标准化视域下高校实物档案管理实践：困境、出路与创新

2024-05-16于瑾

大众标准化 2024年7期

于瑾

（海南师范大学档案馆，海南海口 571158）

高校实物档案，主要包括校际交往中获得的具有纪念意义和历史价值的礼品，获赠的各种有保存意义的题词、字画，学校及部门曾经使用的牌匾、部门印章及印模，反映教学科研成果的奖状与奖杯，有代表性的教案与教具，以及科学研究和实验中的样品、标本和工具设备等。这些档案不仅是学校历史文化和教学科研的关键记录与载体，更是传承和弘扬学校精神的核心要素。

1 现实之困：系统内与系统外的双重弱势地位

1.1 档案系统内实物档案身份与定义之争

我国实物档案的研究呈现出由争议逐步走向认可的发展历程。关于“实物档案”的提法，档案界一直存在争议。争议的焦点在于“实物档案”这一概念是否存在。“承认实物档案与否产生两种截然不同的实践指导思想，否定论者认为承认实物档案会使档案工作偏离正常轨道。肯定论者认为馆室保存的实物是档案的重要组成部分，收集、保管和提供利用这些实物是档案部门的工作内容之一。”随着档案实践的不断拓展和档案职能外延的扩大，实物档案实际已经被纳入档案管理体系的范畴。然而，相较于传统的文书档案等类型，实物档案在受重视程度方面明显较低。特别是在当前档案信息化、数据化等热门话题的背景下，实物档案更是处于相对边缘地位。2022年4月7日国家档案局发布了首个有关实物档案的行业推荐标准《实物档案数字化规范》（DA/T89-2022），其中对实物档案这样定义：“国家机构、社会组织或个人在社会活动中制作或获取的，以特定有形物品存在的具有保存价值的实物”，其中“实物档案包括奖状、奖杯、锦旗、证书、印章、印模、产品、标本、工具设备等”。标准的制定也是档案管理系统内对实物档案更加重视的表现。

1.2 档案管理在高校管理体系中的弱势地位

传统意义上的档案工作往往处于行政工作的末端。“档案馆作为学校教辅机构，相比教学、科研等学校核心部门，存在领导重视不够、投入资源不足等问题，对实物档案管理更是如此。”具体体现在以下几个方面：

1.2.1 库房基础设施条件难以满足要求

随着高校规模的持续扩大和档案数量的逐年攀升，原来设计的库房存储容量已无法满足当前需求。众多高校的档案室已达到饱和状态，难以为新增的档案资料提供足够的存储空间。实物档案的保管对环境还有特定要求，包括温度、湿度、光照和防尘等。这些问题都可能对实物档案造成损害，甚至引发档案变质和毁坏。此外，部分高校在档案管理过程中缺乏科学有效的保护措施，如防火、防盗、防尘等，这使得实物档案的安全性和完整性受到严重威胁。

1.2.2 整理工作无系统详细的规范标准

高校实物档案特性各异、种类繁多、形态复杂、介质多样、大小不一，往往导致分类混乱、查找困难。当前，尚未形成统一且详尽的实物档案整理标准。各地区及各单位在进行实物档案整理时，主要依据的是《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）和《印章档案整理规则》（DA/T 40-2008）这两部规范。尽管《归档文件整理规则》为文书档案整理提供了指导性原则和方法，但由于文书档案与实物档案在分类、编号、编目等关键环节上存在明显的不同，因此这部规范无法完全适用于实物档案整理工作。同样，《印章档案整理规则》虽然对印章档案整理方法和原则进行了规定，但其局限性在于仅适用于印章这一特定类别的实物档案，无法作为指导所有类型实物档案整理的通用准则。

1.2.3 信息化发展水平存在差距

目前在高校实物档案管理工作中，信息化建设的步伐尚显缓慢。许多高校在实物档案管理方面，依然沿用了传统的列表条目式管理，数字化进程明显滞后，甚至尚未正式启动。这种传统的管理方式不仅效率低下，容易引发错误，更不利于档案的长期保存与便捷查询。

1.2.4 实物档案管理人才相对匮乏

高校实物档案管理需要具备档案学、历史学、管理学等多学科知识的人才。然而，目前很多高校的档案管理队伍存在人才匮乏问题。一方面，由于领导对档案工作重视不够，档案管理岗位往往被视为“边缘岗位”，难以吸引和留住优秀人才；另一方面，由于实物档案管理工作的专业性和复杂性，要求管理人员具备较高的综合素质和专业技能，但目前很多高校的管理队伍在知识结构、业务能力和创新意识等方面存在不足，难以适应新形势下实物档案管理的需要。

2 发展之本：以服务校史和教学科研为核心

高校实物档案有着自身鲜明的特点，不仅是历史的见证，更是学校精神文化传承的重要载体，以及教学科研活动的宝贵资源。高校实物档案管理工作必须紧紧围绕两个核心进行：一是服务校史，二是服务教学科研。

2.1 服务校史

实物档案，作为学校发展历史的实物见证，承载着学校的记忆。高校实物档案，在很大程度上是校史馆陈列的重要素材来源，二者应协同共建。校史馆，作为展示学校历史的窗口，需要有丰富的展品来呈现学校的发展历程与重大事件。实物档案中的各类物品，如早期的教具、学生作品、校徽、校旗等，均为校史馆陈列的重要素材。这些物品不仅具有历史价值，更能生动地展现学校的传统与特色。相较于实物档案陈列室，校史馆作为学校对外展示形象的窗口，也更具显性，更受重视。在实物库房条件有限的情况下，将较珍贵的实物档案存放于校史馆展示，可为其提供更为安全、科学的保存环境。同时，校史馆通过定期举办展览、开展交流等方式，能够提升实物档案的知名度与影响力，吸引更多人关注和参与到实物档案的保护与传承中。

此外，实物档案还是校史叙述的重要佐证。它们为学校历史提供真实可靠的实物依据。通过对实物档案的研究与解读，能够更加深入地了解学校的历史与文化，更准确地还原学校的发展历程与重大事件。这些珍贵的实物档案，如同生动的历史教科书，有助于更好地传承与弘扬学校的优良传统与精神文化。

2.2 服务教学科研

实物档案对于高校教学科研同样具有重要价值。在教学方面，实物档案可以作为生动的教学素材，帮助学生直观地了解学校的历史与文化，增强学生对学校的认同感和归属感。教师可以利用实物档案开展案例教学、情景教学等多种教学方式，激发学生的学习兴趣和积极性，提升教学质量与效果。同时，实物档案还可以作为实践教学的资源，为学生提供实地参观、实践操作的机会，增强学生的实践能力。

在科研方面，实物档案同样可以发挥重要作用。通过对实物档案的研究与解读，可以发现新的历史信息和文化内涵，为学校历史和文化研究提供新的视角和思路。此外，实物档案还可以为其他学科的研究提供支撑和辅助。根据《科学技术研究项目档案管理规范》（DA/T 2-2023）的定义，科研文件材料涵盖了“成果管理等过程中形成的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的信息记录以及标本、样本等实物”这些档案中的实物，如实验标本、样本等，记录了实验的每一个关键步骤。通过对这些实物档案的研究，科研人员可以更加深入地了解实验的过程和结果，也可以更加准确地评估实验的可重复性和可靠性。同时，这些实物档案还可以为科研人员提供宝贵的经验和启示，有助于他们在未来的研究中避免走弯路，提高研究效率和质量。

3 创新之路：信息驱动多元化深度发展

为增强实物档案在学校整体工作中的显示度，档案部门需致力于校史服务、教学科研支持等方面的工作，相较单纯呼吁学校加强对档案工作的关注，此举将更具实效性。档案部门应把握一切机遇，如学校智慧校园建设、校史馆建设、校庆宣传等，以精准提质为核心，积极融入信息化建设潮流，推动信息驱动的多元化深度发展。

3.1 加快实物档案数字化进程

融入信息时代，加快实物档案数字化进程，是提高管理效能和档案利用价值的基础。在传统的档案管理模式下，由于信息获取不便和限制，实物档案利用价值常常受到忽视。通过信息化建设，将实物档案数字化，实现档案信息在线共享和利用，对于扩大实物档案信息的受众范围、提高实物档案资源的利用率，以及为学术研究、文化传承和社会发展提供丰富的素材和参考，具有重要意义。

在实施实物档案数字化的过程中，为确保数字化工作的规范性和科学性，整个流程需要遵守《实物档案数字化规范》（DA/T89-2022）等相关标准来开展工作。数字化工作如需外包的，应按照《档案服务外包工作规范》（DA/T 68.1-2020）来执行。

档案分类与评估是实物档案数字化的首要任务。由于高校实物档案种类繁多，每类档案都有其独特的价值和特点，因此在分类时需充分考虑档案的性质、用途和保存价值，以确保分类的科学性和合理性。同时，对档案进行全面评估，包括档案的价值、保存状况，数字化需求的轻重缓急等，为后续数字化工作提供重要参考。

在选择数字化工具和技术方面，可根据不同类型的实物档案数字化需求，选择适合的数字化工具和技术。目前，高校实物档案数字化管理中广泛应用的数字化工具和技术包括数码相机拍摄、360°全景摄影、扫描、3D虚拟技术建模等。这些技术各有特点，能够满足不同类型的实物档案数字化需求。

在数字化处理过程中，为确保实物档案的真实性和完整性，还需要对每件实物进行详细地分类和标注。利用元数据技术为每个数字化实物档案添加描述性信息，如档案名称、分类、年代、制作者等，以便用户快速检索和了解该实物档案的基本信息。

另外，还可以利用区块链等技术实现实物档案的数字化确权与保护。区块链技术以其去中心化、数据不可篡改的特性，为实物档案的真实性和完整性提供了有力保障。通过区块链技术，可以为每一件实物档案建立唯一的数字身份，确保其信息的真实性和可信度。同时，区块链还可以记录实物档案流转的全过程，防止档案被篡改或盗用，保障档案的安全性和保密性。

3.2 推进实物档案智能化管理

相较于文书档案，实物档案的数量虽然较少，但其形态各异、存放地点分散，管理难度相对较大。传统的档案管理方式在保护实物档案、防止散失以及快速查找等方面存在诸多不足。鉴于实物档案在各类展览等活动中被频繁利用的特点，考虑引入物联网技术，以实现档案智能化管理。物联网技术是一种通过无线传感网络将各类物品相互连接，实现信息实时传递和处理的技术。具体来说，可以为每一件实物档案安装RFID（无线射频识别）标签，这样便能迅速识别和定位档案。当需要查找某件实物时，不再需要耗费大量时间和人力去逐一翻找，而是通过对RFID标签快速扫描，系统即可精确锁定实物的位置。这种管理方式不仅能大幅提升档案管理效率，减少人为失误以及实物磨损的可能性，更能确保实物档案管理的精确性。除了快速识别和定位功能，物联网技术还能实时监测档案存储环境的各项参数，如温度、湿度等，确保实物档案在适宜的环境中保存。