大数据下的事业单位人力资源档案管理创新探究

赵姣云

摘要：档案管理工作不管是内容上还是项目上，都更繁琐纷杂，但因为其对事业单位的长远发展有重要影响作用，因此必须要引起重视，并以当下人力资源档案管理工作为基础，进一步优化提升。近几年，社会发展迅速，各项技术层出不穷，档案管理工作的方式也已摒弃传统纸质档案管理模式，发展为现代化管理方式，纸质档案与电子档案共存。内容、模式的转变，促使事业单位人力资源档案管理工作要订立一套全新的制度、策略，以确保档案管理工作朝着新方向稳定健康发展。

关键词：事业单位；大数据；人力资源档案管理创新

中图分类号：F24文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.07.042

全面深化改革的不断加深，令事业单位人力资源以及档案管理制度建设等难度、挑战度不断加大，对此要引起重视。尤其是大数据时代下，需着重对人力资源档案管理工作进行创新。对人力资源档案来说，主要是记载、管理个人有关的信息情况，如入职背景、岗位、工作能力等，是事业单位各项人事调动的重要参考依据。所以紧抓机遇，对事业单位人力资源档案管理工作进行创新，具有极为重要的现实意义。

1大数据在事业单位人力资源档案管理中的应用意义

1.1改善事业单位传统档案管理模式

传统人力资源档案管理工作中，普遍存在工作效率不高的问题，无法实现档案资料的随调随取，但在大数据技术引入和应用后，通过信息技术足以规避和遏制这类状况的发生，推动人力资源档案管理工作更为创新化、科技化。通过大数据平台及技术的运用，人力资源档案管理工作中可更多地采用电子档案，从而降低传统档案资料毁损、丢失等现象。与此同时，事业单位依据发展实况，订立新的、可操性强的人力资源档案管理工作模式、制度等，也能进一步提高档案资源管理的安全性和质量性。

1.2提高档案管理工作的效率

事业单位中人力资源档案管理的数字化发展，可为相关部门或者领导层提供更便捷、更全面的人事资源档案，运用起来更得心应手，从而间接提高工作效率。事业单位人力资源档案管理转向数字化、科技化后，无论是领导层还是普通员工，想要翻阅其中的档案资料，完全可以凭借网络渠道、网络技术等来达成目标，且查找、翻阅效率更高、更具针对性。相较于人工检索更加省时省力。节约下来的时间、精力等可用于其他工作事项，不断提高各项工作质量的同时，也大大降低人力资源档案的投入额。

1.3促进人力资源管理工作的持续稳定发展

事业单位人力资源档案管理工作，众所周知是对单位内部全部员工的工作情况、能力状况、奖罚情况、变动情况等予以记录保存，必然是真实全面的，这既是人力资源管理工作的一部分，又能为人力资源其他工作提供必要的参考依据，比如以此為基制定针对性强的培训、考核、晋升方案，最大化挖掘每位员工潜能和创造，充分发挥人力资源价值，把每位员工都安排到适合的岗位、工作项目中，从而极大地调动员工内在积极性，实现事业单位各项工作稳步、高效发展。

2大数据下的事业单位人力资源档案管理创新发展方向

2.1由传统到现代管理理念的创新

众所周知，思想决定行为，有思路才能有出路，所有工作事项的发展与推进都离不开理念的转变与革新。事业单位人力资源档案管理也是如此。从20世纪以来，我国经济发展加速，西方各种优秀文化、理念等不断涌入，带来全新的冲击和碰撞。人力资源管理部门要顺应时代发展趋势，联系事业单位发展具体状况，在变革中积极学习、谨慎借鉴，摒弃传统人事管理理念，建立现代化人力资源管理理念，充分意识到人力资源档案管理的重要性和创新的价值性，秉承以人为本理念，加大对档案管理人才的培养力度，建立良性化竞争机制，确保人员能进能出、干部能上能下、待遇能高能低，为人事档案管理人员提供必要的发展机会、晋升路径，以此来调动人员的内在积极性。

2.2由幕后到台前发展方向的创新

人力资源管理工作随着时代的变迁而不断改变，传统理念中，人力资源管理主要是对员工考勤、招聘、薪酬、考核等多方面内容加以管理和把控，属于组织单位的后勤部门，尤其是档案管理人员，更是事业单位后勤中的幕后人员。但随着改革开放程度的加深，事业单位运营理念也产生重大变化，人力资源管理的重要性越发凸显出来，成为一个独立化的部门，以人为本、人力资源竞争力是企业发展核心竞争力等理念也陆续被认可，在这些转变趋势下，人力资源管理模式也有了较大的突破。人力资源管理围绕着人才评测、薪酬激励、绩效考核等展开优化与调整。21世纪全球化速度加快，企事业单位所处的外部环境越来越复杂，人力资源管理的前瞻性、战略性特征越来越重要。相应的从业人员定位也逐渐转变，从之前的幕后转为台前，人力资源管理不再是默默无闻地实干就行，而需要走出去推销自己、推销企业，人力资源档案管理工作也不再是往常的繁琐、复杂的资料整理、保存，而是要与企事业单位发展战略相结合，为其提供必要的人力资源支撑，同时要多了解政策、行业法规、同行发展水平等情况，以实现自我的不断升级。

3大数据下的事业单位人力资源档案管理创新策略

3.1优化调整档案管理机制

新的时代背景下，必须要优化调整档案管理机制，建立现代化科学化档案管理制度，推动事业单位人力资源档案管理工作朝着信息化、规范化方向改变，具体工作中，可从如下几点展开，第一，不断强化事业单位人力资源档案保管空间管理的制度建设，要更多地聚焦于人力资源纸质档案存储空间湿度和温度的把控与调节，联系管理制度的完善、奖惩机制要求等，遏制空间内部出现虫霉、明火等问题，防止发生事故，以环境的管控来强化人力资源档案的安全性。第二，通过先进科学技术，对被损坏的档案进行修复还原。第三，全面发挥信息技术作用性，以大数据理念为指导，加快事业单位人力资源档案管理工作模式的创新。第四，重视档案数据库的创设、档案信息资源安全性的保障等，可适度地引入数据安全防护技术，比如身份证、防火墙、权限设置等，建立系统回访制度，规避人力资源档案泄漏、被篡改、丢失等现象。

此外，还要不断调整优化事业单位人力资源档案管理制度，重点学习和参考中共中央办公厅颁布的 《干部人事档案工作条例》，对人事档案如何归档、内容如何管理、审核标准、收集归档范畴设定、人事档案调转手续、管理方案等详加学习，全面了解。为了最大化调动管理工作者的主观能动性，还可以建立责任制、考核制等，通过对管理工作者的工作成绩、标准规范状况予以进一步约束和把控，保障人力资源档案管理机制在内部的高效、科学化践行。

3.2推进信息化基础设施建设

信息化建设是新的时代背景下事业单位人力资源管理工作创新发展的必然选择。具体来说，要秉承问题导向的理念，不断反思、總结、归纳传统档案管理工作的不足和问题，加快人事档案信息化建设，着重攻克人事档案在硬件建设、数据库建设、人才培育、局域网建设、应用系统完善等方面的难题，推动人事档案管理的规范化发展。与此同时，要加大投入力度，增加软硬件设施设备的数量，比如增设各种档案管理硬软件设备，像平板扫描仪、高清扫描仪、人事档案管理信息系统软件等，并进一步形成档案信息系统局域网，推进档案录入的数字化发展，实现档案管理的集成化、电子化，加快人力资源档案管理工作的提质升级。

3.3更新管理思想和管理方法

首先，人力资源档案管理的更新。新形势下，事业单位在人力资源档案管理工作中要扭转传统思想，更新理念认知，充分意识到大数据、科技等对人力资源档案管理的重要影响和价值。具体工作中，有关管理工作者可采取大数据技术、互联网平台等对人力资源档案管理工作进行现状分析、问题深挖，联系事业单位发展需求作出一定的调整和优化。与此同时，要在大数据理念指导下，订立更为科学、规范、可行的人力资源发展方案，从而为事业单位人才招聘、培养等工作提供指导。

其次，人力资源档案管理方式的革新。为了进一步增强管理质量，事业单位人力资源档案管理工作要朝着规范、信息、科学化方向转变，比如实行集中管理。通过人力资源档案管理中心的建立与不断完善，来确保人力资源档案存放、管理工作在未来数十年都能有条不紊开展。可以在档案室中增设一些智能设备设施，用于防虫、防高温、防盗、防潮、防尘、防霉、防有害气体等。严格遵循国家标准配备档案查借阅系统要求，开展进出库管控，施行一人一码管理法，建立档案查借阅、预约等机制，或者人力资源档案信息管理微信群，大大提升档案管理质量。严格践行档案分类管理制度，定岗定责，提升档案的常态化管理水平。最后，还要定期对管辖内的人力资源档案信息予以全方位地抽查、核实。对当下的人力资源档案予以科学化梳理，对比人才现状资料信息，不断补充完善，保证现有人力资源档案的真实、全面，对其中存在的错误、缺漏等及时修订，以提升人力资源档案的规范性、科学性。

3.4组建优质的管理人才队伍

人力资源档案是极为宝贵的信息资源，要管理好、运用好人力资源档案，才能更好地开发、挖掘、调动人力资源，新的时代背景下，事业单位要转变认知，重视并加快建立高素质、高水平管理人才团队，比如对外引进优秀人才、对内部人才进行挖掘、定期组织培训活动等。在培训活动中，有关部门和工作人员要遵循三项原则，其一，提升站位，提高做好事业单位人事档案管理工作的责任心，其二是善于抓重点，确立具体的培训目标、内容、方式等，确保培训成效。其三是通过研学结合方式，推动培训工作获得更理想的效果。通过培训活动的组织与开展，一方面给予员工更多提升、充电机会，实现自我水平的稳步提高，另一方面也是对内部人员素质、潜能的一个挖掘和考察。培训中，所有参与培训的人员都要抓住此次机会，通过理论联系实际的方式，不断汲取营养，提高体悟，争取理论、实践双提升，实现自我个人价值的同时，也为事业单位人事档案管理工作作出更多贡献。

具体的培训内容中，一方面要增强人力资源档案管理工作人员的素养、水平，另一方面要重视对其学习能力的培养，提高其对时政热点、行业政策的关注度，因为档案管理工作本质上既具有政策性特征，又具有业务性特征，所以提升档案管理技能也要从这两点着手，从而培养合格的、独立专职的人事档案管理人员，促使人力资源档案管理工作的价值得到最大化发挥。

3.5建立人力资源档案管理系统

新形势下，事业单位人力资源档案管理工作必然要朝着信息化升级转变，因此创建人力资源档案管理系统势在必行。该项工作要联系事业单位发展需求以及当前状况，设立人力资源档案数据库，并安排相关人员增强监管。事业单位中，传统的纸质人力资源档案需逐步数字化转变，以电子档案方式储存于数字化系统内。而为了最大化减少工作量，同时保障档案数字化的精准、全面，可通过扫描来完成纸质文档的转化，在此基础上不断丰富人力资源档案数据库，为事业单位人力资源档案管理工作的智能化、信息化发展奠定基础。需要注意的是，纸质档案的转化，并不意味着纸质档案管理的松懈化，依旧要有相应的人员把控好纸质档案出入库，以防纸质档案被泄漏、丢失等，从而为人力资源电子档案的管理和使用做好后盾。

此外，还需对人力资源档案数据库的内容进行定期更新、检查核实，防止信息出现滞后、缺漏等，提高信息资源的准确性、时效性，让人力资源档案信息化充分发挥作用，而非流于形式化，自源头处杜绝档案内容被篡改的风险，减少人力资源档案管理风险发生概率，推动事业单位人力资源档案管理工作朝着标准化、质量化、科学化方向发展。

4结语

总而言之，信息时代形势下，互联网平台、先进的科学技术给各行业都带来了全新变革，同时也提出更高的要求。人力资源档案管理也不例外，想要最大化发挥其作用，为事业单位各项人力资源管理工作提供依据，必须要不断完善健全管理机制，加快信息化建设，转变思想认知，创新管理方式，组建专业高水平的管理团队，推动人力资源档案朝着规范化、信息化方向转变，既符合时代发展需求，又能促进事业单位的高质量发展。

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