“数智员工”在企业财务管理中的应用

文/用友网络科技股份有限公司“数智员工”中国矿产项目专项工作小组

数字经济时代，面对越来越复杂的经济事项和日益增多的经济业务，企业传统的财务信息化手段已经难以满足高质量发展需要，特别是财务人员数量与总体工作量不匹配、财务人员工作精力投入与财务管理精细化要求不匹配等矛盾愈加凸显。

对此，企业财务管理亟需加快数字化转型，采取有效措施或工具，把财务人员从大量的重复性劳动中解放出来，让其将更多的时间投入到更有价值的工作中去，实现由“账房先生”向“决策军师”的角色转变。

在这一背景下，用友网络科技股份有限公司（简称“用友网络”）打造了自动化、数字化、智能化虚拟业务专家——“数智员工”。

“数智员工”是在企业数智化平台的基础上，以用友iuap智能中台为核心，应用云计算、大数据、虚拟现实等技术打造的“虚拟人”。它不仅可以基于规则、特定时间执行业务操作，还可以通过消息通知、人机交互来实时唤起，更能通过大量机器学习，实现按需自我执行工作。

2023年，用友网络与中国五矿集团公司下属的中国矿产有限责任公司（简称“中国矿产”）展开合作，推进“数智员工”在企业落地应用。

一、探索与实践

在双方合作中，结合中国矿产优化财务管理工作流程、提升财务工作效率、准确率的实际需求，以实现财务工作流程和各类报表填报、出具的自动化为目标，设计开发了中国矿产“财务数智员工”。

在法人单户报表填报方面，根据国务院国资委相关要求，中央企业全级次公司必须每月定期通过指定平台向国资委报送固定格式的报表或报告，汇报企业财务状况和经营状况。该报表平台对数据的准确性和及时性要求非常高。

例如，按照公司所处层级，中国矿产需要在每月2日前完成填报，且节假日无休，刚性执行。对于更低层级公司，报表平台对及时性的要求更高。

平台要求填报的报表亦较为繁杂，全部报表达200余张，且系统内嵌3300多条复杂的校验公式，需要财务人员在系统中反复修改，直到数据全审通过。除了耗时费力外，还存在一系列痛点、难点问题，如由于财务人员水平参差不齐，报送的报表质量难以保证；由于时效性要求极高，需同时编制本级报表并复核下属企业报表，报送效率和报送质量较难兼顾等。

对此，中国矿产财务部通过重新梳理、拆分报表填报逻辑，将规则固定化、可程序化的处理步骤进行“财务数智员工”系统适配，最终将报表填报工作分为六大部分，即：财务数据导出，往来科目抵消、负数重分类，附表数据、所得税测算处理，六大往来报表合并，人工复核与调整，系统模板填报。

在此基础上，中国矿产财务部与用友“数智员工”项目组深度配合，历时半年时间，终于将报表填报模块制作完成，通过“财务数智员工”进行填报。

经过3个月的试运行，2023年11月底，中国矿产“财务数智员工”正式投入使用。“财务数智员工”承担了绝大多数报表导出、加工、填报工作。财务人员手工操作的部分显著减少，工作重点变为更新对照数据库、导出“财务数智员工”无法获取的表格、出具需要人为判断的数据及检查复核机器人制作的数据等。

在程序设计过程中，中国矿产财务部根据会计准则要求，重新梳理往来科目抵消逻辑，将新收入准则实施产生的代理业务抵消也考虑在内，利用“财务数智员工”完成了六大往来科目的系统外处理。出于“财务数智员工”运行处理稳定性的考虑，选择让其在Excel环境下对数据进行处理。因此，程序设计过程汇总中，对于Excel环境的相关逻辑及操作步骤均需要认真分析、判别，以免因为操作缺失或顺序颠倒导致数据处理出现偏差。

在业务部门月报、财务指标表、信用证台账等管理报表出具方面，“财务数智员工”利用人工填写的配置表控制导出数据的口径，让业务部门月报模块的改造相对简单。另外，在出具信用证台账时，让财务系统中信用证时点占用统计的空白得到了补充，确保公司可以实时了解到各业务部信用证开证、付款及关证的实时动态。

此外，中国矿产财务部还自主设计了所得税测算表。该测算表充分利用“财务数智员工”取数的便捷性、及时性，能根据年度汇算清缴维度进行修改，让公司每月企业所得税的预提更加准确，大大减少了所得税测算的人工时间及考虑不全面的情况发生。

二、取得的成效

“财务数智员工”在中国矿产上岗后，在工作效率、质量和成本等方面带来了显著成效。基于目前“财务数智员工”已经进行的财务报表月报填报，相关实践效果如下：

（一）提升财务工作效率

“财务数智员工”的上线后，实现全天候更快更准确地执行重复性工作，在减少人力资源占用的同时，极大地提升了财务工作效率，整体效率提高了数倍甚至上百倍。这使得中国矿产的财务人员得以从重复性事务中解放出来，从事更高层次的管理、分析和决策类工作。例如：填写报表模板效率实现了180倍的提升，原来人工需要180分钟完成的工作，现在“财务数智员工”仅需要1分钟即可完成。

（二）提高财务工作质量

一是财务工作更加标准化。“财务数智员工”按统一设定的标准和逻辑运行，不同法人不同时期的财务报表报送不再受具体填报报表的财务人员能力或态度等主观因素影响。

在报表填报方面，真正实现了特定业务（如往来科目抵消及重分类）流程标准化，具有可追溯性。对于各独立法人平台均适用，可以有效统一各公司出具报表规则，方便后续公司合并报表时进行合并抵消操作。

二是财务工作更加细致化。一些过去因过程复杂繁琐和时效性要求而人工难以完成的事项，“财务数智员工”可以按照最细致化的维度进行相关事务的处理。例如：在进行代理业务抵消时，需要根据代理暂估借方的采购订单号先去关联业务预算号，再根据业务预算号去销售合同进程表中寻找对应销售合同号。如果存在多个销售合同，按照销售合同吨数比例将暂估应付借方金额分配至每个销售合同中，并将客户信息带入。此过程采取人工操作，将会非常复杂耗时，且容易出错，而通过“财务数智员工”特定程序操作，可以做到高效精准地完成上述步骤。

三是财务管理工作更加精准化。“财务数智员工”依据一定的规则、标准以及数字化、自动化流程进行业务处理，执行任务时准确率高，能够追溯到每一步执行的操作，可以及时发现和纠正系统的错误，同时还能避免人工操作的错误和干预，降低了财务风险，提高了财务工作的透明度。在导出报表数据格式和业务规则没有发生变化的情况下，“财务数智员工”执行的准确率为100%。

（三）节约开发改造成本

目前，“财务数智员工”所操作的项目，如果在现行财务系统中改造，改造费用将至少是用友“数智员工”实施成本的三倍，并且对应改造升级的财务系统切换还会耗费大量人力。因此，“数智员工”项目大幅节约了开发成本。

三、展望与思考

通过用友“数智员工”在中国矿产财务管理中的落地应用，可以感受到“数智员工”并不是一个处理重复操作的冷冰冰的机器人，而是一个有形象、有温度、有能力，能陪伴企业和员工一起成长的数字孪生世界的伙伴，对企业提升数字化、智能化水平，有着极为重要的作用。

基于此，用友网络进一步拓展了“数智员工”应用领域，以更好地帮助企业优化流程，降低成本。例如：在供应链管理领域，助力计划、采购、生产、交付、售后等实现端到端透明化，确保从原料到产品的可监管、可溯源，提升供应链管理效能、降低成本及风险；在人力资源领域，让企业具备简历解析、人岗匹配、AI面试、AI外呼等能力，提升招聘效率，降低招聘成本。

通过“数智员工”在企业中的广泛深度应用，一方面可以帮助员工增加数智能力，降低重复性工作及事务性工作，充分发挥出个人的最大价值；另一方面，能进一步增强业务规范，提升企业流程标准性、合规性，减少操作风险，达到降本增效的新高度。同时，从数字化转型来讲，“数智员工”可为企业打造数字孪生组织，以智能化运营推动企业加速向数智化方向迈进，实现高质量发展。