁止未经授权人员进入仓库；明确库存管理责任，对盘点差异应进行分析，明确责任并及时告知相关部门，提供减少损失的处理方案并报领导审批等。

严格执行采购控制制度。公司采购制度应严抓执行，专业的大型采购应该聘请专业的机构与公司高层进行商讨，通过集体表决的方式作出决策，避免因责任人考虑不全面造成企业损失；验收人员必须要根据验收标准进行验收，对到库的存货种类、数量、规格等作出详细的验收记录，登记在仓库台账上，加强存货的管理；严格执行采购计划，包括采购计划调整流程，按照总的采购计划和实际需求变化，安排供应商提前备货或适当自行备货，通过灵活安排释放企业的仓储空间，降低存货成本。

（五）规范存货成本核算流程，提高核算精准度

制定标准存货核算制度，按照相关制度执行存货核算标准流程。第一，应根据企业实际的管理水平，选择合适且一致的成本核算方法；第二，规范票据传递路径，保证财务核算所需的票据传递完整、及时；第三，账务处理尽量做到当日处理，不得有账外存货或账存实无。

报批事项及时处理，保证存货数量和价值准确。存货盘点出现账实差异时，应迅速找出原因，明确责任人并提交报批后，按照处理意见及时进行账务处理；发现存货出现减值迹象，应及时进行减值测试分析，如存在减值，应及时报批计提存货跌价准备。

用电算化核算工具提高存货的核算精准度。根据企业自身的库存管理需求选择合适的存货管理电算化系统。利用电算化系统对存货采购、存储、加工、销售全过程进行规范科学的成本核算，提高工作效率和信息处理精准度，有助于企业管理者利用数据作出更有利于企业发展的决策。

严格执行会计核算制度。严格按照会计核算制度规定进行存货成本核算，如，一般纳税人采购存货取得专用发票，税额部分不应计入存货成本；生产加工过程中使用的原材料、人工、水电及其他费用，应分为正常和非正常消耗，正常消耗可计入存货成本，非正常消耗应计入当期损益；低值易耗品应根据其使用生命周期，选择不同的摊销方法等。

结语：

茶叶企业的竞争不仅存在于茶叶行业内，也存在于其他饮品行业。面对激烈的竞争环境，茶叶企业的生存压力持续增加，企业要生存就必须加强内部管理，最大限度地节能增效，提高企业盈利能力。存货管理是茶叶生产企业中重要的一环，存货管理的问题影响着企业的资金、销售、生产各个环节，企业需要正确认识存货管理的重要性和必要性，合理降低存货成本，提高企业盈利能力。茶叶生产企业的存货管理不应仅限于保证存货不丢失，而应从提高人员和团队素质、加强存货采购和销售管理、提高存货管理软硬件设施、规范存货管理制度、提高存货核算精准度等方面，建立符合企业经营发展要求的存货管理模式。

（作者单位：福建武夷山国家级自然保护区正山茶业有限公司）