推动数字化转型迈向高质量发展

杨中营 申士鹏

近年来，北京市档案馆紧跟时代步伐，坚持以信息化建设为抓手推动档案工作走向现代化。市档案馆高度重视机关档案工作的转型升级，投入大量人力、物力、财力开展数字档案室建设。2023年11月17日，市档案馆机关数字档案室建设试点顺利通过国家档案局专家组评价验收，高分获评“全国示范数字档案室”，取得了档案信息化建设的重大成果，推动市档案馆“业务提档、服务升级、战略转型”迈出了至关重要的一步，也必将辐射带动全市数字档案室建设，提升全市档案信息化整体水平。

早在2017年，市档案馆就建设完成了集中式数字档案室系统，提供市属单位使用。2019年机构改革中局、馆分设，市档案馆进一步聚焦主责主业，强化自身建设，将建设高水平的数字档案室纳入了本馆“十四五”时期发展规划。2021年，市档案馆以实施信创工程为契机，在新建OA系统的同时，对数字档案室系统和数字档案馆系统进行了迁移适配和升级改造。2021年11月，在国家档案局和北京市档案局的大力支持和帮助下，市档案馆成功列为全国数字档案室建设试点单位，由此拉开了“全国示范数字档案室”创建的序幕。

（一）建机制，把方向，抓落实

市档案馆领导班子高度重视数字档案室建设工作，把创建高水平数字档案室作为落实习近平总书记对档案工作重要指示批示精神的重要举措。2021年7月，市档案馆主要领导在全市档案信息化领导小组会议上提出，要发挥技术优势和人才优势，在全市档案信息化建设上充分发挥示范引领作用，并要求相关部门认真研究，积极申报国家数字档案室建设试点。试点工作启动后，制定《北京市档案馆机关数字档案室建设工作方案》，成立了以馆长为组长、分管信息化工作的副馆长为副组长的数字档案室建设工作领导小组，形成了馆长负总责，分管副馆长具体抓，档案管理部门、项目建设部门、文件形成部门和后勤保障部门全动员的组织体系，在人、财、物等方面给予充分保障。项目实施过程中，将数字档案室建设列为全馆重点工作，定期督办检查，持续跟踪问效。建立档案部门和信息化部门联合工作机制，定期召开工作推进会，研究解决问题，并对照《数字档案室建设指南》和《数字档案室建设评价办法》形成任务分解表，细化目标任务、吃透指标含义、落实工作责任，有力推动试点工作进程。

（二）建设施，夯基础，稳支撑

数字档案室系统部署于市档案馆内网机房，面积282平方米，在符合《电子信息系统机房设计规范》B级标准的基础上，同时参照屏蔽机房C级要求设计建设。机房部署有集中监控平台，实现对机房动力系统、空调系统、安防系统的实时监控、数据采集和异常报警。数字档案室采用全国产化产品建设，包括服务器、存储设备、备份设备、操作系统、数据库、中间件等基础软硬件，相关的网络设备、安全设备、支撑平台等与电子政务内网复用，共同为数字档案室系统提供软硬件基础环境。

（三）建系统，求实效，促转型

数字档案室系统依托信创环境搭建，采用B/S架构，JAVA语言开发，通过分级保护测评，支持传统载体档案数字副本和电子档案的集中融合管理、查閱利用和移交进馆。数字档案室系统功能由业务功能、平台功能和组件服务三部分构成。业务功能主要包括档案收集、整理归档、档案保管、鉴定处置、编研利用、移交进馆、档案统计和监督指导等功能，全面支撑机关档案室“收、存、管、用、交”等档案业务的现代化管理。平台功能包括业务配置和系统管理，主要实现档案门类管理、字段信息维护，分类方案维护，档号规则设置，权限设置，任务管理以及日志管理等。组件服务主要包括介质服务、四性检测、全文检索、工作流服务、报表服务等，主要实现档案分类存储、管理配置业务流程以及定制统计报表等。系统功能齐全、稳定、实用，系统流程简捷、高效、适用。系统上线以后，机关档案工作全部依托系统开展，有效促进机关档案工作数字化转型升级。

（四）建资源，重质量，保安全

按照“存量档案数字化、增量档案电子化”的工作目标，从数字档案室建设初始就将档案数字资源建设作为数字档案室建设的重中之重。在存量档案数字化方面，制定专项规划和方案，组建档案数字化工作专班，认真开展岗前培训。实施过程中严格遵守标准规范，加强数据质检，确保数字化成果符合质量标准。2022年底，室藏档案数字化率达到100%，共著录档案目录1.9万余条，数字副本31万幅，容量700GB。同时对所有纸质档案的数字副本进行OCR识别后保存为双层PDF，提供全文检索；增量电子化方面，收发文及内部呈批件等全部使用OA系统办理，形成来源可靠、程序规范、要素合规的文书类电子文件，实时推送到数字档案室系统中在线归档。自系统运行以来，共通过OA系统向数字档案室系统单套归档文书类电子档案4000余件，并通过数字档案室系统向数字档案馆系统在线移交300余件文书类电子档案。在数字档案室系统中构建了覆盖各门类档案的目录数据库和原文数据库，实现了传统载体档案数字副本和电子档案的集中融合管理，并采取“在线+本地离线+同城+异地”的备份策略，有效确保档案数字资源安全长期保存。

（五）建队伍，定制度，多投入

人才队伍方面，持续加强专兼职档案员队伍建设，设有专职档案员2名，兼职档案员22名，岗位职责明确、队伍较为稳定。发挥“北京市档案教育培训网”作用和市档案馆专家人才优势，定期开展数字档案室业务和系统培训，不断提升档案管理水平。同步开展职业荣誉感教育，进一步增强做好档案工作的责任感和使命感。制度建设方面，在全市首家制发了《机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表》，制（修）订了《机关档案管理规定》《机关数字档案室管理办法》《电子档案元数据方案》《电子档案长期保存策略》《机关数字档案室运维和安全管理规定》等十余项规章制度，形成了完备的制度保障体系。资金保障方面，投入200余万元用于数字档案室系统相关的服务器、存储设备、备份设备、操作系统、数据库、中间件、应用系统等软硬件建设。同时，投入经费30余万元，用于档案数字化加工。此外，在办公用房紧张的情况下，增设了档案阅览室、整理间，并配备了计算机、扫描仪、打印机等设备。

（一）完成“三个转变”，实现自主安全可控

以信创工程为契机，对数字档案室系统进行了迁移适配和升级改造，实现了由非完全国产化到全国产化、由政务外网到政务内网、由非密系统到涉密系统的“三个转变”，实现全面的自主安全可控，为档案数字资源长期保存提供安全可靠的软硬件环境，同时实现全部档案业务“一网通办”。

（二）依托系统验证，孵化科研成果

数字档案室系统建设与2021年国家档案局重点科研项目《来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件归档系统实现研究》同步开展，将科研成果应用于系统建设，同时通过系统建设验证了电子公文合规形成和可信归档方案等科研成果，确保电子档案符合新《档案法》“来源可靠、程序规范、要素合规”的最新要求，开创了电子公文可信归档模式，并为国家制定电子档案管理相关政策提供依据。

（三）实现电子档案全生命周期单套闭环管理

通过将OA系统、数字档案室系统和数字档案馆系统进行无缝对接，实现从OA系统中电子文件形成、办理，到数字档案室系统中电子文件收集、归档、管理和电子档案移交，再到数字档案馆系统中电子档案接收、管理、利用、长期保存等电子档案全生命周期的单套闭环管理。

（四）打造电子档案移交进馆新模式

通过馆室一体化建设打通数据交互壁垒，实现电子档案由数字档案室系统向数字档案馆系统的在线移交，打造形成电子档案移交进馆的创新业务模式，相关业务流程、数据规范、接口标准具有技术创新和标杆效应，为全市各立档单位档案在线移交进馆提供了成熟可靠的、可复制性的解决方案，推动全市档案在线移交进馆工作取得新突破。

（五）完成机关档案工作数字化转型升级

通过创建工作，建成了基础设施完备、系统功能齐全、数据资源丰富、服务高效便捷的数字档案室，完成了机关档案工作的数字化转型升级，同时还规范了办公和档案业务相关机制、标准和流程，保障了机关无纸化办公的推进实施，支撑了电子文件单套归档和电子档案单套管理的切实开展，推进机关档案工作进入高质量发展阶段。

（一）构建了电子文件可信归档体系

通过在基础环境、应用系统、信息技术、数字资源、制度标准等方面多措并举，构建了电子文件可信归档体系。通过全面采用国产化软硬件设备并完成分保测评，为电子文件可信归档提供了自主可控的基础环境。通过采用身份认证、权限控制、数字签名、电子签章、流程跟踪、三员分立等技术措施，为电子文件可信归档提供了安全可靠的系统支撑。通过完整保留全部组件，采集记录重要业务过程元数据，保障电子文件的真实性和完整性。通过格式转换和信息固化，保障电子文件跨平台、跨系统的可用性。通过建立并实施在线办公、在线归档工作机制及标准规范，为电子文件可信归档提供了制度保障。电子文件可信归档体系的构建和运行，有效确保了电子文件真实、完整、可用和安全，有效确保了电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。

（二）创建了电子档案全生命周期单套管理模式

基于市档案馆既作为电子文件形成单位、电子档案移交单位，同时又作为电子档案接收单位、长期保存单位的这一特点，通过统筹规划、总体设计，依托OA系统、数字档案室系统和数字档案馆系统的无缝对接，正式创建实施了电子档案全生命周期单套管理模式。日常办公的收文、发文、内部呈批等均实现电子化，事项办理完毕后实时由OA系统在线推送至数字档案室系统进行单套归档和管理，其中永久保存的电子档案还要通过数字档案室系统在线移交至数字档案馆系统进行长期保存，同时结合数字档案馆“远程在线档案开放审核”、“远程在线档案查阅利用”等场景应用，实现了电子档案全生命周期的单套闭环管理。

（三）实现了软硬件产品的全面国产化

坚守档案工作安全底线，立足长远，固本开新，深入研究论证信创适配替代和升级改造方案，推进数字档案室系统与OA系统、数字档案馆系统同步开展国产化替代，2021年就率先建成全国产化的“OA系统+数字档案室系统+数字档案馆系统”，确保电子档案全生命周期、全业务流程安全自主可控。

（四）开创了数字档案馆室一体化共建新格局

统筹谋划数字时代下馆室一体化建设模式，以馆带室，以室促馆，实现馆室协同、共建共融。在系统设计上，统一电子档案及组件的排序规则、命名规则、格式规则、存储结构，统一元数据方案、四性检测方案，规范数据结构、句法结构、接口标准等，实现电子文件在线归档、电子档案在线移交接收和长期保存等全流程闭环管理，确保电子档案在不同生命周期间转化、不同系统间流转的连续性、贯通性和一致性。

（五）建成了“有声有色”的档案数字资源库

按照分类科学、存储规范、方便利用的原则，建成了门类齐全、有声有色的档案数字资源库，特别是涵盖了文书、照片、录音、录像等门类齐全、管理规范的电子档案库，仅以数字形式全面记录了机关各项工作发展情况，标志着机关档案工作全面进入了数字时代。此外，还建成了1202件、538GB的音視频档案数字资源库，内容涉及学术研讨、国际会议、领导讲话、文化生活等多个方面，直观、生动地展现了首都档案事业65年来锐意进取的历史记忆，也成为室藏档案数字资源的重要组成。

下一步，市档案馆将以成功创建“全国示范数字档案室”作为新的起点，总结经验，补齐短板，以更坚定的决心、更精准的举措加快推动各项工作数字化转型升级，实现高质量发展。同时，还将发挥好示范引领和辐射带动作用，促进全市数字档案室建设和电子文件单套归档、电子档案单套管理的整体跃升，实现电子档案在线移交进馆的规范化和常态化，提升首都档案工作现代化管理水平，为北京加快建设全球数字经济标杆城市贡献更多档案力量！

作者单位：北京市档案馆