机关事业单位提升档案管理规范化水平的途径

甄贤贤

[摘 要]为了探讨机关事业单位档案管理规范化水平提高的途径，文章分析了档案管理在机关事业单位的重要性及特点，明确了标准化、规范化管理的要求，通过对当前档案管理现状的分析，发现机关事业单位档案管理存在管理方式较为落后、缺乏对档案管理的全面认知、档案管理与先进技术融合度不高、档案管理人员综合能力不强等问题。基于此，文章提出了精细化管理档案、升级管理形式、建立责任制度和培养创新意识等措施，以提高机关事业单位档案管理规范化水平，确保机关事业持续发展。

[关键词]机关事业单位；档案管理；规范化水平；提升途径

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）01-0067-03

随着信息社会的发展，机关事业单位对档案管理的要求也越来越高。档案的规范化水平关系到档案管理部门的高效运转，更涉及信息安全、管理效能等。文章旨在探讨当前机关事业单位档案管理存在的问题，指明切实可行的提升途径。

（一）档案管理工作在机关事业单位的重要性

档案管理工作是机关事业单位中不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护其历史真实面貌的一项重要工作。首先，档案承载着机关事业单位的历史、发展和运行信息，对本单位的工作具有利用查考价值[ 1 ]。其次，档案记录了机关事业单位的决策、管理过程，可为领导层提供决策依据。最后，档案是机关事业单位的法定证据，对于法律事务的处理和法律责任的追究具有至关重要的意义。因此，档案管理工作的重要性在于确保机关事业单位的档案资源得以合理保存和利用，为其长期稳健发展提供可靠支持。

（二）机关事业单位档案管理工作的特点

机关事业单位的档案管理具有以下特点。一是其档案种类繁多，包括行政管理文件、会议记录、决策依据等，需要对其进行系统而全面的管理。二是档案管理的工作对象众多，涉及不同职能部门和岗位，要求管理工作具有整合性和协同性。三是机关事业单位档案涉及机密性较高的信息，对安全性的要求较高。机关事业单位档案管理的特点在于多元化、复杂性和安全性并存，需要相对灵活的管理策略和方法。

（三）档案管理的标准化、规范化管理要求

为有效应对机关事业单位档案管理的多样性和复杂性，标准化、规范化管理成为档案管理的重要要求。标准化体现为制定和执行相关的档案管理标准，以确保档案管理工作的规范性和一致性。规范化包括明确规定各类档案的归档、检索、销毁等流程，提高管理效率[ 2 ]。

此外，规范化管理要建立完善的档案管理体系，包括信息系统的建立和管理人员的培训，确保标准的贯彻执行。标准化和规范化管理是机关事业单位档案管理工作的基本要求，建立明确的标准和规范流程，可确保档案管理的科学性和高效性。

（一）管理方式较为落后

部分机关事业单位的档案管理方法陈旧，与时代要求脱节。

一是档案管理仍以传统的纸质档案为主，管理方式以手工操作和手工存储为主，导致信息检索、存储和更新速度较慢，工作效率不高。二是缺乏先进的信息化管理系统，导致档案的整理、检索和利用无法充分发挥数字化技术的优势，限制了信息传递的及时性和准确性，使得管理工作无法跟上现代信息化的步伐。三是在组织和协同方面发展滞后，传统的管理方式更偏向于分散管理，不同部门之间协同性差，信息共享难度大，难以实现全面的档案信息流通。管理人员在档案管理的具体操作上更依赖手工处理，缺乏系统、科学的管理手段，使档案管理工作的灵活性和高效性受到制约，难以满足日益复杂和多元的档案信息管理需求。

（二）缺乏对档案管理的全面认知

机关事业单位档案管理人员和相关工作人员对档案管理工作的认知水平不足，缺乏深入理解和全面把握档案管理的战略价值和重要性。

一是管理人员普遍缺乏对现代档案管理理念的深刻认识，对于档案管理在机关事业单位中的作用、意义及其对组织长远发展的战略价值，存在认知短板。这导致在制定档案管理政策、规划档案管理体系方面的决策缺乏前瞻性和战略性。二是相关工作人员在档案管理方法、技术应用等方面的认知也存在滞后，对于现代数字化档案管理系统、信息安全保障措施等方面的了解不足，影响了档案管理工作的科技含量和高效性，限制了档案管理工作的发展空间和效能[ 3 ]。三是对档案管理的法律法规认知不足。管理人员和相关工作人员对档案法规政策、法律责任等方面的认知水平相对较低，容易在档案管理过程中出现违法违规问题，增加了法律风险。

（三）档案管理与先进技术融合度不高

机关事业单位在档案管理工作中未充分利用先进的科技手段，导致管理工作效率低下、信息安全性不足，与时代要求和科技进步的步伐脱节。

一是机关事业单位普遍未应用现代数字化档案管理系统。传统的纸质档案管理方式仍占主导地位，且数字化档案管理系统的应用覆盖面相对狭窄，导致信息检索的低效、档案更新和存储的滞后，使得档案管理未能充分发挥数字化技术的优势，管理工作的效率受到限制。二是机关档案管理与信息安全技术的融合度较低。随着信息技术的发展，档案管理工作涉及大量的機密性和隐私性信息，但在安全技术的应用上存在明显滞后，缺乏完善的信息安全保障措施，容易导致档案信息的泄露、篡改等问题，增加了机关事业单位档案管理的风险。三是在信息化档案管理方面，对于大数据、人工智能等新兴技术的整合程度相对较低，使机关事业单位在进行档案分析、挖掘潜在信息价值等方面未能充分发挥先进技术的辅助作用，限制了档案管理的深度和广度。

（四）档案管理人员综合能力不强

机关事业单位档案管理人员在专业知识、技术应用和协同协作等方面的能力水平相对较差，影响了档案管理工作的质量和效率。

一是由于档案管理涵盖了法律法规、信息技术、档案学等多个领域，一些管理人员在这些领域的知识储备不足，导致在制定档案管理政策、推动数字化档案管理等方面，容易出现档案管理工作不规范和不科学的问题。

二是在数字化档案管理系统、信息安全技术等新兴技术的应用上，一些档案管理人员未能跟上科技发展的步伐，对于现代档案管理系统的使用和信息技术的应用存在一定的难度，制约了档案管理工作的现代化水平[ 4 ]。

三是协同协作能力的不足。由于档案管理涉及不同部门、不同岗位之间的信息流通和协同工作，档案管理人员需要具备良好的团队协作精神。然而，一些管理人员在协同协作和沟通协调方面存在欠缺，使得档案管理工作难以形成有效的整体合力。

（一）精细化档案管理

在机关事业单位实行精细化档案管理的策略，不仅能够解决当前存在的问题，更能够建立长效机制，确保档案管理工作的持续改进。注重信息流程的细致化和规范化，通过建立详细的档案管理流程，明确每个环节的职责和任务，确保信息的录入、存储、检索等操作都能够得到严格执行。机关事业单位可以引入先进的数字化档案管理系统，通过自动化工具提高操作效率，降低错误率。精细化档案管理要求对各类档案材料进行精准分类，确保不同类别的档案都能够得到妥善管理。要全面推行机关档案“三合一”制度，注重档案资源质量前端管控，减轻档案管理压力，提高信息检索的效率。通过强化档案材料的分类和整理工作，机关事业单位可以更好地实现信息的存储，有效防范档案遗漏或混淆的问题。严格监控档案借阅、调阅等过程，通过建立档案借阅登记制度，记录每一次档案的借阅情况，实现对档案流动的全程监控。在实际实施过程中，可以采用电子签名、审批流程等先进技术，确保档案借阅的合法性和安全性。建立健全绩效评价体系，制定明确的档案管理工作指标，全面评估档案管理人员的绩效。在实际操作中，可以引入先进的绩效管理软件，实现对档案管理工作的全程监控，及时发现问题并纠正解决。

（二）升级管理模式

机关事业单位的档案管理工作应通过升级管理模式，积极应对工作中的挑战，为档案管理带来实际的改善和创新。

注重数字化档案管理系统的建设和应用，应引入现代信息技术，通过建立数字档案库实现档案的电子化存储和管理，可以提高档案检索速度，降低操作难度，降低传统纸质档案管理带来的空间和时间成本。

强调流程优化和自动化，强化实际操作，优化档案管理流程。借助先进的工作流程管理工具，实现档案管理各个环节的精细化和自动化，不仅可以提高档案工作的效率，而且能减少人为错误的发生。

注重数据分析和业务智能的应用，可引入先进的数据分析工具，深度挖掘和分析档案信息。制订详细的数据分析计划，监控和分析档案管理的各项指标，为及时发现潜在问题、优化管理决策提供有力支持。

落实好档案业务测评工作机制，从制度建设、档案信息化、档案资源建设和档案安全保障等多个方面，做好档案工作业务建设评价，促进机关事业单位档案管理工作的高质量发展。

（三）建立责任制度

机关事业单位要深入实践建立责任制度及追查溯源机制，以确保档案管理责任的明确和工作的有序推进。

建立档案管理责任制度，明确划分责任。要明确不同岗位、部门在档案管理中的具体职责，确保每个工作环节都有专人负责。例如，指定文件责任人、档案管理员、审批人等，让每位工作人員明确其在档案管理中的责任范围，构建明晰的责任划分体系。

在实践中，可以采用电子化审批系统、工作流程管理等先进技术手段，注重建立档案工作的追查溯源机制，实现档案工作的全程追溯。例如，对于档案的录入、修改及借阅等操作都要有详细的记录，以便随时查看、核实和追溯操作的责任人，通过追溯机制，形成对档案管理的全过程监管，确保责任的全面执行。在实际实践中，可以建立档案管理操作日志，记录每一步操作的时间、人员和具体内容[ 5 ]。合理利用现代信息技术，可以实现对档案管理的追踪溯源，保障档案工作的规范运行。

建立对责任人的考核和激励机制，通过建立绩效考核体系，全面评估档案管理责任人。对于履行职责突出的个人，可以给予相应的奖励和激励，调动责任人履行档案管理职责的积极性。

通过定期培训和沟通，确保所有工作人员都对责任制度有清晰的认知。在实践中，可以组织档案管理培训课程，介绍责任制度的制定背景、目的和执行方式。同时，通过定期的例会和沟通，及时解决档案管理工作中出现的问题，确保责任制度的贯彻执行。

（四）培养创新意识

机关事业单位提升档案管理人员的创新意识是推动工作现代化、适应信息化时代要求的重要一环。通过创新意识的培养，机关事业单位可以提高人员的综合素养，使其更好地适应档案管理工作需求。

培训档案管理人员，要加强其对新技术的认知和应用。在实践中，通过举办针对数字化档案管理系统、信息安全技术等方面的培训课程，提高档案管理人员对新技术的理解和掌握水平。培训内容应贴合实际工作需要，注重实际案例的讲解，使档案管理人员能够更好地应对数字化时代的档案管理挑战。

机关事业单位可以搭建专门的沟通平台，让档案管理人员分享工作中的创新经验、技术应用心得，形成共同进步的氛围。在培训中，可以邀请专业人士、行业领军人物举办讲座，分享档案管理领域的最新技术、趋势和案例。通过与行业专家互动，档案管理人员可以更好地了解行业发展方向，激发创新意识。

在实践中，可以制定创新奖励制度，鼓励档案管理人员提出创新性建议、方案或参与创新项目，通过设立奖项、晋升机制等方式，激发档案管理人员的创新热情，形成积极向上的工作氛围。

在机关事业单位的档案管理工作中，实施精细化管理档案、升级管理形式、建立责任制度和培养创新意识等措施，可进一步提高档案管理工作水平。这一系列的实践策略为档案管理人员提供了更清晰的责任界定、更高效的工作方式，培养了其创新精神。机关事业单位应不断完善管理体系，灵活采取符合单位实际的管理策略和方法，促进档案管理工作始终朝着标准化、规范化的方向发展。

[1]马倩.机关事业单位档案管理中的电子档案管理探究[J].陕西档案，2023（05）：50-52.

[2]曹硕秋.优化机关事业单位党建档案管理路径研究[J].兰台内外，2023（30）：63-64+67.

[3]苏曦.信息技术视角下机关事业单位档案管理工作的实施对策[J].兰台内外，2023（28）：25-27.

[4]李宇红.机关事业单位档案管理创新思路分析[J].黑龙江档案，2023（04）：243-245.

[5]刘秀岩.机关事业单位档案管理的重要性分析[J].兰台内外，2023（20）：40-42.