城市园林建设中苗木采购管理方法优化研究

张 斌

（太原市公园服务中心， 山西 太原 030000）

1 加强苗木采购管理工作的重要性

1.1 明确采购管理目标，提高苗木采购人员工作效率

苗木采购管理目标包括保证原材料质量、适时适量保证供应、协调和管理供应商及降低采购费用。加强采购管理，梳理采购流程，优化采购管理方案，明确采购管理目标，可促使采购人员依据采购需求，跟踪工程项目的苗木种植情况，高效地开展采购工作。

1.2 提高企业市场综合竞争力

规范管理苗木采购管理流程，可有效提升园林绿化企业市场综合竞争力。例如，借助互联网平台优势，精简苗木采购流程，提高采购决策效率，同时吸引更多的优质供应商参与其中，使供应商资源更加丰富，提升园林企业的议价能力，降低采购成本，提高市场综合竞争力，促使企业实现战略发展目标。

1.3 推动园林绿化行业可持续发展

园林绿化企业和其他企业相比，采购管理方式落后，限制了园林企业的快速发展。在传统采购管理模式下，苗木采购周期长，成本高，信息流通不畅，苗木验收工作落实不到位。因此可推进苗木采购管理工作，实现园林绿化企业和苗木供应商之间的共赢，为园林绿化行业的可持续发展提供推动力。

2 案例分析

山西省太原市某园林绿化企业于2001年成立，是生态修复、环境建设等领域的领军企业，主营业务包括生态旅游、生态环境、生态景观以及生态环保等方面。依据企业战略发展方向，该企业组织架构划分依次为股东会、董事会、集团经营决策委员会以及市场运营中心、设计院、预算成本中心、工程管理中心、采购管理中心等12个职能部门。其中，采购管理中心负责企业所承接项目的苗木采购工作。为了推进园林绿化工程建设，该企业高度重视苗木采购管理工作，总结采购管理工作存在以下不足。

3 苗木采购管理存在的不足

3.1 苗木采购周期过长

受绿化项目所在地区气候特点等影响，该企业对苗木种植进度要求较高。若苗木采购不能及时到位，将对项目建设的整体进程产生影响，导致工程不能如期交付。园林项目采购时间要求在20～30d，采购管理中心依据苗木需求确定苗木供应商，并做好送苗验收。若需要通过招标工作重新选取合作供应商，则采购时间可延长至45d。但对于案例企业而言，苗木采购最短期限和最长期限分别为39d和117d。

3.2 苗木采购招标结果不理想

第一，招标过程不透明。案例企业苗木采购招标工作流程如下：邀标、招标、开标、选标、定标。苗木供应商收到企业招标公告后，会根据招标文件要求进行报价。如果在投标报价阶段存在泄露招标信息、串标等现象，影响招标工作开展，那么更换采购方式或重新招标将影响采购工作进程及采购成本。第二，招标信息传播范围小。与企业有过合作关系的供应商通过联系采购人员了解苗木信息后参与采购招标中，其苗木资源、价格、数量等满足园林绿化苗木需求。而新苗木供应商在获取招标信息方面存在一定不便，导致苗木供应商参与投标报价存在高价中标风险，加大企业损失。

3.3 未能有效把控苗木验收质量

在苗木采购环节保证苗木质量是关键内容。若苗木采购质量不合格，则影响园林绿化效果，绿化工程不能顺利交付，对企业产生一定经济损失。当前该园林企业在各地开展的绿化项目较多，苗木需求量与日俱增，苗木质量成为采购管理中的重要问题。

第一，苗木批次和订单内容不一致，接到采购人员的要货通知后，苗木供应商安排送货，此时会发生将A项目地的苗木发往B项目地的现象，导致苗木批次和订单内容不一致，从而对整体绿化施工项目产生影响，增加了供应商运输成本，降低了后期合作的积极性。第二，将采购苗木以次充好。苗木交易市场不规范，违约交易成本低，在接受苗木后发现以次充好的现象。例如：偏冠严重，实际苗木和样品差距大，因起苗不当而导致根部受损或根部土球松散，甚至存在使用假土球的现象，对栽植成活率产生影响。第三，未统一苗木验收标准。由于案例企业园林绿化项目多，采购人员往往将苗木调往不同项目地，而各地区对苗木验收标准的理解存在差异，在验收环节标准不统一，从而导致苗木供货商在分批次送苗后出现验收意见不一致的现象，降低了彼此间合作意愿。

4 推进苗木采购管理工作开展路径

4.1 优化苗木采购流程

为强化苗木采购管理效果，实现苗木采购目标，案例企业分析苗木采购流程存在的问题，优化采购流程。第一，优化苗木采购流程，依据不同设计类型，对流程进行差异化设计，使采购流程更具灵活性，减少苗木需求确认中价值不高的流程活动，精简审批环节，缩短需求确认周期。第二，实现苗木采购线上招标。借助互联网优势，将苗木采购招标工作线上化，增强招标透明度，简化纸质文件流程，提升招标评审效率。第三，规范苗木订单验收流程，加强采购部门和项目部门的协调合作，减少无效沟通，避免浪费时间和资源。第四，优化对供应商的考核流程，调整对原有供应商考核流程的角色分工，利用信息化技术收集供应商考核信息，保证考核信息的真实性和完整性。

4.2 根据不同需求，实施差异化采购流程

由于案例企业生产规模日益扩大，所承接的园林工程项目数量越来越多，苗木采购量增加明显，所以在苗木采购管理中将采购类型划分为全国集采、区域集采、项目采购和紧急采购四类，针对苗木采购需求，对现有苗木需求确认流程进行差异化管理。

苗木采购需要确认流程，将流程时长由10～15d缩短为3～5d。实施差异化管理应做好以下工作：对苗木需求是否变更进行检查，确保项目施工主计划。填写苗木采购需求内容时，要与企业苗木信息库中的苗木信息相符合。对于信息库中没有的苗木品种，则需按照规范明确苗木名称、品种和规格。根据苗木采购需求，采购人员应现场确认，并对苗木采购需求准确性负责。苗木采购需求直接送至采购管理部门，减少信息传递时间，保证项目采购需求能够得到满足。依据企业授权管理规定，在绿化项目性质、苗木采购金额、苗木运输等方面对采购需求进行分级审批，同时确保严格按照流程审批，加强紧急类或计划外采购需求的管理。

4.3 线上开展苗木采购招标工作

为提高苗木采购效率，减少招投标阶段文件资料整理、标书寄投等非增值活动，在采购管理中将原有的线下招标流程转变为线上采购招标，使整个采购招标环节更加透明，具有更强的可追溯性。线上开展苗木采购招标工作应注意如下几点：第一，通过线上渠道发布招标信息。采购人员核对招标文件中苗木品种信息后，线上发布苗木采购招标文件，为供应商准确报价提供便利，同时邀请既往合作供应商线上参与投标。第二，加强供应商资质管理。依据招标文件要求设置供应商门槛，对供应商资质进行筛查，符合投标条件的按要求缴纳投标保证金。第三，线上投标。要求具备相应资质的苗木供应商截标前线上投标，在整个环节中通过权限申请，相关人员只能看到苗木供应商名称和数量。第四，线上开标。在开标前会加密保护苗木供应商的报价信息，保证招标工作公平、公正和公开，同时线上系统也会为参与招标人员开设相应权限。开标后，所有招标评审人员登录系统后方可查看供应商的投标报价信息，有效规避了采购招标存在串标、漏标等问题。第五，线上评标。由企业各部门骨干人员构成招标评审小组，对苗木供应商的投标信息综合评审。第六，现场号苗。组织项目部、预算管理部、采购管理中心对候选供应商的苗圃现场号苗，确定苗木是否符合建设需求，对样本标记，便于后续验收参考。第七，报批评审结果。线上评审后通过登陆招标线上平台即可查询评审结果，简化审批环节。第八，线上公布中标结果并线上签订合同，通过互联网平台对招标结果进行公示，同时采购管理部门与中标供应商洽谈合同事宜，线上签订采购供应合同。