基于城市轨道交通全生命周期的档案信息管理系统设计

文：刘文彬，刘翠萍，卞悠美，梁延坤，钟沛坤｜佛山市地铁集团有限公司

针对城市轨道交通全生命周期档案信息种类多、专业性强、移交周期长等特点，结合城市轨道交通企业在全生命周期信息管理过程中存在的问题，设计适合的档案信息管理系统，阐述系统的构建目标、设计原则、总体架构、逻辑框架，档案基础数据系统功能以及系统开发设计的关键技术。

近年来中国城市轨道交通产业规模不断扩张，城市轨道交通全生命周期档案信息量逐年增加，类目逐年繁多，涵盖面更广，使得归档周期延长等问题逐步显现。在此背景下，传统的档案归档方式明显与轨道交通快速发展不匹配，档案信息管理系统迫切需向信息化、智能化、自动化方向转型升级，以此来适应未来档案信息的规模。

一、城市轨道交通档案信息管理系统的研究

城市轨道交通作为市政规模最大的工程建设项目之一，从规划、设计、建设到运营是一个庞大、复杂、多领域、多专业的系统工程。随着我国城市轨道交通的快速发展，传统的高成本、低效率的档案信息管理方式开始显得捉襟见肘。基于目前城市轨道交通归档管理现状，建设城市轨道交通全生命周期的档案信息管理系统旨在满足城市轨道交通信息的归档需求，完善新形势下档案信息化建设，主要从以下四个方面开展：

一是完善档案信息化标准和规范。档案数字化是档案信息资源共享的基础，但是如果数字化标准欠完善、统一，就会削弱档案信息的通用性和实用性，严重阻碍档案信息资源的共享。根据档案信息化发展的需要，科学制定和统一档案信息化的各项管理规范，确保在档案信息化建设过程中保障互联互通，信息共享。

二是完善档案信息管理系统。随着档案信息化的工作开展，档案管理环节和现有档案信息管理系统之间的不统一和不兼容，导致档案信息资源无法共享。档案信息管理系统需要采用前沿的网络技术、数据库技术、存储备份技术等，实现功能齐全、系统稳定等性能，将实体文件归档与电子文件归档相结合，解决城市轨道交通工程电子文件归档和电子档案管理中涉及的数字认证技术应用模式与机制、工程电子文件原件产生与封装、纸质文件的电子化转换机制、电子档案移交机制等关键问题，实现工程档案“单套制”，实体按照利用与网络利用相结合的思路进行系统研发，切实提高工作效率。

三是加强档案信息安全。档案信息安全是档案信息化建设的关键因素，我们要建立严格的信息安全制度，严守各项保密规定，并同步建设网络安全防护体系。采用加密、网络访问控制、防火墙等技术，确保档案信息的机密性、完整性和可用性，为档案的信息安全提供保障。

四是提供快捷的服务利用。服务利用是档案工作核心主题，也是档案的使命和价值所在。资源共享对于实体纸质档案来说实现起来存在困难，结合信息化，将纸质档案转化为电子档案，再通过信息化可轻松实现资源共享。在实际工作中，用户需跨部门或跨地域进行档案的查阅利用，若各地档案资源通过信息化实现高效共享，则可最大程度地发挥档案的作用，体现档案的价值，给用户带来极大便利。

二、城市轨道交通档案信息管理系统的设计

（一）系统目标

为提高佛山市地铁集团有限公司（简称佛山地铁集团）档案管理信息化水平，根据“十四五”期间档案信息化建设项目计划，建立覆盖佛山地铁集团及各下属单位统一的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、移交、归档、统计和利用等全过程信息化管理，同时结合电子签名和电子签章技术，实现工程档案单套制。

一是规范化档案收集模式，保证档案收集的及时性。随城市轨道交通工程建设产生的档案资料，建立规范化的档案收集模式，解决档案资料种类多，数量大的问题，根据工程建设阶段形成的档案资料及时归档。

二是建立结构化的档案大纲体系，保证档案收集的准确性。对城市轨道交通工程建设过程中涉及机电专业类所形成的文件材料，按单位工程、分部工程、分项工程等层级结构梳理，并梳理工程不同建设阶段、不同档案类型，最终形成结构化的档案大纲，保证档案收集的标准统一。

三是进行过程监控，掌握档案状态。实时监控文件的归档、利用、待销毁等信息，建立档案归档后期利用管理机制，实现涵盖档案文件收集到利用的生命周期流程管理、

四是建立标准化的档案业务流程，保证归档工作权责分明。基于组织架构和档案管理体系，对集团及各分子公司工程档案、文书档案等各门类档案的收集、整理、验收、移交等关键业务流程进行梳理，明确各业务流程关键节点和要求，各业务岗位的管理职责，构建与完善业务流程体系。

五是推进工程文件单套制，保证电子档案文件的完整性、可靠性、真实性。对归档的文件相关要素进行封装处理，形成固化电子文件。固化的电子文件按照审批的业务要求包含：有效电子签名、有效电子印章、文件内容、审批意见及文件元数据。通过实施工程电子文件单套制归档，从末端倒逼前端业务流程改造优化，实现电子文件的前端控制。

（二）系统设计

1. 主要设计原则

一是业务驱动。系统设计前，首先对佛山地铁集团档案管理存在的问题进行梳理，结合对不同城市地铁集团的实地调研，从实际业务需求出发，选择在档案管理重点环节开展多重信息化设计，旨在系统实施后能够有效解决佛山地铁集团档案管理中的痛点问题，进而对档案管理进行有效的降本增效。

二是安全可靠。本系统内部建立了多维度、全方位的档案安全保障体制，设计的应用切合安全管理的严格规定，对关键档案信息进行保密管理，实现加解密保存，降低信息被非法修改的风险；系统架构以及功能务必运行稳定，能及时识别不符合规范要求的输入内容，并作出反馈，以此保障系统稳定，防止档案意外遗失甚至损坏。

三是可扩展性。本系统具备良好的可扩展性，主要在于系统采用松耦合构件方式进行设计，对于应用功能的扩展可采用发布新构件的方式来实现，且新功能的部署不影响用户的使用。在无需调整系统整体架构的前提下，扩展后的系统即能够迅速匹配业务需求的变化，以迭代适应档案管理规范标准的修改。

2. 总体架构设计

档案信息管理系统总体架构（图1）包含预归档系统和综合档案管理系统两部分。一方面，在使用权限上二者存在明显区别。预归档系统除了业务人员使用外，还可面向佛山地铁集团管理的各线路参建单位开放，而综合管理系统只对佛山地铁集团用户开放，保证档案信息的安全性。另一方面，在数据传送存储方面二者相辅相成，首先，各外部参建单位通过统一的互联网接口将文件数据传送至预归档系统，而佛山地铁集团各业务部门用户则通过集团内网传送，有效区分数据来源，便于档案信息有秩归档。预归档系统在完成移交审批后，将档案数据推送到综合管理系统，两个子系统通过协同实现佛山地铁集团及子公司、直属单位、各外部参建单位档案管理各业务环节的全覆盖。同时，将预归档文件与持有合法牌照的第三方数字认证服务机构进行对接，进行电子签名与签章，保障电子文件的可靠性、真实性。

图1 系统总体架构图

3. 技术架构设计

档案信息管理系统技术架构（表2）以目前主流的B/S 三层架构实现，即将整个业务应用划分为3 个大层次：展现层（UI）、业务逻辑层（BLL）、数据访问层（DAL）。用户交互界面通过浏览器来展现，主要业务逻辑在服务器端（Server）实现，应用层使用Nginx 作为负载均衡服务，以Http Restful 方式与其他业务系统进行集成，基础架构基于云虚拟机和容器进行部署。

表1 系统技术架构

4. 逻辑架构设计

本系统的总体逻辑架构由服务器、操作系统、数据库、中间件、应用、终端以及业务集成系统构成（图2）。其中，数据库系统采用MySQL8，缓存数据库系统采用Redis 5，全文检索采用ElasticSearch 索引数据库。相匹配的业务数据将会在MySQL 数据库进行有效存储，对于当前用户登录信息和最新的咨询信息将缓存在Redis 数据库，而资讯信息、附件文档等通过ElasticSearch建立全文索引，支持便捷搜索。中间件Web 服务器采用Tomcat 9 进行部署。应用基于XCreator 低代码开发平台开发实现，采用传统MVC 设计规范，使用ORM（Object Relational Mapping）和HTPL（模板引擎）技术，实现快速而规范的业务驱动应用开发，有效提高开发人员的开发效率。终端系统采用B/S 架构，用户客户端使用浏览器访问，浏览器内核支持IE 11+ 和Chrome92+。档案管理系统与各业务系统的集成，实现各个工程及其他系统的档案汇集和归档入口，并通过给予权限的方式供各个业务单位借阅下载使用。

图2 系统逻辑架构图

（三）系统功能

本系统搭建主要基于档案管理业务要求，涵盖文件接收、著录整理、文件归档、查询利用的档案业务全过程管理，包括文件的采集（含征集）、整理、归档、在线审批验收、保管、鉴定、检索、统计、发布、借阅利用及编研、库房管理等全部业务环节，实现远程归档和利用，并可自动生成相关报表，进而实现对档案业务执行、档案利用等统计分析的可视化，系统总体功能架构见图3。

图3 系统总体功能架构图

1. 预归档系统主要功能

预归档系统主要有四大功能：

文件收集：系统实现文件扫描上传，支持文件批量上传和批量挂载，可以有效缩短文件收集时长，具备电子档案批量格式转换的功能，支持将多种文档图片等合成生成PDF 文件。系统对项目、合同人员进行管理，包括人员、联系方式、岗位。及时跟进和协调资料归档情况及问题。

档案整理：系统支持灵活的层级目录树结构。系统能够匹配不同项目或者同一项目不同阶段，并创建多维度的项目档案管理目录结构。系统根据用户上传时选择的档案门类而选择性加载相对应的文件收集界面、著录项样式、挂接目录等。系统支持进行著录模板的定义。用户只要完成相应档案门类的选择，系统便自动根据档案门类加载相应模版和默认著录项等信息。用户只需在加载的模板上做增改操作，即可完成相关档案的著录管理。

档案单套制：对于有统一结构化表单的文件，在预归档中提供结构化数据填写区域，并在流程审批过程中，进行电子签名签章；对于未实现或不可实现结构化数据填入的文件，支持上传电子文档，对上传的扫描件进行格式转换后，对转换后的PDF/A 进行不可视的电子签名和所属机构的电子印章，保证扫描文件不被篡改。

归档视图分析：系统通过与合同管理系统进行关联，将归档工程文件与所属标段、合同阶段建立关联，以便判断出对应的文件归档情况及归档进度与合同执行进度是否相符，提前掌握应归未归档情况，支持导出报表，支持多视图切换功能，用户可按项目维度、合同维度切换视图，实现从不同维度检查归档数量及进度。

2. 综合档案管理系统主要功能

综合档案管理系统主要有以下三大功能：

档案利用：包含档案借阅、档案编研、档案检索等。档案借阅和档案编研主要是指档案被借阅后系统将生成借阅台账，记录从借阅申请开始到归还的全过程档案利用信息，并通过水印设置和借阅唯一编码信息确保借阅过程中电子档案不被篡改和传播。档案检索则是支持高频词推荐和高级检索功能。

档案管理：包含档案保存、档案鉴定、档案销毁等。档案鉴定模块支持保管期限到期鉴定自动提醒，系统可发起鉴定审核流程，保存鉴定与处置的过程等信息。档案销毁模块支持将已经到期或者不具备保存价值的档案添加至待销毁暂存架，等待执行销毁工作，并可将被销毁档案目录导出形成销毁清册。

档案统计：系统针对档案数量、文件归档率、档案利用率等进行统计分析，可按档案全宗、项目、门类、图纸、照片、文件格式、开放程度和年度等进行统计，并对一定时间期限内的电子档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作情况进行统计，支持用户自定义表格或图表等形式进行导出。

三、实施效果

针对轨道交通运营线路逐年增多，档案管理混乱等问题，本系统深入高效挖掘档案在工程改扩建、运营维护、资源开发等方面查考凭证的价值。本系统实施效果如下：

一是对档案收集模式进行标准化，保证档案收集的及时性。随轨道交通工程建设产生的档案资料，建立规范化的档案收集模式，解决档案资料种类多，数量大的问题，根据工程建设阶段形成的档案资料及时归档；

二是对档案大纲体系进行结构化，提升档案收集的准确性。轨道交通工程建设一般会涉及不同专业形成的文件材料，这些文件材料可以遵从层级结构进行梳理，并在各个建设阶段，依据档案类型进行梳理( 如科研档案等)，最终形成结构化的档案大纲，保证档案收集的标准统一；

三是对档案状态实时全程掌控。实时监控档案的归档、被利用、待销毁信息，通过与合同关联，实时掌握工程档案应归未归情况，建立档案归档后期利用管理机制，实现涵盖档案收集到利用的生命周期流程管理；

四是对档案业务流程开展标准化，保证档案归档工作权责分明。基于现有组织架构和档案管理体系，对集团及各分子公司工程档案、文书档案等各门类档案的收集、整理、验收、移交等关键业务流程进行梳理，明确各业务流程关键节点和要求，各业务岗位的管理职责，构建完善业务流程体系；

五是与持有合法牌照的第三方数字认证服务机构进行对接，实现对电子文件的电子签名签章，推动档案单套制。