数字化时代事业单位人事档案管理现状及开发利用思考

文/福建省中医药科学院 李星

一、人事档案管理的相关概述及特点

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，是一个人成长经历的记载。档案中的学历、工作经历、培训和培养经历、奖惩情况等背景信息会直接影响单位招聘录用的结果。档案中的“三龄两历”、奖惩情况、家庭成员与社会关系等是事业单位考察、选拔、考核、任用干部的重点审核内容。档案中记载的工作时间及社保缴费情况等用于办理社保、计算退休金。人事档案信息更是本人及其家属办理公证、诉讼取证等事项的重要佐证材料。人事档案属于国家机密，任何人都不能翻阅自己的人事档案，档案管理和查借阅人员不得泄露或擅自向外公布档案内容[1]。

人事档案以个人姓名作为基本单位，实行不同类别的分级管理，档案中详细记录了个人的基本信息、学习培训经历、专业能力、政治履历、加入党团情况、奖惩情况、思想品德、提拔任免、薪资待遇、健康情况等内容的原始文件专卷材料，与每个人的切身利益息息相关。

人事档案管理主要由人事档案的形成、常态化审核、转移三方面的管理工作构成，包括相关资料的及时收集、鉴别、梳理、归档以及档案的建立、审核、跟踪和及时更新、保管、利用、传递等环节。人事档案管理的主要特点体现在真实、完整、动态、统一。真实指的是在人事档案的建设过程中，前期需要做好信息资源的收集工作，确保所有的档案资料内容与来源的客观、真实和全面，避免出现信息的遗漏或者重复收集。在进行人事档案查阅与传递时，需要按照相关规章制度进行严格监督，规范操作。完整和动态指的是人员有诸如转正定级、进修访学深造、岗位变动、工作调动、职称或职务的晋升、收获重大奖项等个人成长经历和各项活动的丰富拓展，档案管理人员应及时、全面地对个人活动轨迹相关资料进行收集、整理、审核、及时归档和规范传递，以确保每一份人事档案的真实性和完整性。统一指的是需要根据现行发布的干部人事档案相关工作条例的规定，确保人事档案内容整理、分类、装订、使用的规范统一。

二、事业单位人事档案管理的重要性

（一）人事档案管理是一项基础且重要的工作，对单位人事管理各项工作的开展具有重要的参考意义。人事档案是对个人成长轨迹的翔实客观记录，通过认真浏览和阅读人事档案资料，可以帮助加深对被查阅人的了解，同时也是对被查阅人个人综合能力、综合素质进行衡量的重要依据，为单位选人用人、岗位调任和分配提供客观有力的数据评估支持，对单位人力资源配置和人才队伍建设起着重要作用。

（二）人事档案管理对事业单位未来的创新发展提供依据。未来的竞争其实就是人才的竞争，通过人事档案的梳理对事业单位现有人才队伍的建设和培育情况、人才发展方向和成长需求进行客观分析，观察事业单位现有的核心竞争优势、整体经营运作情况和取得的成效，有助于管理层对单位未来三到五年的良好发展做顶层设计，进一步研究制定科学合理的规划，并根据现有情况，引进紧缺岗位的人才，对事业单位未来的创新发展提供信息参考与依据。

三、事业单位人事档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理意识薄弱。事业单位管理层的关注点更多放在单位整体运营管理、员工绩效、单位发展等方面，对档案管理工作的价值和重要性投入的关注度和精力较少，认识不足，未予以重视，对人事档案管理工作的认知还停留在传统的以纸质材料为主的被动管理模式上，认为此项工作只是对纸质资料进行收集、整理、记录、补充、存档和备查，导致人事档案管理工作的信息化发展缓慢[2]。

（二）缺乏专业的人事档案管理工作人员。数字时代的飞速发展对于人事档案管理工作的专业化水平、岗位职责、工作要求和数据应用转化等都提出了更高的要求。人事档案管理工作要求从业人员具备强烈的责任感、丰富的档案专业知识、高度的职业素养。现阶段，少量单位会录用档案专业人才，导致工作人员专业性不够。一些单位存在档案管理工作人员身兼数职的现象，且工作人员年龄较大，未接受系统专业的档案管理培训，这些都会导致人事档案管理工作出现疲于应付的情况。在实际开展人事档案管理工作中，也会出现未严格按照规范操作的现象。人事档案管理工作具有极强的服务性和信息安全性的要求，工作环境安全系数要求高，与其他科室人员实时交流较少，相较于单位的其他岗位而言不易创造显著的成绩或收益，导致领导的重视程度不高，造成档案管理工作人员在主观意识上认识不到档案岗位工作的价值，出现懈怠情绪。这些因素均不利于人事档案管理工作的质量提高和开发利用。

（三）缺少复合型档案管理人才。现阶段，大部分事业单位完成了人事档案专项审核工作，但是人事档案数字化管理工作推进进程较为缓慢，仍然沿用传统纸质管理手段。档案工作者虽然有丰富的档案专业技能和业务能力，但是欠缺网络信息安全维护知识和操作经验，复合型档案管理人才的缺少，使得数字档案的隐私安全无法得到保障，阻碍了人事档案信息化管理工作的开展[3]。

（四）人事档案管理工作的资金投入不足。单位人事档案信息化管理工作的基础建设、高阶应用和专职复合型档案人才的培养需要相应的资金支持，用于包括配套信息设备的采购、定期的内部培训分享或者外送进修学习。一方面，数字化时代对于人事档案管理工作要求、管理工作创新模式和数据应用价值的期望值不断提升，另一方面，资金投入不足，无法优化管理，二者之间的矛盾很大程度上阻碍了事业单位档案管理水平的提高。

（五）现行的档案室建设情况与规范标准和要求存在差距。很多事业单位的档案室存在与办公室或部门储藏室共用的情况，在档案室建筑要求、档案库房“八防”要求必须配备的设施、配备阅览室等诸多方面都达不到规范建设和安全使用的标准，对于人事档案的完整性、妥善保管人事档案均产生不利影响。

四、事业单位人事档案开发利用和服务功能的探索

（一）提高对人事档案管理工作的重视。人事档案管理工作对于单位人才培养和人才梯队建设以及单位未来规划发展发挥着举足轻重的作用，事业单位在开展人事档案日常管理和信息化管理工作时，领导应参与实际工作，重新认识和感受新形势、新环境和新时代人事档案管理工作的内涵、价值、管理模式，加深对人事档案管理工作重要性的体会，做到与时俱进，共同推进单位人事档案管理工作的信息化发展[4]。

（二）提高人事档案管理人员队伍的综合素质。为保证人事档案管理信息化工作的开展，要充分挖掘档案的数据导向和服务功能。第一，通过招聘录用档案专业人员，先以内部培训方式，与单位原有的档案管理人员一起构建单位档案人员专业专职队伍，要求成员具有优秀的品德修养、优良的业务能力以及高度的工作责任心。第二，通过讲座、外送培训交流等方式，引入先进的管理理念和实践经验，不断促进档案管理工作人员专业技能水平和综合素质的提高、理论知识的丰富和实践技能的提升，把单位人事档案管理工作的创新模式落到实处。第三，在日常工作中，人事档案管理工作得不到领导重视，得不到关注，对其工作的积极性、主动性和创造性造成了严重影响，适当提高人事档案管理人员薪资待遇，有利于人事档案管理工作的顺利开展。

（三）加强档案复合型人才队伍的培养和建设。在完善人事档案专业专职队伍建设的基础上，致力于聚焦、引进和培养懂档案、懂技术、懂管理的专业复合型人才，注重对现有专业专职档案队伍知识体系的不断更新，熟练掌握档案管理信息系统，提升机密信息安全系统操作的能力，逐步培育和建成人事档案管理复合型人才队伍，不断优化建设和充实壮大人事档案管理队伍，确保在完成人事档案管理基础性工作的同时，有余力致力于人事档案数据信息的利用创造与服务工作。

（四）加大资金投入力度，优化配套设施。相应的软件和硬件设施的配套齐全是人事档案管理工作有效创新开展的基础，单位应该从长远考虑，为保证人事档案管理的高效、稳定开展，保证人事档案管理数据导向和服务功能的顺利发挥，不断优化单位人才适岗率，可通过财务人员对部门的工作计划和工作目标进行具体预算，提供相应的资金支持，用于支持档案管理工作专职人员的录用、培养、提升，用于相应数字化信息设备的采购，确保信息化数据的实时更新和优化升级，挖掘档案的数据检索功能，不断提升档案的利用率。

（五）加强专属档案室及库房的基础设施建设。档案室建设的标准和要求是要尽可能地维护档案的完整性和安全性，保证档案的便利使用，并不断挖掘档案的自身利用价值。这就需要严格根据相关规定进行专属档案库房建设，实现档案库房与办公室各自独立，更新老旧的档案柜，保证库房温度、湿度、除虫设备达标，为档案存放提供安全保密的档案阅览环境、复制档案的设备，确保人事档案的完整性。

（六）数字化时代树立人事档案管理工作的主动服务意识和主动服务态度。传统人事档案服务工作呈现的是查阅人“需要什么才提供什么”的被动状态，这种服务方式使得人事档案资料主要以存储为主，其信息资源得不到有效的提炼，相应的导向作用也无法发挥，无法满足数字化时代对人事档案开发利用和提供服务的要求，导致宝贵资源的闲置。数字化改革工作的不断推进和数字技术应用的不断涌现，为各行各业的发展提供了助力。人事档案管理工作应跟随数字时代的发展，加强新兴信息技术的整合应用和场景化运用，充分挖掘人事档案的数据导向和服务功能，提高人事档案资料的利用价值。

数字时代，数据就是核心资源。人事档案数字化建设和管理，简而言之就是将数字技术有效应用于传统的干部人事档案管理工作中，将传统纸质载体的档案信息转化为数字信息，可以采用扫描仪等设备对档案信息进行数字化加工，将其转化为可存储在磁盘、光盘等存储介质上，并以可信、可取和可用的数字图像或数字文本的方式被计算机识别，以实现用数字化对干部人事档案材料进行管理和利用[5]。

人事档案的数字化管理方式与传统纸质档案资料管理模式相比存在提高工作效率、操作便捷、成本降低等显著优势。同时，通过对数字化人事档案的数据挖掘分析、云计算技术等信息技术的引入处理[6]，为人事档案资料的有效利用开拓了更多的思路，使人事档案从传统被动服务模式转向更人性化的主动服务模式。通过人事档案信息资料中对个人的德、能、勤、廉、绩等资料的比对和分析，提供有针对性的洞悉分析数据结果，为单位选调人员，有效发现、激发和发挥个人潜力提供科学的导向数据，有利于指导单位制定人才队伍培养和建设方案。通过创新档案数据库信息存储记录模块，借助数据统计软件分析整合数据资源，以体现“以人为本”为原则，充分分析和了解个人的成长路径及规律、专长领域、现有业绩水准、下一步培育发展方向匹配度等，形成跟踪数据库，不断提升档案数据信息的导向服务功能，对个人和单位的发展方向起到积极明晰的指导作用。

事业单位在保证人事档案管理的客观、真实、安全、完整的基础上，需要将数据化时代的相关知识和智能应用与实际的档案管理工作密切融合，创新管理理念，积极运用现代科学技术，做到将管理理念、工作模式和方法、人事档案的信息化利用与新时代新技术进行有效对接，减少管理成本和人力资源的浪费，管理流程的优化、电子存储模块的动态运用和单位人事档案动态数据库的构建，既是对传统人事档案管理模式的优化补充，同时也是不断深度探索更有利用价值的人事档案编研思路、智能建设和智能应用模式。

五、结语

数字化背景下，对人事档案管理工作的要求不再简单地集中在档案的收集、整理、存储和被动查询方式，更要求通过数字化技术的应用，加强人事档案的开发利用，发挥人事档案的数据导向功能和人性化服务功能，为人才培养、人才队伍建设、优化岗位资源配置、明确人才成长动向提供客观有力的数据评估支持。在优化和完善人事档案数字化管理和服务功能的同时，更要加强网络信息安全保护措施，提高人事档案管理人员的职业素养和政治素养。