企业往来账款管理存在问题及改进对策

马秀岩

（保定市供水有限公司 河北 保定 071051）

企业往来账款管理是财务管理的核心组成部分，是企业财务健康的重要保障。良好的往来账款管理能够确保资金流动的稳定，避免因资金链断裂或账款拖欠导致的财务危机，有助于建立商业信誉，加强与客户、供应商之间的信任，推动业务长期稳定发展。同时，精准分析账款数据可以为企业提供市场需求和客户付款习惯等信息，为制定决策提供依据，促进企业业务创新和拓展。由此可见，往来账款管理不仅关乎财务稳健，也直接影响业务发展和企业形象。通过规范高效的账款处理，企业能确保财务健康，树立良好信誉，助力业务稳健发展。

一、企业往来账款管理问题

（一）欠款高发与逾期情况

企业在往来账款管理方面面临着欠款高发和逾期严重的问题。欠款高发的根源是企业信用政策的宽松，未能合理设定客户的信用额度和付款条件，导致客户习惯性拖延付款。此外，客户的信用状况和付款能力未被充分评估。企业与客户建立业务关系时，未能充分了解客户的实际财务状况。销售团队在销售产品或服务时，未经充分的审查，忽视了客户的还款能力，从而导致欠款问题的加剧。逾期也是企业往来账款管理的一大难题，原因可能是企业未能明确传达付款期限和条件，导致客户不清楚付款时间，也可能是企业催款流程不明确、不高效，缺乏专门的团队进行催款，使得逾期情况频繁发生。此外，企业设定的付款条件可能与客户的实际财务情况不符，付款周期过长或过短，也会导致客户的逾期现象增多。

（二）往来账款记录不准确

企业往来账款管理存在账款记录不准确的问题，这种不准确性往往根植于多方面的因素，人为因素是主要因素。财务人员因为工作繁重或者疏忽大意而导致错误的账款记录，比如忘记记录某笔交易、记录错误的金额或者错误的归类账款，尤其在繁忙时期，这种问题更容易发生。系统和软件问题也是记录不准确的根源，企业使用的财务软件可能存在漏洞或不稳定性，导致数据记录、计算及存储方面的问题，影响往来账款记录的准确性，比如系统在关键时刻崩溃或丢失数据，导致账款信息不一致。此外，流程和制度的不规范也是重要因素。企业可能缺乏清晰的往来账款管理流程和规范的操作程序，导致财务人员缺乏标准的操作指南。沟通和协作问题也会影响账款记录的准确性，部门间的信息共享不畅、沟通不透明，会增加错误发生的可能性，协作不顺畅可能导致账款信息的遗漏或不及时更新。

（三）缺乏有效的催收机制

缺乏有效的催收机制会直接影响企业的资金流动和财务健康。企业未建立明确的催收流程，导致催收工作混乱和不及时，从而导致财务人员可能在催收时采取零散、无组织的方式，没有明确的时间节点和催收计划，导致欠款处理不及时，进一步拖延了账款的回笼。此外，企业缺乏专业的催收团队或人员。催收需要相关人员具备一定的沟通、协商和解决纠纷的能力，如果未受过相关培训或者在负担过重的情况下进行催收，很难取得良好的效果。没有专业的催收团队或人员，也会导致催收策略和手段不足，无法针对不同情况采取有针对性的催收措施。另外，企业文化和态度也能对催收造成负面影响。如果企业对催收工作的重要性和紧迫性认识不足，回收欠款的态度不坚决，会导致催收效果不佳。催收需要坚定的态度和专业的技巧，如果企业不重视这一点，催收业务很可能被搁置。

二、企业往来账款管理问题的根源

（一）不完善的往来账款管理流程

首先，企业往来账款管理存在问题的根源之一是不完善的往来账款管理流程。这种不完善主要体现在流程规范性和自动化程度上。企业往来账款的处理涉及多个环节，包括款项确认、核对及收付款等。这些环节的流程不清晰、不规范，容易导致账务处理混乱，增加错误发生的可能性。例如，当财务人员处理往来账款时，如果没有明确的步骤和规定，会出现账目遗漏、错误确认款项等情况，从而影响财务数据的准确性。其次，缺乏必要的审批和控制环节也是问题产生的一大原因。完善的往来账款管理流程应该包括严格的审批机制，以确保款项的确认和处理符合法律法规。例如，若财务人员在款项确认时没有获得相关领导的审批，可能导致错误的账款处理或者对方款项未能及时入账，进而影响企业的资金流动和财务报表的准确性。最后，财务管理软件的运用不足也是流程不完善的表现。企业往来账款管理未充分利用数字化、自动化工具，如财务软件的自动确认和提醒功能，会降低处理效率和准确性。

（二）缺乏严格的催收制度

企业往来账款涉及多个复杂环节，如款项确认、催款通知、跟进沟通等。如果企业未建立明确的催收流程，那么将导致财务人员在催收过程中不清楚何时采取何种催收措施，导致效率低下、催收效果不佳，如在欠款人逾期未付款时，若未设立明确的提醒和催收时间节点，会延误回款时间。催收应根据不同欠款人的情况采取不同策略，如友好提醒、电话催收、法律手段等。若企业未制定相应的策略，财务人员可能无法有效判断何时采取何种策略，导致催收效果不尽如人意。例如，对一些历史逾期的大额欠款，财务人员可能需要采取更加积极的催收措施，如法律起诉，以保护企业的权益，若未规定明确的策略，可能导致错失最佳时机。企业缺乏专门的催收团队或人员，导致催收工作零散、不专业。催收人员需要具备沟通、协商和解决纠纷的能力，若由非专业人员进行催收，可能无法发挥最佳作用。若企业有专门的催收团队，他们可以根据欠款人的情况制定具体的催收计划，通过专业的方式进行催收，能够提高催收的效率和成功率。

（三）信息不对称和交流不畅

信息不对称和交流不畅意味着涉及账款的各方在信息获取、共享和交流方面存在不足和不畅的情况，从而影响账款管理的准确性和效率。一方面，信息不对称可能导致账款情况不清晰。信息不对称指的是在信息交流过程中，一方拥有更多、更准确的信息，而另一方缺乏相关信息的情况。在往来账款管理中，由于供应商或客户未及时或不完整地提供付款或收款信息，导致企业对账款情况的把握不准确。企业因为缺乏客户付款信息而无法迅速更新账务，影响资金的周转和财务决策。另一方面，交流不畅可能导致账款处理操作不及时，如果企业内外部的沟通渠道不畅通或信息传递存在误差，会导致账款处理延误或出错。例如，财务部门需要及时了解客户的付款意向或付款方式，以便调整企业的资金计划，如果信息传递不及时或存在误差，财务部门可能会做出不准确的判断，影响企业资金的合理运用。此外，信息不对称和交流不畅也会影响催款和付款的及时性。企业需要及时了解客户的付款情况及供应商的账款清偿情况，以采取相应的催款措施或进行合理的付款安排。信息不对称或交流不畅，可能导致催款时机的失误或滞后，进而影响企业的现金流。

（四）财务人员能力和工作效率不足

财务人员能力和工作效率不足，是企业往来账款管理存在问题的一个重要原因。这方面的问题涉及技能、培训、工作负荷和使用的工具等多个方面。往来账款管理需要财务人员具备较高的财务分析能力、数据处理能力，熟悉财务法律法规。财务人员缺乏必要的技能和知识，会影响他们正确处理账款事务、准确记录账务，如应付款项核对不慎，导致漏付或重复付款。此外，财务领域的法律法规也在不断调整，若财务人员的培训滞后或者不及时，可能无法跟上新的法规要求和财务工具的使用技巧。例如，在应用新型财务软件时，财务人员不了解其功能和操作，会影响账款信息的准确记录和处理。不仅如此，工作负荷过重会导致财务人员的工作效率不高。财务人员需要处理大量的账务信息，没有足够的时间和资源，导致疏忽、错误。财务人员使用的工具或系统不够高效。现代的财务软件可以极大地提高账务处理效率和准确性，但如果企业使用的财务软件过时、不适用或配置不合理，会影响财务人员的工作效率和准确性，如使用不适应企业需求的财务软件，财务人员需要花费更多时间进行手动操作，降低了工作效率。

三、企业往来账款管理的改进对策与建议

（一）设立明确的往来账款管理流程

改进企业往来账款管理的一个至关重要的举措是建立明确的账款收付流程，并明确各环节负责人员。这样的流程需要涵盖从应收款项和应付款项确认开始，到账务记录、核对和审核等各个步骤。例如，对于应收款项，应在订单确认后及时进行款项确认，并在系统中进行记录。在应付款项方面，需要规定供应商发出发票后应在多长时间内付款，以及付款时需要怎样的核对程序。流程的标准化有助于消除混乱，减少错误，并提高工作效率。另外，明确负责人及各环节责任人员至关重要。企业应明确具体负责整个账款收付流程的负责人，由他们负责协调各个环节、解决问题，确保整个流程的顺畅进行。同时，每个环节也应有具体责任人，明确其任务，如财务主管负责整个账款收付流程，而财务人员负责具体的应收应付款项确认、核对和记录等。责任明确可以提高工作效率和准确性，保证每个环节的负责人明确自己的任务和要求。

（二）建立有效的往来账款催收机制

要改进企业往来账款管理，建立有效的往来账款催收机制相当关键，可以通过设计逾期催收流程和制定逾期通知、催收信函范本等方面展开。首先，设计逾期催收流程是非常重要的。该流程应明确定义从账款逾期开始到催收结束的各个环节，确保每一步都清晰明了。逾期催收流程涵盖催收触发条件、催收策略、催收人员分工、催收频率等内容。例如确定逾期时间节点，一旦超过这个时间，系统自动触发催收流程，财务人员根据逾期情况采取相应的催收方式，如电话催收、邮件通知等。明确的流程可以避免催收时的混乱，提高催收效率。其次，制定逾期通知和催收信函范本也是必要的。应该根据逾期阶段的不同制定范本，包括第一次逾期、第二次逾期等，并且通知或信函内容要明确表达逾期事实、应付款项、逾期费用等信息，提醒客户尽快付款，同时给出具体的联系方式，便于客户咨询和沟通。例如，在第一次逾期时，企业可以发送友好的提醒信函，说明逾期情况并提出尽快付款的要求，确保催收信息的一致性和专业性，减轻财务人员的工作负担，提高催收效率。最后，催收过程中的沟通与协作也值得重视。财务团队内部需要高效协作，及时更新逾期信息，确保每一步的催收都得到跟进。

（三）强化内外部信息共享和沟通

强化内外部信息共享和沟通，对改进企业往来账款管理十分重要。加强内部协作，建立良好的客户沟通机制，以及倡导信息透明，可以提高账款管理的效率、准确性和透明度，为企业财务管理奠定坚实基础。其中，加强内部部门之间的协作是关键。不同部门间的有效协作可以确保账款管理的无缝连接。财务部门需要与销售、采购和客服等部门密切合作，及时了解订单、交付和服务情况，以确保账款的准确性。销售部门在确认订单时，应立即将相关信息传达给财务部门，以便及时更新应收款项。部门协作有助于消除信息不对称，提高账款管理的效率和准确性。与此同时，企业需要与客户进行良好的沟通，建立双向的沟通渠道，使得客户能够及时了解付款情况，也能够及时向企业反馈问题和需求。企业可以通过定期发送对账单、逾期提醒等方式，保持与客户的良好沟通，如每月定期向客户发送对账单，明确应付款项，并提供付款方式和截止日期，方便客户及时付款，有助于避免付款误解和延误，保持良好的客户关系。企业应该通过内部会议、培训、外部报告等方式，让内外部的相关人员了解财务状况、付款要求等信息。透明的财务信息有助于相关人员了解企业的财务状况，进而更加积极主动地参与往来账款的管理和催收。

（四）提升财务人员能力和工作效率

提升财务人员的能力和效率，组织培训以提高专业技能是关键。财务人员应不断更新财务、法律法规、相关软件使用等方面的知识和技能，以适应快速发展的商业环境。企业可以组织内外部培训课程、研讨会或邀请专业人士进行培训，确保财务人员具备最新的专业技能。例如，财务软件培训能使财务人员熟练掌握软件操作，提高数据处理效率。优化人员配置是提高效率和工作质量的核心所在。企业应根据业务需求和规模合理配置财务人员，避免人员过多或不足的情况。合理的人员配置可以确保每个岗位的工作量适中，避免负担过重或资源浪费，同时充分利用财务人员的专长，将任务分配给擅长的人员，提高工作效率和质量。比如，有经验的财务人员可以负责核对账务，而技术熟练的人员可以负责数据处理。除此之外，企业还应鼓励财务人员不断学习，改进工作方式，推动工作流程的创新和提高效率。企业可以建立奖励制度，激励财务人员提出优化方案和改进意见，营造积极向上、创新的工作氛围，鼓励财务人员勇于尝试新的工作方法和工具，提高工作效率，如采用新的财务软件或自动化工具。

四、结语

综上所述，改进往来账款管理机制是企业必须关注的重点。明确而高效的账款管理流程，不仅可以避免欠款高发、逾期付款和账务记录不准确等问题，提高财务工作效率，也能保障财务的准确性和实时性，对企业财务稳健发展至关重要。此外，往来账款管理对企业的影响不可低估，有效的账款管理直接关系到企业的现金流、盈利能力和资金利用效率，而持续改进和优化账款管理机制是企业长期发展的基础，不断改进账款管理机制可以使企业更好地应对市场变化、降低财务风险、提高运营效率，为企业持续发展提供稳固支撑，对企业长远及稳健发展具有极为重要的意义。