基于信息化的企业财务共享服务中心构建

宋若婷 天津天士力聚慧财务服务有限公司

一、企业财务共享服务中心构建的必要性

企业财务共享服务中心的构建对于提高财务效率、数据准确性、风险管理、成本控制以及支持战略决策和业务增长都是必要的。它可以帮助企业实现财务管理的集中化和标准化，提高企业的竞争力和可持续发展能力。具体内容如下：

首先，构建财务共享服务中心可以提高企业的财务效率。企业通常在各个部门或分支机构都设有财务团队，这种现状容易产生信息孤岛和资源浪费等问题的出现。而构建财务共享服务中心可以集中财务职能和流程，统一管理和运营，提高财务流程的效率，通过标准化和自动化的流程，可以减少重复性工作和人力资源的浪费[1]。

其次，构建财务共享服务中心提升财务数据的准确性和一致性。财务共享服务中心可以建立统一的财务数据管理系统，确保数据的准确性和一致性，通过集中管理和控制数据的录入、处理和报告过程，减少错误和重复工作，提高数据的质量和可靠性，为企业的决策制定提供了准确的财务信息基础。

第三，构建财务共享服务中心可以加强企业的风险管理和内部控制。财务共享服务中心可以建立有效的风险管理和内部控制机制，确保企业在财务方面的合规性和风险控制，通过统一的政策和程序，可以降低财务操作中的风险，防止欺诈和误操作的发生。此外，财务共享服务中心还可以提供更强的监督和审计能力，确保企业的财务活动合规和透明。

第四，构建财务共享服务中心可以帮助企业降低成本和提高资源利用率。通过构建财务共享服务中心，企业可以实现财务资源的集中管理和优化利用，共享服务中心可以实现规模经济，减少重复投入和资源浪费。此外，共享服务中心还可以通过外包和合作等方式降低人力成本和运营成本。

最后，构建财务共享服务中心可以支持企业的战略决策和业务增长。财务共享服务中心可以提供准确、及时和全面的财务信息和报告，支持企业的战略决策和业务增长，通过集中管理和分析财务数据，可以为企业提供更好的财务分析和预测能力，帮助企业发现商机、优化资源配置，并及时调整业务策略。

二、基于信息化的企业财务共享服务中心构建方式

(一)系统整合和集成

系统整合和集成是构建基于信息化的企业财务共享服务中心的第一步。通过系统整合和集成，企业可以实现财务数据的集中管理和共享，消除信息孤岛，提高数据的一致性和准确性，这将为企业的决策制定、财务分析和报告提供了可靠的数据基础，支持企业的财务管理和业务增长。在系统整合和集成过程中，需要考虑以下几个方面：

首先，需要对企业已有的财务系统进行评估，了解其功能和性能，然后根据企业的需求和目标，选择适合的系统进行整合和集成。需要注意的是，在这个过程中，需要替换现有系统，添加新的系统或对现有系统进行升级。其次，由于不同的财务系统往往具有各自的数据结构和格式，因此，在整合过程中需要设计和实现数据接口，以确保系统之间的数据交换和共享。

(二)数据标准化和规范化

制定统一的数据标准和规范，以确保财务数据在不同部门或分支机构之间的有效共享和无缝对接。通过数据标准化和规范化，不同部门或分支机构之间的财务数据可以按照统一的标准进行记录、处理和报告。从而消除数据不一致性和混乱性，确保财务数据的有效共享和无缝对接，同时，也为后续的数据分析、报告和决策提供了可靠的数据基础。在进行数据标准化和规范化时，需要考虑以下方面：

首先，需要定义统一的数据命名规则，确保财务数据的命名一致性和清晰性，例如，制定规范的命名约定，包括使用统一的缩写、命名格式和命名规则，以便不同部门和系统能够准确理解和识别数据。其次，需要制定统一的数据分类规范，对财务数据进行分类和归类，例如，可以建立统一的财务科目分类体系，确保不同部门和系统在进行财务记录和报告时使用相同的分类标准，方便数据的比较和分析[2]。另外，需要确定统一的数据格式和单位规范，以确保财务数据的一致性和可比性，例如，规定数字的显示格式、日期的格式、货币的单位等，避免因不同系统或部门使用不同格式而导致的数据混乱或错误。并且，需要制定数据质量标准和校验规则，确保财务数据的准确性和完整性，例如，可以设定数据录入和处理的规范和流程，进行数据的合法性检查、范围检查、逻辑关系检查等，及时发现和纠正数据错误或异常。最后，需要建立数据文档和元数据管理系统，记录和维护财务数据的定义、结构和关系，包括编制数据字典、元数据目录和数据模型，提供对财务数据的全面描述和理解，方便数据的共享和理解。

(三)自动化流程和工作流

通过引入工作流管理系统，将财务流程划分为不同的环节和节点，并实现流程的自动推进、审批和记录。通过自动化流程和工作流，企业可以实现财务流程的高效推进、审批和记录，自动化的流程能够减少人工操作和错误，提高流程的准确性和效率。以下是自动化流程和工作流的详细介绍：

需要对财务流程进行细分和划分，确定流程中的不同环节和节点，例如，财务流程可以包括采购审批、报销申请、付款审批等环节，每个环节对应着一个或多个节点，代表特定的任务或操作。同时，需要引入工作流管理系统，这是实现自动化流程的关键，该系统提供了一个集中管理和控制财务流程的平台，通过图形化界面或配置工具，帮助企业设计和定义工作流程，包括节点的顺序、条件和操作等。例如，采用蓝凌费用控制系统，企业可以将费用报销、预算控制、发票管理等财务流程纳入自动化管理，当与工作流管理系统结合使用时，财务流程可以被划分为不同的环节和节点，并通过工作流系统自动推进，比如，当员工提交费用报销申请时，系统会自动将申请送达给相关审批人员，审批人员可以在系统中按照月度预算控制审批并记录审批结果。一旦审批完成，系统会自动推进到下一个环节，例如付款审批，再次通知相应的人员进行处理。这样的自动化流程可以减少人工操作和错误，提高流程的准确性和效率。同时，工作流管理系统还能与电子档案管理系统整合，从费用控制系统的审批环节开始，审批过程中的凭证和相关文件可以通过电子档案管理系统进行存储和归档。这样企业可以实现电子化的文件管理，方便追溯和审计，并节省实体文件的存储空间。另外，安全及权限管理也是工作流管理系统的重要功能之一，系统可以设定不同用户的权限和角色，确保只有经过授权的人员才能访问和处理财务流程中的敏感信息，从而帮助提高数据的安全性和保密性，减少潜在的风险。

(四)数据分析和报告工具

数据分析和报告工具在构建企业财务共享服务中心中起着关键的作用。它们能够帮助财务团队对财务数据进行深入分析，生成准确、及时的财务报告和管理指标，从而提供有价值的财务信息，支持企业的决策制定和业务增长。以下是关于数据分析和报告工具的详细介绍：

首先，数据分析和报告工具可以帮助财务团队从不同的数据源中收集和整合数据，这些数据源可以包括企业内部的财务系统、应用程序，以及外部数据源如银行、供应商等。通过工具的数据整合功能，财务团队可以将散乱的数据整合为一个统一的数据集，方便后续的分析和报告。其次，数据分析和报告工具提供了丰富的数据可视化功能，可以将财务数据转化为图表、图形和仪表盘等形式，使数据更加直观和易于理解。财务团队可以通过探索性分析，对数据进行深入挖掘和发现潜在的关联和趋势，从而提供对业务的洞察和见解。另外，数据分析和报告工具可以生成准确、及时的财务报告和管理指标。财务团队可以根据企业的需求和要求，配置报告模板和指标计算规则，自动生成各类财务报告，如损益表、资产负债表、现金流量表等，这些报告可以帮助管理层了解企业的财务状况、经营绩效和盈利能力。并且，数据分析和报告工具还可以进行预测和模拟分析，帮助财务团队进行财务规划和预测。通过建立模型和设定不同的场景，财务团队可以预测未来的财务表现，评估各种决策对财务指标的影响，从而支持企业制定更具针对性的战略和决策。最后，数据分析和报告工具可以设定自动化报告和调度功能，使财务报告能够按照预定的时间表自动生成和分发，这种方式不仅可以节省时间和人力资源，确保报告的及时性和准确性，同时还可以让财务团队根据需要设定报告的接收人和频率，将报告发送给相关部门和管理层。

(五)安全和权限管理

安全和权限管理是构建企业财务共享服务中心不可或缺的一部分，它涉及建立健全的安全措施和权限管理机制，以保护财务数据的安全性、保密性和完整性。具体内容包括：

首先，对于敏感的财务数据，可以采用AES、RSA等数据加密技术来保护其安全性，数据加密可以将数据转化为密文，在传输和存储过程中，即使数据被非授权人员获取，也无法读取和理解数据内容。其次，确保只有授权人员可以访问和操作财务数据是至关重要的，通过访问权限管理机制，可以对不同的用户和用户组进行权限控制，限制他们对财务数据的访问和操作。可以通过用户身份验证、角色分配和权限分级等方式实现，确保财务数据只被授权人员访问。同时，为了防止数据丢失和灾难恢复，需要建立定期的数据备份和恢复机制，备份可以将财务数据复制到其他存储介质或远程服务器，以防止数据意外丢失，恢复机制可以确保在发生数据丢失或系统故障时，能够快速恢复财务数据，减少数据的丢失和业务中断的风险[3]。需要注意的是，安全和权限管理不仅依赖于技术手段，也需要加强员工的安全意识和培训，因此，企业需要通过定期的安全培训，向员工传授安全意识和最佳实践，让他们了解财务数据安全的重要性，并采取正确的安全行为和措施。

(六)培训和支持

财务人员的培训和支持是构建企业财务共享服务中心的重要保障，通过对相关人员进行培训，以使他们熟悉财务系统、工具和流程，并提供必要的支持和指导，以确保他们能够正确地使用共享服务中心提供的工具和资源。具体内容包括：

首先，需要对财务系统和工具进行培训，以确保相关人员能够熟练操作和使用这些系统和工具，培训内容包括系统的功能和界面介绍、数据输入和查询方法、报表生成和分析等。通过系统和工具的培训，人员可以了解如何有效地利用共享服务中心提供的技术支持来处理财务任务和数据。除了系统和工具培训外，还需要对新的流程和标准进行解释和指导，包括财务共享服务中心的操作流程、数据标准化规范、财务报告要求等，解释和指导可以通过培训课程、培训材料、在线文档和沟通会议等方式进行，通过清晰的解释和指导，可以帮助相关人员理解和遵守新的流程和标准，确保财务数据的一致性和准确性。其次，在构建企业财务共享服务中心后，需要提供持续的支持和咨询服务，包括解答人员在使用过程中遇到的问题、提供技术支持和解决方案，并及时处理反馈和建议，持续支持和咨询可以通过设立专门的支持团队、建立帮助中心、提供在线和电话支持等方式来实现。通过提供及时的支持和咨询，可以帮助人员克服困难和问题，提高他们使用共享服务中心的效率和准确性。最后，为了提高共享服务中心的自主管理能力，可以培养内部专家团队，这些专家团队成员对系统和工具具有深入了解，能够解决常见问题、提供培训和支持，并在需要时协助开展系统维护和改进工作。通过培养内部专家团队，可以减少对外部支持的依赖，提高共享服务中心的可持续发展能力。

三、结语

综上所述，基于信息化的企业财务共享服务中心的构建需要综合考虑系统整合、数据标准化、流程自动化、数据分析工具、安全管理和人员培训等方面。通过充分利用信息技术，可以实现财务数据的集中管理和共享，提高财务效率和数据的准确性，为企业的财务管理和决策提供有力支持。