数字化转型背景下的企业档案工作

邢 芊

（中国船舶及海洋工程设计研究院，上海 200011）

0 引言

对于具有一定的规模，业务范围覆盖科研、生产、销售、服务等多个阶段的正规化企业，档案工作是企业活动不可或缺的重要内容之一。习近平总书记指出：档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结、规律得以认识、历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。当前以构建数字化产业链、培育数字化生态为目标的数字化转型正在如火如荼地进行。在此背景下，企业各项活动的档案数据信息呈爆炸式增长，业界长期以来所形成的“一切皆档案”“形成既档案”的观念已越来越难以满足档案资源数字化、档案管理信息化、档案利用网络化、档案服务知识化等新要求。

整合档案资源、组织档案信息、挖掘档案价值，将“档案库”变为“知识库”，赋能企业核心竞争力，发挥档案的价值引领作用，依然是档案工作的重中之重。

1 加强顶层设计，谋划企业档案工作全局

按照传统档案管理工作“谁形成，谁整理，谁归档”的工作原则，企业业务部门必须设置归档人员，在每年集中的时间内收集、整理本部门形成的档案材料，再移交至档案管理部门。档案部门相对封闭且职能单一，其人员来源复杂，专业素质参差不齐，企业档案管理制度和程序文件的针对性和可操作性不强甚至缺失。

在数字化转型背景下，企业档案数据呈爆炸式增长，档案部门需要直接面向业务工作或项目形成的来源复杂、种类繁多档案材料。为了提升档案价值，降本增效，助推企业发展，需要从企业全局工作出发，加强顶层设计谋划，统筹企业档案工作体制机制、人才队伍、制度规范、数字转型、安全保密等方面的工作。

2 加强人才培养，建设档案管理复合型人才队伍

长期以来，一些企业的业务部门缺少专职档案工作人员，与档案管理部门工作脱节，影响企业档案归档的及时性，档案数据的完整性、准确性和齐套性，降低了档案使用效率。此外，档案管理部门得不到足够重视，人员素质参差不齐，难以满足企业发展带来的新要求。

在数字化转型背景下，企业必须建立一支能适应信息环境变革的专业化人才队伍，在人员数量和知识结构上应满足各方面建设需求，配置具备档案管理、情报分析、计算机科学等专业知识技能的人员，并培训了解企业业务相关技术知识和工作流程，培养“基础厚、口径宽、能力强、素质高”的档案工作复合型人才。在职称晋升、薪酬待遇上创造条件，拓宽职业发展的渠道，并采取激励机制。

3 完善制度体系，规范企业档案管理

目前一些企业现有档案管理制度规范缺乏系统性、协调性和可操作性，缺乏对档案组织架构和工作体系的全局部署，还有一些企业档案管理相关程序文件使用多年不及时更新。企业不断推进数字化转型造成档案数据质量参差不齐、异构数据量众多、数据来源不规范、数据管理效率不高，增加了档案数据资源利用的难度与复杂性，也成为数据集成与数据挖掘的障碍，这是企业档案工作者需要面临的重要挑战。

针对这些问题，企业需要加强标准化建设、制度化建设、工作流程建设，必须融入数据全寿命周期管理理念和模式，依据严密的制度规范，对档案管理程序、保密要求、工作流程的要求加以明确，并严格贯彻落实。特别针对快速膨胀的数字化档案数据管理，以制度的方式约束各电子文件形成部门与数字档案室之间的沟通对接行为，统一标准规范，制定不同职能部门电子文件归档制度，制定电子文件形成部门的电子文件预立卷制度以及电子档案网上利用制度等。对于具有不可直读性质的电子文件，由于其形成、传递、使用难以实现面对面的监督，可以按电子文件处理流程的方式，规定电子文件的归档流程、电子档案的借阅流程等，保障信息安全。

4 推进数字化转型，改进企业档案工作的方式4 方法

4.1 推进企业档案的数字化转型

企业信息化建设逐步建立并投入使用有多种业务系统，如办公自动化系统、计算机辅助设计/制造系统、产品信息管理系统、企业资源计划管理系统等。各业务系统具有较强的特点和多样性，形成的档案数据标准不一，难以整合，传统的档案数据信息技术遭受到极大的冲击。建设与档案数据相匹配的元数据、存储格式、数据接口、可信认证标准等一系列数据技术标准，打通各部门业务信息系统的数据流，构建安全、高效、可信的档案数据环境，完成档案的数字化转型尤为迫切。

企业信息化建设的突出特点之一就是企业的各种工作联系、工作成果往往是在计算机系统中形成、传递、使用的，不需要再通过人工方式。因此，应当围绕企业数字化文件（记录）的产生、传递、修改、保存、再利用等特点进行企业数字档案室建设，与企业信息化系统形成网络化的无缝衔接，以及时提供档案信息服务。

企业应按照《企业数字档案馆（室）建设指南》[1]的相关要求开展数字档案室建设，不仅要在诸如机房建设、网络设施、硬件设备、基础软件等软件与硬件环境建设方面加大投入，尤其要注重在档案标准化、制度化建设上化大力气、下狠功夫，从档案的收集、分类、整理、编目、检索、保存、统计、系统管理功能及传统载体档案辅助管理功能等方面提高档案规范化管理能力。

4.2 改进档案管理方式方法

传统的档案管理方式方法难以有效运用新兴数据分析、数据挖掘技术，支持多维度的档案信息开发利用。企业档案管理部门随着数字化转型逐步开展，把“一站式”工作方式贯穿到业务工作各个环节，形成大量电子文件。这些多源异构的电子数据的收集，在全生命周期管理过程中缺乏统一的标准和措施，各部门根据业务驱动建设开发的数据系统也架构不一，档案数据归属、权责，海量数据冗余及保密等问题对档案数据管理方式提出了挑战。

积极探索档案管理方式与大数据、人工智能、区块链等新技术的应用不断融合，通过传统媒体档案数字化，增量档案电子化，逐步实现档案资源数字转型，由数据保存者向数据管理者、数据及数据产品提供者转变。应发挥好档案作为信息基石的作用，聚焦服务科研生产、经营管理工作，简化利用手续，优化审批环节，积极探索知识管理、人工智能等信息技术在档案资源深层加工和利用中的应用。

应加强电子文件归档工作，在办公自动化系统、业务系统中同步规划、同步建设电子文件归档功能，在业务流程中嵌入电子文件归档要求，并推进核心业务管理系统与档案管理系统的集成。探索推进各类来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式成套归档。积极研究三维电子文件及数据文件等归档难题，确保各类电子文件应归尽归。

4.3 提高档案信息质量

随着大数据时代的到来，在技术手段更新变革带动下，数据量的极速增长会带来更多的利用数据的机会，也暴露出在档案数据管理方面的诸多短板和不足。大量档案数据在准确性、一致性、完整性、时效性等方面难以达到优质的水平。大量非优质档案数据的堆积不仅会成为开发利用的阻碍，造成档案数据资源的浪费，而且后续要解决问题和实施优化也将是一项庞大而复杂的工程。

在数字化建设推进工作中，不能局限于满足整体数字化平台的搭建和内容形式的要求，更加要注重数据质量的提高，在档案数据产生、收集、处理及管控的各个环节，不断地发现并消除档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性方面存在的缺陷。企业档案部门应更多地关注前端和过程控制，从归档的角度对各部门、各项目提出归档质量要求，做到全流程、全阶段的各类档案应收尽收；业务各阶段完成后高效地完成整理和归档工作，力求达到“形成即收”的效果；在技术信息层面力争准确地体现真实状态，确保“收之即用”；坚持“先归档，后使用”的原则，确保档案数据的齐套性和准确性，并尽可能地识别和向利用者告知信息不准确的风险点，将数字化建设从宏观深入到微观，渗透到每个环节的细节中，同时建立起必要的监管机制和评价体系，针对性地进行检测、查验和改进，提高档案数据质量。

5 强化信息服务，提升企业档案利用水平

企业档案是企业管理活动和产品研制、生产、销售、售后服务过程中形成的完整记录，对记录的管控也可以理解为一种监督机制，可以验证管理活动和产品质量的控制过程是否合规。档案工作的基本性质就是服务性[2]。随着企业产品构造的日益复杂和三维设计技术的持续推进，档案信息直接应用于嫁接式开发的需求越发广泛[3]，这就要求档案工作要以信息和知识服务为导向，要对影响本企业电子文件形成、流转、处置的职能部门文件管理的分工状态有深入了解，针对性地提出相关部门在电子文件的归档责任、利用方式、价值鉴定等方面的管理要求，解决企业档案管理通常存在的资源分散、利用率低、知识加工程度低的问题，实现档案资源的深层次挖掘和精细化管理。

在为企业提供档案信息服务的过程中，应根据各部门对档案信息服务质量的反馈意见及新的档案信息服务需求，结合企业组织机构调整、业务范围变化等，对电子档案管理系统及时进行调整，以期提供更加良好的信息服务。应当加强对重点产品档案工作的全过程指导与管理，助推科研与生产全过程深度融合。应当考虑如何在数字化档案信息服务背景下满足由于保密、载体特点、归档文件的珍贵性等不便提供公开的、不受限的档案信息服务的需求。突出数字化档案信息服务效果应当成为评价档案室建设成功与否和工作业绩的重要标志。

企业档案管理部门通常是独立开展业务，在对内各部门的数据共享和对外与其它单位的互联互通方面都更为滞后。企业在日常活动中会产生文本、图片、声像等各类不同的档案资源，依据不同的标准进行整理以提供利用。针对各种异构数据构建统一的分类体系和技术标准是实现互联互通和资源共享的前提。对细颗粒度的档案数据资源的有效保存和深度开发，需要从数据资源的质量管控、技术、制度等方面来进行保障。

6 加强安全保密，牢守档案工作底线

保密与安全是永恒不变的话题，是档案工作的底线。企业档案工作应严格遵守国家安全与保密相关的法律、法规与规定，建立人防、物防、技防三位一体的安全防范体系，并推进档案应急容灾备份能力建设。

另一方面，保密与提高档案利用率是相互制约的。档案管理部门应主动作为，对达到或即将达到保密期限的档案，主动与相应权责部门沟通，及时进行保密鉴定和处置，以利于充分实现档案使用价值。

7 结论

综全文所述，企业档案工作者不但面临着数字化转型滚滚浪潮的巨大冲击与挑战，也意味着有了新的良好发展机遇。要想成为合格的弄潮儿，首先要有敢于迎难而上、变革求新的觉悟站位，杜绝因循守旧、墨守成规，从顶层的高度和全局的角度谋划档案工作，建立和不断完善企业档案工作的组织机构和制度法规，加快加深数字化档案室建设，不打无准备之仗。其次要有善于学习研究、实践突破的探索精神，克服求安稳、吃老本的惯性思维，立足现有条件积极学习新知识、新技术，研究适应新形势、新环境的高效管理方式方法，形成企业档案工作能战和善战的人才队伍。此外，要有长于交流沟通、总结提升的服务意识，转变本位主义、拿来主义的旧有观念，请进来、走出去，从档案保管者逐渐变成为信息化服务提供者；最后要绷紧安全保密的琴弦，时刻警惕、防灾应变，守牢档案工作的生命底线。以上是作者对数字化转型背景下做好企业档案工作的粗浅认识，这将在企业数字化转型进程中得以不断实践、深化、细化、总结和提升。