大数据环境下档案管理创新研究

档案管理是国家档案事业的基本组成部分，是对档案实体及档案信息进行收集、整理、保管、统计、利用的过程。[1] 做好档案管理工作，才能满足档案使用者的需求，不断提高档案服务水平。大数据环境下，将新兴信息技术应用于档案管理中是一个必然趋势，相关单位要加以重视。然而，档案信息化建设过程中，会受到认知、技术、管理、人员、安全等因素的干扰，因此管理工作上存在一些问题。本文主要探讨大数据环境下档案管理的创新路径，以期为实际管理工作提供参考。

一、新形势下档案管理的发展现状

（一）电子档案得到普及

信息时代，档案管理的一个重要特点，就是从实体档案转变为电子档案，档案资源可通过数字形式进行处理。和实体档案相比，电子档案在制作、传输、存储等环节更加高效便捷。尤其随着计算机和互联网的普及，电子档案的使用降低了工作强度，档案管理人员从机械性、重复性的工作中解脱出来，有助于档案管理工作转型升级。[2]

（二）技术含量明显提高

在信息技术的支持下，档案管理工作的技术含量明显提高，尤其是档案的建立和检索环节。档案建立时，利用专业设备输入档案信息，转变了传统的工作流程，达到降本增效的目标。档案检索时，档案管理人员只需要输入关键词、编号、时间等信息，即可快速锁定目标档案，相较于人工查找可提高效率，缩短档案使用者的等待时间。

二、大数据在档案管理中的应用价值

（一）转变传统管理模式

大数据时代，结构化、非结构化的档案资源不断形成，增加了档案管理工作量，也为档案管理人员增加了工作压力。采用传统管理模式，投入的人力、物力成本高，管理效率低下，容易出现人为性差错。大数据技术的应用，实现了档案管理流程的优化，档案信息的收集、整理、保管、统计、利用均实现了自动化、规范化、智能化，为档案管理工作带来诸多便利，能避免人为性差错的出现。

（二）提高档案利用价值

档案的价值体现在档案资源的开发利用上，满足档案使用者的具体需求。大数据背景下，得益于“互联网+”模式的实施，档案管理人员充分利用互联网、计算机、大数据等技术，一方面提高了档案信息的开放性、共享性，另一方面能对低价值的信息予以剔除，为后续档案的开发利用打下基础。具体而言，档案管理人员利用计算机网络、数据挖掘等技术，能根据不同使用者的需求，提供多元化、针对性的服务，如查询文字、图片、音频、视频等资料，从而节省时间和精力。从原来的“用户跑腿”转变为“数据跑腿”，档案服务向着动态化、交互性的方向发展，从而打破时间、空间的限制。[3]

（三）实现信息互联互通

大数据技术的一大特点，是实现了信息的互联互通。档案管理人员对档案信息收集、整理并实现云端存储，然后利用主动推送、数据挖掘、人工智能等技术，即可对档案数据库进行处理和利用。档案管理人员利用档案数据库不断优化服务方案，基于网络平台实现数据共享，方便使用者查询目标资源。另外，利用不同的数据接口，可在档案数据库与不同区域、不同行业、不同单位之间搭建起桥梁，实现档案资源的高效传递与安全管理，最终提高利用价值。

（四）作出科学发展决策

档案是在社会活动中形成的具有保存价值的原始记录，也是开展档案管理工作的重要参考，有助于相关单位作出科学的发展决策。[4] 相关单位档案部门要想健康发展，就必须落实市场调研工作，明确使用者的实际需求。大数据背景下，一些档案信息在网络平台上展示，这对竞争合作是一个有利条件。例如，各单位合作之前在网络平台上分析相关档案资料，了解对方的经济活动等信息，为制订决策提供数据支持，从而保障自身健康发展。

（五）提高内部管理水平

相关单位内形成的所有信息，最终都会归集到档案管理部门，这些档案资料对内部管理具有一定帮助。尤其是规模大、业务多的单位，由于其内部组织机构复杂、人员众多，在内部管理上存在不少难点。在大数据技术的支持下，对档案资源进行分析，即可了解每个职工的相关信息，利用这些信息，能为单位内部管理提供有效帮助，促进管理水平不断提高。

三、当前档案管理工作中存在的问题

将大数据技术融入档案管理工作，实现档案管理的数字化、自动化、智能化，是一个必然的发展趋势。[5] 调查发现，一些单位在大数据背景下的档案管理工作存在一些问题，集中体现在认知、技术、管理、人员、安全等方面。

（一）认知不够充分

在档案管理工作中，认知不够充分主要体现在两个方面。首先，管理部门对档案管理的重视不足，例如没有设置专门的档案管理机构、岗位，或者由其他岗位的工作人员兼任。这一情况的存在，会降低档案管理的规范化，即使出现问题也难以追究当事人的责任。其次，部分档案管理人员对档案管理的重视不足，没有认识到档案工作的重要价值，认为档案管理可有可无，实际工作中容易出现消极、懈怠的心理，影响管理工作的效率和质量。

（二）技术相对薄弱

档案管理的技术环节相对薄弱，主要体现在信息化建设不足。档案管理信息化的基础工作是从纸质档案转化为电子档案，这个环节的工作量较大，需要使用计算机、扫描仪等专业设备。一旦资金投入不足，设备采购环节困难重重，无法保证设备的性能和質量，在实际工作中经常出现故障，就会影响实际工作效率。同时，打造完善的档案信息化平台，要求档案管理人员熟练掌握计算机、互联网、数据挖掘等技术，部分档案管理人员的技术能力有限，对系统平台的操作不熟练，会影响档案数据的真实性。[6] 另外，软件、硬件在使用过程中，需要定期维护保养，一旦保养不及时、维护不到位，也会影响档案管理工作的开展。

（三）管理机制落后

大数据背景下，传统的档案管理机制暴露出较多缺陷，主要体现在三个方面。首先，档案管理组织机构和人员配置冗余，档案管理流程复杂，会影响档案使用者的服务体验。其次，伴随着内部和外部环境的变化，档案管理与自身发展之间不完全匹配，管理工作跟不上时代发展潮流。最后，得益于信息技术的普及，档案信息呈指数级增长，传统的管理模式不再适应，但缺少相应的管理机制作为支撑。例如，基于落后的管理机制，档案信息在传输、存储等环节未有效对接，尤其是入职、离职人员，其个人档案的处理过程烦琐，给档案管理人员造成困扰。

（四）人员素质不高

档案管理具有一定专业性，不仅理论复杂，而且技术要求高。调查发现，一些部门在人员配置上存在问题，集中体现在人员素质不高。例如，档案管理人员的学历较低，掌握的理论知识和信息技术能力不足，管理思维和工作能力均达不到实际要求。造成这一问题的原因中，人才引进和培养不到位是主要方面，由于实践经验缺乏，业务知识缺口不断加大，最终导致人员综合素质没有得到很好的提升。

（五）存在安全隐患

大数据背景下的档案管理工作，虽然提高了管理效率，但同时也存在较多的安全隐患。尤其电子档案在传输、分析、利用中，很容易出现档案资料丢失、删改等情况，这些信息的泄露会对相关单位造成不利影响。如何在信息化建设的同时保证档案资源的安全性，成为档案管理人员必须解决的问题。

四、大数据环境下档案管理的创新路径

（一）更新档案管理理念

档案管理工作的开展，需要正确的思想理念作为指导，以保证管理工作的方向是正确的、合理的。面对认知不够充分这一问题，档案管理部门相关人员应转变自身理念，积极顺应大数据环境。首先，管理部门负责人应以身作则，认识到档案管理工作的重要性，对现行档案管理模式进行分析，明确其中的不足之处，从而树立主动变革的理念，形成大数据思维，积极探索档案管理的创新路径。其次，要加大宣传力度，充分利用宣传栏、LED 屏、官网、公众号等媒介，系统介绍档案管理的相关知识，以及成功的管理案例与经验，营造出良好的环境氛围，减小档案管理工作的实施阻力；[7] 同时，要鼓励档案管理人员学习大数据技术，并将其融入档案管理工作中，实现管理模式的变革与创新。

（二）加快技术设施建设

大数据背景下的档案管理工作，与技术设施的建设使用密切相关，加快技术设施建设，主要从以下几点入手。首先，档案管理数字化转型，在档案资料的分类、整理、存储、利用等环节，配置专业的硬件和软件。[8]在硬件设施方面，以计算机、扫描仪等为代表，结合档案管理需求、特点，制订科学的设备采购清单，兼顾经济性和实用性。在软件设施方面，以互联网为依托打造档案管理信息化平台，不断拓展管理功能模块，发挥大数据技术的优势。其次，建立档案数据库，为档案资源的分析利用打下基础。档案数据库的建设，要结合档案资料的使用需求形成良好的用户界面，功能模块要完善，存储空间要充足。在档案文献检索上，充分利用人工智能技术，采用关键词查询、编号查询、时间查询等方式，提高检索效率。最后，加强顶层设计，实现档案资源信息互联互通。这就要求档案管理部门结合实际要求，提高档案资源的归集共享程度，实现数据应接尽接、共建共享，提高数据的匹配性、及时性，确保档案利用更加精准。

（三）建立健全管理机制

要建立健全新型管理体制，推进管理工作数字化转型，有条件者还可建设数字档案中心。首先，建立信息化建设机制。档案管理信息化建设需要政策和资金支持，这就要求相关部门开展市场调研工作，结合自身需求选择合适的建设方式，形成以档案部门为主体、专业机构为辅助的信息化建设机制。其次，建立数据安全保障机制。在档案数据的处理过程中，应加强日常监测、预警、管理和应急处理能力，保证网络安全。[9] 这就要求管理部门从安全规划、安全测评、容灾备份等方面入手，严格执行网络安全等级保护体系，及时发现安全隐患并处理。最后，建立考核通报机制。档案管理工作的开展，要将信息化建设、资源共享等內容纳入绩效考核中，相关部门和人员严格落实责任制，实现考核评比、督查督办的常态化，并向社会发布评价报告，主动接受社会监督。

（四）落实人才培养工作

为解决人才问题，应建立一支高素质的档案管理人员队伍。首先，积极吸纳人才，争取政策支持，以管理需求为导向，对人才引进流程进行优化，从多渠道吸引人才，如社会招聘、高校培养、定向选拔等。其次，对现有档案管理人员进行业务培训，采用多种形式的培训方式，如外出进修、业务讲座、技能比赛等，思维、知识、能力多方面培训同步进行，建成学术型、实践型档案管理人才队伍。[10] 最后要加强考核，配合适宜的激励措施，调动档案管理人员的积极性。

（五）打造信息防护系统

针对安全隐患问题，应充分运用安全管理技术，打造信息防护系统。首先，系统搭建过程中，采用防火墙技术，设置档案信息查阅权限。其次，系统投入使用后，对档案进行备份处理，档案管理人员定期进行系统的维护、优化和升级。再次，针对涉密文件，可尝试采用数据加密技术，避免外部因素的干扰。最后，设置档案监察机构，对信息安全管理工作进行检查指导。

五、结语

综上所述，如今电子档案得到普及、技术含量明显提高，将大数据技术应用于档案管理中是一个必然趋势。本文从更新档案管理理念、加快技术设施建设、建立健全管理机制、落实人员培养工作、打造信息防护系统五个方面，阐述了大数据环境下档案管理的创新路径，以期提高档案管理水平。

（作者简介：谢正良，男，本科，明溪县未成年人救助保护中心，馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘月娇）