远程办公，新趋势下的管理新思路

孙琪

互联网和数字通信技术的飞速发展为线上办公的兴起铺平了道路。2023年中国互联网络信息中心（CNNIC）发布的第51次《中国互联网络发展状况统计报告》显示，截至2022年12月，我国线上办公用户规模达5.4亿，较2021年12月增长7078万，占网民总数的50.6%。未来，我国远程线上办公用户数还将增加，远程办公或可成为企业吸引和留住人才的加分项。

技术加持下的管理新机遇

线上办公的形式越来越灵活，主要包括完全远程、混合式远程（部分时间在办公室工作，部分时间居家办公）和自由职业等。线上办公以技术为基础，依赖高速互联网、云计算、在线协作工具和项目管理软件等。这些工具使得团队沟通和协作变得更加高效。因此，远程办公的未来充满了机遇。

●更低的成本

对企业而言，线上办公最直观的好处就是节约办公空间的成本。由于员工在家工作，企业可以租用较小的办公室甚至完全不租用办公场所，从而节省了租金、水电费、清洁费用和维护费用等开支。同时，线上办公还节省了必须为员工提供的物质资源，如办公设备和用品，进一步降低了公司的运营成本。

对员工而言，线上办公最明显的好处是节约通勤成本，在家工作还可以降低外出就餐的频率。根据界面新闻消息，采用远程办公的企业，其全要素生产率提高了20%—30%，每位远程办公的员工一年可为企业节省约1.4万元。

●更灵活的工作方式和更高的效率

线上办公减少了通勤时间和在办公室工作时的各种干扰，为员工提供了更多专注于任务的时间，而且员工可以根据自己的习惯选择适合自己的时段集中精力工作，这对于提高工作效率和创造力极其有利。当然，高效的线上办公并不是自动实现的，员工须具备有效的自我管理和时间管理意识，以及适宜的工作环境等条件。

●更广泛的人才库

线上办公意味着人才不受地域的限制，公司可以在全球范围内实施招聘，不再局限于公司所在地或员工愿意通勤的地区。企业将招聘到技能和经验更丰富的员工，进而增加团队的多样性和创新能力。对于那些寻求灵活工作安排的人才来说，线上办公具有极大的吸引力，比如学生家长、想要实现工作与生活平衡的求职者，以及居住在偏远地区的专业人士。线上办公还有利于形成更为包容的工作环境，尤其对残疾人或因其他限制而难以进入传统工作场所的人而言。

与机遇相伴的管理挑战

事物具有两面性。线上办公在为企业和员工带来便利和机遇的同时，也给企业人力资源管理带来了挑战。

●人才招聘难度增大

为了在更广泛的区域内招揽到人才，企业须优化在线招聘策略，使用社交媒体、专业招聘网站和企业网站等来吸引候选人。面试过程中，招聘主管应侧重考察候选人的自我管理能力、在线沟通技巧和对线上办公的适应能力，因为这些特质在线上办公环境中至关重要。

●员工培训及职业发展受限

线上办公情境下，员工培训以及职业发展的难点主要体现在如何有效地传递知识和技能、提供个性化的职业发展路径。传统的面对面培训在远程办公环境中不再可行，这迫使企业将培训转向在线学习平台和线上培训会议。这种转变需要创新的内容交付方式和互动的学习内容，以确保员工能够有效地吸收并应用新知识。

在线上办公条件下，员工的个性化职业发展也增加了难度，因为缺乏面面沟通可能会使员工感觉被忽视。

●评估员工表现的难度增大

线上办公情境下，人力资源管理者想要公正、准确地评价员工的工作表现和团队合作能力，更多依赖基于结果的评估方法，而不是基于时间或出勤的传统方法。这就要求企业明确并量化工作目标和成果，确保员工清晰地了解自身职责和预期成果。在评估远程员工团队合作能力时，非言语交流的缺失还会导致误解和信息传递不准确。此外，由于时间和空间差异，协调各地团队的工作进度也将变得更加复杂。这都会给人力资源管理者的判断带来影响。

五步确保远程办公高效运转

在未来3—5年内，预测全球将会有超过三分之二的企业采用线上办公的模式。其中，技术将继续作为推动线上办公发展的主要动力。科技以人为本，创新亦是为人。因此，企业应逐步完善远程办公管理体系，使远程办公释放出更大的价值。

●重视前沿技术的发展

随着云计算、人工智能、5G网络以及虚拟现实增强技术的迅速发展和普及，线上办公将变得更加高效、更具有互动性。比如，通过虚拟现实创建沉浸式办公室，增强现实工具将被用于复杂数据分析和视觉化工作流程。阿里巴巴集团在最近几年实施了线上办公模式，利用自身强大的云计算能力和通信技术，提供了完备的在线协作工具，确保了数万名员工的高效工作。与此同时，公司重视员工的心理健康和福利，通过开办在线心理咨询和线上休闲活动来犒劳员工。随着这些技术的集成，企业将更加灵活地适应市场变化，同时提高生产效率和员工满意度。对企业而言，投资前沿技术并培养员工适应技术变革的能力，将成为适应未来线上办公新趋势的关键。

●配备线上办公工具

办公工具方面，视频会议软件成为远程团队交流不可或缺的一部分，团队成员即使身处不同地点也能进行有效沟通。项目管理和协作工具对于任务分配、进度跟踪和团队协作至关重要，团队成员可以通过相关软件实时更新、查看任务进度。文件共享和云存储服务允许团队成员轻松存储、共享和协同编辑文档，无论员工身处何方，均可一键分享重要信息或进行远程协作。在前沿技术方面，人工智能技术可以通过实时监控和反馈，区别高效和低效的工作模式，从而帮助管理者更准确地评估员工在线办公时的工作表现，及时指出员工的待改进之处。虚拟角色可以模拟复杂的客户服务情境，让员工如同置身真实工作场景，能够更快地掌握工作技能并提升沟通能力。虚拟角色的培训服务还能够根据员工的学习进度和学习习惯进行个性化调整，为员工提供定制化的反馈和指导，使学习效果达到最佳。

●建立组织文化

远程办公环境下，如何维系团队精神？明确组织的价值观和使命对于全体员工建立共同的目标感和归属感至关重要。线上办公不等于没有管理，企业可以定期召开全员线上会议，领导层在线上多与员工进行交流，除了談论工作，也可以聊一聊生活，建立坦诚的团队关系。人力资源部应在任务相对轻松的时段组织在线团队建设活动和互动游戏，增进同事之间的关系，同时减轻线上办公带来的孤立感。鼓励和支持跨部门合作，以此消除线上办公导致的不同部门间的“孤岛”状态，促进团队间的协作和创意交流。重视员工的反馈和建议，鼓励和支持员工参与企业文化塑造和发展，增强员工的参与感和组织忠诚度。

●解决好法律问题

在远程办公过程中，跨境线上办公引发的劳动法问题尤为突出，不同国家和地区的劳动法差异可能会引发法律问题。企业需要遵守员工所在地的劳动法规，包括工作时间、休假制度、最低工资标准等。员工的福祉应成为管理者的关注焦点。企业应制定明确的线上办公政策，确保员工在保持高效工作的同时也能享有足够的休息时间和个人空间。数据保护和隐私也是需要考虑的重要因素，特别是在处理敏感信息和客户数据时。线上办公还会涉及税务合规问题，如员工在不同的地区或国家工作会带来税务居住地的变化，这会对企业和员工的税务报告产生影响。另外，如何保障自主知识产权也是线上办公中的关键法律问题，企业需要通过合适的技术措施及法律协议来保护其商业秘密和知识产权。总之，远程办公中可能出现的各种法律问题要求企业管理者具备高度的法律意识，进而制定有针对性的灵活策略，确保企业业务操作合法合规。

●提供充足的培训资源

技术发展日新月异，终身学习在一个人的职业生涯中变得更加重要。企业应为员工提供充足的线上学习资源，帮助员工适应不断发展变化的工作环境。定期的一对一视频会议、定制化的职业规划方案和远程导师计划都可以很好地支持员工的个人职业发展。

作者单位 贵州大学管理学院