电子发票对高校财务工作的影响及应对策略

巩亚娣

［摘 要］我国高等院校迎来了使用电子发票的时代，这势必加速高校财务管理工作进一步深化改革。文章在分析电子发票优势的前提下，阐述电子发票在高校财务工作中运用的必然性，从财务制度的适应性、信息化变革需求、财务报销的挑战、业务人员的能力要求等4个方面深入分析电子发票对高校财务工作的影响，并提出应对措施。

［关键词］电子发票；高校；财务管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.02.029

［中图分类号］F812.42；G647［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2024）02-0090-03

0     引 言

随着互联网信息技术在各个行业逐步推广应用，持续使用纸质发票已经无法满足现代信息化社会快速发展的需要。未来，纸质发票将会逐渐退出历史舞台，电子发票将取而代之。发票使用的变革不仅降低了单位成本，简化了操作流程，还提升了服务质量。电子发票在各领域的应用是适应社会信息化发展的一项重要创新之举，也是加强发票的使用管理，杜绝开具假发票等违法行为，实现绿色环保的有效手段。从国家一系列推进电子发票应用的措施来看，在未来几年，电子发票会逐渐被各个行业和单位使用，这也是市场经济改革和社会发展的必然走向。

1     电子发票的定义与优势

电子发票是指在提供劳务活动或者购买商品等经济业务活动中的单位或个人，能够取得通过数据电文方式记录的相关经济活动的收付款凭证［1］。电子发票的使用和保存比较方便，通常是在经济交易发生之后便会生成，能够实现无纸化报销、电子信息归档等。电子发票是主要通过电子认证服务技术记录经济业务往来信息的一种票据形式，可以防止交易双方经济业务信息在存储传输过程中被泄露，保证交易双方信息的安全性。相比以往使用的纸质发票，电子发票具有以下优势。

1.1   提升税务部门监管水平

在计算机和互联网信息技术的共同支持下，税务部门能够及时收到交易发生之后电子发票的开票信息，可以动态了解交易双方发生经济业务时的具体交易事项、金额等信息。电子发票的申领、开具及使用情况可通过电子发票管理系统实时反馈到税务监管部门，一旦出现问题，相关部门能够立即采取相应的监管措施从根源杜绝各种发票违法行为。电子发票的全面推广使用，提升了税务部门的监管水平，及时明确征税对象，杜绝发票开具违法行为。

1.2   提高财会工作效率

与以往使用的纸质发票相比，电子发票在一定程度上简化了交易双方的交易流程，减少了财会人员的工作量。在纸质发票使用时期，需要单位的财会人员亲自到税务部门领取所需纸质发票，而电子发票的使用有效节省了他们的工作时间，简化了整个流程，提高了效率。此外，单位财会人员可直接提取电子发票中的相关记账信息进行记账。这为我国高校财务管理工作实现从会计核算向管理会计转变提供了一定的参考，也能更进一步适应我国管理会计的要求。

1.3   降低纳税人成本

电子发票的出现和使用不但有效节约了经济成本，而且在具体财务操作流程中逐步实现了部分自动化。电子发票通常以PDF格式或图片形式存储，不需要借助专门的纸质载体，对于业务量较多的企业而言，不仅节省了开支，还降低了成本。使用纸质发票就要耗费大量纸张进行打印，尤其是高校的学费单据、报销凭证等都需要大量打印，而电子发票降低了纸张的使用率，绿色且环保。

2     高校财务工作使用电子发票的必然性

随着互联网在各个行业的普遍使用和信息化资源的深入应用，电子票据已经逐步在各行各业得到全面推广，这势必加速我国高等院校财务管理工作进一步深化改革。

2.1   我国财政电子票据改革的必然要求

财政部为落实“互联网+政务服务”功能，进一步做好“放管服”有关工作改革，增强对各地财政电子票据的监管能力，开始在各个领域全面改革财政电子票据。在2019年1月之前，各级财政部门须完成本地区相关财政电子票据的管理改革工作，汇总各地区财政电子票据信息并借助信息化平台实现电子数据共享。我国高等院校也要与社会发展相适应，做好使用电子发票的充分准备。

2.2   高校控制財务管理成本的必然要求

我国高等院校属于非营利组织，虽然其经济业务较多，但都是非营利性质的，所以我国高校日常的财务管理活动不仅要保持正常的运营状态，还需要开源节流。相比电子发票，纸质发票的使用需要财务人员投入更多的人力、物力，打印、核票等工作量较大。而电子发票是一种非纸质化形式，其产生依赖互联网和计算机，因此使用电子发票在成本控制方面优势较为明显。

2.3   高校提高财务管理效率的必然要求

我国高校具有经济业务广泛、经济活动与报销业务较多等特点，财会人员需要处理大量报销业务［2］。电子发票的全面推广使用为高校财务管理工作提供了不同以往的工作模式，大量业务由原来的现场办理转变为线上操作，网络报销平台也将逐步取代原来财务人员现场审核等工作，这种工作模式的转变减少了重复报账的问题。此外，关于高校的学费、培训费等缴费业务，缴费人员不必再到现场缴费，可以通过网络支付平台使用支付宝或者微信进行缴费。完成缴费后，在网络支付平台下载相应的电子票据。这种数字化信息的传递方式，在节省了大量成本的同时，也提升了高校财务管理的效率。

3     电子发票对高校财务工作的影响

我国高校教职工的发票报销业务普遍，项目经费的使用与审核流程较为烦琐，因此高校是发票使用和项目报销的重要场所。在互联网信息技术的推动和现代税务数据的融合下产生了电子发票这一新生事物，电子发票的推广应用给各行业部门的财务工作带来很大的便利，也产生了一些影响。

3.1   与高校现行财务制度不相适应

虽然电子发票已逐渐被应用到各行各业，但是高校财务工作对电子发票的使用还处于应用转型期。虽然电子发票已经推广应用，但是由于多年来我国高校一直使用纸质发票，关于电子发票的核算与存储等财务规章制度还不是很完善［3］。我国高校推行使用电子发票的初衷是省时省力，简化工作流程，方便工作人员和办事人员，但是目前很多高校的财务报销工作是先打印电子发票再进行审核，因此，面对现行财务规章制度与电子发票在使用管理方面存在的矛盾，高校需要尽快修改规章制度，以提高电子发票在高校实际应用中的便利程度。

3.2   對高校财务管理系统提出信息化变革需求

目前，大部分高校财务报销流程都是报销人员先提供纸质发票，经财务部门会计人员审核后开始进行报账处理。另外，发票的开具和审批等需要经过学校相关部门逐一签字盖章。这种传统的工作方式不仅耗时较长，而且占用了大量工作人员的办公时间。随着电子发票的普遍推广与使用，办事人员可以直接在财务网络平台上完成相关项目的申报等程序［3］，这就大大缩减了整个工作流程的时间。但是，目前大部分高校在财务信息化管理平台的搭建方面做得不是很好，还处于起步阶段。先打印电子发票再办理报销业务，不仅耗时费力，工作效率偏低，还有可能发生重复报销的情况。因此，尽快建立一套完善的高校财务管理系统才能适应当下社会的进步和高校的发展。

3.3   给高校财务报销工作带来一定的挑战

高校的财务报销工作是根据报销人员实际支出多少而报销多少，是实报实销模式。首先，需要报销人员提供其业务活动实际支出的发票，即报销凭证，提交给高校财会人员进行审核，一般在提交纸质发票原件的情况下，财会人员才按规定执行报销程序。但是，现在大多数报销人员提供的不是原件，而是电子发票的打印版，也没有加盖单位专用公章，这有可能会出现同一笔业务多次报销的情况［4］。因此，如何规避上述情况就成为当前高校财会人员面临的一大挑战。

3.4   对高校财会人员的综合业务能力提出更高要求

高校财务管理系统信息化水平的提高和报销人员重复报账的风险都会给高校财会人员的工作带来一定的影响。以往高校财会人员在工作中处理的发票以纸质发票居多，主要通过辨认纸质发票上的水印和专用防伪标识等措施来辨别发票的真伪。但自从推行电子发票后，高校财会人员需要辨别更有难度的电子发票。一旦发票数据信息被窜改，那么窜改后的票面金额一般会大于实际发生的金额。在这种情况下，高校财会人员需要花费大量时间和精力来查验发票的真伪，这将影响其正常的工作。因此，当前高校财会人员应该全方位提升自身认识事物和分析处理事务的综合业务能力。

4     高校财务工作中运用电子发票的措施

电子发票的推广使用确实给高校财会工作带来很多便利，但是也产生了一些不好的影响。高校应该充分考虑到本校的实际业务状况，尽量发挥电子发票的优点，规避电子发票可能带来的隐患和不良影响。本文提出以下几项应对措施来解决应用电子发票给财务工作带来的负面问题，进而提升我国高校财务管理工作的水平。

4.1   规范高校关于电子发票使用的财会规章制度

当前，社会发展日新月异，要使我国高校财务会计工作能够适应其发展速度，首先需要改革高校财会规章制度，前提是必须以国家财务会计准则为依据［4］。其次，高校在具体商讨制定本校财会规章制度的细节时，要考虑自身实际业务状况，并借鉴其他单位的经验，建立一套属于自己并符合本校实际的电子发票管理财会制度，从整体上提高电子发票的管理水平，确保电子发票的开具和使用有据可依，使财会工作的程序更加简单。

4.2   全面提升高校财务管理系统信息化水平

目前，我国大部分高校在开展本校财务会计工作时，大多会借助互联网信息功能，但利用网络信息进行查询的功能无法从根本上解决高校财务会计工作中的各种问题。因此，在当前情况下，我国高校财务部门的当务之急是着眼于信息化系统的规划与建设，以满足经济社会发展的需求。要更新高校财务管理系统，首先要积极筹集经费，引进较为先进的硬件与软件，确保系统能够按照财务部门会计核算的工作要求进行自动化操作，提高高校财会工作的质量。其次，还要结合本校实际业务情况，从财务系统使用便利角度出发进行开发设置，构建一套相对完善的核算系统，能够快速识别电子发票的真假，避免发票造假、重复报销等现象出现，从而提高高校财会核算工作的效率与准确率。

4.3   避免电子发票重复报销

全国统一新电子税务局全面上线后，纳税人只需要登录相应的线上税务平台就能实现办理缴税、查询等各种税务事项。将高校财务系统相关业务直接与国家税务总局的电子系统进行对接，可以检验电子发票的真伪并核查是否存在同一笔业务多次报销等问题。另外，还可以采用手工台账的方式对报销发票进行核查，具体方法是财会人员将报销人员所提供的电子发票编码全部输入表格（如Excel表格），当出现相同发票编码时，可以手工进行筛选将其排除，避免同一张电子发票进行多次报销。对于发票报销业务不多的高校，财会人员可以运用上述手工登记的方式对报销人员提供的电子发票进行逐一核查，这样基本上可以解决电子发票重复报销的问题。

4.4   提升高校财会人员的综合业务能力

在高校财务会计工作中，财会人员需要负责电子发票真假的辨认、发票的报销、入账等每一个环节，每一步都需要财会人员具备良好的专业素养才能做到精确无误［5］。因此，如何紧跟时代发展步伐培养出一批高素质、业务能力强的财务人员是一件非常重要的事情。由于高校财会人员多年来一直接触和使用的是纸质发票，所以高校首先需要对财会人员进行电子发票的普及教育，加强其对电子发票的认知，提升其信息化能力。其次，高校可以引入现场模拟培训，对财会人员进行专业化的场景模拟训练，以此强化其对财务报销网络系统的认知，熟悉电子发票报销和入账等全过程。最后，高校可对财会人员进行真实场景训练，真实演示电子发票的审批和报销等一系列流程，从中找出容易出错的环节，进而提升财会人员分析、处理问题的综合业务能力。

主要参考文献

［1］董千慧.试论“互联网+”背景下电子发票对高校财务管理的影响［J］.营销界，2021（30）：115-116.

［2］赵万春.电子发票对高校财务的影响［J］.大众投资指南，2022（9）：187-189.

［3］瞿永红.财政电子票据在“互联网+”背景下高校财务工作应用［J］.智库时代，2019（19）：48-49.

［4］范伟娜.浅谈电子发票对高校财务报销的影响［J］.行政事业资产与财务，2021（24）：87-88.

［5］张莉.电子发票对高校财务报销的影响及应对措施［J］.内蒙古科技与经济，2022（1）：70-71.

［收稿日期］2023-06-14

［基金项目］广东省教育会计学会2022—2023年度科研立项课题“电子发票对高校财务工作的影响及对策研究”（JY2022-90）。