守法合规，筑牢企业安全屏障

令狐萌

在当前的劳动关系管理中，劳动纠纷的仲裁结果大多是劳动者胜诉、企业败诉。劳动法律法规虽然赋予企业一定范围的用工自主权、管理自主权，但企业想通过规章制度来实现和应用这些权利，还需要结合法律法规的要求进行深入的思考。而如何将法律法规与企业规章制度相结合，制定出既符合法律法规，又符合企业实际情况的规章制度，是企业HR需要不断精进的主题。

企业要想通过建立行之有效的规章制度来减少劳动纠纷的发生或在劳动纠纷发生时能更好地保护自身的合法权益，首先要了解我国现行劳动法律法规对合法有效的规章制度内容、程序的具体要求。

规章制度内容合法有效

●制度内容须合乎法理

合法有效的规章制度，首先在内容上必须合法，不能违反法律法规强制性规定，比如每日工作时间、每月加班上限、病假工资支付标准、劳动合同期限与试用期时长、解除或终止劳动关系的情形、年休假等，在《劳动法》《劳动合同法》《工资支付条例》等法律法规当中都有较为明确的规定。《劳动法》第三十六条、三十七条、三十八条规定了工作时间，第四十一条、四十二条规定了加班时长，《劳动合同法》第十九条规定了劳动合同期限和试用期时长，第四十七条规定了经济补偿的标准等，HR在制定规章制度时，须精准掌握上述法律法规，不能明知不可为而为之。

●制度内容要有合理性

企业规章制度的内容除了符合合法性的要求，还必须合乎情理，即在规章制度的内容上要有一定的梯度。比如有的企业规定员工迟到一次就做开除处理，这种制度就过于苛刻、不甚合理，较为合理的做法是按照迟到的时长、次数及带来的影响设置不同档次的处罚。制定制度的一个重要原则是，只要违规行为不触及企业红线，就不使用“一经发现立刻解除劳动关系”这样的措辞。建议HR在编写规章时采用层层递进的处罚方式，如第一次触犯企业的纪律要求，记过一次，两次记过累计一次警告，两次警告后上升为严重警告，两次严重警告视为严重违反企业规章制度。

●制度内容要兼顾人情

制订制度要符合社会公序良俗。有的企业规章制度规定，爷爷奶奶去世不允许请丧假、出现家人生病住院等紧急情况时必须经公司批准后才能去处理，有的企业甚至通过不批准假期来逼迫员工离职，这些规定就属于不合情理。此类苛刻的制度容易造成员工与企业离心离德。

●制度内容要有可操作性

有的企业规章制度较为理想化，脱离实际情况，或者使用含糊、主观的表述，致使操作时无法把握标准。比如有的企业规章规定员工要爱岗敬业，对不爱岗敬业的员工做辞退处理。但“爱岗敬业”这类模糊描述没有可量化的标准，造成该条规章形同虚设。

其实法律法规中也存在此类问题。比如，《劳动合同法》第三十九条规定，劳动者存在“在试用期被证明不符合录用条件”“严重违反用人单位规章制度”“严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害”等情形之一，用人单位可以解除劳动合同。但对于什么是“不符合录用条件”，什么叫“严重违反用人单位规章制度”，哪些情形算“给用人单位造成重大损害”并没有明确规定，那么HR在制定规章制度时就需要找到企业实际情况与法律法规的结合点，完善相应的标准。比如，可在规章制度中明确规定，有下列情形之一的，视为在试用期被證明不符合录用条件：试用期满考核分数低于70分；未按照公司要求提供合格的入职资料；提供了虚假的学历、学位证书、个人资格证书等。

作为企业和员工之间的桥梁，HR一定要熟知劳动法律法规，制定真正适应企业发展实际的规章制度，为构建和谐劳动关系保驾护航。

规章制度程序合法有效

规章制度除了内容上有相关要求外，在制定程序上也有必须遵守的要求。《劳动合同法》第四条规定：“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”

从上述规定中，我们可以总结出企业规章制度程序性的要求，即履行民主程序、履行公示告知程序。

●制度制定、修订须履行民主程序

规章制度民主程序如何履行，在《工会法》及一些地方性法规中均有明确规定。这些法规要求企业建立民主管理制度，通过职工代表大会、平等协商和集体合同、职工董事和职工监事、企业事务公开等形式组织职工参与管理，保障职工行使民主权利，职工代表大会是企业实行民主管理的基本形式。上述法律法规对规章制度的民主程序如何举行，职工代表的人数，职工代表的选举方式，职工代表中高级管理人员、女职工、劳务派遣工的比例都有相应要求。

对平等协商的程序也有相应的规定和要求。一般企业制定、修订规章制度时，须由企业代表提前向工会代表发出协商要约，明确协商的时间、地点、内容等相关事项，通过协商会议的形式进行面对面沟通，企业方介绍规章制度的主要内容、依据，职工代表方对企业方提出的内容表达意见、作出回应，双方开展充分的讨论，并对相关内容进行无记名投票表决，经全体代表过半数同意后，规章制度才算生效。

在实际操作过程中，HR须有留痕意识，留存好企业履行民主程序的证据，如开会的签到表、会议纪要、会议视频、邮件往来、选举代表的投票记录等相关材料。

●认真履行公示告知程序

规章制度经民主程序制定后，并不代表就可依此对劳动者进行管理，人力资源管理部门还应将规章制度的内容主动、如实告知劳动者。可采取公告栏、书面文本、电子邮件、本单位网站等便于劳动者知晓的方式进行公示，也可采取将制度发放员工签收、培训学习、会议宣传、传阅、考试、劳动合同约定、邮件发送等方式进行告知。

对规章制度的公示告知，HR也要留痕，如对公告栏公告情况进行照片拍摄，书面文本由员工本人签字签收，培训的签到表、考试的书面试卷、电子邮件的邮件回复确认等都要留痕；确保每一位员工都知晓规章制度的内容；如果员工对规章制度有不明白或疑惑之处，要做好解答讲解工作。

需要注意的是，人民法院对电子类证据的认定有比较高的要求，所以企业最好不要以电子邮件等电子类途径作为唯一的公示、告知途径，最好叠加其他传统途径一起使用。

对企业劳动关系管理的建议

●加强劳动法律法规的学习，提升专业能力

人力资源管理者要有较强的法律意识，对外要注意国家、地方性劳动相关法律法规的变化情况，熟悉政策法规的内容；对内要注意从劳动关系建立到结束的整个过程都按照法律法规的规定规范处理，对法律条文理解到位，从而最大限度地提前预防风险。一旦出现劳动纠纷，能有理有据地解决。

●建立健全企业规章制度

有的企业HR从网上下载其他公司的规章制度文本，不加修改就直接使用；还有的HR奉“大企业”的制度为圭臬，不考虑本企业的实际情况，这些生搬硬套来的规章制度在劳动纠纷出现时起不到应有的作用。

企业管理者应结合本企业的实际情况，将劳动关系管理痛点融入规章制度中，在符合法律法规强制性要求的基础上，为企业构建保护屏障。

●建立企业内部劳动关系协调机制

建立企业工会、企业内部调解组织，通过工会、内部调解组织构建和谐的劳动关系。在劳动关系管理中，工会组织充分发挥纽带作用，促进员工与企业进行有效沟通。工会组织一方面监督企业在劳动关系管理中遵守各项法律法规，监督企业按照规章制度严格执行，另一方面也要做好法律法规宣传工作，使员工在劳动纠纷发生时能够以合法方式处理纠纷，避免过激行为。

作者单位 南京恒电电子有限公司