新时期国有企业人事档案信息化实现路径分析

王鹏

摘要：人事档案是国有企业人力资源管理的核心内容。国有企业在全面推进数字化转型，加强企业信息化建设的大背景下，阐明推进人事档案信息化的重要意义，分析当前人事档案信息化相对滞后的现象背后的主要原因，提出推进人事档案信息化管理的实现路径，为实现国有企业组织人事工作高质量发展，进一步提升国有企业软实力提供了理论参考。

关键词：国有企业；人事档案；信息化

引言

当今国家高度重视数字化转型，提出推进网络强国建设，加快建设数字经济、数字社会、数字政府，以数字化转型整体驱动生产方式、生活方式和治理方式变革。当前，我国数字经济和实体经济加速融合，数字产业化稳步发展、产业数字化进程提速、数据价值化加速推进，数字化对经济发展的放大、叠加、倍增作用持续释放，正成为推动我国经济社会高质量发展的新动能和新引擎。随着科学技术不断进步，大数据及人工智能技术在推进档案管理信息化当中发挥的作用越发凸显，档案管理模式从传统实体保管向现代数字化管理方式转变势在必行。2018年11月，在中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》中，新增加了对档案信息化建设和信息资源综合开发相关工作的要求，明确了对干部人事数字档案的界定，并要求各级人事档案工作部门要积极将大数据等信息技术运用到档案工作中^[1]。在这样的大背景下，国有企业如何结合自身发展需求，推动人事档案管理向信息化迈进，充分彰显信息化管理模式的作用显得尤为重要。

一、国有企业人事档案信息化的意义

新经济、新技术和新要求推动着人力资源管理进入新时代。档案管理作为人力资源管理重要的服务支撑系统之一，急需构建与组织战略匹配的数据化、智能化体系架构，适应人力资源管理数字化变革趋势。人事档案作为档案管理的核心业务，关系每名干部职工的切身利益，是干部管理、审查监督、人才引进、培养评价等工作的重要基础，也是维护干部人才合法权益的重要依据^[2]。人事档案信息化，即通过现代信息化手段为人事档案的收集、整理、保管、统计、利用和传递活动提供便利的管理过程。推进人事档案信息化建设，是做好人事工作的现实需要，也是推进组织人事工作向科学化、现代化转变，提高管理效能的必然趋势。

（一）有利于推进规范化管理

对人事档案进行科学的日常管理是实现档案材料高效利用的前提。国有企业大多采取垂直管理的模式，管理层级较多，对人事档案的管理基本停留在传统的纸质填报的方式，在这当中不可避免地会出现由于个人书写习惯的差异，导致相关信息的录入存在字体、颜色、格式、大小和填写内容的千差万别，从而会对后期查阅、检索、读取等环节造成不同程度的影响^[3]。对人事档案信息化后，可以统一人事档案管理工作标准、管理流程，通过对录入内容、字体、颜色、大小、格式进行规范化设置，可以有效地避免此类问题，实现档案规范化管理。

（二）有利于实现便捷化应用

运用新一代信息技术改造人事档案管理信息系统，实现人事工作在管理上更加规范、服务上更加高效、决策更加精准，将有力地保障高质量发展。人事档案通过实现数字化管理，可以为日常工作提供更方便快捷的信息管理平台，实现数据资源快速定位、一键查询、多维查验、动态管理，能够极大地提高人事档案信息利用的检索效率，充分发挥在干部监督、队伍建设、选拔任用、人員调配、考核评价等具体工作中的支撑作用^[4]。例如，通过建立人事档案电子数据标签，可以对录入的信息进行快速定位、快速归档、自由组合，破解个性化需求中需要重新设定筛选规则等繁琐流程，使档案信息利用更加高效。

（三）有利于实现安全化存储

人事档案材料的有效利用必须建立在安全存储的基础上。在现行的人事管理模式下，各种档案承载的主体仍然是纸质材料，在归档时需要进行详细记录，在封存时需要进行细致的分类，在日常管理环节也需要进行定期地检查，对存储环境要求较高，受火灾与水灾等潜在隐患的威胁也较大。传统的纸质档案不可避免地会在多次传递、翻阅后存在一定程度的磨损、褪色、老化等现象，不利于材料的完整性保存。人事档案信息化管理手段将档案材料数字化后，存储于计算机硬盘或者专用数据库后，通过适当的信息保密措施，既可以让档案的完整性得到最大的保障，又可以提升档案存储的安全性，能够做到人事档案资料保存的永久性。

二、国有企业人事档案信息化建设面临的形势

人事档案作为企业人事管理的重要载体，一直受到各级国有企业高度重视。近年来，在档案资源建设质量、档案利用服务水平、档案治理效能和管理现代化程度上均取得了长足的进步，但是面对当前数字化转型的需要，仍然暴露出了诸多亟待解决的问题。

（一）数字化改革理解和认识不足

推动数字化转型，形成数字化思维是基础。借助新一代信息技术建设新发展格局下人事档案资源管理，有助于实现人力资源价值共享，有助于提升人力资源管理深度和决策效能，是助力高素质队伍建设的应有之义和内在要求。当前许多大中型国有企业已经在公文办理、合同管理、资金监管、生产管理、销售业务等领域广泛应用各类信息系统，但是在人事档案领域仍然停留在传统的纸质载体，很大因素还是对相关工作急迫性、必须性的理解与认识不足。

（二）业务领域专业人才支撑不足

企业各级人事部门中，缺少专职档案管理人员，档案员兼职的情况非常普遍，由于相关人员兼任部门其他工作，很难在信息化管理上投入更多的时间与精力。人事档案数字化后，对档案管理人员的业务与信息化能力提出了更高的要求。兼职档案管理员没有经过系统的培训和专业的学习，整体专业素养不高，已经成为推行信息化管理的制约因素。

（三）管理模式与制度明显滞后

当前国有企业各级人事部门需要花费大量的时间进行重复性日常事务处理，存在工作效率低、人力成本高、存放保管风险大的问题。人事档案需要参照涉密档案进行管理，现有档案相关的法律法规和政策标准仍然是建立在传统的纸质管理模式下^[5]。转换为数据化管理后首要需要解决的问题就是如何建立一套完善档案信息安全管理制度，防止档案信息外泄。而当前大部分国有企业相关管理模式与制度建设中并未充分考虑到信息化后面临的风险点，信息化环境尚不能满足当前的需要，信息化基础设施配备较为薄弱，档案软硬件基础设施和内外网络建设等诸多方面都需要重新进行考量。

三、国有企业人事档案信息化实现路径

（一）融入数字化转型整体规划

“十四五”以来，国家明确了建设数字中国的发展战略并加快了建设步伐。国内不少国有企业更是身先士卒，纷纷提出了以数字化转型推动企业高质量发展的转型目标，强调全员由传统的信息化思维向数字化思维转变^[6]。普遍的共识是希望通过提升大数据等现代技术手段辅助治理能力，推动互联网、智能化、数字化、新技术与企业生产经营管理不断融合。在这样的开发背景下，有必要把人事档案信息化管理纳入一体化平台的建设，在疏通业务流的同时，贯通人事流模块，将人员角色、专业能力、履职经历对应具体业务岗位，从而拓展人力资源应用，推进人岗匹配，为组织人事工作决策提供参考，为业务工作赋能。

（二）健全信息化管理机制流程

通过对传统人事档案管理规章制度进行重新梳理，重点对管理人员岗位职责、场地建设、设备管理、安全保密、应急预案等方面的现行制度进行对照，发现传统模式与信息化管理模式之间存在的问题，将新的规章制度落实到现实情景中，充分发挥信息化管理的优势，建立与信息化建设相适应的管理制度，杜绝涂改、伪造和丢失等问题。要按照国家人事档案相关技术标准及规范操作流程，严格规范实现信息化管理应用后，进一步完善在档案建档、档案扫描、数据录入、数据交换、数据存储、数据备份等业务环节的操作流程，确保数字档案能够完整地还原原始档案的原貌，保证档案信息的真实、完整、可用。

（三）拓展人事档案应用场景

人事档案最重要的应用体现在干部人才选拔任用的过程中。现有人事档案仅涵盖人员静态基本信息，对干部人才工作业绩、重大表现、考核情况、奖惩情况、考勤信息、培训情况等动态信息记录不够全面完整，没有把干部人才的“一时”与“一贯”“正向”与“反向”等综合表现结合起来形成干部人才全景画像，不能为干部人才选用提供有效的数据支持。目前在开展干部人才选用时，需由人事部门开展大量的现场考察和档案查阅等工作，缺乏系统性、日常性、长期性的干部人才管理“大数据”支持。同时，常规记录仅对人事信息进行记录，缺乏对数据内在关系的关联性分析。如记录干部员工的亲属、学历、任职信息，但缺乏对该干部员工系统内的地缘关系、血缘关系、职缘关系等关联分析，未能发挥系统数据在任职回避、人员招聘等识人用人风险方面的作用。因此，建立一套自动化的数据统计分析系统，可以辅助实现各级单位干部人事档案审核和日常管理的线上运行，建立统一的人事档案库，并与干部选拔、人员信息维护等相关工作流程实现联动。通过直观可视的数字化干部人才画像系统，提供对人员各类信息（包括人员基本情况、工作记录、兼职记录、流动情况、履历信息等）的记录与维护、查询、分析、表格输出，实现从员工入职到离职、再到员工返聘/再聘的整个生命周期管理，可以为干部人才队伍的分析、管理、使用、决策等提供准确、有效、全面的信息支持。

（四）提高人员信息化管理能力

随着企业管理的复杂度日益提升，人事管理工作量越来越大，管理者驾驭企业经营管理的难度越来越高，传统人事做好“服务”、做好“管控”已经无法满足管理者的需求。当前信息化事业的飞速发展，提高工作效率的要求，改善服务质量的驱动，对人力档案的数据完整性、一致性、安全性提出了新的要求。在新时期信息化应用背景下，从事人事档案管理的工作人员更需要提升电子信息化管理技术，熟悉档案查询及管理系统的日常操作。在实现全生命周期人力资源管理体系的过程中，管理者要不断对事前的预警、事中的监控管理和事后的分析做出决策。这就需要企业加大对相关人员的业务培训、继续教育及业务交流平台建设，让工作人员通过培训和再学习，建立复合型多层次的技术人才队伍，推进人事档案管理工作与信息化管理技术进行有效结合，充分发挥信息技术的便捷性，提升人事档案管理的效率水平。

（五）构筑档案信息化安全体系

在人事档案信息化建设、应用、维护的全过程都可能存在着各种各样的风险。

1.环境安全方面。主要涉及信息化设施及设备、数据的集中存储、内外网络建设等；

2.建设过程方面。主要涉及档案材料编目、数据录入、图像扫描、数据库建模、数据流转等环节；

3.运行及维护方面。主要涉及系统账号管理、权限设定、网络调阅等安全重点环节。

通过建立覆盖基础设施、网络、技术、人员、制度全要素的人事档案信息化安全体系，维护信息化系统中数字档案的安全稳定，借助报表分析工具和各种决策分析模型，能够将真实的海量数据日常汇总起来，帮助领导实现及时、准确、科学的决策，有效化解各类潜在的安全风险，充分保障人事档案信息化价值。

（六）完善档案信息化监管机制

在监管的具体内容上，对建设过程中的记录凭证及系统利用日志要建立审查回溯机制，对设备设施、信息系统的定期巡查形成的过程记录要建立永久留存机制。同时，也要探索建立人事档案安全风险防控体系，重点对可能发生的安全风险点逐一进行排查，建立应急预案与具体防控措施，阶段性地开展应急安全演练，定期进行风险检查，提高档案管理人员的风险防范意识。

结语

伴随着信息技术手段的不断革新、升级和优化，人事档案管理也必将走上信息化的道路，管理模式将发生根本性变革，管理效率将迈上新的台阶，档案管理信息化的优势也将愈发突显。国有企业要进一步树立数字化的理念，结合各行业现有的人力资源管理模式及特点，以信息化为手段，以业务流程管理为核心，对各个业务环节进行梳理与整合，系统提供全生命周期的人力资源闭环管理，为决策管理提供数据支撑，推进人事档案治理体系、利用体系、安全体系建设，深化人事档案信息化战略转型，为推动企业实现高质量发展，提升企业软实力做出更大的贡献。

参考文献：

[1]钱毅.全面保障档案信息化工作，助推社会数字转型——新修订《档案法》信息化条款述评[J].北京档案，2020（10）：4-7.

[2]李海枯.新时期人事档案电子信息化管理探讨[J].辦公室业务，2021（15）：73-74.

[3]张倩.干部人事档案信息化管理的构想[J].黑龙江档案，2020（05）：92.

[4]李丽.事业单位人事档案信息化管理研究[J].档案天地，2021（09）：56-58+53.

[5]田然煜.烟草企业档案管理信息化实施路径研究[J].产业与科技论坛，2021，20（19）：204-206.

[6]刘林花.浅析人事档案信息化建设[J].广播电视信息，2021，28（02）：61-62.DOI：10.16045/j.cnki.rti.2021.02.015.

（作者单位：福建省烟草专卖局）

（责任编辑：豆瑞超）