科研院所高技术项目管理方法探讨

张怀彬

（中国科学院精密测量科学与技术创新研究院，湖北 武汉 430071）

近年来，随着社会经济的不断发展和科技体制改革的不断推进，国家对科技发展的投入力度不断加大，2022年，我国研发经费总支出首次突破了3万亿。科研项目数量的不断增加对项目管理提出了更高的要求。项目管理是指运用管理学方法对科研项目从项目申报、项目实施到项目验收的全过程管理，确保项目在约定的时间内顺利完成合同、任务书要求的各项研究目标。

当前，传统的项目管理模式已不适应种类多、差异大、专业性强的科研项目的管理。因此，进一步改进、加强科研项目管理方法对于国家科技事业发展以及科研院所自身发展都具有重要的意义。

1 高技术项目特点

高技术项目是一类比较特殊的科研项目，它是以国防科技和国家安全建设为目标的科学研究、关键技术攻关、型号研制、工程建设等项目。它与一般的科研项目之间有着较大的差异，主要体现在以下几个方面。

1.1 项目要求不同

一般预研类科研项目通常具有一定的探索性质，项目最终能否达到预期目标存在一定的不确定性，有些项目允许研究结果与计划目标不完全一致。而高技术项目由于关系到国防安全的建设，具有一定的严肃性，一般要求严格按照合同约定的研究内容及技术指标完成任务，否则，将会导致项目结题验收不通过、部分项目经费被收回、承研单位被纳入黑名单等严重后果，对单位的信誉造成不良的影响。

1.2 保密性质不同

高技术项目通常具有保密性，保密工作慎之又慎。对于国家安全来说尤为重要。因此，在项目的执行过程中要十分注重保密工作，严格按照保密规章制度来执行。如项目材料的编写、打印、复制、传递等都需要在符合保密要求的环境下进行，并且要及时填写各类审批表，履行审批程序，这对科研人员及管理人员来说是一项比较烦琐的工作，需要花费大量的时间精力来处理涉密文件，大大增加了工作量。有些科研人员尤其是初次承担高技术项目的，可能会为了方便而将涉密信息在连接互联网的计算机上处理、传播，存在一定的保密风险，给项目的实施以及过程管理带来了一定难度，增加了承研单位的管理成本。

1.3 经费管理要求不同

经费管理方面。一般科研项目经费的使用比较灵活，自从《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》国办发〔2021〕32号文发布实施以来，科研人员对经费的支配权大幅提高，使得项目经费的使用更加灵活。而高技术项目在经费预算编制以及使用上都有着严格的要求，在项目申请阶段，需要按照相关管理办法的要求编制详细的预算，执行过程中各预算科目之间的调剂也要按照相关要求执行，履行审批手续。近年来，国家对高技术项目的审计要求也越来越严格，在经费使用上需要更加注意。

在这种背景下，高技术项目管理方式亟需创新改革，要根据新的政策要求以及项目特点做出调整，这样才能满足新时代下高技术项目对管理的需求，进而使得项目按照合同的约定顺利推进，确保完成国家任务，满足国家重大需求。

2 科研院所高技术项目管理中存在的问题

2.1 组织管理方面

承担国家重大科技任务一直以来都是评价科研院所的主要指标之一，各科研院所也在不断加强对国家重大科技任务的争取，将更多的时间精力放在了科研项目的争取上，从而对项目的过程管理重视不足。一方面，对很多项目只抓结题管理而忽略了对中期及其他节点的控制，到了结题验收时才发现项目进度滞后，无法按时完成。另一方面，由于高技术项目管理部门人员有限，需要管理的项目数量也在逐年增加，无法细致地关注到每个项目的节点时间以及组织相关评估工作。同时，很多科研人员也缺乏主动交账意识，到了节点没有主动与上级管理部门沟通节点评估事宜，将会导致项目节点评估严重滞后，最终影响项目后续的经费拨付、执行以及结题验收工作，给承研单位、研究团队造成了不好的影响。此外，与一般科研项目相比，高技术项目经费中绩效比例较低，并且由于结题要求较为严格、具有保密性等原因，很多科研人员对申报承担高技术项目的意愿普遍较低，缺乏积极性。

2.2 经费管理方面

2021年以来，随着《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》国办发〔2021〕32号文发布实施，一般科研项目经费管理更加便利、统一，赋予了科研人员更大的经费支配权，激励了科研人员的积极性。而高技术项目方面，目前依然按照之前的经费管理办法执行，在经费管理方面与一般科研项目有着较大差别。主要表现在以下几个方面：（1）受疫情等因素影响，近年来，我国经济受到了较大冲击，国家提倡要勒紧裤腰带过日子。为了节省成本压实项目报价，相关管理部门出台了各种政策，其中包括在项目论证阶段要求按照预算管理办法编制详细的经费概算等。不同类型、来源的高技术项目使用的经费管理制度不同，对经费使用的要求以及审计要求也不同，给承研单位项目整体管理造成了一定的困难。（2）随着高技术项目审计要求越来越严格，很多项目在财务审计中都出现了新的问题，如经费的实际支出与预算严重不符、经费执行率不够、项目超期后在执行期外执行的经费不被认可等。（3）高技术项目由于各种原因会出现经费拨付延迟的情况，而最后项目结题验收时，对经费执行率又有着严格的要求，执行率不够可能导致结余经费被收回，这给项目经费的执行造成了一定的困难。

2.3 档案管理方面

科研档案管理工作是项目管理的重要组成部分，能够有效地保护各类科研项目在实施过程中产生的技术资料、试验数据等成果，对促进科技进步和科研院所的发展具有十分重要的作用。高技术项目由于具有保密性，项目资料的制作与保存都需要按保密规定执行，过程较为烦琐。另外，大部分科研人员比较重视科学研究工作本身，对项目实施过程中科研档案的建立、维护以及归档工作重视度往往不足。在项目结题验收后，可能存在未将全部资料交由科研管理部门存档等问题，尤其是验收评审意见以及各类测试报告等文件，造成项目档案的缺失，这将对以后项目的成果利用、审计、报奖等工作造成严重影响。

3 加强高技术项目管理方法探讨

3.1 加强项目组织管理

在项目的管理过程中，承研单位负责为项目的顺利实施提供管理保障。首先，要加强项目的过程管理，需要制定完善、详细的项目管理制度，并向科研人员宣贯上级管理部门相关政策精神，不断树立和提高研究团队的责任担当、风险意识，按照相关项目管理制度要求稳步推进项目进度。其次，对于重大项目要建立常态化监督检查机制。项目负责人作为技术总负责，要根据研究内容、技术路线对任务进行分解，同时做好人员分工，将责任落实到人。管理部门要把握好项目关键节点，按照项目实施计划定期对项目进度进行督查，及时掌握了解项目研究进度以及遇到的问题，并帮助项目组一同解决问题。不仅要重视项目的结题验收节点，也要重视中期等节点的过程管理。再次，项目负责人要提高主动交账意识，在项目到达关键节点时间之前主动与上级管理部门联系，沟通节点评估等事宜，推动项目按期完成。最后，为了提高科研人员承担高技术项目的积极性，科研院所要为参与高技术项目的科研人员建立针对性的激励机制，鼓励更多的人勇于承担国家重大任务，为科研院所的发展注入新鲜血液。

3.2 加强项目经费管理

经费使用是否合理是项目结题验收是否通过的重要因素之一，可以从以下两个方面来加强经费的管理。首先，由于高技术项目相关管理办法规定了某些科目预算在执行过程中不得调剂，所以要更加重视项目预算编制工作，在预算编制阶段，要根据项目实际情况尽量详细、合理地编制相关科目预算，更多关注不能调剂的科目预算，避免在项目执行过程中过多的进行预算调整。另外，在国家发布实施的《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》等文件也强调了设立科研财务助理的必要性，科研人员由于大量时间精力都花在了解决技术问题上，没有太多精力去学习各种经费管理制度，在对文件的理解上也可能存在一些偏差。所以，在预算编制方面，需要财务部门以及财务助理更多的参与，帮助科研人员合理的编制预算、决算。其次，为了保障项目按期完成，承研单位要及时主动与项目委托方沟通，到了相应合同节点时按要求主动组织专家评估，提交相关节点材料。保障项目经费按时拨付，降低项目延期风险。最后，科研院所可以针对一些研究周期较短，前期到位经费不足的项目，将预算控制放开，先期给予一定额度的贴补，在控制的范围内允许项目赤字运行，从而缓解项目经费执行的压力。

3.3 加强项目档案管理

档案管理作为科研项目管理工作中重要的一环，科研院所也应当给予足够的重视。首先，要健全科研档案管理制度，制定档案管理办法，并加强对科研人员和管理人员宣传档案管理工作，提升他们对科研档案管理工作必要性、重要性的认识，在日常工作中不断强化档案管理意识。其次，要定期开展档案管理培训，尤其是对首次承担高技术项目的科研人员，组织学习相关法规制度，增强科研人员法治意识，使档案管理工作更加规范、科学。最后，科研管理人员也要提高对档案收集、管理的重视，将其纳入科研项目管理工作中，要做到档案工作与科研工作同步。比如，可以在布置科研计划的时候，向科研人员提出技术文档的归档要求；在项目中期、结题等节点，帮助科研人员办理盖章程序时提出资料归档要求，主动收集项目资料进行归档，并对归档材料进行审查，确保完整、准确。

4 结语

科研项目是科研院所主要的经费来源，支撑着科研院所的发展建设。高技术项目作为一类比较特殊的科研项目，需要科研院所应当给予更多的重视。在项目管理方面不能照搬传统的项目管理办法，需要针对不同高技术项目的特点来优化改进管理方法方式，以满足多样化的项目对管理的需求。只有在管理过程中不断探索、优化高技术项目管理模式，才能实现高技术项目的顺利完成以及单位的可持续发展。